Seja diretamente envolvido com a gestão de RH ou liderando uma equipe, quem trabalha com pessoas sabe dos desafios enfrentados todos os dias.
Uma das dificuldades mais comuns é encontrar o equilíbrio entre a necessidade de motivar os colaboradores e a preocupação com os gastos da empresa. Felizmente, existe pelo menos uma ação que diz respeito a esses dois aspectos: a política de reembolso.
O que é uma política de reembolso
A política de reembolso é um conjunto de regras e procedimentos que a empresa adota para restituir aos colaboradores eventuais valores relacionados a gastos com atividades de trabalho. Em outras palavras, é uma forma de devolver aos colaboradores quando eles “gastam do próprio bolso”.
Quando acionar a política de reembolso da empresa
Existem muitas situações em que a política de reembolso pode ser aplicada. Veja, abaixo, uma lista com os 8 exemplos mais comuns:
- reembolso de recarga de celular corporativo;
- reembolso de compra de passagens de avião para viagem corporativa;
- reembolso de gasto com hotel durante viagem corporativa;
- reembolso de gastos em restaurantes para almoços e jantares de negócios;
- reembolso de táxi para deslocamento em atividades de trabalho (por exemplo, para visitar um cliente);
- reembolso de abastecimento de carro da empresa;
- reembolso de compra emergencial de material de escritório;
- reembolso de conserto de eletrônicos (smartphone, tablet, computador) que são usados pelo indivíduo mas pertencem à empresa.
É claro que a sua política de reembolso pode ser adaptada a outras situações, conforme as particularidades do seu negócio. O importante é que as regras e procedimentos que compõem essa política sejam consistentes, independentemente da causa do reembolso.
Dicas para a elaboração da política de reembolso
Você já viu o que é a política de reembolso e em quais situações ela pode ser aplicada. Agora, vamos apresentar 5 dicas para você implementar esse recurso com sucesso em sua empresa.
1. Observar o que está previsto na lei
Você sabia que existem leis referentes ao reembolso? Isso faz todo sentido, afinal, o colaborador não pode arcar com custos de atividades que são de interesse da empresa. Não é justo, por exemplo, que ele pague com seu dinheiro por um táxi usado exclusivamente para comparecer a uma reunião de vendas.
Dito isso, para evitar problemas trabalhistas, é essencial que você saiba e siga o que a lei estipula. Para garantir que está tudo em ordem, elabore a política de reembolso com a ajuda do departamento jurídico ou do advogado que representa a empresa.
2. Considerar as demandas dos próprios funcionários
Nós já pontuamos que existem diversas situações em que a política de reembolso é aplicável. Como definir com quais delas você deve trabalhar? O melhor caminho é considerar as demandas dos colaboradores.
No geral, sua equipe poderá trazer um feedback mais confiável sobre as situações em que o método alternativo não funciona muito bem. Vale explicar que “método alternativo”, na maioria das vezes, significa pedir o dinheiro adiantado ao setor financeiro. Porém, essa opção tem muitos problemas.
Quando a empresa entrega o dinheiro adiantado ao colaborador para o pagamento de uma despesa, precisa ser muito certeira na estimativa do valor. Vamos supor que você dê ao seu funcionário R$ 100 para uma corrida de táxi. Porém, o preço final fica em R$ 130. O que ele vai fazer?
Ele pode resolver o problema pegando a própria carteira e inteirando o valor total com seu dinheiro. Apesar de ser uma solução “simples”, certamente vai gerar uma frustração no colaborador. E, no final, você terá que reembolsar a diferença do mesmo jeito!
3. Deixar as regras bem claras
Um dos principais segredos para que a política de reembolso dê certo é a clareza na comunicação das regras que vão nortear essa relação. O motivo é simples: regras vagas ou ambíguas deixam espaço para que um colaborador mal-intencionado tente tirar vantagem da situação.
O exemplo clássico é do funcionário que viaja para participar de um curso e, enquanto isso, aproveita para gastar uma fortuna em hotel e restaurantes.
Ele não está preocupado porque, quando voltar, a empresa vai reembolsar suas despesas. Para o negócio, porém, isso é um grande problema! Aquele dinheiro foi gasto sem necessidade e nunca mais será recuperado.
Para evitar que isso aconteça, estabeleça os limites e transmita à equipe de maneira clara quais são eles. Quais gastos a empresa vai reembolsar, e quais não? Haverá um valor máximo para o reembolso?
Não se esqueça, também, de educar sua equipe sobre as vantagens desse método. A política de reembolso representa uma tranquilidade para o colaborador — ele sabe que pode desenvolver com eficiência todas as suas atividades de trabalho, pois todo o dinheiro será devolvido.
Ele não terá que enfrentar momentos de constrangimento com um budget que não foi bem calculado, nem terá que se preocupar em contar notas e moedas para “devolver o troco” à empresa.
4. Ter um processo de documentação eficiente
Para a política de reembolso funcionar, é preciso que tudo seja bem documentado. E isso vale para ambas as partes: os colaboradores e a empresa.
Os colaboradores, para solicitar o reembolso, precisam apresentar relatório de gastos e notas fiscais dos valores. Dependendo da situação, uma justificativa também será necessária. Por exemplo, se o colaborador precisou comprar um modem de internet para se manter conectado com a equipe e os clientes durante a viagem, isso precisa ser esclarecido.
Enquanto isso, a empresa deve documentar o pagamento de cada reembolso. Assim, evita-se a possibilidade de que, anos depois, algum ex-funcionário apareça querendo abrir um processo por “despesas não reembolsadas”. Manter esses recibos é uma medida de resguardo.
A dica de ouro é optar por meios digitais para gerar e armazenar a documentação relacionada aos reembolsos. Usar a tecnologia como aliada torna tudo mais prático, durável e seguro.
O que você achou da política de reembolso? Está convencido das vantagens desse método? Então, siga nossas dicas e comece a implementá-lo imediatamente com a sua equipe!
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