Onboarding: o que é e passo a passo completo para fazer!

Descubra tudo o que é preciso saber para realizar um processo de onboarding eficiente e garantir a integração dos novos funcionários.
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A jornada de um novo colaborador na sua empresa começa com o processo de onboarding. Mais do que mera formalidade, essa etapa é a chave para integrar o novo talento à cultura da organização, otimizar sua adaptação às funções e gerar resultados positivos para ambas as partes.

Apesar de extremamente importante, estima-se que 88% das empresas não fazem um onboarding eficiente. Pensando nisso, a Sólides desenvolveu este conteúdo completo, como tudo o que você precisa saber para implementar um programa de sucesso. Confira a seguir.

O que é onboarding?

Onboarding é o nome dado ao processo de integração dos novos colaboradores à uma empresa. Ele consiste em um conjunto de atividades que vão desde a recepção dos profissionais, até o treinamento e a adaptação com os demais membros do time. 

O termo é derivado do inglês "to board", que significa "embarcar". Assim, ele é importante para garantir um processo adaptativo mais leve e tranquilo, possibilitando que o novo funcionário tenha conhecimento sobre a cultura da empresa, os processos e suas responsabilidades. 

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O que é onboarding digital?

Assim como o onboarding tradicional, o digital também tem como objetivo a integração do novo talento. Contudo, essa modalidade é feita de forma remota, utilizando ferramentas digitais

Diferentemente do processo presencial que é realizado na empresa com interatividade direta, o onboarding digital é conduzido por meio de treinamentos gravados, videoconferências, webinários e outras formas de comunicação virtual. 

Esse é um modelo mais flexível, que permite que os novos colaboradores acessem as informações e participem de treinamentos de qualquer lugar, sem precisar se deslocar até a empresa. A abordagem é interessante, inclusive, para empresas que trabalham na modalidade home office ou para times que contam com profissionais distribuídos em diferentes filiais ou unidades. 

Qual o objetivo do onboarding?

O principal objetivo do processo de onboarding é integrar e acolher os novos colaboradores, fazendo com que eles se sintam parte da empresa e consigam se conectar mais facilmente com seus colegas. 

Além disso, o processo ajuda a reduzir os números de turnover recentes dos novos contratados. De acordo com dados, quase 1 em cada 5 funcionários contratados (16%) pede demissão na primeira semana – e 17% sai após o primeiro mês.

O estudo também apontou que um bom onboard ajuda os novos contratados a se sentirem até 18 vezes mais comprometidos com a empresa. Dessa forma, além de reduzir gastos de rotatividade, a empresa garante mais produtividade e colaboradores melhor alinhados. 

Qual a importância do processo de integração de colaboradores?

Um processo bem-feito de integração de funcionários pode trazer diversos benefícios aos colaboradores como melhora da satisfação, redução no tempo de adaptação ao novo cargo e mais segurança e confiança para exercer suas funções. 

Além de ser benéfico para os profissionais, um processo bem estruturado também traz vantagens significativas para a empresa, como veremos a seguir. 

Maior engajamento dos profissionais

O processo de integração gera um sentimento de acolhimento no ambiente de trabalho desde o início da contratação. Dessa forma, os novos talentos se sentem bem-vindos e seguros para tirar dúvidas e pedir ajuda. 

Tudo isso contribui para um aumento do engajamento e motivação desses profissionais, fazendo com que eles queiram mostrar o melhor de si.  

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Aumento na qualidade das entregas

O alinhamento do onboarding também ajuda os novos colaboradores a entenderem melhor quais são suas responsabilidades e a quem eles devem responder. 

Com isso, os processos se tornam mais facilitados, garantindo uma adaptação fluida e um aumento na qualidade das entregas, o que proporciona um resultado mais rápido ao negócio. 

Redução de erros e retrabalho

É natural que um colaborador recém-contratado acabe cometendo erros pela falta de familiaridade com os processos da empresa. Um bom processo de onboarding, contudo, pode ajudar a minimizar essas falhas, otimizando a produtividade do negócio

Com orientações claras e detalhadas, os funcionários conseguem entender melhor como cada atividade deve ser desenvolvida, o que minimiza a necessidade de retrabalho e dá mais autonomia ao time. 

Diminuição da rotatividade

Como já citamos, os processos de onboarding também são importantes para reter talentos e diminuir a rotatividade dos colaboradores. 

Dessa forma, a empresa economiza tempo e recursos que seriam gastos na contratação e no treinamento de novos funcionários e o time não sofre com sobrecargas de trabalho por conta da falta de pessoal na operação. 

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Melhora do clima organizacional

Uma das principais etapas do onboarding é a integração do novo contratado com os demais funcionários do time. Essa é uma fase importante para criar relações e conexões, garantindo um ambiente mais positivo e acolhedor. 

Quando todos estão alinhados à cultura organizacional e trabalham para os mesmos objetivos, o clima organizacional se torna mais leve, favorecendo a produtividade e a colaboração. 

Fortalecimento da cultura organizacional

Por fim, além de esclarecer dúvidas sobre a dinâmica de trabalho, o onboarding também serve para fortalecer a cultura organizacional, mostrando aos novos talentos a missão, a visão e os valores da empresa. 

Dessa forma, os funcionários têm uma visão clara sobre a postura que é esperada deles e as possibilidades de crescimento que terão na empresa. O alinhamento dessas expectativas evita frustrações e garante mais engajamento.

Quais são as fases do onboarding?

Todo o processo de onboarding pode ser dividido em seis etapas principais, conforme veremos a seguir. Vale lembrar que não existe uma receita pronta para o processo, essas etapas ajudam a embasá-lo, mas ele pode variar de acordo com a empresa, a posição e outros fatores.

1. Alinhamento

O alinhamento começa mesmo antes da contratação. Ainda na fase de entrevistas, é importante entender se o candidato se identifica com a cultura organizacional e se está preparado para entregar o que a empresa espera dele. 

Após a admissão efetiva do profissional, é importante alinhar com ele o cronograma do onboarding, quem será responsável por conduzir cada etapa, qual será o conteúdo pragmático e quem será seu superior dentro do departamento. 

2. Preparação

Antes do primeiro dia, o RH deve se preparar para a chegada dos contratados, enviando um e-mail com as informações necessárias. No e-mail, informe que a empresa o aguarda com entusiasmo e forneça materiais adicionais, como um manual dos funcionários ou um vídeo de boas-vindas

Lembre-se de comunicar a equipe sobre a chegada dos novos funcionários, incentivando-os a receberem os membros com cordialidade e simpatia. 

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3. Tour

Fazer um tour pela empresa é importante tanto nas organizações menores quanto nas maiores. Assim, vale apresentar cada espaço ao novo colaborador, ajudando-o a se familiarizar com o ambiente e a estrutura. 

No tour, lembre-se de apresentar as lideranças de cada departamento e os membros da alta gestão. Além disso, foque na apresentação do setor em que cada funcionário vai atuar, mostrando a eles seus colegas e estações de trabalho.

4. Recepção

A etapa seguinte é a recepção dos novos funcionários. Nesse momento, pode ser válido organizar um pequeno evento, como um café ou lanche, para que todos sejam apresentados e se sintam bem recebidos. 

Aproveite, também, para entregar os materiais de trabalho, como manuais, ferramentas, senhas de acesso e mimos de boas-vindas. 

5. Treinamentos

O treinamento dos novos contratados também faz parte do processo de onboarding. Assim, é importante programar um cronograma de ações logo no primeiro dia, passando orientações e reforçando as atribuições de cada funcionário. 

Nesse momento, é válido definir um funcionário do departamento com mais tempo de casa, que vai atuar como um mentor, acompanhando e instruindo o recém-chegado em suas atividades. 

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6. Acompanhamento 

Por fim, a última etapa é o acompanhamento do processo. Dependendo do cargo, a integração pode durar de semanas até meses, por isso, é essencial que o RH acompanhe de perto os novos talentos. 

Além de monitorar o desempenho e a produtividade dos novos contratados, é essencial realizar conversas regulares e pedir feedbacks, para entender se as expectativas estão sendo supridas e manter a motivação em alta. 

Quais são os 4 Cs do onboarding?

O modelo dos "Quatro Cs" do onboarding propõe uma estrutura com as etapas do processo de onboarding. Essa metodologia foi criada por Talya Bauer para estruturar o processo de integração de novos colaboradores, dividindo-o em quatro níveis.

1. Conformidade

  • Foco em normas legais, políticas e regulamentos da empresa;
  • Apresentação do código de conduta e dos valores da organização;
  • Treinamento sobre segurança no trabalho e boas práticas.

2. Clarificação

  • Alinhamento das expectativas da empresa com as do colaborador;
  • Apresentação das metas e responsabilidades do cargo;
  • Definição de objetivos de curto e longo prazo.

3. Cultura

  • Imersão na cultura e nos valores da empresa;
  • Apresentação da história da organização e de seus símbolos;
  • Integração com os colegas de trabalho e com a equipe.

4. Conexão

  • Criação de redes de relacionamento na empresa;
  • Apresentação de canais de comunicação e feedback;
  • Oportunidades de participação em atividades sociais e eventos.

Quanto tempo dura o processo de onboarding?

De acordo com dados de mercado, as novas contratações levam em média oito meses para se tornarem plenamente produzidas. Apesar disso, 63% das empresas não prolongam seus programas de integração por mais de 30 dias. Além disso, o tempo ideal para um processo de onboarding depende de diversos fatores, como:

  • Tamanho da empresa: empresas maiores geralmente têm processos de onboarding mais longos e complexos, enquanto empresas menores podem ter processos mais rápidos e simples;
  • Complexidade do cargo: cargos mais complexos exigem um período de onboarding mais longo para que o novo colaborador possa se familiarizar com todas as suas responsabilidades;
  • Experiência do colaborador: colaboradores com menos experiência podem precisar de mais tempo para se adaptarem à nova empresa e à cultura organizacional;
  • Cultura da empresa: algumas empresas apresentam culturas mais formais, o que pode exigir um processo de onboarding mais longo. Já outras contam com culturas mais descontraídas, o que pode permitir um processo mais rápido.

Apesar da realidade apontada, gestores de contratação e de RH concordam que a integração dos trabalhadores deve durar, no mínimo, três meses. Uma dica para enxugar esse tempo é criar programas de desenvolvimento e integração contínuos, para apoiar o colaborador após o processo de onboarding. 

Qual a diferença entre onboarding e admissão?

Admissão e onboarding não são a mesma coisa. O primeiro processo consiste no conjunto de atividades desde a atração de talentos, recrutamento e seleção, contratação legal e integração. Dessa forma, o onboarding é apenas uma das etapas do processo de admissão.

Como fazer um onboarding eficiente? Checklist sobre o processo

Para tornar o processo mais intuitivo e simples para o RH, criamos a seguir um checklist separado por etapas, que vão orientar o onboarding da sua empresa. Esse, no entanto, é apenas um modelo. Por isso, lembre-se de adaptá-lo à realidade do seu negócio. 

Checklist de onboarding
Planejamento
- Defina os objetivos do seu programa de onboarding;
- Determine os recursos que serão necessários;
- Crie um cronograma de atividades.
Recepção
- Providência equipamentos e ferramentas necessárias;
- Configure e-mails, logins e senhas em softwares e outras ferramentas;
- Comunique a equipe sobre a chegada do novo funcionário;
- Desenvolva uma apresentação rápida sobre a empresa e o departamento;
- Prepare um kit de boas-vindas.
Integração
- Apresente os valores e a cultura da empresa;
- Crie atividades de integração, como rodas de conversa;
- Organize um café ou lanche para que todos possam se conhecer;
- Defina um mentor para acompanhar o novo funcionário;
- Apresente o líder direto e demais gestores da empresa;
- Faça um tour para mostrar diferentes ambientes de trabalho e espaços de descontração.
Treinamento
- Aplique treinamentos sobre segurança do trabalho e oriente o profissional sobre o uso de EPIs;
- Mostre como os processos devem ser realizados na prática;
- Forneça capacitação extra em áreas específicas, se necessário;
- Realize avaliações e testes para entender a eficácia dos treinamentos;
- Leve em conta o perfil comportamental do colaborador para propor treinamentos personalizados. 
Materiais de apoio
- Apresente a cultura da empresa e o manual do funcionário;
- Oriente sobre detalhes e objetivos do setor;
- Forneça modelos de documentos padrões, como formulários e procedimentos;
- Disponibilize guias de boas práticas de conduta;
- Apresente o código de vestimenta. 

Dica bônus: utilize a tecnologia a seu favor

A tecnologia pode ajudar você a otimizar e facilitar o processo de onboarding. Mesmo que o colaborador trabalhe presencialmente, manuais e outros documentos podem ser enviados de forma digital. 

Além disso, é possível enviar vídeos apresentando a empresa, aplicar treinamentos online e utilizar plataformas e ferramentas de comunicação para aproximar ainda mais os talentos. 

Boas práticas para um onboarding digital

No caso do onboarding online, algumas boas práticas podem ser aplicadas para envolver o novo colaborador e garantir seu engajamento, mesmo à distância. Entre elas, podemos listar:

  • Confira se todas as ferramentas online estão configuradas corretamente e faça testes prévios;
  • Envie materiais digitais, como programações, links para plataformas e acesso à recursos e materiais extras;
  • Forneça instruções claras de como utilizar as ferramentas digitais da empresa;
  • Realize reuniões e conversas ao vivo, para tirar dúvidas e promover interações;
  • Foque em treinamentos interativos, que abordem as políticas da empresa e os procedimentos operacionais de forma divertida e interessante;
  • Desenvolva um conteúdo adicional interativo, com vídeos, infográficos, quizzes e apresentações visualmente atraentes;
  • Ofereça suporte individualizado a todos os envolvidos;
  • Incentive sessões de mentoria virtual para orientação, apoio emocional e compartilhamento de experiências. 

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O que fazer após o processo de onboarding?

Durante o onboarding, o RH tem o foco total no novo colaborador, implementando estratégias para que ele aprenda sobre a cultura da empresa, suas políticas e processos e tenha a oportunidade de se aproximar do restante do time. 

No entanto, o acompanhamento desse profissional não acaba quando o onboarding termina. Depois dessa etapa, é importante que o RH mantenha um monitoramento do funcionário para acompanhar suas satisfaçao, garantir a motivação e retê-lo na empresa. 

Assim, é interessante realizar reuniões regulares para discutir seu progresso, esclarecer dúvidas, entender expectativas e elaborar planos de desenvolvimento que auxiliem em seu crescimento de carreira. 

Como avaliar o onboarding?

A avaliação do processo de onboarding é fundamental para assegurar que os novos colaboradores estão tendo a melhor experiência possível. Sendo assim, é indicado realizar pesquisas de satisfação nessa etapa, permitindo que os novos talentos avaliem o processo de forma anônima. 

Para avaliar também se a contratação foi assertiva, não deixe de fazer a avaliação de desempenho dos colaboradores após o período de adaptação.

Além de coletar feedbacks, o RH também deve avaliar dados e métricas, para acompanhar o desempenho dos novos contratados, o tempo levado para que eles comecem a apresentar bons resultados e os índices de turnover precoce. 

É indicado que todo o processo de onboarding seja documentado, monitorado de perto e revisado a cada seis meses, para evitar erros. Caso seja necessário, não tenha medo de realizar ajustes para potencializar a integração dos talentos.  

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Qual a importância da gestão comportamental no processo de onboarding?

Você sabia que a gestão comportamental pode ser uma aliada importante no processo de onboarding? Ao conhecer o perfil do colaborador e entender como ele reage a diferentes situações, fica mais fácil adaptar processos e tornar a integração mais simples e confortável. 

Profissionais com um perfil Comunicador, por exemplo, podem gostar de se apresentar em público, falando sobre suas conquistas e experiências. Por outro lado, isso pode ser um pouco constrangedor para pessoas com um perfil mais introspectivo, como os analistas. 

Além de melhorar o entendimento sobre quais ações realizar, o perfil comportamental também pode guiar outros aspectos, por exemplo, a escolha de pares e mentores. Aqui, pode ser interessante definir perfis que se complementem e que atuem bem em grupo. 

Por isso, cada vez mais se prova a importância dos conhecimentos sobre a Gestão Comportamental em todos os processos do RH.

Dessa forma, para garantir ainda mais humanização e eficiência ao processo, é indicado que o RH utilize soluções como o Profiler, a ferramenta de mapeamento comportamental exclusiva da Sólides.

Muitos detalhes, não é? Como vimos nesse conteúdo, o processo de onboarding não se resume a apenas dar as boas-vindas aos colaboradores! Ele vai muito além e impacta todo o negócio, desde a rotatividade até o engajamento. 

Agora que você já sabe como tornar a integração dos novos funcionários mais leve e agradável, que tal potencializar ainda mais sua gestão? Conheça tudo sobre o Profiler e tenha processos de RH cada vez mais estratégicos!

Sanny Vasconcelos
Sanny Vasconcelos
Psicóloga de formação apaixonada pela Educação Corporativa. Desde 2022 integro a Sólides, onde atuo na Unidade de Negócio de Educação, focada na Formação Analista Comportamental e treinamentos Imersão Sólides.
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