Sistema de Gestão de Pessoas: por que e como utilizar essa solução no seu RH

Um sistema de Gestão de Pessoas automatiza tarefas e reduz a burocracia no RH, além de oferecer insumos para uma atuação mais estratégica.
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Um dos grandes desafios do RH é ter tempo suficiente para organizar suas atividades, executá-las bem e ainda atuar de forma estratégica na organização. Algo que pode ser mais simples de fazer com o uso de um Sistema de Gestão de Pessoas.

Neste post, falaremos sobre como otimizar os processos do setor e garantir resultados reais com o apoio de uma ferramenta de RH adequada para as suas rotinas, capaz de atenuar o peso das burocracias e gerar uma série de outras vantagens. Confira! 

O que é sistema de Gestão de Pessoas?

O sistema de Gestão de Pessoas é um software de RH ou plataforma tecnológica que integra, centraliza e automatiza os principais processos relacionados à gestão de recursos humanos, do recrutamento e seleção até a gestão de desempenho e a administração de benefícios.

Esse tipo de tecnologia no RH tem por objetivo aumentar a eficiência operacional do setor, reduzindo erros e o tempo gasto com burocracias, melhorar a conformidade com as normas e regulamentações e fornecer insights estratégicos por meio de relatórios e análises de dados.

Além disso, trata-se de uma solução que facilita a comunicação interna e a promoção de uma cultura organizacional mais transparente e colaborativa.

Por que utilizar um sistema de Gestão de Pessoas?

Existem diferentes motivos para utilizar uma ferramenta de RH voltada para a Gestão de Pessoas considerando o benefício direto para o setor e para a organização como um todo. Veja só:

  • Processos otimizados e RH estratégico;
  • Tomada de decisões mais assertiva;
  • Redução de erros;
  • Conformidade e segurança;
  • Maior satisfação dos colaboradores;
  • Redução de custos e flexibilidade.

Processos otimizados e RH estratégico

Um estudo da Deloitte indica que os profissionais de RH gastam cerca de 57% do tempo em tarefas burocráticas. Assim, isso impacta sua produtividade e capacidade de agregar mais valor à organização no dia a dia.

Em contrapartida, a automação por meio de um sistema de Gestão de Pessoas padroniza e agiliza processos como o fechamento da folha de ponto e a gestão de férias. Portanto, ele permite que decisões sejam tomadas com mais rapidez.

Tomada de decisões mais assertiva

Por falar em decisões, outro motivo para investir em um software de RH é contar com relatórios automatizados e dashboards com informações precisas sobre os colaboradores. O que permite ao setor fazer análises melhores para definir estratégias mais adequadas para a gestão de pessoas.

Falamos de algo que contribui para que o RH atue de forma mais alinhada com os objetivos de negócios da empresa. Assim, é preciso usar métricas e indicadores para embasar sua atuação e avaliar seu próprio desempenho também.

Redução de erros

O uso de um sistema de Gestão de Pessoas também ajuda a reduzir falhas que geram retrabalho e prejuízo, e que são comuns em empresas que mantêm processos burocráticos conduzidos de forma manual.

Errar é humano, já dizia a máxima. E, lidando com diversos processos que demandam a coleta e análise de informações, é de se esperar que o RH cometa equívocos que prejudicam sua própria rotina. Além de causar impacto negativo para os demais profissionais e a organização.

A opção por uma tecnologia de automação permite que o setor conte com a "inteligência de máquina" para ter registros precisos e minimizar significativamente a incidência de falhas.

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Conformidade e segurança

Outro motivo para contar com a tecnologia na gestão de pessoas é facilitar o cumprimento de normas que se aplicam ao universo do trabalho e à segurança de dados a partir de um armazenamento seguro das informações dos colaboradores.

Vamos a um exemplo. Um bom sistema garante que o RH tenha informações atualizadas sobre as jornadas de trabalho para programar períodos de férias, inclusive recebendo alertas sobre períodos concessivos próximos do vencimento.

Com isso, o setor evita perder o prazo, ferir os direitos trabalhistas e gerar o prejuízo do pagamento em dobro pelas férias atrasadas, conforme previsto nos artigos 134 e 137 da CLT.

Além do mais, falamos de um tipo de sistema que conta com uma solução de armazenamento em nuvem que segue os critérios definidos pela LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Algo que reduz os riscos de perda de informações sensíveis e mantém a privacidade dos profissionais contratados pela empresa.

Maior satisfação dos colaboradores

Segundo a consultoria Gartner, 57% das empresas adotam tecnologias de automação para melhorar a experiência dos colaboradores, e isso vale para os sistemas de Gestão de Pessoas.

De modo geral, o RH não vê o uso de soluções do tipo como uma ameaça ao seu trabalho. Com base em nosso Panorama de Gestão de Pessoas, da Sólides, essa é a opinião de 87,9% dos profissionais do setor que enxergam a Inteligência Artificial (AI) como aliada.

Ainda, existem vantagens para os demais profissionais da empresa, uma vez que o sistema lhes dá mais autonomia para consultar informações sobre banco de horas ou horas extras, férias, holerites e outros. Algo que tende a aumentar sua satisfação e engajamento.

gráfico retirado do Panorama de Gestão de Pessoas, da Sólides, que demonstra como sistemas de gestão de pessoas integrados à IA podem ajudar o RH.

Redução de custos e flexibilidade

Por fim, vale mencionar que o sistema de Gestão de Pessoas pode contribuir para reduzir custos com artigos comuns aos processos manuais. Entre eles, papelaria, impressão e manutenção de equipamentos.

Além disso, por levar à redução de erros e ao ganho de eficiência por parte do RH. Isso ajuda a economizar ao otimizar a gestão de horas extras e evitar pagamentos adicionais em razão de um banco de horas vencido.

Outro bom motivo para contar com a tecnologia é ter acesso a uma solução modular, customizável e escalável. Ou seja, ter a possibilidade de contratar um serviço sob medida, sem a necessidade de pagar por algo que está além das necessidades da empresa.

💡Saiba também:

Em quais processos o RH pode utilizar um sistema de Gestão de Pessoas?

Um sistema de Gestão de Pessoas é desenvolvido para dar conta de toda a rotina do RH, com funcionalidades voltadas para seus diversos processos. Aqui, trazemos o exemplo de soluções que sistemas de Gestão de Pessoas completos, como a Sólides, tem:

Como dissemos, trata-se de uma solução que pode ser usada desde o recrutamento e seleção até a gestão de desempenho e a administração de benefícios corporativos. Confira:

Recrutamento e seleção

É claro que um software de RH vai atender a uma das principais responsabilidades do setor de modo a facilitar a gestão dos processos seletivos e a identificação, avaliação e a seleção de talentos.

Ao conferir mais agilidade a etapas de análise de dados, feedback e outros, a tecnologia simplifica o processo e reduz o tempo até a contratação. Algo que pode acontecer, inclusive, com o uso de uma ferramenta de perfil comportamental em busca de um bom fit cultural, baseado nas características pessoais do candidato.

Além disso, esse é um sistema que possibilita o acompanhamento de métricas por parte do RH. Dessa forma, fica mais fácil medir a atuação estratégica do setor e propor melhorias:

visualização do sistema de Gestão de Pessoas da Sólides, que permite a metrificação de dados de recrutamento e seleção

Admissão de colaboradores

O sistema também pode ser útil para otimizar o processo de admissão das pessoas contratadas ao permitir o envio online das documentações necessárias, bem como a assinatura digital do contrato.

Isso evita as idas e vindas do profissional à empresa e reduz o tempo de checagem e formalização da contratação. Em muitos casos, o RH pode enviar pelo software alertas sobre informações faltantes, reprovações e aprovações.

Controle de ponto

Ao longo do tempo, o controle de ponto evoluiu do papel e caneta aos aplicativos específicos para este fim. A solução mais moderna, que pode estar presente no sistema de Gestão de Pessoas, permite registros de qualquer lugar e mesmo sem acesso à internet.

Consequentemente, contribui para que os colaboradores realizem suas marcações diariamente. Assim, o RH e o DP geram registros fidedignos que favorecem a gestão do ponto, do banco de horas ou das horas extras.

Folha de pagamento

Quando não conta com um sistema de folha de pagamento digital próprio, a nossa solução de Gestão de Pessoas pode oferecer simplificar e ter até fácil integração com o software utilizado pela Contabilidade.

O objetivo é simples: simplificar a troca de dados para que o fechamento da folha seja feito de forma rápida e sem erros. Assim, é possível evitar atrasos no pagamento e outros problemas como horas extras não computadas.

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Treinamentos e avaliação de desempenho

Ainda, o RH pode oferecer programas de treinamento dentro do sistema de Gestão de Pessoas. Por vezes, a capacitação pode ser feita online, com cada colaborador utilizando seu próprio equipamento.

Isso contribui para o engajamento das pessoas com o curso e facilita para o RH a tarefa de acompanhar o desenvolvimento de cada colaborador. Também é possível conduzir avaliações de desempenho específicas e fornecer feedbacks.

Gestão de benefícios

Outra possibilidade é a realização da gestão de benefícios por meio da ferramenta de RH. Assim, é possível centralizar informações sobre o vale-refeição, vale-transporte, plano de saúde e outros.

Algo que permite uma gestão mais eficiente e integrada, que favorece a análise de custos e a tomada de decisões estratégicas para melhor promover o bem-estar e a satisfação dos colaboradores.

Gestão de férias

Por fim, também destacamos a gestão de férias como uma das possibilidades apresentadas pelo software. Inclusive, com maior facilidade de comunicação entre os colaboradores e o RH.

Acessando o sistema, os profissionais podem enviar ao RH suas solicitações de data para desfrutar de seus períodos de descanso. E pela mesma plataforma, o setor pode validar ou não a solicitação.

Um processo feito a partir de uma análise simplificada das informações no dashboard que ajudam a conferir o cumprimento de períodos aquisitivos, os prazos dos períodos concessivos e outras férias já programadas.

Quais são os melhores sistemas de Gestão de Pessoas?

O melhor sistema de gestão de pessoas é aquele que atende às necessidades específicas da empresa e permite a integração de soluções ― do mesmo desenvolvedor ou não ― de modo a oferecer ao RH uma ferramenta completa.

Assim, existem opções mais robustas que vão atender melhor as empresas que querem contar com a tecnologia em todos os processos do RH. Vamos a alguns exemplos:

Sólides

Existem sistemas de Gestão de Pessoas mais específicos, como a plataforma Sólides, que é a única integrada à inteligência comportamental e conta com recursos que otimizam o processo de Recrutamento e Seleção, treinamento e desenvolvimento, e todos os outros processos do RH.

Com foco no RH e no Departamento Pessoal, nossa solução ainda conta com os recursos do Sólides Ponto. Assim, eles englobam um sistema de admissão online, controle de ponto, férias e gestão de documentos.

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Trello

Apesar de não ser um sistema de Gestão de Pessoas, o Trello é um aplicativo de gestão de processos muito conhecido e que funciona com base na metodologia Kanban. Assim, contando com uma espécie de fluxograma, permite que as atividades do setor sejam organizadas e acompanhadas desde sua criação até sua conclusão.

Entre as principais funcionalidades do Trello, estão:

  • organização de tarefas por meio de quadros;
  • definição de prazos;
  • alocação de responsáveis para cada tarefa tarefa;
  • uso de etiquetas para facilitar a organização;
  • facilidade de acesso com integração por e-mail. 

Sólides: a única ferramenta de RH e DP integrada à inteligência comportamental!

Nossa principal dica é para que você analise com atenção os sistemas de Gestão de Pessoas antes de fazer a sua escolha.

Além do foco na otimização da parte burocrática, é interessante pensar em empoderar o RH e DP para uma atuação estratégica que não deixe o fator humano de lado.

Assim, além de buscar uma solução que automize processos e forneça números, busque também uma que ajude esses setores a compreenderem o público interno da empresa.

É o que a solução Sólides oferece com um software completo que, além dos recursos apresentados aqui, conta com ferramentas de análise de perfil para incluir a inteligência comportamental na rotina do RH e do DP.

Prepare seu RH para o sucesso com o sistema de Gestão de Pessoas mais completo do mercado!

Fazer uma boa gestão de pessoas depende, antes de qualquer coisa, de um olhar para dentro. Em outras palavras, depende da compreensão que o próprio RH tem da sua realidade, fraquezas e sucessos.

Falamos de uma análise que contribui para identificar melhorias e definir o que é preciso buscar em um Sistema de Gestão de Pessoas. Assim, fica claro o objetivo de alcançar resultados mais positivos e interessantes.

Sabendo disso, recomendamos a você o nosso diagnóstico de RH gratuito. Tenha a visão de um especialista sobre o seu setor de RH e entenda quais as melhores práticas e ferramentas que podem levar a sua atuação a outro nível!

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Sabrina Siqueira
Sabrina Siqueira
Sou apaixonada por Gestão de Pessoas desde sempre! Me tornei especialista em Gestão Comportamental, cursei administração com Ênfase em Comercio exterior (UNA), fiz Pós Graduação em Gestão Comercial e Vendas. Atualmente também sou facilitadora da Formação Analista Comportamental Profiler e Sales Enablement do time de New MRR da Sólides
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