O que é Otimização de Processos e como aplicar para melhorar seu trabalho

Quando os profissionais da sua empresa não apresentam os resultados esperados, é normal começar uma investigação sobre o que pode ter ocorrido e o que deve ser feito para melhorar sua eficiência. Contudo, nem sempre o problema tem origem nas pessoas, o que a organização realmente precisa é de uma otimização de processos.

Os processos de uma empresa determinam o ritmo em que as coisas acontecem e a forma como as atividades são executadas pelas pessoas. Mesmo com profissionais de alta qualidade e perfis adequados, sem uma boa estruturação de processos, o negócio tende a estagnar e até mesmo a retroceder em seus resultados.

Por isso, neste artigo, deixaremos as análises relativas ao capital humano um pouco de lado para falar sobre a otimização de processos. Aqui, você vai aprender o que é, por que é tão importante e quais os benefícios proporcionados à organização. Ainda, explicaremos como implementar e daremos dicas de ferramentas que auxiliam bastante nessa missão. Confira!

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O que é otimização de processos?

A otimização de processos é um conjunto de práticas que visa implementar melhorias constantes nos processos de uma empresa, a fim de mitigar riscos, minimizar gargalos e possibilitar melhores resultados. Nesse sentido, ela pode, e deve, ser aplicada em todos os processos do negócio e em todos os seus setores. 

Qual a importância de otimizar os processos da empresa?

Aqui no blog da Sólides, já abordamos a otimização de processos no RH e a sua importância, mas quando nos referimos ao assunto de uma forma geral, envolvendo toda a empresa, a iniciativa se torna ainda mais relevante, pois afeta mais pessoas, de maneira direta e indireta.

Assim, um processo que funciona bem, sem entraves ou atritos, promove um ambiente de trabalho mais confortável para os colaboradores. Trata-se de algo que permite que todos saibam o que precisam fazer, quando fazer e como deve ser feito. Tudo isso traz mais segurança e confiabilidade, principalmente para os colaboradores de perfis analista e planejador.

Quais os benefícios da otimização de processos?

Qualquer tipo de otimização gera resultados positivos, afinal, esse é o objetivo. No caso da otimização de processos, os benefícios são percebidos em todos os setores da empresa, em seus resultados gerais e até mesmo no clima organizacional, como veremos a seguir.

Melhoria na eficiência

O primeiro benefício que destacaremos é também o mais visado pelos empreendedores ao adotar medidas para a melhoria dos processos, que é o ganho em eficiência. Empresas que buscam implementar uma gestão mais inovadora, focada em resultados, precisam que os processos fluam bem para alcançar seus objetivos.

Aqui, a otimização atua na investigação de cada etapa dos processos em busca de pontos de melhoria. Mesmo as pequenas alterações podem gerar grandes efeitos, visto que os impactos repercutem ao longo de toda a cadeia. Assim, cada mudança é somada à anterior e, ao final, obtém-se resultados melhores.

Redução de custos

A composição de custos de qualquer tipo de produto ou serviço passa pela forma como eles são elaborados e isso se traduz em seus processos. Em muitos casos, a aplicação de mudanças em algumas etapas é capaz de reduzir não apenas o uso de materiais na fabricação, mas também ajuda na organização melhor do tempo, o que aumenta a capacidade de entrega de cada profissional.

Mitigação de riscos

Outro ponto muito importante na gestão de processos é o contingenciamento dos riscos, que sempre existirão, mas que devem ser identificados e mitigados. A fase de mapeamento dos processos é a responsável por levantar todos os pontos que demandam maior atenção e que podem gerar algum problema ou efeito negativo em caso de falhas.

Por meio da otimização de processos, todos esses pontos são devidamente avaliados e tratados, de forma a criar soluções que tragam maior segurança para a execução das tarefas. Isso envolve desde questões de ordem física, como o uso de equipamentos de proteção para o manuseio de materiais perigosos, até as de caráter comportamental, como uma orientação sobre termos proibidos no atendimento aos clientes.

Aumento na capacidade de resolução de problemas

Por fim, a otimização de processos também é capaz de ajudar os profissionais a aumentarem a sua percepção frente a possíveis problemas e as formas mais adequadas de tratá-los preventivamente. 

Em primeiro lugar, isso acontece porque as pessoas passam a conhecer melhor os processos e já têm todos os riscos mapeados, logo, já têm ciência das providências a serem tomadas caso algum deles apareça.

Em segundo lugar, porque todo esse conhecimento também permite que, caso algo que ainda não havia sido previsto aconteça, os profissionais que lidam com aquele processo diariamente têm mais capacidade de atuar em uma solução com agilidade e precisão.

Como otimizar os processos da empresa?

A otimização dos processos é muito importante para uma empresa, mas precisa ser feita de forma ordenada e correta. Então, veja os passos fundamentais a serem seguidos para garantir uma implementação de sucesso.

Faça um mapeamento dos processos atuais

A primeira etapa da otimização dos processos consiste em conhecê-los profundamente. Para isso, é necessário realizar um mapeamento, que envolve diversas atividades, que vão desde a listagem de todos os processos da empresa e suas etapas, até o desenho de todas as interações, entradas e saídas de cada um deles.

Ao final do mapeamento, a empresa tem em mãos um raio-x dos processos, no qual é possível ver o que está por trás das entregas realizadas e como tudo é feito nos mínimos detalhes. Essa etapa é essencial para subsidiar os próximos passos, por isso deve ser realizada com bastante rigor.

Identifique gargalos e pontos de melhoria

Depois de mapear os processos, fatalmente, alguns pontos de melhoria serão identificados sem grandes esforços. Esses tendem a ser os mais impactantes e, consequentemente, os mais urgentes a serem resolvidos. 

Então, não se espante caso encontre falhas que parecem bastante óbvias, pois, quando não controlamos devidamente os processos, elas acabam se tornando bem mais frequentes do que o normal.

Nesse momento, também é interessante se aprofundar um pouco mais em cada processo para identificar os gargalos que podem ser tratados. Alguns podem ter soluções fáceis e rápidas de serem aplicadas e já podem sofrer mudanças mais imediatas, agilizando a obtenção de melhorias nos resultados.

Implemente mudanças

A implementação de mudanças é o ponto central da otimização de processos. Logo, ela deve ser planejada de forma cautelosa, considerando a priorização de processos conforme o nível de importância para o negócio e a gravidade dos problemas que eles apresentam. 

Durante essa fase, é fundamental que as pessoas sejam envolvidas tanto na proposição de soluções quanto na execução das alterações. Ainda, é essencial que todos os profissionais que terão suas rotinas modificadas sejam devidamente treinados para proporcionar uma evolução mais tranquila e bem-sucedida.

Crie uma rotina de monitoramento dos processos

Após a renovação, cada processo precisa ser acompanhado para averiguar se as mudanças estão surtindo os efeitos esperados, se elas não estão gerando algum efeito adverso que não havia sido previsto e se os resultados estão satisfatórios. 

Essa deve se tornar uma prática contínua no dia a dia dos times, de forma a possibilitar uma pronta identificação de novos problemas. Isso evita que pequenos gargalos ou desvios se tornem maiores e mais graves e, ainda, interfiram no clima organizacional, evitando o estresse dos colaboradores.

Revise os processos periodicamente

Por fim, a otimização de processos é um trabalho constante e infindável. Sempre haverá melhorias a serem implementadas, seja pela correção de problemas, seja pela adoção de novas metodologias e tecnologias ou, ainda, pela oferta de novos produtos e serviços ao mercado. Além disso, sempre há um processo que pode ser melhorado, pois o mundo está em constante evolução. 

O ideal é que a sua empresa não espere que tudo mude ao seu redor antes de pensar em internalizar essas mudanças. Mantendo uma prática de revisão de processos periódica, a organização é capaz de antecipar tendências e sair na frente da concorrência na entrega de produtos e serviços de maior qualidade aos clientes, com os menores custos para o negócio.

Quais ferramentas auxiliam na otimização de processos?

A otimização de processos passa por diferentes etapas, como vimos no tópico anterior, e cada uma delas pode ser realizada com a ajuda de metodologias específicas que tornam tudo mais fácil, prático e eficiente. A seguir, listamos as principais ferramentas utilizadas pelas empresas ao longo da implementação de melhorias em processos. Confira!

BPM (Business Processes Management)

O BPM ou gerenciamento de processos de negócios, em português, é uma das metodologias mais usadas na otimização de processos nas empresas. Ela abarca todas as etapas da otimização, desde o mapeamento até a revisão periódica dos processos, permitindo que as providências sejam tomadas de forma organizada e estruturada.

A metodologia se baseia, principalmente, no desenho de fluxogramas que representam os processos durante a fase de mapeamento, identificando os agentes que interagem com ele a cada etapa, além das entradas, os processamentos e as saídas. Ainda, permite uma previsão mais precisa dos efeitos das mudanças no momento do redesenho dos fluxos, o que aumenta a segurança e a confiabilidade da otimização. 

Kaizen

o Kaizen é um método japonês de melhoria de processos também muito utilizado e que se baseia em 4 pilares principais, conforme descrito abaixo:

• mão de obra: corresponde às melhorias que podem ser adotadas na gestão de pessoas, especialmente no que se refere ao treinamento e desenvolvimento;
• método: relativo à forma como os processos são realizados, buscando sempre maneiras mais rápidas, baratas e eficientes;
• materiais: diz respeito ao uso dos materiais na fabricação de qualquer produto, priorizando o estoque mínimo possível para redução de custos diversos;
• máquinas: aqui a preocupação é com a máxima eficiência dos equipamentos, desde a fonte e uso da energia, até a rotina de manutenções preventivas.

Lei de Pareto

A lei de Pareto foi desenvolvida pelo economista italiano Vilfredo Pareto, que afirmou que 80% dos problemas são provocados por 20% das causas. Na prática, isso implica em investigar os problemas que os processos vêm apresentando em busca de suas raízes em comum. A resolução dessas raízes impactará na solução da maior parte dos problemas.

Com isso, fica mais fácil priorizar e direcionar melhor os esforços e concentrá-los nas ações que tendem a surtir maiores efeitos.

Brainstorm

O brainstorm ou tempestade de ideias é uma ferramenta mais generalista, mas que é bastante útil em algumas etapas da otimização de processos, principalmente quando é preciso encontrar soluções para gargalos e problemas identificados.

Trata-se de um método muito simples, no qual algumas pessoas se reúnem para ter ideias sobre determinado assunto. O propósito é deixar que a imaginação flua livremente e que todas as sugestões, mesmo que pareçam absurdas e sem sentido, sejam anotadas. 

Depois de tudo registrado, elas são organizadas de modo a encontrar as mais adequadas e aplicáveis.

Diagrama de Ishikawa

O diagrama de Ishikawa é uma ferramenta de organização de ideias muito utilizada em conjunto com o brainstorm. Também chamado de diagrama de causa e efeito ou de escama de peixe, ele consiste na ordenação dos efeitos percebidos nos processos conforme as prováveis causas.

Aqui, cada empresa deve utilizar as causas que mais se adequam à sua realidade, mas, em geral, as mais usadas são:

• métodos;
• matéria-prima;
• mão de obra;
• máquina;
• medida;
• meio ambiente.

Kanban

O kanban é uma metodologia de organização de fluxo de tarefas que pode ser utilizada no cotidiano de diversos setores, como no RH, e que ajuda bastante no processo de implementação de mudanças que ocorre em uma otimização de processos. 

Ainda, consiste na organização visual das tarefas em colunas conforme o status que apresenta. Em geral, são utilizados os seguintes:

• a fazer;
• fazendo;
• feito;
• aguardando.

Dessa forma, todos da equipe conseguem visualizar prontamente o andamento das atividades para gerenciá-las de maneira mais prática e eficiente.

A otimização de processos é uma prática altamente benéfica para a organização. Ela garante melhorias na eficiência dos processos e, com isso, ganhos que vão desde a economia de tempo e de recursos, até o aumento na produtividade e nos lucros. Então, se a sua empresa ainda não adota medidas para essa melhoria, aproveite as dicas e comece já!

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