Todo profissional de RH sabe da importância do diálogo entre gestores, líderes e suas equipes, mas, principalmente, do quão é relevante saber escutá-los. Por esse motivo, a reunião one-on-one é uma prática que tem se mostrado eficaz para incentivar o colaborador a compartilhar suas ideias, opiniões e intenções perante a empresa.
Este tipo de encontro já faz parte das organizações há muito tempo, porém, de modo informal. Atualmente, a reunião one-on-one se tornou uma ferramenta crucial na construção de uma cultura organizacional sólida. Além disso, também auxilia na melhoria do clima organizacional, por trazer feedbacks de ambos os lados da conversa, evitando conflitos.
Neste post, você conhecerá mais sobre essa prática corporativa tão importante para o sucesso de uma equipe e, consequentemente, da empresa. Ainda, aprenderá como elaborar e conduzir uma reunião one-on-one eficaz. Acompanhe!
O que é one-on-one?
As reuniões one-on-one — um a um, em inglês — são conversas rápidas e periódicas entre gestores ou líderes com membros do seu time. Ainda, também são conhecidas pelos termos, 1:1, one-to-one ou 1-on-1.
O objetivo do 1:1 é encontrar soluções para assuntos relevantes dentro da organização, alinhar expectativas e buscar resultados.
Por que 1:1 são importantes?
Segundo o livro First, Break All The Rules, da Gallup, autoridade mundial em engajamento, uma das estratégias que geram mais satisfação e engajamento dos colaboradores é fazer com que eles se sintam ouvidos no ambiente de trabalho, e que a empresa se importe com eles como pessoas. É por esse motivo que a reunião one-on-one se torna essencial na rotina da organização.
Ainda, é importante ressaltar que o 1:1 deve focar, principalmente, no que o colaborador tem a dizer. Por ser uma conversa mais reservada, essa iniciativa contribui para que o profissional se sinta seguro e reporte as dificuldades em sua rotina. O momento também serve para que o gestor saiba a visão que o colaborador tem perante os processos, cultura e ambiente empresarial.
Além disso, a reunião one-on-one traz outros benefícios para gestores e líderes, como:
- melhoria do fluxo de informações na empresa, de baixo para cima (borbulhamento), o que possibilita reações e decisões mais rápidas e preventivas;
- mantém os colaboradores alinhados e focados nos objetivos da empresa em geral;
- garante que membros entendam seu papel dentro da equipe, aumentando a produtividade;
- faz com que feedbacks sejam constantes;
- fornece uma data e um horário regular para falar sobre possíveis problemas;
- fortalece a relação entre líder e o time.
Como fazer um one-on-one?
Este tipo de reunião não tem um formato padrão, porém, algumas estratégias podem ser aplicadas para que a conversa seja proveitosa e traga resultados eficazes para a empresa.
Planejamento e duração
Elaborar a pauta com antecedência evita que o diálogo seja pouco construtivo, além de ajudar na fluidez da conversa, já que o colaborador estará ciente dos temas que serão abordados. Como o 1:1 tem como maior foco ouvir o colaborador, o ideal é que ele também sugira assuntos a serem debatidos.
O objetivo é que as reuniões de one-on-one tenham a duração de, no máximo, 30 minutos, o que torna ainda mais importante planejar a pauta com antecedência. Portanto, pense em um roteiro com abertura, passe para o desenvolvimento com os assuntos principais e, por fim, a conclusão, com o plano de ação. Estipule cerca de 10 minutos para cada etapa.
Tema a ser abordado
Para que a reunião não fuja do foco, cabe ao líder e ao colaborador definirem os assuntos privilegiados durante a conversa. Como já mencionado, não existe um padrão definido para o 1:1, porém, devem ser priorizadas questões que abordem o desenvolvimento do colaborador, pois ouvi-lo é o principal objetivo desse tipo de encontro.
Performance
Aqui temos um tópico importante a ser abordado na reunião one-on-one. A performance trata-se do acompanhamento dos resultados obtidos e metas atingidas pelo colaborador. Por meio desses dados, o líder mostrará ao profissional sua evolução dentro da empresa.
Desenvolvimento
A partir da análise da performance do colaborador, é possível identificar com maior clareza os pontos que necessitam de desenvolvimento. Além disso, é fundamental também escutar o que o colaborador pensa sobre suas atividades, quais são suas dificuldades em executá-las e que alternativas ele sugere para que possa realizá-las do melhor modo.
Feedbacks
A troca de feedbacks construtivos durante o one-on-one trará benefícios para a empresa por proporcionar uma melhor comunicação entre líder e colaborador. Este também é um ótimo momento para que o gestor passe para o profissional suas percepções, atentando-se para não comentar somente sobre pontos negativos.
Vale lembrar que, como nesse tipo de encontro cabe ao líder ouvir mais do que falar, é importante que ele esteja aberto a escutar e se colocar no lugar do colaborador, praticando respeito e empatia.
Evolução profissional
Para que o 1:1 não seja somente uma simples conversa, é essencial transformá-lo na elaboração de uma série de estratégias e atitudes que podem contribuir para a evolução pessoal e profissional do colaborador.
Portanto, tente combinar ações que possam ser executadas até o próximo encontro, possibilitando feedbacks sobre as mesmas. Mas lembre-se, as ações desenvolvidas devem contribuir para o crescimento e reconhecimento profissional e não na entrega de atividades.
Pessoal
O bem-estar do colaborador é fator primordial para que ele se sinta motivado e engajado dentro da empresa. Assim, mesmo que a prioridade da reunião one-on-one seja falar de assuntos profissionais, também é importante abordar a vida pessoal.
Logo, procurar saber como seu colaborador se sente em sua vida particular fará com que ele veja que a empresa se importa com ele como pessoa, criando empatia entre ambos.
Local ideal para fazer
Com o objetivo de deixar o colaborador o mais à vontade para falar o que pensa, é ideal é que o 1:1 seja realizado em um lugar agradável e privativo. Esse local pode até mesmo ser fora da empresa, como em um restaurante ou uma cafeteria. Ainda, é importante que seja um espaço onde ligações, e-mails, dentre outras interrupções, não atrapalhem o diálogo.
Frequência ideal
Estabelecer uma frequência para as reuniões one-on-one é um fator importante por ajudar a evitar a procrastinação. Esses encontros devem ocorrer, pelo menos, uma vez ao mês, para que não ocorra um desalinhamento do que foi estabelecido entre uma reunião e outra.
Entretanto, algumas empresas adotam o 1:1 uma vez por semana ou a cada 15 dias. Uma boa dica é já marcar a data do próximo encontro ao final da reunião, a fim de evitar desencontros.
Qual o papel do colaborador na reunião 1:1?
Por não ser padronizada, a reunião one-on-one deve se adequar ao perfil de cada colaborador. É por isso que um dos pontos principais para a eficácia dessa conversa é que o colaborador tenha uma participação maior na elaboração da pauta.
Colaboradores que entraram na empresa recentemente e profissionais que integram o time há mais tempo necessitam de abordagens diferentes. Veja, a seguir, como a conversa deve caminhar nos dois casos.
Colaborador novo
O one-on-one com colaboradores menos experientes deve funcionar como uma forma do líder conhecê-los e acompanhar seu trabalho mais de perto. Pelo fato de que um profissional ainda está se adaptando à rotina da empresa, a reunião precisa focar mais tempo no planejamento das tarefas diárias. Porém, os outros temas já citamos não devem ser ignorados.
Colaborador mais experiente
Diante de um colaborador que está há mais tempo na equipe ou, até mesmo, um profissional nível sênior, o 1:1 será mais profundo e estruturado. O tempo gasto com planejamento de tarefas será menor, abrindo espaço para assuntos pessoais, visão de carreira, crescimento pessoal e profissional.
Especificamente neste caso, as reuniões one-on-one podem ocorrer com menor frequência, já que existe uma maior sintonia entre líder e liderado.
Como começar a implementar na empresa?
As reuniões one-on-one devem ser flexíveis, sem seguir, necessariamente, um padrão. Mas o profissional de RH, juntamente com os líderes e gestores, deve estabelecer uma rotina e se manter fiel a ela, para que o processo tenha credibilidade na organização e seus colaboradores confiem nele. Confira alguns passos básicos a serem estabelecidos:
- marque na agenda os horários das reuniões para não esquecer;
- caso necessite cancelar o encontro, não deixe de reagendar;
- estabeleça a duração do one-on-one;
- defina o local, que deve ter uma privacidade mínima;
- determine a frequência de realização das 1:1 com cada colaborador.
Qual o roteiro sugerido para implementar?
Escutar ativamente e dar feedbacks construtivos pode parecer um desafio, mas existem algumas dicas que facilitarão na elaboração de um roteiro one-on-one positivo e engajador:
- inicie a conversa de forma descontraída, por exemplo: “E aí, o que você me diz? ”. Isso ajudará a reunião a acontecer de uma forma positiva;
- discuta o que tem ido bem;
- recorde ajustes que foram previstos na reunião anterior;
- revise o progresso da performance;
- discuta o resultado de atividades de desenvolvimento ocorridas e como têm sido aplicadas no dia a dia;
- converse sobre a necessidade ou não de coaching para o desenvolvimento da performance e para qualquer ponto de melhoria;
- discuta os objetivos gerais. Ainda, é importante que o líder mostre ao colaborador que sabe como ele tem contribuído para a empresa;
- descubram juntos desafios que podem estar impedindo o profissional de executar suas tarefas com eficácia.
Para motivar o colaborador a se expressar, podem também ser feitas perguntas, como:
- existe algo que você mudaria na equipe?
- há algo impedindo que você faça seu trabalho?
- você gostaria que mudássemos alguma coisa?
Por fim, é preciso deixar claro que este é um roteiro básico para o one-on-one, que pode ser modificado conforme a necessidade de cada empresa, líder e colaborador.
Após uma fala do seu liderado espere por, pelo menos, 5 segundos para comentar. Trata-se de uma tática que gera desconforto por meio do silêncio e, nessa pausa, o raciocínio do colaborador pode ser retomado, fazendo com que ele transmita informações mais completas.
Então, o que você achou dessa prática? Como profissional de RH, não deixe de motivar os gestores e líderes de sua empresa a implantar o método e mostrar todos os benefícios que essa prática trará para seus times.
Agora que você aprendeu sobre one-on-one, que tal continuar aprendendo e descobrir mais sobre a importância do feedback no desenvolvimento de uma equipe?
