Conheça as principais rotinas de Departamento Pessoal

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Diferente do que muitos pensam, o Departamento Pessoal (DP) não é a mesma coisa que o setor de Recursos Humanos (RH). Apesar da associação entre essas duas áreas ser possível e até mesmo frequente, além de ambos possuírem o colaborador como foco principal, o DP e o RH têm responsabilidades muito diferentes!

O Departamento Pessoal é um setor voltado a questões mais burocráticas. É através dele que as normas e leis relacionadas aos colaboradores são seguidas, que os documentos desses profissionais são organizados e também que a empresa se mantém em dia com diversos deveres.

Como você já pode imaginar, o trabalho desse setor é fundamental para o bom funcionamento de um negócio. Por causa disso, vamos falar sobre algumas das tarefas presentes nas rotinas de Departamento Pessoal. Continue a leitura para ficar por dentro de tudo o que você precisa sobre o DP!

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Qual a diferença entre DP e RH?

DP significa "Departamento Pessoal" e é responsável por cuidar das rotinas administrativas relacionadas aos funcionários de uma empresa, como folha de pagamento, controle de férias, admissão e demissão, registro de ponto, entre outras tarefas relacionadas à gestão de pessoal.

Já o RH, que significa "Recursos Humanos", é responsável por cuidar do desenvolvimento e gerenciamento dos colaboradores de uma empresa. Isso inclui ações de motivação, treinamento, avaliação de desempenho, planejamento de carreira, gestão de benefícios, entre outras atividades que visam melhorar o desempenho e a qualidade de vida dos funcionários.

Ambos os departamentos são importantes para o bom funcionamento de uma empresa e devem trabalhar em conjunto para garantir a satisfação e o sucesso dos funcionários e da organização como um todo.

Agora que já mostramos a diferença entre os dois, vamos listar quais são as principais rotinas que envolvem o departamento pessoal de uma pequena empresa.

1. Cálculo da folha de pagamento

A gestão da folha de pagamento é uma tarefa mensal de extrema importância que consiste no cálculo do salário dos funcionários, considerando descontos e benefícios. Desse modo, é calculado o valor do salário bruto e líquido. A atividade exige cuidado, uma vez que, se for feita de forma incorreta, pode gerar prejuízos para a empresa e para os funcionários. 

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2. Admissão de funcionários

Em pequenas empresas é muito comum que as tarefas entre setores de RH e DP sejam compartilhadas. Entre elas estão as atividades relacionadas a admissão de funcionários.

Isso porque o RH fica responsável pelas etapas anteriores à admissão, como recrutamento e seleção de novos funcionários, o DP fica com a parte burocrática, quando a pessoa é contratada pela empresa.

O Departamento Pessoal é o setor responsável por registar o novo funcionário, de modo que ele tenha sua carteira de trabalho assinada, seja encaminhado para o exame admissional, tenha seus dados adicionados no relógio de ponto e no controle de acessos à empresa.

Todas essas etapas são obrigatórias! Caso contrário, a empresa pode ser penalizada e sofrer as consequências de um processo trabalhista.

3. Controle de férias, licenças e afastamentos

O DP também é responsável por controlar as datas de saída de férias dos funcionários, além dos pedidos de afastamento e licenças, como a licença maternidade. É importante que esse controle seja feito de maneira estratégica, para evitar que os times fiquem defasados ou que algum funcionário tenha suas férias vencidas, o que gera multa para a organização. 

4. Gestão da jornada de trabalho

O controle da jornada de trabalho é outra atividade do Departamento Pessoal. Por meio do controle de ponto, o setor monitora o início e o fim do expediente, controlando os dados de frequência do time. A partir daí, são feitos os cálculos de horas extras, adicionais noturnos e descontos por faltas e atrasos.  

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5. Pagamentos de impostos, taxas e contribuições

É o DP que faz o gerenciamento dos encargos trabalhistas e fica responsável pelo pagamento de parcelas do FGTS, INSS e outras taxas. Além disso, o setor tem contato direto com os sindicatos de cada categoria, repassando aos colaboradores informações sobre impostos e convenções.  

6. Controle de documentos trabalhistas

O DP também é responsável por elaborar todos os contratos de trabalho da empresa, de acordo com suas particularidades, além de organizar os documentos e informações a respeito dos funcionários. Ainda, é o departamento que faz o envio de informações pelo eSocial

7. Gestão dos benefícios 

Outra atividade do DP é a gestão dos benefícios corporativos. Nesse sentido, o setor faz o recolhimento da documentação necessária para que os funcionários possam utilizar os serviços e realiza toda a gestão dos benefícios, como contratações, atualizações e descontos em folha. 

8. Processos de demissão e desligamento

Por fim, outra atividade do DP é o processo de demissão. O setor recebe a documentação para o desligamento do funcionário, acompanha todo o processo e garante que as leis trabalhistas sejam cumpridas. Além disso, nos casos em que é necessário, o departamento acompanha a homologação trabalhista junto ao sindicato. 

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Izabel Cerqueira
Izabel atua como Coordenadora de Departamento Pessoal na Sólides. Formada em Gestão Financeira pela Uninter e Pós-graduada em MBA em Gestão e desenvolvimento de pessoas na Una. Há mais de 15 anos atuando na área de Departamento Pessoal, Especialista Folha de Pagamento, Encargos, E-Social e processos de internalização de Folha de pagamento.
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