O sucesso do home office depende muito da capacidade das empresas em fornecer ferramentas e sistemas online eficientes para seus colaboradores. Afinal, não adianta querer que o trabalho remoto funcione na sua empresa, sem fornecer as ferramentas e processos necessários.
Neste conteúdo, vamos discutir a importância dos sistemas online para viabilizar o home office na sua empresa e como escolher as melhores ferramentas para atender às necessidades da sua equipe. Com essas dicas, sua empresa poderá garantir a continuidade dos negócios e o bem-estar dos colaboradores durante o trabalho remoto.
O que é são sistemas onlines?
Sistemas online são programas hospedados na nuvem (ou cloud), ou seja, em um espaço imaterial que é disponibilizado através de servidores ligados à web. Tal forma de distribuição permite que os softwares sejam acessados em qualquer dispositivo conectado a internet através de um “cliente” (aplicativos, navegadores, emuladores etc.).
O conceito deste modelo já é conhecido desde os anos 90, principalmente em companhias de telecomunicações, que utilizavam redes de servidores privadas. Em 2006, entretanto, a Amazon lançou sua subsidiária Amazon Web Services (AWS), o que possibilitou a oferta ampla de diversos novos produtos - alguns até já existentes, mas agora como serviços.
Dessa forma, surgiram novos segmentos no mercado, unindo Tecnologia da Informação e a entrega de serviços. Um dos principais foram os de SaaS (Software as a Service, ou software como serviço), sem que eles precisem se preocupar com a gestão da tecnologia, armazenamento de dados e desenvolvimento do sistema.
Com isso, gestores podem contratar ferramentas que automatizam e agilizam as rotinas da empresa e transferem seu foco para as partes estratégicas do negócio.
Por que escolher um software em nuvem?
Os sistemas hospedados em servidores cloud oferecem uma série de vantagens aos seus usuários. Principalmente, trazendo mais eficiência para as empresas que estão funcionando num regime de trabalho remoto.
Por exemplo, observe as tarefas do seu departamento financeiro. Ainda existem diversos segmentos que fazem a troca dos arquivos de remessa e retorno por malote. Porém, além de tornar a conciliação bancária ineficiente e custosa, ela virou uma tarefa mais arriscada, devido a circulação desnecessária por bancos ou acionando motoboys.
Com um ERP na nuvem, ou seja um sistema de gestão de empresas, todo esse processo é automatizado e pode ser realizado por um colaborador trabalhando de sua casa.
Confira abaixo as principais vantagens de um software online!
Acesso remoto
Não é exagero afirmar que, praticamente, todos os departamentos de uma empresa precisam de algum programa de computador para realizar suas tarefas, desde as mais rotineiras até as de maior impacto. Processar pagamentos, gerar cobranças, fazer a gestão de pessoas, recrutamento e seleção e a lista vai longe!
A característica mais básica e necessária para ter seus times trabalhando de casa é o devido acesso às ferramentas necessárias.
Com as soluções de computação em nuvem, os colaboradores poderão fazê-lo sem empecilhos ou instalações. Bastará uma conexão regular com a internet para que eles possam desempenhar tudo que era feito no escritório.
Atualizações, melhorias e reparos regulares
Uma das maiores dificuldades em lidar com um software instalado no hardware são as atualizações. Novas versões com melhorias são menos regulares e mais burocráticas, bem como o reparo de falhas técnicas já existentes (os chamados “bugs”).
Já os sistemas online têm um fluxo de atualizações bem mais rápido, inclusive para atendimento de demandas de clientes. Além disso, os reparos na infraestrutura das ferramentas são conduzidos com mais rapidez e urgência.
Design simples e intuitivo
Toda a estrutura e aparência de programa distribuído no modelo SaaS é gerida pelo seu fornecedor. O cliente, por essência, precisará apenas fazer o uso das ferramentas contratadas.
Já que os clientes não podem customizá-los a bel-prazer, a experiência do usuário é uma das grandes das prioridades no desenvolvimento desses softwares. Um bom sistema em nuvem possui uma interface intuitiva e de simples uso, na qual todos encontram os caminhos das funcionalidades sem dificuldades.
Não é necessário gerenciar a infraestrutura
Para o uso de sistemas no desktop, é muito comum que empresas tenham profissionais de TI contratados para supervisionar o funcionamento. Nos distribuídos no modelo SaaS, entretanto, todo esse gerenciamento fica à cargo do fornecedor, inclusive na parte da segurança de dados.
Custo diluído
Comumente, sistemas online são vendidos no modelo de assinaturas. Mesmo empresas de tecnologia consolidadas mudaram seus modelos e encontraram sucesso. A Adobe, por exemplo deixou de vender os famosos pacotes com CDs e migrou seus serviços para a cloud e para o modelo de assinaturas.
Esse modelo deu tão certo devido à demanda de clientes e a possibilidade de acesso à empresas menores. O custo, antes bem maior e pago de uma vez, agora é diluído no modelo nas mensalidades.
Com isso, a empresa pode ter uma fluidez melhor no controle de despesas, visto que não precisa condicionar seu orçamento à compra de uma ferramenta importante.
Soluções na nuvem são seguras?
Uma das preocupações regulares em relação às soluções em nuvem é a segurança, principalmente o medo em relação ao sequestro de dados.
Entretanto, os programas são hospedados em diversos servidores - muitas vezes em países diferentes - protegidos por densos códigos criptográficos. Além disso, essas empresas seguem uma série de padrões internacionais, como o PCI-DSS para aquelas que tratam dados de cartão de crédito.
Outro aspecto essencial para o home office dar certo envolve a comunicação interna, confira nosso conteúdo exclusivo sobre o assunto e aprenda mais!
Sobre a Superlógica
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