A área de Recursos Humanos tem assumido, cada vez mais, um papel mais estratégico dentro das organizações. Nesse cenário, um software de RH torna-se extremamente útil no fortalecimento dessas estratégias com foco em Gestão de Pessoas.
Fazer uso desse tipo de tecnologia automatiza e otimiza processos: gera relatórios direcionados, produz dados analíticos consistentes e de fácil entendimento, aumenta a produtividade e reduz os custos com a rotatividade.
Por esse motivo, preparamos um conteúdo para mostrar a importância do uso de um software de RH e como escolher o ideal para a sua empresa.
O que é um software de RH?
Um software de RH é do que um sistema desenvolvido para automatizar e, com isso, otimizar os processos da área de Recursos Humanos.
Assim como acontece com as ferramentas destinadas a outros setores, os melhores softwares de RH devem proporcionar agilidade e redução de custos na execução dos processos.
Além de entrega de dados e informações estruturadas para análises estratégicas.
Como funciona um software de RH?
Um software de RH pode oferecer diversos recursos para uma empresa. Normalmente, os softwares disponíveis no mercado apresentam funcionalidades que otimizam processos burocráticos dentro da rotina de gestão de pessoas.
É possível usar softwares de RH para:
- Otimizar etapas como recrutamento e seleção;
- Gestão de tarefas;
- Pesquisas de clima organizacional;
- Gestão de jornada de trabalho
- Cálculos trabalhistas;
- E várias outras funções.
De modo geral, um software para RH representa uma forma moderna e inovadora de suprir as necessidades do setor.
Com o uso de uma ferramenta como esta, é possível focar em outras ações para melhorar o bem-estar e produtividade na empresa.
Em outras palavras, o uso de softwares de RH pode representar um crescimento acelerado e o alcance de objetivos em muito menos tempo.
Tudo isso porque esse tipo de inovação ajuda a aprimorar o desempenho do departamento, graças a tecnologia.
A importância do software de RH para a estratégia do setor
Quando se trata de um software de RH, os benefícios refletem em todos os setores e equipes, afinal, é a equipe de recursos humanos a responsável pelo recrutamento e seleção de talentos.
Com a otimização, organização e planejamento dos processos de gestão de pessoas, é possível criar uma empresa com produtividade sem provocar um impacto negativo na qualidade e bem-estar do ambiente de trabalho.
Aliás, o software de RH também ajuda a melhorar o clima organizacional e a fortalecer a cultura de uma empresa.
Já que essa ferramenta ajuda a reduzir a burocracia, sobra muito mais tempo para focar nas pessoas, planejando treinamentos, integração, projetos especiais e outras atividades que melhoram a produtividade e eficiência da empresa.
A importância do software RH está nos seguintes benefícios:
- Otimização de processos, reduzindo a burocracia e tempo em tarefas manuais;
- Economia de recursos e de tempo, automatizando processos lentos para sobrar mais tempo para atividades de pesquisa de clima, treinamentos, planejamento de carreira etc;
- Por ser uma ferramenta online, permite o acesso de qualquer lugar, favorecendo também empresas que adotam o modelo home office ou híbrido;
- Permite a geração de relatórios e dados importantes para a tomada de decisões;
- Representa maior segurança de dados.
Tipos de software de RH
O RH é uma área que abriga diversos subsistemas, cada um com suas particularidades. Sendo assim, o software para RH precisa contemplar as necessidades de cada atividade específica. Veja alguns exemplos a seguir.
Software para DP
A área de Departamento Pessoal foi a primeira a se beneficiar de sistemas para RH, pela natureza de suas atividades, que são mais burocráticas e envolvem mais cálculos.
A plataforma de RH destinada aos processos desse setor oferece:
- Cálculo da folha de pagamento;
- Controle de ponto;
- Gestão de férias;
- Gestão de benefícios.
Software para Recrutamento e Seleção
Na parte de recrutamento e seleção, também é possível encontrar soluções tecnológicas que atendam a cada um dos processos.
Hoje, algumas etapas que pareciam ser impossíveis de automatizar são realizadas com a ajuda de inteligência artificial e metodologias de análise muito bem fundamentadas.
Algumas das funcionalidades encontradas nesses tipo de software são:
- Seleção de currículos automatizada;
- Cálculo de fit entre os candidatos e a vaga;
- Realização de avaliações técnicas e análises comportamentais.
Software de Avaliação e Desenvolvimento de Pessoas
No que diz respeito à avaliação e ao desenvolvimento dos colaboradores, há alternativas muito interessantes para aprimorar esses processos.
Entre eles estão a análise do clima organizacional, análise de perfil comportamental e a avaliação de desempenho de gestores e colaboradores.
Na parte de desenvolvimento, essas mesmas análises podem ser usadas como insumo para a criação de planos de treinamento e capacitação.
Por que contratar um software de RH?
O profissional de Recursos Humanos precisa planejar seu trabalho, uma vez que isso interfere diretamente na conquista dos objetivos da empresa em que atua.
Mas, na maioria das vezes, todo o potencial desse setor não é devidamente explorado e chega a não ser valorizado.
Afinal, quando tudo é feito de forma manual fica difícil manter o controle e a agilidade. Isso porque a nossa memória não consegue guardar todas as informações que necessitamos.
Ao mesmo tempo, o uso de diversas planilhas e ferramentas pulverizadas também não se mostra como uma boa solução.
Nessa hora, a tecnologia se torna uma grande aliada!
Contar com um software de RH é ter em mãos uma ferramenta que possibilita, antes de mais nada, otimizar o seu tempo. Além de deixá-lo mais organizado.
Outro ponto importante é que ajuda a deixar os processos de gestão de pessoas muito mais eficientes.
Ele auxilia na organização e estratégia do setor por completo, deixando-o mais inteligente.
Veja mais alguns motivos para contratar um software de RH:
Redução de custos
No processo de recrutamento de novos profissionais, por exemplo, sempre há gastos, mas quando existe um sistema que atende essa demanda, o processo fica mais fácil e eficaz, já que, por meio da ferramenta é possível:
- Armazenar, selecionar e realizar triagem de currículos;
- Criar o perfil da vaga com as características necessárias;
- Fazer um programa de entrevista;
- Registrar o desempenho de cada candidato ao longo de um processo seletivo;
- Criar um banco de talentos.
Outro ponto a favor é a possibilidade de realizar os testes de maneira online, aplicando, por exemplo, provas e questionários.
Assim, torna-se mais ágil a etapa de identificar qual profissional mais atende o perfil que a empresa precisa, reduzindo os custos com aplicação de testes, realização de entrevistas e etc.
Aumento da produtividade
Um bom software para RH permite elevar a capacidade de produção de todo o setor. Isso porque não há a necessidade de perder longas horas em uma única demanda, evitando assim um possível retrabalho.
Ainda, com uma boa ferramenta é possível conectar diversos processos, fazendo com que a equipe produza mais em menos tempo. O setor também se torna ambientalmente correto, pois diminui o uso de papéis.
Organização de documentos
Organizar um setor é uma forma de deixá-lo mais funcional. Afinal, será possível saber onde todos os documentos necessários estão e as informações também.
Mas quando esse arquivo é de papel, gera mais trabalho, além de ser volumoso.
Por meio do software para RH é possível organizar, em um único lugar, toda a documentação que você precisa.
As informações de um colaborador, por exemplo, ficarão armazenadas no sistema e, caso haja um desligamento, será mais eficiente e fácil achar o que se precisa para realizar o processo.
Dados armazenados com segurança
As informações físicas são mais fáceis de serem perdidas. Papel rasga, pode ser perdido, a tinta da caneta costuma sumir com o passar dos anos.
No entanto, com todos os dados em processo digital, torna-se mais ágil a localização e o armazenamento.
Um bom software de RH tem um arquivo em nuvem, onde é possível acessar as pastas sempre que desejar. Com agilidade e praticidade: um meio mais seguro de não perder nenhum tipo de informação.
Padronização do processo seletivo
Mesmo que a sua equipe de RH seja eficiente e estruturada, sem um bom sistema para auxiliá-la é quase certo que o processo seletivo se torne mais complicado e demorado. Isso porque cada recrutador fará do seu jeito.
Portanto, para deixar os gestores alinhados com a estratégia do RH é necessário contar com uma ferramenta eficiente, já que ela unificará as informações e mostrará qual candidato reúne as qualificações e competências exigidas para preencher a vaga.
Melhor comunicação com toda a empresa
As informações desencontradas dentro do setor de Recursos Humanos podem causar sérios transtornos. A demora por conseguir algum dado relevante para um determinado processo também.
Esses são somente alguns problemas que essa área pode enfrentar.
Um programa específico para registrar todos os dados e realizar comunicados melhora bastante a comunicação do RH com os times e até mesmo entre colaboradores e gestão.
Software de RH com experiência completa
Ter a sua disposição uma ferramenta completa é um facilitador. Como já dissemos, a tecnologia deve ser uma aliada diária para que os processos do setor de Recursos Humanos sejam mais otimizados e eficientes.
O software de RH da Sólides apresenta uma plataforma completa, que soma o People Analytics e a Gestão Comportamental. Além de usar tecnologia para atrair, desenvolver e reter os talentos da sua organização.
A inteligência de dados contida na ferramenta reduz erros na hora de você contratar novos colaboradores, bem como na gestão de pessoas como um todo.
Ainda, melhora o desempenho dos seus profissionais, ou seja, é uma plataforma que auxilia e transforma a sua empresa investindo nas pessoas!
Como um software de RH ajuda na estratégia da empresa?
Até aqui, vimos uma série de benefícios que um software para RH proporciona aos processos do setor.
Mas é importante destacar também como essa tecnologia pode contribuir com a estratégia de crescimento do negócio. Por isso, trouxemos alguns exemplos. Confira!
People Analytics
O People Analytics é a principal tendência do RH 5.0. Uma vez que parte da premissa do uso de dados estruturados sobre as pessoas para a realização de análises multidimensionais para a tomada de decisões, desde as mais simples, como qual tipo de benefício adotar, até as mais complexas.
As informações geradas pelo software podem ser usadas na elaboração de estratégias e planos de ação com mais precisão, aumentando as chances de bons resultados.
Usufruir dos benefícios que o People Analytics proporciona só é possível com a ajuda de um software, pois envolve diversas metodologias de coleta e tratamento de dados, que são inviáveis de serem feitos manualmente.
Agilidade na execução de planos de ação
Quem atua em empresas com planejamentos estratégicos ousados sabe muito bem que uma coisa é o que foi desenhado no papel e outra bem diferente é colocar tudo isso em prática.
Um bom software de gestão de pessoas é capaz de otimizar a execução dos planos de ação, que envolvem atividades como contratação de profissionais especializados e desenvolvimento de talentos internos.
Tudo fica muito mais fácil quando se tem um sistema que ajuda a tomar decisões mais acertadas sobre quem são as pessoas mais adequadas para determinados cargos e quais precisam ser desenvolvidas.
O software de RH também auxilia na identificação de problemas, permitindo uma pronta resposta, minimizando impactos negativos e possíveis atrasos nas entregas dos resultados esperados.
Alinhamento mais preciso com a estratégia do negócio
Além de promover dados de qualidade e agilidade na execução dos processos, o uso de um software de RH permite melhor alinhamento das ações, tanto da Gestão de Pessoas, quanto das lideranças das áreas, com a estratégia do negócio.
As metas de cada área relacionada com a contratação e o desenvolvimento de pessoas podem ser facilmente gerenciadas por um sistema de gestão de RH.
Dessa forma, é possível estabelecer maior controle das atividades, seus prazos e qualidade das entregas, de acordo com o que foi definido no planejamento estratégico da empresa.
Como escolher um software de RH ideal para a sua empresa?
Entender como avaliar um bom software de RH é essencial. Logo, compreender que o seu setor necessita de mais tecnologia é uma premissa principal. A seguir, veja como escolher a melhor ferramenta.
Defina a necessidade
Entender para que a companhia busca um software de RH é o primeiro passo para traçar um documento detalhado para os fornecedores e receber propostas que acompanhem a necessidade e a realidade da empresa.
O ideal é que um grupo de pessoas, das áreas de RH, Tecnologia da Informação e demais gestores, elabore a lista de todos os processos que precisam ser otimizados, e que a ferramenta deve oferecer, por ordem de prioridade.
Lembre-se de apresentar para os fornecedores o tamanho atual da organização, a previsão da taxa de crescimento e o plano estratégico.
Avalie as possibilidades da ferramenta
O grupo composto por profissionais de RH, TI e gestores de outras áreas pode identificar necessidades específicas, como analisar o porquê da alta rotatividade em determinada área.
Nesse caso, um módulo de gestão de desempenho e de avaliação pode ajudar a reduzir essas taxas.
Elaborando-se um estudo de caso sobre cada um dos desafios enfrentados na gestão de pessoas, a definição dos requisitos do software deve ser firmemente baseada nisso.
Portanto, certifique-se que o software de RH escolhido permita que esse trabalho em equipe, e integrado, continue a acontecer com a ajuda da ferramenta.
Faça uma pesquisa detalhada
Converse com colegas da área sobre os prós e contras dos atuais softwares que utilizam.
Uma boa estratégia é pesquisar na internet o que há disponível no mercado, ler publicações recentes e compilar uma lista de produtos que apresentam potencial para atender a necessidade da empresa.
É nessa hora que os itens inegociáveis, como funcionalidades e compatibilidades, devem ser prontamente apresentados.
Para tanto, prefira empresas que fazem demonstrações de softwares, experimentações gratuitas e confirme se o sistema tem certificação.
Ainda, informe-se quanto aos custos de atualização, taxas de manutenção e possibilidade de realização de treinamentos.
Teste o software de RH que deseja obter
Examine os seguintes aspectos:
- Funcionalidades e integração do software, facilidade de aprendizado, simplicidade para a inserção de dados e flexibilidade;
- Capacidade de se expandir em curto ou médio prazo;
- Performance das funcionalidades e capacidade de gerar relatórios.
Se a empresa tiver alguma necessidade específica, como a geração de relatórios personalizados, não se esqueça de testar essa seção do software, personalizando o sistema para gerar tais relatórios customizados.
Por fim, oriente-se quanto ao suporte que o fornecedor da ferramenta oferece. Procure conversar com algum técnico, tire dúvidas com o help desk, assim, você terá ideia de como será a assessoria quando precisar.
Busque hospedagem na nuvem
Muito mais fácil, rápido e barato do que a implementação tradicional, a hospedagem de um software de RH na nuvem permite uma boa economia com servidores caros.
Além disso, a segurança com os dados e o backup tem sido cada vez mais garantidos pelas empresas de tecnologia.
Trata-se de algo eficiente também para evitar ocupar espaço em sua empresa com arquivos de papel. Portanto, conte com uma ferramenta que dá a você a possibilidade de armazenar todos os seus documentos na nuvem.
Confira se o software é certificado
Pesquise se o desenvolvedor de software para gestão de pessoas tem credenciais técnicas sólidas e certificações de qualidade e eficiência expedidas por instituições reconhecidas.
Qual o melhor tipo de software de RH para sua empresa?
Depois de mostrar todas as vantagens de ter um sistema para uma gestão de pessoas mais eficiente, vale destacar o diferencial que sua empresa atingirá ao contar com um software completo para o RH.
Quando falamos em soluções, em ferramentas, o RH caminha para se ter tudo em um só lugar. Afinal, é inviável, do ponto de vista de gestão, ter vários sistemas diferentes, inúmeras senhas e dados pulverizados em plataformas.
Com uma plataforma que contemple todos os processos de RH um único local, teremos dados mais qualificados, integrados, velocidade nas ações e relatórios mais inteligentes para a tomada de decisão.
Como a Sólides pode te ajudar?
O Sólides Gestão é a solução mais completa do mercado. Um software de RH que reúne a análise de perfil comportamental com o People Analytics como base principal de todos os produtos, passando por todos os pilares do setor.
O diferencial da plataforma da Sólides está especialmente em oferecer tudo o que o RH precisa em um só lugar, com muita inteligência de dados.
Tecnologia que facilita não só a vida do RH, mas a experiências dos colaboradores, para que toda a jornada, da atração até a retenção, torne-se mais fluida, mais segura e muito mais escalável, especialmente para pequenos e médios empreendedores.
Assim, com o Sólides Gestão, empresas de todos os setores e tamanhos podem ingressar na revolução 4.0 da tecnologia e promover o desenvolvimento e crescimento do negócio por meio das pessoas.
É a oportunidade que você estava esperando para dar mais protagonismo para o RH da sua empresa.
Seguindo essas dicas, você pode encontrar a solução certa para as necessidades da sua empresa. E, claro, não deixe de conhecer e experimentar o software completo de RH da Sólides.
