Custos elevados impactam diretamente qualquer organização. Mas, quando falamos sobre empresas de menor porte, esse tipo de impacto pode ser ainda maior do que o esperado. Exatamente por isso, é muito importante que os gestores saibam como reduzir custos em pequenas empresas de forma estratégica.
Neste conteúdo, listamos 7 ideias para que você consiga cortar gastos nos lugares certos, manter a produtividade e a eficiência constantes no seu negócio. Confira nossas dicas.
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Por que pensar na redução de custos de uma pequena empresa é importante?
Ações estratégicas voltadas para redução de custos são fundamentais, principalmente quando falamos sobre pequenas empresas. Isso porque, elas ajudam a manter o equilíbrio do negócio e garantem a saúde financeira a médio e longo prazo.
A redução de custos pode acontecer em diversas áreas e processos de um negócio, porém, é essencial que o dono da empresa, ou o gestor responsável, analise profundamente a origem dos gastos e quais podem ou não ser cortados.
Tentar minimizar custos de forma aleatória pode ser um tiro no pé, uma vez que se você para de investir em setores essenciais para o bom funcionamento da empresa, pode ter resultados muito negativos.
Sendo assim, tirar um tempinho para estudar o seu negócio e entender onde o dinheiro está sendo gasto é fundamental para tomar decisões embasadas e estratégicas.
Quais são os custos de uma pequena empresa?
Os custos são todos os gastos da empresa que estão relacionados aos produtos ou serviços que ela oferece. Dessa forma, podemos considerar como custos a matéria-prima, fornecedores, embalagens, serviços de logística, entre outros.
Além dos custos, existem também as despesas, que são os gastos necessários para que o negócio exista. Por exemplo, aluguel do espaço, impostos, salário de funcionários, contas com água e luz, entre outros.
Como fazer o cálculo do custo do funcionário?
Os custos e despesas podem ser fixos ou variáveis. Os fixos são aqueles que não mudam ao longo do tempo, como contratos de aluguel. Já os variáveis oscilam conforme a demanda, sazonalidade ou outros fatores, é o caso, por exemplo, da matéria prima.
Como reduzir custos em pequenas empresas?
Como já comentamos, esse é um processo que exige análise e estratégia. Mas, seguindo algumas dicas, é possível sim diminuir custos de empresa de uma forma significativa. Confira.
1. Analise os processos internos
Antes de qualquer coisa, entenda a fundo como cada setor está funcionando, qual o orçamento gasto em cada processo e outras questões.
Identificar de onde os gastos estão saindo é o primeiro passo para pensar em cortar custos. O ideal é que você coloque no papel (ou em uma planilha) tudo o que está sendo gasto em cada processo da empresa. Somente assim será possível mapear desperdícios e entender quais custos são realmente essenciais.
2. Entenda quais custos são estratégicos e quais não são
Nem todo gasto da empresa é um desperdício. Às vezes, mesmo que não seja essencial, o custo representa uma vantagem competitiva ao negócio. É o caso, por exemplo, do orçamento destinado ao treinamento e desenvolvimento dos colaboradores.
Infelizmente, é muito comum que empresas enxerguem o orçamento destinado aos treinamentos dos funcionários como desperdícios e não investimento.
Dessa forma, tente definir quais custos são estratégicos para sua empresa e apresentam um bom ROI (Retorno sobre Investimento).
No geral, podemos dizer que as despesas, ou seja, os gastos indispensáveis, mas não necessariamente estratégicos, são os primeiros a entrar no plano de redução de custos. Um exemplo são as despesas com aluguel e luz, que podem ser negociadas ou reduzidas no dia a dia da empresa.
3. Corte gastos não estratégicos
A ideia principal é que você busque potencializar a eficiência dos custos estratégicos e corte os gastos triviais que não se justificam.
Recursos como energia elétrica, gastos com materiais de escritório e produtos de limpeza podem ser revistos e reduzidos de forma inteligente.
Outro ponto que pode gerar economia é em relação aos tributos. É essencial que a pequena empresa esteja enquadrada no regime tributário correto, para evitar gastos desnecessários.
4. Estabeleça um teto de gastos
Definir um limite de gastos mensais é uma forma eficiente de evitar o descontrole e reduzir custos. Para isso, é válido conversar com o responsável pelo financeiro da empresa e avaliar o histórico de gastos nos últimos meses.
A partir disso, defina um teto para os meses futuros. Como a proposta é reduzir custos, o ideal é que o teto seja entre 5% e 10% menor do que os gastos dos meses passados.
Além de definir um teto, é importante comunicar e conscientizar os colaboradores sobre essa mudança, explicando que eles precisarão se adaptar e eliminar custos desnecessários e não estratégicos.
5. Renegocie com fornecedores
Uma das ideias para redução de custos em pequenas empresas é renegociar valores com os fornecedores. Primeiro, é preciso avaliar se o que você está pagando é um preço justo e se está de acordo com o que seus concorrentes gastam pelo mesmo produto ou serviço.
Tente obter o máximo de informações possíveis antes de conversar com o fornecedor, assim, você terá embasamento e argumentos para uma negociação mais eficiente.
✍ Anote aí: a dica é estabelecer uma meta de redução, que pode girar entre 2% e 5%. Com essa diminuição de custos, sua margem de vendas vai subir, o que tornará o negócio mais lucrativo.
6. Acerte nas contratações e foque na retenção de talentos
Pode não parecer, mas contratações erradas geram um custo elevado para os negócios. Cada vez que a empresa contrata um novo funcionário, ela tem gastos com processos seletivos, treinamento, horas do recrutador, entre outros.
Esses gastos são justificados quando a seleção é assertiva e o novo colaborador se mostra uma contratação importante para a empresa. Mas, quando o profissional não é o certo, ele acaba saindo rapidamente do cargo e todo o gasto precisa se repetir para conseguir um novo funcionário para a posição.
Sendo assim, é importante que o processo seletivo de pequenas empresas seja feito com cautela e estratégia, avaliando tanto os conhecimentos técnicos do candidato quanto às suas habilidades comportamentais - as famosas hard skils e soft skils.
Qual a diferença entre soft skills e hard skills?
Além de contratar a pessoa certa, é fundamental que a gestão pense, também, em ações para reter esses talentos, minimizando gastos com a rotatividade de pessoal.
7. Aposte na tecnologia
Por fim, outra forma de reduzir custos da pequena empresa é apostar em ferramentas tecnológicas que ajudem a otimizar e automatizar processos.
Esse tipo de software garante uma redução do tempo gasto em processos e tarefas cotidianas, possibilitando que seus colaboradores consigam realizar atividades mais estratégicas e voltadas para o sucesso da empresa.
Existem diversas plataformas para pequenas e médias empresas que podem ajudar a otimizar diferentes setores dentro da operação. O ideal, no entanto, é buscar ferramentas completas de gestão, como a da plataforma da Sólides, que reúnam informações em um só lugar e evitem que você precise fazer diversas assinaturas diferentes.
Exemplos práticos de como reduzir custos em pequenas empresas
Agora que você já entendeu como criar um plano de redução de custos para pequena empresa, confira também alguns exemplos práticos que podem ser aplicados na organização:
- Avalie seu pacote de internet e telefonia e busque a opção com melhor custo-benefício;
- Crie uma campanha voltada para a economia de água e luz entre o time;
- Reduza o uso de papel e implemente uma cultura de digitalização de documentos;
- Foque na capacitação dos funcionários para reduzir custos por meio da gestão de pessoas;
- Reavalie os benefícios oferecidos ao time e renegocie valores com os fornecedores;
- Invista em um bom software de gestão para otimizar processos.
Seguindo essas dicas e elaborando um plano bem estruturado, sua empresa conseguirá reduzir custos, manter a saúde financeira do negócio e até mesmo criar uma reserva de emergência para lidar com imprevistos de forma mais tranquila.
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