Em um mundo empresarial cada vez mais complexo e imprevisível, elaborar um plano de contingência se tornou uma medida essencial para empresas de todos os tamanhos e segmentos. Afinal, um plano de contingência pode ajudar a empresa a se preparar para enfrentar situações de crise, minimizar prejuízos e garantir a continuidade dos negócios.
Neste conteúdo, vamos apresentar alguns passos importantes para elaborar um plano de contingência eficiente e que atenda às necessidades da sua empresa. Com essas dicas, sua empresa estará mais preparada para enfrentar desafios inesperados e proteger seus colaboradores, clientes e patrimônio.
Entendendo o que é plano de contingência
Trata-se de um documento que é desenvolvido com o objetivo de avaliar, uniformizar, orientar e treinar as ações e estratégias necessárias para dar respostas de controle e combate às situações anormais e adversas que podem ocorrer no ambiente corporativo.
Ainda, o plano de contingência trabalha para manter a normalidade e evitar que uma crise afete o funcionamento da empresa de forma mais grave. Ele também é chamado de plano de continuidade de negócios, plano de recuperação de desastres ou plano de gerenciamento de incidentes.
As situações de desequilíbrio podem variar conforme as características da empresa. Mas, geralmente, as estratégias e ações giram ao redor dos seguintes fatores:
- incêndios;
- falta de energia elétrica ou de água;
- ataques virtuais;
- acidentes de trabalho;
- assaltos;
- desastres naturais, como inundações;
- perda de documentos importantes;
- greves e paralisações;
- crises econômicas.
Com os reflexos do Coronavírus na economia, vimos que, em muitas empresas, os riscos sequer haviam sido mapeados. Mas em organizações que já estavam preparadas para o trabalho remoto ou para oferecerem seus serviços on-line, como o caso de aulas à distância, conseguiram mostrar seu diferencial no mercado e estão passando por esse momento delicado com maior facilidade.
Ainda, empresas que utilizam de softwares de inteligência artificial também estão mais preparadas para passar por essa crise com maior tranquilidade. Algumas já analisam o perfil comportamental dos colaboradores por meio dessa ferramenta, conhecendo seus pontos fracos e fortes — entendendo como eles se comportam diante de situações de crise.
Assim, fica mais fácil gerir e elaborar ações mais estratégicas para manter a equipe engajada e produtiva diante diversas de situações de instabilidade, como as decorrentes da Covid-19.
É claro que cada planejamento é único e deve olhar para dentro da realidade da empresa. Mesmo assim, existem alguns passos básicos que devem ser adotados por qualquer negócio para desenvolver um plano de contingência completo. Vamos a eles!
Conhecendo 5 passos para elaborar plano de contingência na empresa
1. Monte um comitê de gestão de crise
Esse é um dos passos mais importantes ao iniciar o plano de contingência. É preciso implementar dentro da empresa, um comitê de gestão de crise, composto por uma equipe multidisciplinar, com profissionais que tenham know-how para desenvolver e aplicar métodos e conceitos fundamentais de resolução de problemas.
Ainda, incluir seus colaboradores no papel de solucionadores de crises faz com que seu plano de contingência seja rico em estratégias eficazes, já que terá a contribuição de experiências e conhecimentos reais vividos por cada um deles.
2. Analise os riscos
Agora que você já montou sua equipe de gestão de crises, esse comitê deve preparar uma análise de risco, uma espécie de brainstorming, que incluirá o impacto nas atividades da empresa em caso de desastres naturais, técnicos e humanos.
Para essa análise, também é necessário acompanhar constantemente todas as ações operacionais dos setores da empresa. A partir desse acompanhamento, é possível obter indicadores de desempenho, que mostrarão quais são as fragilidades de cada área e que devem ser melhoradas.
Assim, para cada processo identificado, também é importante avaliar o impacto que essa falha representa para a empresa, considerando também as interdependências entre processos, determinando prioridades.
3. Determine estratégias de recuperação
Em posse dos indicadores de desempenho, o próximo passo é desenvolver estratégias eficazes para solucionar os problemas indicados. Trata-se da etapa mais importante na criação do plano de contingência, pois a qualidade desses recursos é o que fará com que a empresa se recupere mais rapidamente, evitando prejuízos maiores.
Mas é importante elaborar estratégias fáceis de serem colocadas em prática, tirando o maior proveito de ferramentas já disponíveis na empresa, como recursos humanos, tecnológicos, financeiros e logísticos.
4. Escreva o guia do plano de contingência
Após levantar todos os riscos possíveis e as estratégias para contê-los, é necessário reunir esse conteúdo em um só documento. Para tanto, é fundamental que o plano contenha as informações necessárias, de modo claro e conciso, como se fosse um guia passo a passo.
Para tal, utilize índices com os pontos principais e não deixe de detalhar a localização da definição dos problemas, suas soluções imediatas e a longo prazo.
5. Não deixe de fazer testes e revisões
Deixar para aplicar o plano de contingência somente quando os desafios aparecerem, pode inutilizar todo o planejamento que foi realizado. Assim como treinamentos e simulações de brigada de incêndio, é fundamental testar cada uma das estratégias elaboradas.
Como a realidade das empresas muda constantemente, por exemplo, mudanças no sistema, na estrutura e nas máquinas — é preciso que o comitê de crise realize revisões periódicas, pelo menos uma vez ao ano, para alter e/ou manter os pontos julgados necessários.
Diante do cenário incerto e da mudança de comportamento dos clientes, deu para perceber que elaborar e seguir os passos para elaborar plano de contingência é de fundamental importância para a sua empresa, certo? A crise decorrente do coronavírus está aí para mostrar que as organizações devem estar preparadas para proteger seu capital humano, enfrentar os desafios e riscos dos negócios de maneira estratégica.
E para continuar mantendo a produtividade e a qualidade nos serviços da sua empresa em situações de desequilíbrio, não deixe de acessar o nosso conteúdo sobre gestão de crise!
