8 dicas para reduzir os custos da folha de pagamento de uma pequena empresa

representação de um contador trabalhando com computador e calculadora
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Reduzir os custos da folha de pagamento é um desejo de muitas empresas de pequeno porte. Afinal, esses negócios trabalham com orçamentos mais enxutos. 

Em muitas situações, o pequeno empresário acredita que demitir é uma alternativa para economizar. Porém, desligar pessoas é uma decisão que requer planejamento financeiro e custa caro. 

Para resolver o impasse e manter as finanças da sua empresa em dia, sem cortar recursos humanos, preparamos este conteúdo com dicas práticas para reduzir custos da folha de pagamento. Confira!

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Como reduzir os custos com folha de pagamento

Controlar despesas é um desafio em qualquer negócio, independente do porte ou do segmento de atuação. Os gestores sabem que economizar é uma das regras para crescer de forma sustentável. 

Os holerites, também conhecidos como contracheques,  são documentos que certificam o pagamento do salário de um funcionário. Eles costumam causar preocupação, pois representam custos inevitáveis e necessários para o funcionamento do negócio.

Confira agora as dicas para reduzir os custos da folha de pagamento sem demitir funcionários da sua empresa. 

1. Controle as horas extras

Acompanhar com rigor as horas extras realizadas pelos colaboradores é uma forma de promover economia na folha. Então, procure identificar se há realmente a necessidade de um profissional trabalhar além do expediente e realizar hora extra

Nesse sentido, o RH tem papel fundamental para conversar com as equipes e explicar quando a empresa precisa de reforço além da jornada normal e quando não é necessário. Vale apostar no diálogo, evitando que os colaboradores decidam fazer hora extra por conta própria

A tecnologia pode ser uma aliada, graças aos sistemas de ponto eletrônico online. É um investimento que vale a pena para fazer o acompanhamento diário das horas extras e permite visualizar, com antecedência, quanto elas vão custar na folha do mês.

2. Crie um banco de horas

Outra alternativa viável para reduzir o custo da folha de pagamento é a criação de um banco de horas. Para isso, faça o controle dos períodos em que os colaboradores atuaram fora do horário da jornada. 

Em seguida, você irá somar essas horas e transformá-las em folgas, sem a necessidade de pagar pelo trabalho adiciona

Em resumo, o banco de horas nada mais é do que um acordo: o tempo que o colaborador trabalha a mais reverte em tempo de descanso. 

Lembrando que é o empregador quem decide quando o profissional pode folgar, mas sempre é possível dialogar. Além disso, o banco de horas deve ser definido por acordo coletivo ou sindical. 

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3. Aperfeiçoe a jornada de trabalho

Promover o aumento da produtividade das equipes gera lucros para o negócio. Além de trabalharem mais em menos tempo, a empresa evita a realização de horas extras. 

Novamente, o diálogo transparente com os colaboradores é o melhor caminho para ter sucesso nessa questão. 

Deixe claro quais são as expectativas em relação à produtividade, estabeleça metas e defina os prazos a cumprir. É uma forma de ter resultado contando com o engajamento de todos, sem precisar pagar mais por isso. 

4. Reforce o controle de faltas e atrasos

Nas empresas, a estratégia em gestão de pessoas é importante para lidar com para lidar com faltas e atrasos, nem sempre justificadas. Para economizar na folha de pagamento, é fundamental ter controle sobre essa situação

Sabemos que imprevistos acontecem, mas as justificativas são necessárias para manter a jornada de trabalho organizada, sem lacunas na produtividade. Além disso, ter controle sobre ausências e atrasos evita problemas trabalhistas que podem gerar ainda mais custos. 

Como o absenteísmo no trabalho impacta as contas da pequena empresa?

Lembre-se que muitas faltas de um mesmo colaborador podem acarretar descontos no período de férias. Isso gera custos invisíveis, mas que pesam no caixa. Por isso, as ausências devem ser justificadas com atestados médicos, por exemplo. 

A tecnologia também tem solução para fazer esse controle. Existem sistemas de ponto eletrônico, executados no ambiente virtual, que auxiliam o gestor a gerenciar o tempo de trabalho dos colaboradores. 

5. Faça uma reestruturação nos setores

Avaliar os departamentos da empresa é uma alternativa para reduzir custos. Em determinados casos é possível fazer a fusão entre setores afins, inclusive compartilhando o espaço físico. 

Além disso, a reorganização dos setores pode resultar em economia de mão de obra especializada, principalmente por permitir o desenvolvimento de habilidades até então desconhecidas pelos gestores. 

6. Proponha implementar o home office

Essa é uma alternativa alinhada com o cenário atual, visto que a popularização do trabalho remoto foi bem aceito por empresas e profissionais. Sendo assim, é uma maneira de reduzir custos na folha de pagamento. 

O trabalho remoto permite que o colaborador tenha acesso às informações que precisa para realizar suas atividades e manter-se conectado com a equipe. 

As vantagens para a organização incluem economia com estrutura física e isenção de vale-transporte. Porém, tenha em conta que o auxílio-alimentação deverá ser mantido durante o home office. 

5 dicas para integrar na empresa e no home office

7. Aposte na transparência

Ser franco no diálogo com o funcionário é saudável: eles precisam conhecer a situação financeira do negócio. Assim, manter a transparência no relacionamento, explicando dificuldades e comemorando lucros é uma regra a seguir. 

Como gestor, faça demonstrativos de pagamento claros aos olhos do colaborador. Os holerites devem apresentar os ganhos e descontos aplicados pela empresa para cumprir as obrigações fiscais e trabalhistas. 

Além de fortalecer os laços de confiança, o empreendedor consegue visualizar com clareza quanto custa a folha de pagamento de cada funcionário e aplicar medidas de contenção, se for o caso. 

8. Mantenha a documentação dos colaboradores atualizada

Essa dica é simples, mas eficaz porque ajuda a diminuir os custos da folha de uma pequena empresa. Ter os documentos dos colaboradores em ordem e atualizados é uma medida preventiva contra eventuais ações trabalhistas

Veja algumas ações possíveis:

  • Faça cópias de segurança;
  • Mantenha um backup completo dos arquivos digitais, sempre que possível;
  • Registre corretamente admissões e demissões;
  • Arquive com cuidado a documentação profissional dos funcionários. 

Tenha acesso aos documentos para estar preparado em caso de fiscalização. 

Com essas dicas, manter a folha de pagamento condizente com a realidade financeira da pequena empresa fica mais fácil. Revise as horas extras e faça o controle das faltas e atrasos, pois são situações que geram custos. 

Vale investir também em ferramentas tecnológicas de gestão de processos para otimizar o tempo dos colaboradores e o seu próprio. Como gestor de pequena empresa, é fundamental que você conheça as rotinas e os gargalos de produtividade para utilizar os recursos com racionalidade. 

Adotando essas ações será possível reduzir os custos da folha de pagamento para levar seu negócio a outro patamar. Para continuar ampliando seus conhecimentos, baixe grátis o ebook sobre gestão de RH para pequenas empresas

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