Cresce cada vez mais o interesse das empresas por aumentar a produtividade dos seus colaboradores. Principalmente com o aumento do home office, a adoção de práticas que nos tornem mais produtivos vem sendo algo comum.
Isso porque, com mais produtividade, os lucros também aumentam, reduzimos nossos gastos e conseguimos crescer com sustentabilidade. Ainda, queremos que os profissionais sejam mais eficientes, mas não no sentido de aumento de carga horária ou excesso de serviço, por exemplo.
Apesar de não haver uma fórmula específica que você possa seguir para que a equipe seja mais produtiva, neste guia, traremos muitas informações, dicas e indicadores que serão úteis para ajudar. Vamos lá? Aproveite a leitura!
O conceito de produtividade no trabalho
Basicamente, o termo diz respeito a produzir o máximo possível com a menor quantidade de recursos. Ser produtivo é, de certa forma, otimizar o seu trabalho para gerar mais resultados com um menor esforço.
Ainda, o conceito de produtividade é útil não somente para o departamento de Recursos Humanos, mas para todos os colaboradores de uma empresa. Uma vez que profissionais mais produtivos têm, consequentemente, maior desempenho.
Na verdade, podemos dizer que a produtividade é fruto de um equilíbrio entre quantidade e qualidade do seu trabalho, assim como os recursos gastos para executá-lo da melhor maneira para a organização como um todo.
Em geral, o maior foco é em gastar menos tempo em cada tarefa, de forma a conseguir desenvolver mais projetos que sejam, é claro, bem-feitos. O que acontece é que, muitas vezes, as atividades são mal-executadas quando há um período menor para realizá-las.
Ao contrário do que muitos pensam, ser produtivo não é estar trabalhando o tempo todo e muito menos não parar nunca. Ser produtivo é justamente saber priorizar o que fazer dentro do seu limite, sem abrir mão dos momentos de descanso. Por isso, é difícil ter produtividade sem um bom planejamento.
A diferença entre produção e produtividade
Apesar de serem palavras parecidas, as duas têm significados completamente diferentes. A produção é aquilo que foi produzido em um determinado tempo, podendo ser resultante da produtividade.
Já a produtividade, por sua vez, visa o aumento da capacidade de produção de uma empresa, junto com a diminuição do tempo gasto e de outros recursos que possam ser utilizados.
A importância da produtividade
A produtividade é de extrema importância porque garante diversas vantagens competitivas às empresas. Confira!
Menos recursos
Ao produzir mais sem gastar mais, economizamos os recursos que utilizaríamos normalmente. O principal deles é o tempo, mas vários outros desperdícios também são evitados e contribuem para uma atuação mais sustentável.
Custos mais baixos
Quando a empresa gasta menos recursos, os custos relacionados ao trabalho também reduzem significativamente. Assim, consegue-se oferecer preços competitivos, investir mais ou até contratar novos profissionais para somar na equipe.
Maior eficiência
Como mencionamos, uma equipe produtiva é mais eficiente em seus resultados e consegue produzir mais em menos tempo. Assim, ao otimizar tarefas e processos, todo o trabalho é impactado.
Aumento da competitividade
Produzindo com um menor preço, menos recursos, mais velocidade e qualidade no produto final, sua empresa se destaca no mercado e a produtividade é percebida como um diferencial competitivo.
Melhores contratações
Se a empresa é reconhecida, tanto pelo público quanto por seus colaboradores, é mais fácil atrair novos talentos que se identificam com a organização. Isso pode contribuir indiretamente para que a rotatividade diminua, uma vez que admissões boas são sinônimo de menos desligamentos.
O que atrapalha a produtividade
Não são poucos os fatores que podem atrapalhar a produtividade. Desde um dia ruim a um clima conturbado ou uma cultura organizacional fraca, vários pontos podem ser responsáveis por quedas na capacidade produtiva.
Muita pressão
Se há muita pressão no ambiente de trabalho e demandas inalcançáveis, principalmente por parte dos gestores e colegas, a produtividade diminui muito e tendemos a nos sentir inseguros com as nossas entregas.
No caso, o resultado será o oposto do desejado e a pressão não surtirá bons efeitos. A tendência é que os profissionais simplesmente se sintam desmotivados, pois sabem que não vão conseguir fazer o que é esperado.
Sono ruim
Fatores como insônia ou ausência de tempo para dormir atrapalham bastante a produtividade de um profissional. Mesmo que alguns colaboradores não se sintam fisicamente exaustos, os prejuízos podem vir no longo prazo.
Quando dormimos mal, podemos notar pioras na concentração e disposição para trabalhar. Em alguns casos, a pessoa se esforça para alcançar os resultados esperados, mas a qualidade final é comprometida. Por isso, não é recomendado dispensar uma boa noite de sono para continuar trabalhando.
Ausência de responsabilidades definidas
Em empresas onde as responsabilidades não são bem definidas pelos gestores, os colaboradores podem até se sentir confusos sobre o que de fato devem ou não fazer em seus trabalhos.
Nesse sentido, ninguém é capaz de ocupar todas as funções, portanto, é preciso estabelecer exatamente quem vai fazer o que para evitar falhas no processo. Em relação à tomada de decisões, é bom que uma pessoa seja encarregada dessa responsabilidade.
Organização ruim
Uma instituição desorganizada e mal-estruturada provavelmente terá uma produtividade ruim, já que não há um acompanhamento dos projetos. Ainda, há insatisfação dos profissionais quando precisam refazer o mesmo trabalho mais de uma vez por problemas na comunicação interna.
Falta de tempo para cuidar de si
Amigos, família, exercícios físicos — precisamos mais do que somente trabalhar para nos sentirmos realizados e mantermos uma boa saúde, física e mental. Hoje, qualquer empresa deve demonstrar preocupação com o bem-estar de seus colaboradores.
Entretanto, ainda é comum encontrar organizações que exigem que seus profissionais façam horas extras não remuneradas ou até mesmo trabalhem de maneira irregular. Como uma pessoa que não cuida de si mesma não será produtiva, invista no desenvolvimento profissional e pessoal da sua equipe.
Dicas para aumentar a produtividade
É normal que não sejamos produtivos sempre, mas quando isso ocorre com frequência devemos nos preocupar e, obviamente, procurar maneiras de melhorar. Uma prática interessante é fornecer feedbacks aos colaboradores, buscando motivá-los e mostrando onde podem melhorar.
Outra questão que deve ser considerada é a elaboração de um plano de carreira. Quando o profissional não sabe quais as suas possibilidades de crescimento, acaba sendo mais improdutivo.
A qualidade de vida dos colaboradores precisa ser o principal investimento do RH. Assim, se a cultura organizacional é forte, as pessoas estão engajadas e seus perfis comportamentais são alinhados, tornando a produtividade é maior.
Uma dica é fazer o monitoramento da produtividade. Dessa forma, você saberá quais são as principais urgências e poderá resolver quaisquer problemas com maior agilidade e otimização.
Como manter a produtividade em home office
Trabalhar em home office é um desafio para muitos profissionais no que diz respeito à produtividade. Isso acontece porque, para muitos, é difícil se organizar sozinhos.
É interessante, por exemplo, ter uma rotina fixa todos os dias para termos o costume de trabalhar em um horário específico e produzir o quanto precisamos. Lembre-se que, mesmo não estando em um escritório comercial, a responsabilidade é a mesma.
Portanto, organize-se com prazos e listas de tarefas. Priorize o que é mais importante e só depois faça as outras atividades. Com um bom planejamento, é possível ser produtivo ao ponto de terminar o trabalho mais cedo.
Indicadores de produtividade
Há seis principais indicadores de produtividade: qualidade, capacidade, estratégicos, lucratividade, competitividade e turnover.
Qualidade
O indicador de qualidade vai mensurar o resultado final do que foi produzido, avaliando se está de acordo com os padrões da empresa e também com o que o cliente espera.
Capacidade
O indicador de capacidade diz respeito a quanto conseguimos produzir com determinados recursos em um certo tempo. Nesse sentido, ele nos ajuda a descobrir qual a média de tempo exigida em cada processo.
Estratégicos
Os indicadores estratégicos nos permitem fazer a análise e verificação das metas e objetivos da empresa para saber se estão ou não sendo alcançados.
Lucratividade
O indicador de lucratividade possibilita a análise do lucro líquido da organização.
Competitividade
Trata-se do indicador que avalia a competitividade em relação à concorrência.
Rotatividade
O indicador de rotatividade é um dos mais importantes, pois mostra o número de pessoas que entram e saem da empresa. Se for alto, indica que há algum problema e a produtividade provavelmente está sendo prejudicada.
Como um software de RH pode melhorar a produtividade do setor
Em todas as áreas, as tecnologias vêm ocupando posição de destaque, e no RH não é diferente. Já existem muitos softwares criados exclusivamente para melhorar a produtividade do setor.
As ferramentas de automação permitem a execução simplificada de tarefas que antes eram manuais e repetitivas, além de contribuírem para uma melhor organização dos dados e facilidade na comunicação.
Na plataforma da Sólides, por exemplo, o RH é protagonista: você consegue fazer o recrutamento e seleção de candidatos, avaliações de desempenho, pesquisas de clima, análises comportamentais e de pessoas e muito mais.
E aí, entendeu o que é produtividade no trabalho, qual a sua importância, indicadores e como mantê-la durante o home office? Já sabe como aumentar a produtividade na sua empresa?
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