No atual cenário empresarial, onde a gestão eficiente de recursos humanos desempenha um papel crucial no sucesso das organizações, a utilização de tecnologia adequada se torna indispensável. É nesse contexto que um software de gestão de recursos humanos surge como uma solução poderosa, capaz de transformar a maneira como as empresas gerenciam seu patrimônio humano.
Neste conteúdo, listamos as 15 principais vantagens de adotar um software de gestão de recursos humanos em sua empresa. Desde o processamento de dados dos colaboradores até a otimização das operações de RH, essas soluções tecnológicas têm o potencial de impulsionar a eficiência, a produtividade e o crescimento organizacional.
Confira a seguir e descubra como essa ferramenta pode revolucionar a gestão de pessoas na sua empresa!
O que é um software de gestão de recursos humanos?
Em essência, um software de gestão de recursos humanos atua como uma plataforma centralizada que integra e organiza dados essenciais sobre os funcionários, como informações pessoais, histórico de emprego, habilidades, treinamentos, benefícios, desempenho e muito mais. Essas informações são armazenadas de maneira segura e acessíveis a partir de um único local, permitindo uma gestão mais eficiente e precisa.
Além disso, um software de gestão de recursos humanos oferece recursos avançados, como:
- Automatização de processos;
- Recrutamento e seleção,
- Avaliação de desempenho;
- Pesquisa de Clima
- Gestão de folha de pagamento,
- Controle de ponto;
- E diversos outros!
Essas funcionalidades ajudam a simplificar e agilizar as operações diárias do departamento de recursos humanos, permitindo que os profissionais se concentrem em atividades estratégicas e de maior valor agregado.
Outra característica importante dos softwares de gestão de recursos humanos é a capacidade de gerar relatórios e análises detalhadas. Isso possibilita que os gestores tenham uma visão clara e abrangente dos dados relacionados aos colaboradores, permitindo uma tomada de decisão embasada em informações precisas e atualizadas. Essa visibilidade ampliada também auxilia na identificação de tendências, lacunas de habilidades e oportunidades de desenvolvimento dentro da organização.
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As 15 vantagens de contar com um software
1. Redução de custos
Já na etapa de recrutamento, um sistema informatizado pode oferecer ajuda por meio de várias facilidades. Dentre elas, podemos destacar um banco inteligente de currículos, geração de vagas, criação de programa de entrevistas e testes virtuais e registro de desempenho de candidatos. Tudo isso diminui os custos e os esforços durante o processo de recrutamento e seleção.
Na rotina da empresa, o uso da tecnologia também resulta em corte de gastos ao realizar a comunicação dos profissionais por meios mais baratos (videoconferências e plataformas virtuais), melhor controle do tempo, da produtividade, da folha de pagamento (com identificação e redução de horas extras, por exemplo) e redução do uso de materiais de escritório, como papel.
2. Aumento de produtividade
Com a eliminação de erros humanos por meio do uso de aplicativos, os dados são apresentados com muito mais precisão e transparência. Assim, o retrabalho é evitado e o risco é diminuído. Também é possível conectar diversos processos, fazendo com que o funcionário produza mais, sem a necessidade de novos cargos.
3. Competitividade
Profissionais que optam por utilizar a tecnologia a seu favor no controle da equipe podem confiar mais no potencial do time e investir em gestão de carreiras. Em um mercado de trabalho tão competitivo, quem utiliza processos automatizados sai na frente em direção ao sucesso, e isso não é diferente quando o assunto é gerenciamento de capital humano.
4. Segurança de dados
As famigeradas planilhas que ficam arquivadas na memória do computador, mesmo que protegidas por senhas, estão vulneráveis a sofrer com problemas técnicos ou armazenamento de arquivos e dados.
Boa parte dos registros do RH são sigilosos, e deve-se evitar ao máximo que sejam acessados por pessoas não autorizadas. Os programas previnem esse tipo de vazamento, mantendo suas informações a salvo por tempo indeterminado.
5. Organização de documentos
Às vezes muito trabalho é perdido ou retardado por falta de organização. Aplicativos de gestão podem armazenar documentos de forma prática, com diversos tipos de filtros em seu mecanismo de busca.
Em segundos, é possível ter acesso a todo um histórico profissional ou a diversas ferramentas de processos seletivos já aplicadas em anos anteriores. Assim, a burocracia perde espaço mais uma vez.
6. O fim dos erros de cálculo
Quanta dor de cabeça não poderia ser evitada apenas por números calculados corretamente? Impostos, pagamentos, férias, benefícios, reembolsos.
Até mesmo questões jurídicas podem ser levantadas por erros completamente capazes de serem prevenidos. Não contar com a tecnologia para sanar esse tipo de situação é ficar para trás no tempo.
7. Recursos customizados
Você pode customizar os softwares de RH de acordo com as necessidades do seu trabalho. Eles já chegam até a sua empresa com os recursos certos e personalizados para facilitar a sua rotina.
Eles podem, por exemplo, criar alertas das mais diversas categorias e fazer o controle correto dos benefícios corporativos aplicáveis de forma rápida e inteligente.
8. Relatórios em tempo real
Com poucos cliques é possível fazer vários cruzamentos dos dados armazenados no programa, gerando relatórios que demorariam horas para serem produzidos manualmente.
9. Capacidade de expansão
Toda organização tem como objetivo crescer, gerando mais resultados, trabalho e abrindo novos postos de trabalho. No entanto, pensar na trabalheira e na burocracia de todas essas novas contratações e suas consequências pode deixar qualquer um de cabelo em pé.
Com o uso de um bom software, você consegue escalar o seu negócio para qualquer nível de crescimento sem grandes dificuldades.
10. Economia de tempo
Todas as melhorias citadas acima geram, de alguma forma, ganho de tempo. Com a automatização do seu time de RH, sobrará muito mais tempo para discutir e traçar estratégias, que tornam seu trabalho mais forte e valorizado.
11. Adaptação à legislação vigente
Mesmo que haja constantes modificações na lei, os softwares podem ser atualizados para que você e seus colaboradores estejam sempre adequados à legislação vigente, se precavendo de problemas trabalhistas.
12. Identificação de talentos
Tanto para a escolha de novos colaboradores quanto para a identificação e retenção de talentos que já pertencem à sua companhia, sistemas de gestão de pessoas conseguem identificar competências e registrar a performance.
Na hora de oferecer uma promoção ou bonificações, o aplicativo trará informações relevantes, podendo até mesmo criar um alerta de produtividade.
13. Treinamentos e desenvolvimento
Diferentes tipos de treinamento podem ser oferecidos dentro das próprias plataformas do software. Em diversas vezes, essa capacitação pode ser feita na própria máquina do colaborador, individualmente, sem que haja necessidade de deslocamentos. Da mesma forma, resultados de avaliação de desempenho podem ser armazenados.
14. Satisfação dos colaboradores
O contentamento de um profissional está diretamente relacionado a seu engajamento com o trabalho da organização. Com ferramentas de trabalho automatizadas, cada funcionário pode ter acesso às suas informações de forma prática: ponto, férias, horas extras, desempenho pessoal, etc., além de poder se comunicar com o RH e manifestar suas opiniões e necessidades.
15. Integração entre departamentos
Aplicativos são capazes de analisar todos os setores em conjunto, como uma grande rede interligada. Uma ferramenta de gestão fornece informações sobre a necessidade de integração entre esses setores, visando melhorar a qualidade do trabalho realizado.
Como escolher um software de gestão de recursos humanos?
Para modernizar sua equipe de Recursos Humanos, além de fornecer treinamento e adaptação às novas tecnologias, é necessário que a escolha do software seja feita de forma inteligente e estratégica, de acordo com as necessidades da sua rotina.
Antes de escolher um programa de gestão de pessoas, tenha em mente as seguintes considerações:
- O software precisa ser de uso fácil e intuitivo. Dessa forma, os colaboradores se sentirão motivados a utilizar a ferramenta e abandonar os velhos métodos de armazenamento de dados;
- O desempenho do programa tem de ser bom e rápido. A ideia é substituir as planilhas e não acumular ferramentas redundantes;
- Plataformas que permitem o armazenamento de dados em nuvem são mais seguras quanto ao acesso às informações e economizam espaço em servidor físico;
- Atente à possibilidade de integração dos usuários à plataforma, de forma que todos que precisarem tenham acesso aos dados corretamente e possam interagir de forma eficiente com a plataforma;
- Também considere a viabilidade de integração com outras plataformas tecnológicas utilizadas pela empresa, para que os sistemas conversem entre si quando necessário;
- A plataforma precisa oferecer opções de avaliação de desenvolvimento e criação de treinamentos adequados à sua equipe;
- Deve conter ferramentas que sejam úteis e forneçam uma gestão de pessoas completa. Uma dica é listar todos os recursos necessários antes de conhecer as opções do mercado;
- Bom custo x benefício, considerando também as possíveis vantagens a longo prazo;
- Possibilidade de customização do produto;
- O fornecedor deve disponibilizar um bom suporte técnico e um prazo para adaptação;
- Procure fornecedores conhecidos pela qualidade de seus sistemas e que tenham especialistas em gestão de RH.
Por fim, quanto mais bem estruturado e estratégico for o setor de recursos humanos de uma companhia, maiores as chances de sucesso de seu negócio.
Seja pelas contratações eficazes ou pela consequente alta performance desses talentos, o RH está diretamente relacionado à produtividade e ao sucesso corporativo.
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