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Onboarding: descubra a importância de uma boa integração entre seus colaboradores

Tempo de leitura: 10 minutos

Se você trabalha com RH, em algum momento já deve ter ouvido falar sobre onboarding. O grande desafio de todo gestor da área de Recursos Humanos ou líder de alguma equipe é encontrar o profissional ideal em um processo seletivo, e mais, engajá-lo, a partir do momento que ele se torna um novo colaborador.

Felizmente, hoje, existem técnicas que ajudam a otimizar o tempo de adaptação dos novos membros de uma empresa. Com o onboarding, as companhias podem fazer treinamentos de integração com recém-contratados, para aperfeiçoar o trabalho e a ambientação do colaborador junto à equipe.

Ainda, é por meio desse processo que os novos contratados aprendem as atitudes, conhecimentos, habilidades e comportamentos necessários para funcionar eficazmente dentro daquela organização.

Quer saber mais como funciona esse processo e como implementá-lo dentro da sua empresa? Então, vem comigo e continue a leitura!

O que é onboarding para a Gestão de Pessoas?

Em tradução do inglês, onboarding significa embarcar. Já no contexto corporativo, a palavra se refere a um processo de adaptar um novo colaborador à cultura da empresa, ou seja, um método para assegurar a ambientação dele junto aos outros funcionários, envolvendo diversas etapas, como orientação, supervisão, acompanhamento e, finalmente, o treinamento.

O momento ideal para iniciar esse processo é no início da jornada do novo colaborador, logo após a contratação, quando ele está motivado e engajado a demonstrar trabalho e conquistar a empresa. Quando ocorre nessa fase, esse tipo de tratamento é mais bem recebido, com chances de sucesso muito altas.

Mas para que esse “embarcamento” dê certo, é necessário realizar diversas etapas, que necessitam da participação de todos os departamentos envolvidos com o colaborador. Esse processo deve ser tratado como prioridade dentro do RH, já que essa ação bem planejada resulta em colaboradores integrados à equipe e com possibilidade de desempenhar sua função o mais eficiente possível.

A implementação do onboarding vai muito além da primeira semana de contrato e a integração pode demorar meses. O tempo de duração de todo o processo depende do serviço a ser feito. Embora leve tempo, quando bem realizado, o onboarding pode proporcionar diversos benefícios para empresa.

Motivação

O profissional que passa pelo processo de integração junto aos outros colaboradores, com uma estrutura bem planejada, consegue se sentir mais integrado e confiante. Isso o deixa motivado a iniciar o trabalho com bastante energia e, consequentemente, gerar mais produtividade para a empresa.

Redução do Turnover

A empresa que investe em seus funcionários e promove o processo de integração diminui o Turnover. Isso porque ela deixa claro como será o trabalho dos funcionários e, o mais importante, preza pela boa harmonia da equipe.

Treinamento de capacitação

Integrar o novo colaborador com a prática do onboarding faz com que ele entre na empresa bem treinado e apto a lidar com o serviço diário, o que previne erros e mantém o padrão de qualidade produzido pela equipe.

Com o treinamento, o profissional já terá passado por simulações de problemas que, certamente, lidará durante o dia a dia, assim, estará familiarizado com possíveis dificuldades a serem encontradas.

Quais etapas devem ser seguidas?

Implementar bem o onboarding na corporação vai muito além de palestras e diálogos. Para tanto, é preciso seguir alguns passos:

  • primeiro passo: enviar um e-mail bem animado e motivado para o candidato selecionado, para deixá-lo ainda mais entusiasmado com o novo cargo;
  • segundo passo: criar um cronograma sobre as etapas de integração do novo funcionário para, mais tarde, analisá-lo e, se necessário, fazer mudanças para futuras integrações;
  • terceiro passo: é preciso introduzir e orientar o novo colaborador sobre a cultura da empresa, o trabalho que deverá ser realizado, a forma como atuar e o que é esperado do profissional durante o trabalho;
  • quarto passo: é necessário mostrar para o novo colaborador todo o passo a passo do planejamento realizado e como será o treinamento dele dentro da empresa;
  • quinto passo: agora é hora de apresentar o novo colaborador aos demais funcionários e situações que ele poderá encontrar durante a execução do trabalho solicitado;
  • sexto passo: nesta etapa, é hora da implementação do profissional ao trabalho diário;
  • sétimo passo: consiste em avaliar o desenvolvimento do profissional e observar os pontos em que é preciso melhorar metodologia do onboarding.

Como transcorre o onboarding e quais os benefícios?

O processo de onboarding tem como objetivo acelerar a aprendizagem e absorção necessárias para o trabalho do colaborador. Nessa perspectiva, o setor de RH é primordial para implementação, porque são eles os responsáveis pelo recrutamento e manutenção dos funcionários.

Ainda, a integração do RH é indispensável para qualificar o profissional de acordo com a cultura da empresa, uma vez que o setor tem conhecimento de todos os departamentos e necessidades da organização, fluxo de trabalho e, portanto, conhece e concentra todas as informações do negócio.

O processo de onboarding não é somente apresentar a empresa para funcionário, é preciso também acolher, orientar, treinar, acompanhar e supervisioná-lo durante o processo inicial de trabalho. Ainda, é importante lembrar a responsabilidade do RH de treinar os novos colaboradores, explicar sobre a cultura, missão, os valores e objetivos, além de falar sobre os processos e as ferramentas necessárias para o trabalho.

Logo na primeira semana, é hora de alinhar as expectativas do colaborador e reforçar o relacionamento de confiança entre empresa e funcionários. O processo de integrar novos membros pode ser otimizado com uso de tecnologias específicas.

Ainda, é possível ter a equipe alinhada às expectativas utilizando programas simples de qualificação, feitos por ferramentas e recursos tecnológicos.

O uso da tecnologia para programas e técnicas de introdução do novo colaborador está se tornando cada vez mais comum dentro das empresas, afinal, sanar falhas de desempenho favorece o desenvolvimento da equipe e ajuda na criação de potenciais profissionais.

Onboarding de novos colaboradores: maximizando o sucesso

Após um processo seletivo eficiente, uma das formas mais eficazes que as organizações podem utilizar para melhorar sua gestão de talentos é por meio de uso estratégico do onboarding, o que impactará diretamente na redução da taxa de turnover, já que auxilia os novos funcionários a se adaptarem aos aspectos sociais de forma rápida e suave.

Implementar o processo de onboarding constantemente em sua organização deve ser sempre uma prioridade no setor de RH.

Sabia que, a cada ano, mais de 25% da população trabalhadora dos EUA experimenta transições de carreira? Infelizmente, em meio a todas essas transições:

  • metade de todos os contratados externos seniors falha dentro de 18 meses em uma posição nova;
  • metade de todos os trabalhadores por hora deixa novos postos nos primeiros 120 dias.

Os quatro C’s

O processo de onboarding tem quatro níveis distintos, que chamamos de Quatro C’s:

  • Conformidade: é o nível mais baixo e inclui o ensino básico de processos, normas legais, políticas e regulamentos;
  • Clarificação: refere-se a assegurar que funcionários entenderam seus novos empregos e se as expectativas estão alinhadas;
  • Cultura: é uma categoria ampla que inclui oferecer aos funcionários um senso de normas organizacionais, tanto formal quanto informal;
  • Conexão: refere-se às relações interpessoais e redes de informação que os novos funcionários devem estabelecer.

Os blocos de onboarding são chamados, frequentemente, de os quatro C’s. O grau em que cada organização alavanca estes blocos de construção determina a sua estratégia, como a maioria das empresas de três níveis.

Quais são as melhores práticas de onboarding?

As melhores práticas vão desde as coisas grandes, como usar um programa de orientação ou um plano escrito, até as pequenas coisas, como cumprimentar calorosamente um novo colaborador, levá-lo para almoçar, apresentar as melhores opções da região e fornecer uma estação de trabalho funcional no primeiro dia.

Lembre-se: o momento mais importante no trabalho para um novo funcionário é o primeiro dia. Logo, é importante atender as expectativas dele e proporcionar um bom contato com os outros colaboradores.

Ainda, existem pesquisas que mostram que a trajetória do sucesso de um novo colaborador é definida nas duas primeiras semanas, ou seja, é importante fazer com que o primeiro dia seja especial. Isso deve fazer parte da cultura da empresa e os funcionários têm costume de compartilhar com orgulho essa observação. Muitos trabalhadores, por hora, não voltam se o primeiro dia é decepcionante.

Veja, a seguir, algumas dicas de boas práticas de onboarding para aplicar em sua empresa:

  • implemente os conceitos básicos antes do primeiro dia de trabalho;
  • faça que o primeiro dia no trabalho seja especial;
  • elabore e implemente programas de orientação formal;
  • crie e use planos escritos de onboarding;
  • seja participativo;
  • implemente consistentemente o onboarding;
  • monitore o progresso ao longo do tempo;
  • utilize tecnologia para facilitar o processo;
  • reconheça que o onboarding ocorre ao longo do tempo: use marcos de 30, 60, 90 e 120 dias no trabalho até 1 ano após a entrada do novo colaborador.

Essa prática aumenta a produtividade, deixa o novo colaborador mais engajado e economiza dinheiro.

Segundo um infográfico publicado no HR Daily Advisor, 45% dos profissionais de RH dos Estados Unidos afirmam que mais de $10.000,00 são desperdiçados anualmente com um processo de onboarding mal executado.

O onboarding bem-sucedido é uma parte-chave de toda a estratégia de gestão de pessoas. Com o alto custo do recrutamento, os líderes empresariais devem entender que a integração de novas contratações na empresa é um passo importante para o sucesso da organização.

Investir na integração do novo colaborador traz bons benefícios para empresa, bem como diminuição da rotatividade, bom ambiente de trabalho e aumento da produtividade. Portanto, entender quem é o dono do processo de integração como um todo e que controla várias etapas na metodologia é vital para o sucesso ao longo do tempo.

Ainda, simplesmente escrever um plano formal não ajudará novos funcionários a ter sucesso. A chave é envolver as partes interessadas e os empregados em interações que os ajudarão a entender um ao outro e como se darem bem ao longo do tempo.

Além de envolver todas as partes interessadas, no onboarding também é necessário acompanhar o desenvolvimento do profissional durante o processo de implementação. Isso aumenta mais as chances de sucesso e dá tempo hábil para corrigir possíveis falhas. Para tanto, utilize a tecnologia, uma vez que ela já atua como grande parceira do RH e está cada vez mais introduzida dentro das empresas.

Gostou do conteúdo? Então, venha conferir mais um post exclusivo, com 6 dicas para colocar o onboarding em prática na sua empresa!


Solides

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