Processo de onboarding: como criar um com eficiência

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Para que a seleção de um novo colaborador seja bem finalizada é preciso que haja um contato inicial após a contratação, que chamamos de processo de onboarding e deve acontecer na etapa de boas-vindas na empresa. Você já tinha ouvido falar no termo?

Traduzido do inglês literal, a palavra onboarding pode ser entendida como “a bordo”, quase como se fosse ocorrer um embarque para conhecer a nova empresa. Por isso, esse é o melhor momento para o colaborador entender quais são os processos internos, confraternizar com a equipe e até mesmo com a sua rotina diária.

Pensando em esclarecer ainda mais sobre o processo, neste artigo, mostraremos a sua importância e as melhores dicas para que seja bem-sucedido. Confira!

Afinal, o que é o onboarding?

O onboarding pode ser definido como uma etapa inicial, na qual um novo colaborador conhece toda a estrutura da empresa. Nesse processo, a história, os valores e resultados do negócio são apresentados. É possível também que a rotina do setor do colaborador seja elucidada.

https://drive.google.com/file/d/1N-Hh7HWo8yWcyp0VtLm5Yk1qenYYebi-/view?usp=sharing

Além disso, é de responsabilidade da Gestão de Pessoas ou do RH e deve estar em constante aprimoramento. Em empresas maiores, é comum que outros setores também sejam descritos durante o processo, dessa maneira, o colaborador se sentirá parte de um todo, e não apenas de uma área específica.

Ainda, devemos citar que o onboarding é essencial para diminuir o tempo que um novo colaborador leva para atingir seu pleno potencial dentro de uma empresa. Por isso, além de apresentar a estrutura física, é necessário um planejamento de todo o processo, fazendo com que o funcionário tenha fit com os objetivos da companhia.

Não existe um tempo determinado para que um onboarding ocorra — em algumas empresas, dura uma semana, já em outras um mês. Tudo dependerá da proporção da organização e da quantidade de informação que o colaborador precisará reter nesse primeiro momento.

Qual a importância de um onboarding bem estruturado?

Um onboarding bem estruturado agrega enormes vantagens, tanto para o colaborador quanto para a empresa. A primeira delas é a diminuição do turnover. Para contextualizar, trata-se do movimento no qual um funcionário é substituído por um novo colaborador.

Quando um colaborador sabe logo nos primeiros dias qual será a sua rotina de trabalho e, consequentemente, a rotina da empresa, a probabilidade de ocorrer desapontamentos será bem menor, resultando em um contentamento.

Além disso, os gestores terão menos dificuldades em repassar as demandas para seus liderados, poupando um tempo que esse novo contratado levaria para se adequar ao novo cenário.

Ainda, é um equívoco pensar que os novos funcionários precisam ter predisposição para conhecer todos os processos da empresa o mais rápido possível. Logo, as empresas devem respeitar o momento de adaptação e precisam acompanhar o colaborador, tendo a certeza que todos os pontos necessários foram repassados.

Quais são as etapas?

Existem alguns passos fundamentais para quem desejar ter um onboarding bem estruturado e detalhado. Elencamos as principais, acompanhe.

Definir o objetivo

Assim como qualquer outro processo, antes de colocar o onboarding em prática é necessário elencar quais são os seus objetivos. Afinal, eles mudam de empresa para empresa.

Enquanto em organizações menores o onboarding serve mais para o colaborador conhecer a fundo o produto a ser oferecido e a sua ocupação, em empresas de grande porte é preciso apresentar todos os setores, a história e estrutura física.

Montar um cronograma

Como já citado, não existe um tempo mínimo ou máximo para que um onboarding ocorra. No entanto, isso não é desculpa para que um cronograma não seja montado. Inclusive, ele pode ser apresentado ao novo colaborador logo no primeiro dia. Dessa forma, ele saberá quais horários precisará disponibilizar para focar apenas nesse processo.

Ainda, esse plano também pode ser demonstrado para toda a empresa, principalmente se outros colaboradores precisarem auxiliar no processo. Assim, todos reservarão espaço na agenda sem grandes problemas.

Determinar os indicadores de qualidade

Os indicadores de qualidade são instrumentos de acompanhamento e medição, utilizados para avaliar o desempenho de um colaborador, de um processo ou, até mesmo, da organização como um todo.

No caso do onboarding, esse indicador pode ser medido por meio de um teste final ou um desafio. Ao propor uma dinâmica durante o processo, você pode metrificar o quanto o novo colaborador entendeu sobre os processos da empresa e saber se ele está se adequando aos objetivos.

Documentar todo o processo

Quando todo um processo de onboarding é documentado, a empresa sabe quais são as partes que podem ser modificadas e aprimoradas, além de não deixar de cumprir uma atividade de forma bem executada.

Outra coisa muito usual em empresas de grande porte é ter um onboarding segmentado, ou seja, um colaborador pode perder, por inúmeros motivos, uma dinâmica do processo, mas pode recuperar esse material quando nova leva de funcionários recém-contratados for passar pelas etapas. Assim, com essa documentação em mãos, será fácil reconhecer em qual parte do onboarding cada colaborador está.

Receber feedbacks

Após colocar todas essas dicas e encerrar o onboarding, que tal estimular feedbacks? Por meio dessas respostas, a sua empresa saberá qual em que precisa melhorar para que em um novo processo não ocorram problemas.

Os feedbacks podem ser repassados tanto de forma anônima quanto nominal. Mas é importante deixar claro que as informações ficarão sigilosas dentro do setor de RH, não sendo repassadas para outros gestores ou colaboradores.

O onboarding é o momento ideal para demonstrar todas as qualidades da sua empresa e deixar claro o quanto todos estão satisfeitos com a entrada de um novo colaborador. É um período mais descontraído, no qual os participantes precisarão sanar todas as suas dúvidas antes de iniciar sua real jornada de trabalho.

Além das dicas elencadas aqui, não deixe de pensar também em:

  • todos os equipamentos que os colaboradores precisarão utilizar para trabalhar;
  • apresentar todos os benefícios da empresa;
  • mostrar em qual área física ficará;
  • passar por toda a estrutura física da empresa, mostrando banheiros, onde pegar água etc.

O conteúdo foi útil para você? Então, leia também o artigo Dicas para onboarding: confira 6 que vão ajudar a sua empresa!


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