Chegou hoje em seu escritório e lembrou-se daquela imensa pilha de formulários que o espera? Se você é um gestor de recursos humanos, ainda que esteja em uma empresa que não investe pesadamente no setor, deveria ter começado a mostrar que os resultados e a produtividade precisam de inovação, por meio da tecnologia no RH.
Imagine quantas toneladas de papéis, formulários e documentos não sumiriam de sua mesa e armários se você tivesse implementado soluções inteligentes, como sistemas que contam com inteligência artificial.
Se você quer conhecer mais sobre o impacto da tecnologia no RH e instalar uma nova era na sua empresa, continue a leitura!
A tecnologia no RH
Atualmente, muitas das tecnologias — consideradas do futuro — se tornaram quase commodities em empresas. Softwares de controle, sistemas de análise comportamental e de competências, plataformas de recrutamento e seleção on-line, entre outros.
Tudo isso alterou o papel dos profissionais de RH. Em vez de atuarem como auxiliar, o departamento de recursos humanos tornou-se um verdadeiro agente transformador da gestão de pessoas.
O RH moderno funciona muito mais como uma central de inteligência dentro da empresa do que como o antigo departamento pessoal.
Os processos inteligentes
Antes de falar em tecnologia, um departamento de RH moderno precisa de processos inteligentes. Isso quer dizer procedimentos que estejam em linha com os objetivos estratégicos da empresa e que possam oferecer resultados mensuráveis e de qualidade.
Foi-se o tempo de RH tradicional, em que as rotinas de departamento pessoal tomavam tempo de funcionários de outros departamentos. Hoje, elas precisam ajudar os colaboradores a usarem melhor o seu tempo.
Os processo inteligentes têm uma série de características que os torna diferentes dos processos tradicionais. Há inúmeras vantagens e aspectos, mas vamos nos concentrar apenas nos principais:
- automatização de tarefas repetitivas;
- redução ou extinção do retrabalho, especialmente com o uso de novas tecnologias;
- criação de relatórios mais sintéticos e mais úteis para outros departamentos;
- implementação de rotinas de melhoria constante;
- uso intensivo de recursos tecnológicos;
- substituição de processos antiquados por processos novos necessariamente mais simples;
- menor uso de recursos humanos e pessoal;
- terceirização de tarefas não essenciais ou mecânicas;
- redução de custos.
É preciso seguir adiante e você tem duas frentes principais pelas quais pode criar inovações e simplificar processos e tarefas dentro de seu RH:
Talento e automatização
Por vezes, um e outro caminharão juntos para criar alternativas inovadoras para seus atuais processos, outras vezes irão agir de forma separada. O fato é que para propiciar o aparecimento de inovações nessas duas frentes, é preciso investir e também permitir que esse potencial inovador decole.
A inovação com foco em talentos utiliza a liderança como ponto de partida para criar um ambiente inovador. O RH cria, desenvolve e contrata líderes que possuam uma mentalidade aberta, com conjuntos de competências que favoreçam a inovação e o crescimento.
Do lado da automatização, definem-se ferramentas para fomentar a inovação — essas ferramentas estão, principalmente, na tecnologia que permite automatizar a comunicação e o relacionamento.
Inovações surgem a todo momento em todos os lugares, ainda que não as controlemos — saber que essas inovações podem ser utilizadas e fazer a diferença é a questão, e nesse aspecto, a comunicação é a chave.
De qualquer modo, seus novos processos contarão com o talento de sua equipe e com as oportunidades de automatização e ganhos que você for capaz de gerar.
O serviço e atendimento
Esqueça o balcão e o guichê. O atendimento de RH nos dias de hoje, seja ele para colaboradores, para diretores ou mesmo para clientes externos (sim, é possível), precisa falar a mesma língua das pessoas.
O RH moderno precisa atender e atender bem. Pense no RH de hoje como um prestador de serviços para o público interno (de verdade, não como antes). Você precisa criar produtos, atender com rapidez e responder a demandas comuns de forma quase automatizada, ao mesmo tempo em que responde a demandas específicas de forma extremamente customizada.
A internet e a comunicação avançaram praticamente séculos apenas nos últimos anos. Fechar os olhos à mudança brutal de comportamento das pessoas em relação ao modo com que se comunicam é, atualmente, uma forma de cair no esquecimento.
O departamento de recursos humanos, como inclusive sugere seu nome, precisa ser um dos primeiros a inovar em termos de comunicação e relacionamento — uma vez que lida com pessoas como sua principal incumbência. Isso significa:
- utilizar plataformas móveis para a comunicação, bem como aplicativos de mensagens e redes sociais corporativas;
- fazer uso da nuvem para trafegar, armazenar e disponibilizar informações e dados;
- criar rotinas que forneçam dados em tempo real;
- oferecer atendimento em canais diferenciados, presenciais e remotos.
E não se esqueça de realmente prestar serviços. Treinamentos sob medida e planos de carreira e benefícios criados de forma customizada para funcionários, relatórios personalizados e sistemas de consulta rápida via celular para diretores e sócios.
Você está numa era onde as pessoas ganharam uma importância redobrada. Elas são importantes fisicamente e também virtualmente. Deixar de atendê-las em uma dessas esferas pode tornar você e todo seu departamento obsoletos.
A estratégia por trás de tudo
Sob os olhos da empresa como organização, tudo o que você produz atualmente precisa ser estratégico. É preciso agir e comprovar seu caráter estratégico para as lideranças — sob o risco de você parecer com o RH tradicional — apenas um departamento operacional.
São muitos os desafios e vários os passos necessários para criar uma gestão em RH realmente estratégica, mas alguns tópicos são indiscutíveis, e sem eles, você jamais chegará lá:
- construir métricas e indicadores que estejam em linha com as necessidades de negócio da empresa, com sua missão e reflitam, em termos de pessoal, os objetivos da empresa;
- criar oportunidades para a direção, para que a gestão de pessoas figure como uma ferramenta no crescimento e melhoria contínua;
- oferecer competências como ferramentas estratégicas em linha com metas estabelecidas pela empresa;
- criar treinamentos que ofereçam perspectivas de resultado, e fugir do lugar-comum e do pró-forma;
- estudar concorrentes e avaliar oportunidades dentro do mercado como um todo, não apenas no ambiente da organização;
- oferecer não apenas oportunidades que envolvam gastos, mas também produtos e serviços que possam, inclusive, gerar receita e lucros adicionais para a organização.
Pode parecer muito trabalho agora, mas se você seguir as demais tendências do novo RH que enumeramos, terá tempo e recursos para implementar essas mudanças.
A estratégia leva tempo, mas ela também economiza tempo, e principalmente, “dá tempo”.
Dá tempo para você criar novos produtos e tomar decisões melhores em relação ao pessoal, dá tempo à empresa para se ambientar e se adaptar às mudanças que o mercado impõe diariamente etc.
As 6 formas de promover a tecnologia no RH
1. Invista nas redes sociais
Uma das formas mais simples e econômicas de incorporar recursos tecnológicos ao RH é aproveitar as redes sociais para ações de employer branding. Esse termo em inglês significa “marca empregadora” e a prática diz respeito ao fortalecimento da imagem de uma organização enquanto um bom local para se trabalhar.
A ideia é que, da mesma forma que uma empresa divulga o que vende ou o serviço que oferece, ela deve voltar a atenção para a sua marca como empregadora.
Em parceria com o time de marketing, o RH pode registrar e divulgar o cotidiano de trabalho na empresa, ações de endomarketing, datas comemorativas e conquistas da organização. A ideia é captar futuros candidatos alinhados com a cultura da empresa, que certamente estará estampada nas divulgações.
2. Aplique People Analytics
O conceito de tecnologia diz respeito a um conjunto de instrumentos, métodos e técnicas que tem como objetivo a resolução de um problema. Dessa forma, ainda que a maioria das soluções tecnológicas sejam recursos físicos, não necessariamente precisamos desse formato. Esse é o caso do People Analytics, uma excelente forma de aplicar a tecnologia no RH.
Praticar People Analytics significa analisar dados sobre pessoas para embasar decisões que envolvam colaboradores e candidatos. Mais precisamente, essa técnica é útil em processos seletivos, programas de desenvolvimento, análise de desempenho, práticas de retenção e muitos outros processos da gestão de pessoas. Além de tudo, é uma das maiores tendências em RH!
3. Use uma ferramenta de comunicação interna
Se utilizamos nossos aplicativos pessoais de mensagens instantâneas para tratar assuntos do trabalho, as informações podem ficar perdidas, misturadas e o profissionalismo pode ser comprometido.
Também pode acontecer de os colaboradores se incomodarem por não se desligarem das redes, já que os espaços de trabalho e vida pessoal se confundem.
Assim, outra forma tecnológica e estratégica de melhorar a gestão de pessoas é definir uma ferramenta de comunicação interna que seja ágil e de fácil acesso. Há muitos aplicativos gratuitos, com excelente funcionamento e muitos recursos.
4. Implante o e-learning
Como já mencionamos, a forma de aprender, especialmente das gerações mais jovens, mudou. Todos temos acesso a muitas informações na palma da mão e é difícil se concentrar em cursos tradicionais com tantos estímulos simultâneos. Já reparou quantas pessoas ficam em seus celulares durante treinamentos e palestras?
Uma das saídas para se adaptar a esse novo modelo de consumo e aprendizado são os conteúdos e-learning. A ideia é oferecer treinamentos e capacitações online e com recursos que extrapolam o clássico conteúdo expositivo.
Quanto mais o e-learning incorporar outros formatos, como vídeos, gamification e testes práticos, mais estratégico o seu uso. Isso porque ele suprirá essa demanda de aprendizado que envolve conteúdos rápidos, leves e que podem ser consumidos no ritmo que o aprendiz deseja.
Assim, veja se há algum treinamento na sua organização que pode ser transformado ou criado nesse formato. Pesquise plataformas, aplicativos e explore essa possibilidade, que, além de tudo, minimiza funções operacionais dos profissionais de RH.
5. Automatize o seu processo seletivo
Executar um processo de seleção é uma das tarefas que mais consome o tempo de quem trabalha no setor de gestão de pessoas. Divulgar uma vaga, receber currículos por e-mail, fazer a triagem, responder candidatos, marcar etapas presenciais… Essas são só algumas das atribuições de quem organiza uma seleção e muitas delas são extremamente operacionais.
Por isso, automatizar essas etapas traz agilidade para o processo, sem perda de assertividade. Considere incorporar a tecnologia no RH por meio dessa automatização, ou seja, de uma ferramenta que te poupe das tarefas operacionais.
As soluções podem ser um funil automático de currículos, inteligência artificial por meio de chatbots e o mapeamento comportamental, por exemplo.
6. Use um sistema de gestão de pessoas
Nossa última dica é a mais clássica: não perca mais tempo, recursos e informações em planilhas de excel e concentre seus dados em um sistema de gestão de pessoas.
Um bom sistema fará análises automáticas, oferecerá segurança e trará muita agilidade para o dia a dia de quem trabalha no RH. É a mais óbvia e indispensável forma de ajudar o setor a atuar de forma tecnológica e estratégica.
A tecnologia no RH é uma alternativa para se adequar a realidade da indústria 4.0. Para ficar por dentro de tudo sobre esse assunto, confira nosso Guia Completo sobre RH 4.0!
