Mobilidade e Recursos Humanos

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Todos falam sobre mobilidade – na verdade o meio mobile ganhou espaço nas estratégias de gestão e administração empresarial há apenas dois ou três anos. Com a popularização e democratização dos aparelhos com acesso à web e também dos planos de 3G e 4G, no Brasil e no mundo, grande parte da população economicamente ativa passa praticamente o tempo todo conectada. Estima-se que mais de 70 milhões de brasileiro usem a internet via celular ao menos uma vez ao dia. A ferramenta não é exclusividade de executivos ou profissionais de maior nível de formação ou poder aquisitivo – trabalhadores em fábricas, teleatendimento, vendas e outros também hoje usam smartphones para acessar a internet com boa frequência.

Mas e quanto ao setor de recursos humanos – em um país no qual o “relógio de ponto” ainda é considerado uma tecnologia de ponta, apenas porque usa digitais, como empregar a mobilidade de modo a criar diferenciais que aumentem a produtividade, reduzam o tempo de ação e comunicação do RH com outros departamentos e funcionários e também produza resultados melhores e mais visíveis?

Na verdade há diversas maneiras de fazê-lo – e felizmente para você, algumas delas inclusive vêm ocorrendo naturalmente. É o caso da comunicação.

Não raramente, nos dias de hoje, funcionários, chefes, líderes e até empresas se comunicam, durante o expediente e mesmo após ele, por sistemas e apps de mensagens, como o WhatsApp ou o próprio Facebook Messenger. Encontrar alguém na mesa para resolver o problema não é mais difícil como era – principalmente porque esse alguém não precisa estar na mesa.

Isso tudo vem acontecendo naturalmente. As pessoas cada vez menos recorrem a telefones ou marcam “horários” para comunicar algo urgente ou importante, elas simplesmente digitam e enviam, ou mesmo gravam e enviam por voz, nesses mesmos aplicativos.

Entretanto, isso é apenas a ponta do iceberg. Claro, o RH e outros departamentos dentro de uma empresa não têm mais como negar tal tecnologia – precisam adequar-se a ela. Agendamentos de reuniões por mensagens ou aplicativos de agenda, documentos enviados como anexo em sistemas de mensagens instantâneas, ligações e conferências, inclusive com vídeo, via Skype ou Hangout.

Tudo está aí, à disposição – se seu RH não utiliza, é uma pena, pois seus colaboradores os usam durante todo seu cotidiano.

Mas para avançar e criar uma política eficiente, ganhando de fato o que se pode ganhar a partir da mobilidade, é preciso atacar desde hoje algumas áreas, para não ficar para trás e elevar a eficiência de todos os mecanismos hoje gerenciados por departamentos pessoais.

Lembretes e avisos

É imprescindível colocar avisos em quadros no local de trabalho, enviar memorandos e e-mails – legalmente, inclusive, exige-se algumas dessas atitudes. Contudo, sabemos muito bem que o alcance de todas essas mídias e canais é limitado.

Se você quer resultados. Se quer que os avisos e comunicados de RH atinjam a todos e sejam realmente lidos, comece a utilizar os novos canais e aplicações mobile. Apareceu uma reunião com urgência amanhã? Proceda como de costume, mas envie também avisos por Whatsapp e similares. Quer que um colaborador entregue algo na primeira hora da manhã – acione-o e mande tudo o que ele necessita via mobile (todos consultam seus celulares logo de manhã).

Mas cuidado: a legislação brasileira em relação a recursos humanos e trabalho é estanque, e também bastante taxativa. Você sabe bem disso. Há inúmeros casos de reclamantes na Justiça trabalhista que pedem horas-extras por “receber e-mails” ou avisos de chefes e empresas fora do horário de trabalho, via web. Infelizmente, muitos desses casos são inverídicos e colam na justiça. Mantenha esses recados, quando enviados fora do horário de expediente, com caráter de lembrete ou agenda – nunca de ordem ou incumbência. Caso contrário, tais mensagens poderão ser eventualmente tomadas pelo judiciário como sendo horas do colaborador à disposição da empresa… e todas as indenizações e custos trabalhistas incidirão sobre elas.

O uso dessas ferramentas exige cuidado, mas está longe de ser um risco para sua empresa, desde que bem estruturado. A melhor maneira de fazê-lo é começar por áreas nas quais o smartphone apenas tem a adicionar e já é mais aceito, como em vendas, por exemplo, chegando a recursos humanos quando o uso de apps e mobilidade estiver bem difundido e absorvido pela cultura empresarial.

Autosserviço

Isso mesmo – assim como ocorre com sistemas de gerenciamento de contas bancárias e aplicações, cedidas pelos bancos a seus clientes, empresas de todo mundo vêm disseminando o uso de apps criados para seus colaboradores.

Nesses apps, é possível não apenas consultar informações importantes sobre a empresa, acessar conteúdo disponível e outros, mas também apresentar solicitações, pedir licenças e férias, enviar cópias de atestados no caso de faltas, relatar problemas relativos ao local de trabalho, ergonomia, assédio moral, etc.

Empresas que já abraçaram a tecnologia substituíram a intranet, de acesso via computadores, por plataformas mais dinâmicas que preveem que o colaborador irá acessar e utilizar o serviços primeiramente de seu smartphone, e talvez eventualmente do computador – ou apenas quando em seu posto de trabalho.

Na área de RH, o autosserviço por meio de plataformas e aplicativos mobile pode descongestionar o atendimento feito a funcionários e até mesmo a executivos. Como grande parte dos pedidos e solicitações ao RH são feitos por meio do aplicativo, o “balcão” fica livre para aquilo que realmente é urgente ou foge ao cotidiano ou padrão.

Os sistemas de autosserviço ainda podem conter informações pessoais de fácil acesso, e permite o tráfego de dados de ambos os lados – ou seja, funcionários podem atualizar dados de contato, endereços, informações em geral sem necessidade de esperar em filas ou aguardar provocações por parte do RH para fazê-lo.

Programas de benefícios e convênios também podem ser disponibilizados desse modo, dando ao colaborador pleno conhecimento a respeito dos benefícios e vantagens que seu emprego oferece.

Boa parte dos empresários já admite o uso do autosserviço em apps e tecnologias mobile para seus clientes e até mesmo fornecedores – para que eles aceitem e compreendam os ganhos de estender isso a funcionários, é preciso que o RH seja capaz de apresentar essas ferramentas não simplesmente como modismo ou “tendência”, mas sim como um modo de combate a burocracia cara que envolve o segmento e evitar desperdícios e perdas em termos de produção, ações trabalhistas, desconformidades em segurança do trabalho e outros.

Treinamento

Talvez uma das maiores potencialidades da tecnologia mobile, mas infelizmente ainda subutilizada pela maioria das empresas. Treinamentos, em áudio, vídeo ou conteúdo escrito, podem ser acessados de qualquer lugar a partir da mobilidade.

Algumas empresas que já dispunham de universidades corporativas e programas de treinamento mais extensos e abrangentes vêm, recentemente disponibilizando e até migrando suas plataformas para o meio móvel.

Além de garantir maior adesão e acesso, a facilidade de uso permite ao RH averiguar resultados a partir dos treinamentos disponibilizados – tudo em tempo real. Nível de acessos, desempenho de colaboradores em testes e avaliações, assiduidade, etc.

Em termos de custos, então, uma surpresa: não difere muito dos custos envolvidos em qualquer outro tipo de treinamento online, e certamente são mais baratos e rápidos do que treinamentos e rotinas de aprimoramento realizadas de forma presencial. Além disso, como tudo permanece online, conteúdos de cursos e treinamentos já ministrados podem ser acessados no futuro por novos colaboradores, ou empregados que ainda não tenham se submetido a eles.

A variedade de meios que esse canal oferece é um atrativo extra: vídeos, conferências, áudios em formato de podcasts, conteúdo digital em blogs, ebooks, áreas do usuário e outros. E claro, uma composição de todos ao mesmo tempo – a forma mais utilizada pelas maiores referências mundiais em aprendizado corporativo.

Por que a adesão não é maior?

O celular é visto como uma chaga à produtividade nas empresas brasileiras. Para chefes e empresários, qualquer tempo do funcionário passado ao celular significa tempo perdido em termos de produtividade. A verdade é que eles estão certos, porém errando na hora de tentar resolver esse problema.

Impedir o avanço de uma tecnologia é algo desgastante e ingrato. Já que seus funcionários passam boa parte do tempo em celulares, a decisão correta deveria ser migrar parte do trabalho para esse meio, e não negá-lo de todas as formas possíveis.

Contudo, ainda deve levar alguns anos até que a ideia de que o celular pode ser uma ferramenta que promova a produtividade, e não o inverso, se torne mais democratizada e difundida.

Enquanto isso, empresas que adotam a novidade demonstram ganhos em termos de produção e eficiência em áreas como o atendimento a clientes, gestão financeira e contábil, controle e planejamento de vendas e, claro, gestão de pessoas e talentos.

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