Terceirização da folha de pagamento: fazer ou não fazer?

A terceirização da folha de pagamento pode ser interessante para empresas de pequeno e médio porte, já que promove economia, e rapidez.
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A terceirização da folha de pagamento é uma opção para empresas que desejam otimizar seu tempo e recursos, além de manter os dados e cálculos corretos. 

A empresa que recebe a tarefa cuida de toda a burocracia, evitando a sobrecarga do pessoal do DP e garantindo precisão nas informações. Isso é possível porque a terceirizada é especializada, de modo que seus colaboradores atuam focados nisso.

Para saber como é o processo de terceirização da folha de pagamento, continue acompanhando este conteúdo!

Como funciona a terceirização da folha de pagamento?

Os profissionais que fecham a folha de pagamento precisam cuidar de muitos detalhes. Caso um deles esteja errado, poderá haver penalidades para a empresa, por descumprimento às legislações trabalhistas.  É preciso, por exemplo, enquadrar a base de cálculo corretamente, já que ela é diferente entre os setores. Também é fundamental que na folha constem, além dos salários, informações como os encargos, férias e 13º. 

Os profissionais devem, ainda, cumprir os prazos para enviar as informações ao eSocial. Como é possível perceber, o tempo dos profissionais do DP e RH é, em grande parte, ocupado pelo fechamento da folha. 

Por isso surge a necessidade de terceirizar todas essas atividades, o que é feito transferindo-as para empresa especializada.  Ou seja, a empresa contrata outra empresa, que presta serviços específicos nessa área, para que ela cuide dessas tarefas. Assim, economiza-se tempo e reduz-se a possibilidade de erros em sua realização. 

No caso da terceirização da folha de pagamento, a empresa terceirizada fica responsável pelas burocracias, devendo conhecer as regulamentações fiscais, cuidar das informações sobre as remunerações e outras atividades relacionadas.

Vale frisar que a terceirização nem sempre envolve atividades relacionadas à atividade principal da empresa, já que esta também pode ser terceirizada.

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Quanto custa terceirizar a folha de pagamento?

Não é possível determinar um orçamento ou média de valores para terceirizar a folha de pagamento. Isso porque a variação nas particularidades de cada empresa é grande. Por exemplo, quanto mais funcionários a empresa tiver, maior o valor, já que a responsabilidade da empresa terceirizada será maior também. Enquanto isso, as empresas pequenas podem buscar planos mais acessíveis, já que possuem menos colaboradores. 

Outro fator que pode interferir nos valores são os serviços que a empresa busca. Se ela deseja contratar um plano básico, apenas para apurar e processar o pagamento, o valor pode ser um. 

Contudo, se ela precisa contratar serviços como controle de ponto ou geração de relatórios, ele será outro. Além disso, o valor pode variar conforme a localização da empresa e a complexidade da folha de pagamento. 

Assim, é possível encontrar empresas terceirizadas que cobram por funcionário e outras que cobram um valor mensal fixo. Portanto, ao terceirizar a folha de pagamento da empresa, o ideal é buscar orçamentos e considerar o custo-benefício desse serviço. 

Por que terceirizar a folha de pagamento?

Durante a leitura, você percebeu que a terceirização da folha de pagamento economiza tempo ao DP e RH e contribui para redução de erros. Mas, além dessas vantagens, há outras, que você conhecerá a seguir! 

Redução de custos 

O fechamento da folha de pagamento não só ocupa tempo dos funcionários, como exige gastos com ferramentas e sistemas que auxiliam no processo. Além disso, para que os funcionários saibam utilizá-los, é preciso passar por treinamentos, o que também gera gastos para a empresa. Portanto, a terceirização estimula a redução de custos.

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Otimização de processos 

A transferência de atividades-meio faz com que os funcionários possam se dedicar à atividade-fim ou atividades estratégicas da empresa. Ainda, ela possibilita a execução das tarefas burocráticas de forma mais segura e eficiente.

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Prevenção de falhas de gestão 

Como restou claro, são muitos detalhes que o gestor precisa supervisionar, de forma que ele pode deixar passar alguma coisa. Sem tantas informações para lidar, ele consegue focar em tarefas importantes. Enquanto isso, a empresa terceirizada cuida para que cada detalhe esteja correto.

Promoção da segurança jurídica 

Como foi enfatizado neste artigo, o descumprimento das leis, ao realizar o fechamento da folha de pagamento, pode gerar problemas jurídicos para a empresa. 

A terceirização da folha de pagamento, para empresas especializadas, gera o consequente cumprimento da lei. Isso porque elas se dedicam exclusivamente a saber as leis e regulamentações fiscais, para garantir o fechamento legal e no prazo. 

Se a empresa é que o faz, seus colaboradores precisam, além de fazerem suas funções, se dedicarem a compreender as leis e a se manterem atualizados de suas alterações, o que pode levar a algum erro na execução.

Mas empresas terceirizadas são especialistas e possuem funcionários que se dedicam apenas a compreender as leis e acompanhar suas mudanças.

Por isso, estão sempre prontas para segui-las, de modo que, ao terceirizar esses serviços, a empresa evita processos trabalhistas.

Redução de riscos

Quando erra a folha de pagamento, a empresa realiza o pagamento errado para seus colaboradores, faltando valores que devia pagar. Outra hipótese é acontecer o atraso do pagamento de salários. 

Em ambos os casos, os colaboradores podem ingressar com ação judicial para o recebimento, de modo que ela ficará devendo multas e juros, sem prejuízo das sanções legais.

Além disso, é possível que o cálculo errado leve a empresa a pagar a mais, ou até o salário de algum colaborador duplicado.  Nada disso acontece quando a empresa opta pela terceirização da folha de pagamento, já que a empresa terceirizada garantirá que todo o processo seja feito da forma correta.

Acesso a suporte especializado 

A prestadora de serviços que fizer a folha de pagamento da empresa a atenderá de forma personalizada. Desse modo, ela auxiliará sua cliente na organização do processo e estabelecerá uma forma de atender às suas necessidades. 

Assim, é possível seguir prioridades da empresa, identificar problemas e resolvê-los, melhorando o fluxo das informações e a realização das tarefas.

Aumento na produtividade 

A consequência da economia de tempo é o aumento da produtividade, porque os colaboradores podem se dedicar a tarefas importantes e estratégicas para a manutenção e o crescimento do negócio.

Por que a terceirização da folha de pagamento torna o RH e DP mais estratégicos?

Por causa das vantagens listadas acima, os profissionais do DP e RH conseguem mais tempo para se dedicarem a questões de mais relevância para o negócio.  Dessa forma, eles contribuem para sua melhoria e crescimento, o que não poderiam fazer se estivessem ocupando seu tempo com atividades que outras pessoas podem fazer

Além disso, ao contratar uma empresa especializada, esses setores conseguem acesso a tecnologias, profissionais e outros recursos que podem otimizar outras de suas funções. Ainda, é possível reduzir determinadas burocracias oferecendo a opção de autoatendimento para os colaboradores, agilizando processos. 

Portanto, são muitos os motivos pelos quais a terceirização da folha de pagamento é uma forma de a empresa agir estrategicamente.

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Terceirizar x internalizar: qual a melhor opção? 

Para saber qual é a melhor opção para a empresa, se a internalização ou a terceirização da folha de pagamento, é preciso conhecer esses conceitos. 

A internalização se refere à realização da folha de pagamento por funcionários internos, do DP e RH da própria empresa

Para fazê-la, é preciso selecionar profissionais capacitados e ensiná-los a mexer no sistema e ferramentas utilizados pela empresa. Também é preciso treiná-los para saberem direitos e cálculos trabalhistas, evitando erros que possam levar a problemas judiciais.  Além disso, esses colaboradores devem ser organizados e saber priorizar atividades, para realizar suas funções sem deixar de cumprir prazos. Dentre elas, é preciso que eles façam remessas e estejam com relatórios fiscais em dia.  

Para que tudo isso seja feito, a empresa gasta com a qualificação de seu pessoal e com a realização de programas de treinamento.  Portanto, os custos para a manutenção da internalização são altos, sem contar o tempo que os colaboradores perdem fazendo a folha de ponto.

Ao terceirizar, ou seja, ao transferir essas responsabilidades para outra empresa, os gastos operacionais são menores. Ainda, a terceirização possibilita tranquilidade em relação às preocupações inerentes ao processo, além de economizar tempo à empresa.

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O que a CLT diz sobre a terceirização da folha de pagamento?

A Consolidação das Leis do Trabalho é focada em estabelecer regras para as relações trabalhistas, apenas. Por isso, ela não prevê nada relacionado aos serviços internos da empresa, que ela pode ou não terceirizar. 

A Lei que cuida disso é a de nº 13.429/2017, que dispõe sobre a prestação de serviços de uma empresa a terceiros. Ela permite e regula as terceirizações tanto de atividades-meio, quanto da atividade-fim da empresa.

Contudo, a CLT prevê, em seu art. 74, a obrigatoriedade de registro de ponto para todas as empresas, sem excluir aquelas que terceirizam a folha de ponto. 

Se a empresa contar com mais de 20 funcionários celetistas, deverá ter anotados seus horários de entrada, saída e pausa para intervalo. Deste modo, a CLT visa garantir o correto pagamento dos trabalhadores, considerando seus adicionais, horas extras, atrasos e faltas.

Como fica o controle de ponto com a folha de pagamento terceirizada? 

A terceirização da folha de pagamento gera responsabilidades à empresa terceirizada, como a coleta, processamento e gestão dos dados de ponto, incluindo a realização do controle de ponto. 

A empresa terceirizada pode fazê-lo por qualquer meio, seja manualmente, por meio de relógios de ponto ou pela forma mais atual e precisa de registrar ponto, que é utilizando softwares específicos para isso. 

A Sólides, por exemplo, dispõe de controle de ponto online, com acesso remoto, o que facilita a precisão do registro e também do fechamento da folha. O Sólides Ponto é uma forma eficiente de fazer a gestão de ponto, porque os colaboradores podem registrar seu ponto online ou offline e de qualquer lugar. 

Para isso, eles utilizam do sistema ou de aplicativo, que pode ser instalado em qualquer dispositivo, de modo que é possível registrar ponto da sede da empresa, das casas dos colaboradores, ou de um trabalho externo.

Além disso, o controle de ponto da Sólides também reduz o risco de fraudes, utilizando a biometria para o registro de horários, o que contribui para a precisão das informações gravadas. Afinal, é mais difícil que uma pessoa bata ponto por outra.

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Como escolher um serviço de terceirização da folha de pagamento?

Para escolher a empresa ideal para fazer a terceirização da folha de pagamento, é preciso, primeiro, identificar as necessidades da empresa

Dados como o orçamento disponível, a necessidade de um sistema que ofereça mobilidade no registro de ponto, e a preocupação com a segurança das informações, devem ser levados em conta. Dessa forma, o ideal é que a empresa conte com software online com salvamento dos dados em nuvem. Assim, o acesso pela empresa e pelos profissionais pode ser feito de qualquer local, e os seus dados ficam preservados e seguros.

Também é importante que a empresa escolhida tenha experiência e conte com especialistas disponíveis para atender o DP e o RH. Desse modo, em caso de dúvidas ou outras necessidades específicas, elas serão sanadas rapidamente.

Uma opção que otimiza o trabalho do DP e RH nas empresas, facilitando suas tarefas relacionadas à folha de pagamento, é a Folha Digital da Sólides.  Visando aumentar a performance da gestão e dos colaboradores, ela possibilita a precisão de cálculo, rapidez em sua execução, oferece autoatendimento para os colaboradores, dentre outras funcionalidades! 

As empresas também podem acessar as informações reunidas nela em tempo real e de forma simples, já que sua hospedagem se dá na nuvem. Dessa forma, ela facilita a automação de processos como reajustes salariais, solicitações de férias e outros.

Para acessar essa solução inovadora e saber os recursos que ela tem para auxiliar as empresas, conheça a Sólides Folha Digital!

Izabel Cerqueira
Izabel Cerqueira
Izabel atua como Coordenadora de Departamento Pessoal na Sólides. Formada em Gestão Financeira pela Uninter e Pós-graduada em MBA em Gestão e desenvolvimento de pessoas na Una. Há mais de 15 anos atuando na área de Departamento Pessoal, Especialista Folha de Pagamento, Encargos, E-Social e processos de internalização de Folha de pagamento.
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