Viagens a trabalho: direitos e obrigações do colaborador

Tire todas as suas dúvidas sobre viagens a trabalho, o que mudou com a Reforma Trabalhista, e outros detalhes!
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Para que as viagens a trabalho ocorram da melhor maneira, é preciso elaborar uma política bem fundamentada, que garanta os direitos do colaborador e tranquilidade para a empresa. 

Assim, neste artigo, vamos resolver todas as dúvidas, tanto para quem viaja e para quem gerencia viagens corporativas. Nele, explicamos o que são, o que a legislação trabalhista diz a respeito delas e quais são os direitos e deveres do colaborador. Boa leitura! 

O que são consideradas viagens a trabalho?

As viagens a trabalho – também chamadas de viagens corporativas – são aquelas realizadas por colaboradores de uma empresa com finalidade relacionada à atividade empresarial. 

Na prática, as viagens a trabalho representam qualquer deslocamento que o funcionário faz em nome da empresa, por exemplo:

  • Treinamentos externos;
  • Visitas às filiais da organização;
  • Agendas com clientes;
  • Reuniões fora do local de trabalho;
  • Eventos corporativos. 

Independente do local de destino e da atividade que será realizada, o que torna o compromisso uma viagem a trabalho é o fato do profissional representar a organização nesse deslocamento. 

Vale destacar que não há uma lei específica determinando a duração das viagens corporativas. Sendo assim, o compromisso fora da empresa pode durar o tempo necessário para cumprir os objetivos definidos pelo empregador. 

Porém, é necessário que, ainda que durante a viagem, seja respeitado o intervalo interjornadas e o descanso semanal remunerado do trabalhador.

Por isso, é fundamental que a companhia estabeleça uma política de gestão de viagens que atenda às necessidades do negócio. 

Reforma trabalhista e regras sobre as viagens a trabalho

A Reforma Trabalhista (Lei 13.467), sancionada em 2017, efetivou uma série de alterações na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), inclusive no que diz respeito às viagens de trabalho. 

Nesse sentido, antes da Reforma, as viagens corporativas seguiam regras específicas apenas. No entanto, com a nova legislação, as empresas precisam seguir mudanças bem definidas referentes ao tempo gasto no itinerário, diárias e banco de horas, confira. 

Horas in itinere

Antes da Reforma Trabalhista, havia incertezas se o tempo de deslocamento até o local de trabalho era considerado ‘tempo de serviço’ e, por isso, remunerado. Agora, com a mudança na legislação, fica claro que esse período não configura horas trabalhadas

Sendo assim, as horas gastas em deslocamento, mesmo sendo em viagens, efetuadas fora do período de jornada trabalhista, não devem ser contabilizadas como extra.

Em resumo, as horas totais trabalhadas durante uma viagem não podem ultrapassar a jornada de trabalho, mas o deslocamento não se enquadra nessa questão.

Ainda, pode haver exceções, como os locais de difícil acesso ou não servidos por transporte público, que devem ser vistas caso a caso.

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Diárias de viagem

Antes, elas eram consideradas parte do salário do colaborador. Por esse motivo, as diárias de viagem entravam na base de cálculo dos encargos, entre eles as férias e o 13º salário. 

Porém, a Reforma Trabalhista trouxe novidades sobre o assunto e as diárias de viagem não integram mais a remuneração do trabalhador e não incidem nas obrigações trabalhistas. 

Para mais detalhes, o direcionamento sobre viagens a trabalho destacou que não estão inclusas na remuneração:

  • Ajuda de custo;
  • Diárias para viagem que não excedam de 50% (cinquenta por cento) do salário percebido pelo empregado, além de outras verbas que não dizem respeito a este trabalho.

Horas extras

Agora, o colaborador que viaja tem direito a horas extras ou banco de horas somente quando a jornada de trabalho é ultrapassada. Por isso, a importância do controle de ponto mesmo nesses casos.

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6 direitos do colaborador que viaja a trabalho 

Quem viaja a trabalho tem direitos assegurados pela CLT. Nesse sentido, é essencial que eles sejam conhecidos por empregados e empregadores para evitar problemas com a legislação trabalhista. 

1. Horas extras

Há duas situações para observação no pagamento de horas extras:

Empregados que possuem registro de horas

É obrigatório o pagamento das horas extras para viagens a trabalho quando elas excederem a carga horária do colaborador. 

Ou seja, o colaborar que viaja a trabalho tem direito a horas extras apenas quando o compromisso ultrapassa a jornada de trabalho (8 horas diárias ou 44 horas semanais). Nesse caso, o pagamento das horas a mais deve ser de 50% sobre o valor da hora trabalhada.

No entanto, a exceção ocorre aos finais de semana e feriados, quando a hora extra vale o dobro. 

Na prática, o funcionário deve registrar no ponto eletrônico o tempo gasto trabalhando em viagem. Assim, o tempo adicional deve ser pago como horas extras, da mesma forma que o setor de Recursos Humanos faz quando o profissional trabalha a mais em seu local habitual de trabalho. 

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Empregados que não possuem registro de horas

No caso de colaboradores que atuem em cargos de confiança, não é obrigatório pagar horas extras em viagens a trabalho, afinal, não há como comprovar o tempo trabalhado. 

2. Sobreaviso

Quando o profissional fica à disposição da empresa para o cumprimento de horas durante as viagens a trabalho, no caso do chamado sobreaviso, o artigo 4º da CLT estabelece que:

“Considera-se como de serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens, salvo disposição especial expressamente consignada”.

Sendo assim, o tempo máximo estabelecido para o sobreaviso é de 24h, sendo que ele pode ocorrer aos finais de semana e feriados. Nesse caso, o tempo em que o colaborador fica à disposição da empresa deve constar no contrato de trabalho. Nesse caso, o profissional tem direito a ⅓ do valor da sua hora, multiplicado pelo tempo que ficou de prontidão. 

3. Periculosidade

Viagens a trabalho não configuram periculosidade. Nesse contexto, o adicional de periculosidade só acontece quando as condições de trabalho são penosas, insalubres ou perigosas.

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4. Intervalos

As pausas fazem parte dos direitos trabalhistas e é importante a empresa se atentar a elas. Nesse sentido, os intervalos também estão previstos nas viagens a trabalho, por isso, eles devem ser garantidos. 

Ainda, a legislação estabelece que o pernoite em viagem a trabalho não conta como hora trabalhada. Portanto, o empregado está usufruindo do seu direito, não configurando horas extras.

5. Seguro e acidentes

As empresas devem garantir a integridade do profissional que viaja a serviço da empresa. Portanto, caso ocorra um problema, o mesmo pode ser entendido como acidente de trabalho pelo INSS. 

Para evitar problemas, a Gestão de Pessoas deve contar com um planejamento efetivo para compromissos fora da empresa e, se possível, contar com um seguro-viagem corporativo. 

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6. Despesas de viagem a trabalho

As despesas contraídas durante a viagem a trabalho também tem amparo da legislação. Conforme o artigo 2º da CLT, os riscos da atividade são responsabilidade do empregador. Dessa forma, entende-se que os gastos devem ser custeados pela empresa e não podem ser transferidos ao colaborador. Além disso, é importante que os colaboradores saibam qual a política de viagens da empresa e se existe algum gasto que não é incluso.

Porém, em geral há três tipos de despesas de trabalho:

Reembolso de despesas

Consiste na devolução dos valores gastos pelo funcionário. Para esse processo acontecer de maneira justa, a empresa deve ter uma política de reembolso definida o que é reembolsável e quais comprovantes são aceitos para a prestação de contas. 

Adiantamento de despesas

Diante de uma viagem de trabalho, a Gestão de Pessoas tem duas alternativas. Adiantar valores previstos com despesas ou reembolsar o colaborador após a comprovação dos gastos. 

Se optar pelo adiantamento, a empresa transfere o orçamento estimado ao colaborar antes do compromisso externo. Ainda assim, é importante que o colaborador guarde os documentos necessários, conforme a política da empresa, para justificar os gastos. 

Diárias de viagem

É o pagamento, antes da viagem, de tudo que envolve seus custos, por meio de um valor concedido regularmente. Ou seja, bastante comum entre profissionais que viajam constantemente. 

As diárias incluem, por exemplo, alimentação, telefone, internet, transporte (incluindo desgaste de veículo próprio), hospedagem e contratação de pessoal local, entre outros. 

É importante ressaltar que antes da Reforma Trabalhista, as diárias não poderiam ultrapassar 50% do salário pago ao colaborador. 

Assim, a nova legislação garante que as diárias de viagem não podem ser consideradas remuneração, sob nenhuma hipótese. Assim, elas não incidem nos encargos trabalhistas ou previdenciários. 

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Quais as obrigações do colaborador em viagens a trabalho?

Agora que já conhecemos os direitos do colaborador nas viagens de trabalho, vamos conferir os deveres dele durante essa atividade. Sendo assim, elas dizem respeito ao comportamento, pontualidade e representação positiva da empresa. 

  • Seguir as normas do cartão corporativo (se houver), dos adiantamentos ou reembolsos conforme definido pela Gestão de Pessoas;
  • Conforme a política da empresa, guardar comprovantes fiscais e outros documentos relacionados aos gastos da viagem;
  • Cumprir o expediente, registrar o ponto, se possível, e garantir que as atividades propostas serão cumpridas;
  • Estar de sobreaviso, quando previamente combinado, por tempo determinado que não seja a 24 horas.

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Como realizar a gestão de viagens?

Gerenciar as viagens de trabalho ajuda a evitar gastos excessivos. Por isso, nada melhor do que o planejamento. Sempre que possível, a companhia pode buscar soluções que auxiliem na organização das viagens corporativas. 

Tenha em mente que essas atividades precisam de um cálculo do custo total que seja prático e assertivo.  Além disso, é importante desenvolver um modelo de Política de Viagens capaz de auxiliar a empresa a reduzir custos, evitar erros e controlar os reembolsos com autonomia e segurança. 

Ainda, uma boa opção também pode ser contar com sistemas de tecnologia que ajudem o RH e DP a lidar com essas burocracias.

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