Software de RH: como escolher o ideal para empresa?

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A área de Recursos Humanos encontra-se, nos últimos anos, em uma fase transitória, deixando de ser operacional e assumindo um papel mais estratégico dentro das organizações. Nesse cenário, um software de RH apresenta-se extremamente útil no fortalecimento de estratégias com foco em Gestão de Pessoas, na medida em que pode integrar informações de todas as áreas e os gestores poderão acessar a mesma informação simultaneamente.

Fazer uso desse tipo de tecnologia elimina o tempo gasto rastreando as avaliações de desempenho e informações sobre férias, benefícios, remuneração e outros itens. Além disso, automatiza processos, gera relatórios direcionados, produz dados analíticos consistentes e de fácil entendimento, aumenta a produtividade e reduz os custos com a rotatividade.

Encontrar o software certo, que atenda a necessidade da empresa e ao mesmo tempo seja inteligente, simples e útil, é uma tarefa que demanda certas diretrizes. Confira agora os aspectos mais relevantes que devem ser considerados para escolher o software de RH ideal para a sua empresa:

Defina a necessidade

Entender para que a companhia busca um software de RH é o primeiro passo para traçar um briefing detalhado para os fornecedores e receber propostas que acompanhem a necessidade e a realidade da empresa. O ideal é que um grupo de pessoas da área de RH, Tecnologia da Informação e demais gestores elaborem juntos a lista de funcionalidades que a ferramenta deve ter por ordem de prioridade.

Lembre-se de apresentar para os fornecedores o tamanho atual da organização, a previsão da taxa de crescimento, o plano estratégico, se há ou não a necessidade de compatibilidade com outros softwares já usados e a lista que citamos acima.

Avalie as possibilidades da ferramenta

Esse grupo composto por profissionais de RH, TI e gestores de outras áreas pode identificar necessidades específicas, como analisar o porquê da alta rotatividade em determinada área, por exemplo. Nesse caso, um módulo de gestão de desempenho e de avaliação pode ajudar a reduzir essas taxas.

Elaborando-se um estudo de caso sobre cada um dos dilemas enfrentados na gestão de pessoas, a definição dos requisitos do software deve ser firmemente baseada nisso. Certifique-se de que o software de RH escolhido permita que esse trabalho em equipe continue a acontecer com a ajuda da ferramenta.

Faça uma pesquisa detalhada

Converse com colegas da área sobre os prós e contra dos atuais softwares que utilizam. Uma boa estratégia é pesquisar na internet o que há disponível no mercado, ler publicações recentes e compilar uma lista de produtos que apresentam potencial para atender a necessidade da empresa. É nessa hora que os itens inegociáveis, como funcionalidades e compatibilidades, devem ser prontamente apresentados.

Prefira empresas que façam demonstrações de softwares e confirme se o sistema possui certificação. Informe-se também quanto aos custos de atualização, taxas de manutenção e possibilidade de realização de treinamentos. Se possível, faça uma pesquisa de opinião com quem já usa o software que você e os profissionais da sua empresa mais gostaram.

Faça um test drive

Examine 6 aspectos: capacidade de integração com o software atual (ou com softwares de outras áreas, como o da folha de pagamento, por exemplo); facilidade de aprendizado; simplicidade para a inserção de dados; flexibilidade (capacidade de se expandir em curto ou médio prazo); performance das funcionalidades; e capacidade de gerar relatórios. Se a empresa tiver alguma necessidade específica, como a geração de relatórios personalizados, não se esqueça de testar essa seção do software, personalizando o sistema para gerar tais relatórios customizados.

E, por fim, oriente-se quanto ao suporte que o fornecedor da ferramenta oferece. Procure conversar com algum técnico, tire dúvidas com o help desk e você terá ideia de como será o suporte técnico quando você precisar.

Busque hospedagem na nuvem

Muito mais fácil, rápido e barato do que a implementação tradicional, a hospedagem de um software na nuvem permite uma boa economia com servidores caros, além disso, a segurança com os dados e o backup tem sido cada vez mais garantidos pelas empresas de tecnologia.

Confira se o software de RH possui certificação

Pesquise se o desenvolvedor de software possui credenciais técnicas sólidas e certificações de qualidade e eficiência expedidos por instituições reconhecida.

Os benefícios em se investir em um novo software de RH são inúmeros não só no aspecto financeiro, com a economia de tempo e recursos, mas também ao proporcionar uma oportunidade de lidar melhor com quaisquer questões da gestão da empresa. Automatizar tarefas de rotina é oferecer tempo e espaço para a área de RH ser muito mais estratégica.

Você contratou ou está buscando um software de RH? Compartilhe nos comentários as suas experiências e dicas!

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