Onboarding digital: como adotar essa estratégia em dias de pandemia

Tempo de leitura: 8 minutos

O processo de seleção de um novo colaborador deve ser minucioso e efetivo. Nos dias atuais, com a pandemia que está atingido o mundo, as empresas estão adotando essa estratégia de maneira virtual. É o que chamamos de onboarding digital. Você já tinha ouvido falar no termo?

Traduzido do inglês literal, a palavra onboarding pode ser entendida como “a bordo”, quase como se fosse ocorrer um embarque para conhecer a nova empresa. Por isso, esse é o melhor momento para o colaborador entender quais são os processos internos, confraternizar com a equipe e se familiarizar com a sua rotina diária.

Hoje, toda essa reestruturação está sendo repensada. As entrevistas pessoais estão sendo trocadas pelas videoconferências, as decisões presenciais agora são resolvidas via e-mail, e por aí segue…

Pensando em esclarecer ainda mais sobre o novo processo virtual, neste artigo, mostraremos a sua importância e as melhores dicas para que seja bem-sucedido. Confira!

https://drive.google.com/file/d/1N-Hh7HWo8yWcyp0VtLm5Yk1qenYYebi-/view?usp=sharing

O que é o onboarding?

O onboarding pode ser definido como uma etapa inicial, na qual um novo colaborador conhece toda a estrutura da empresa. Nesse processo, a história, os valores e resultados do negócio são apresentados. É possível também que a rotina do setor do colaborador seja elucidada. Ainda, é de responsabilidade da Gestão de Pessoas ou do RH e deve estar em constante aprimoramento. 

Em empresas maiores, é comum que outros setores também sejam descritos durante o processo, dessa maneira, o colaborador se sentirá parte de um todo, e não apenas de uma área específica.

Além disso, o onboarding é essencial para diminuir o tempo que um novo colaborador leva para atingir seu pleno potencial dentro de uma empresa. Por isso, além de apresentar a estrutura física, é necessário um planejamento de todo o processo, fazendo com que o funcionário tenha fit com os objetivos da companhia.

Não existe um tempo determinado para que um onboarding ocorra — em algumas empresas, dura uma semana, já em outras, um mês. Tudo dependerá da proporção da organização e da quantidade de informação que o colaborador precisará reter nesse primeiro momento.

Qual a importância de um onboarding bem estruturado?

Um onboarding bem estruturado agrega enormes vantagens, tanto para o colaborador quanto para a empresa. A primeira delas é a diminuição do turnover. Para contextualizar, trata-se do movimento no qual um funcionário é substituído por um novo colaborador.

Quando um colaborador sabe logo nos primeiros dias qual será a sua rotina de trabalho e, consequentemente, a rotina da empresa, a probabilidade de ocorrer desapontamentos será bem menor, resultando em um contentamento.

Além disso, os gestores terão menos dificuldades em repassar as demandas para seus liderados, poupando um tempo que esse novo contratado levaria para se adequar ao novo cenário.

Ainda, é um equívoco pensar que os novos funcionários precisam ter predisposição para conhecer cada processo da empresa o mais rápido possível. Logo, as organizações devem respeitar o momento de adaptação e precisam acompanhar o colaborador, tendo a certeza que todos os pontos necessários foram repassados.

Como funciona o onboarding digital?

Agora que você já viu um panorama, podemos definir o onboarding digital, então, como todo o processo sendo realizado por meio de softwares virtuais. Com a recomendação do Ministério da Saúde e da Organização Mundial da Saúde (OMS), um distanciamento nunca foi tão necessário. 

Logo, ao tentar realizar um onboarding presencial em dias de pandemia, as chances de uma aglomeração são é ainda maiores — o que pode facilitar a propagação da COVID-19. Por isso, algumas empresas estão adotando o onboarding virtual como obrigatoriedade, colocando em primeiro lugar a vida dos recém-contratados e daqueles que já compõem o time da empresa

Como fazer o onboarding digital?

Existem passos fundamentais que devem ser realizados no onboarding digital. Em sua grande maioria, apenas trazem os processos realizados de maneira presencial para a virtualidade. Então, se você procura pelas melhores dicas, confira algumas a seguir.

Engajar por meio de e-mails

Uma nova turma de colaboradores está entrando na sua empresa? Que tal criar um fluxo de e-mails explicando como o onboarding digital funcionará do início ao fim? Dessa forma, os recém-chegados saberão como as dinâmicas ocorrerão de fato.

Nesses e-mails, tenha atenção aos seguintes aspectos:

  • envie uma mensagem amigável e descontraída;
  • tenha objetividade;
  • crie títulos chamativos;
  • se preciso, inclua gifs ou imagens.

Ainda, nesse conteúdo especial via caixa de mensagem, é possível enviar vídeos que exemplificam a cultura da empresa, como é o dia a dia dos funcionários já contratados e os cases de sucesso.

Realizar chamadas de vídeos

As videochamadas estão se tornando as novas reuniões em dias de pandemia. E saiba que elas também são bem-vindas em um onboarding digital. Além do contato visual, as famosas calls também permitem que os novos colaboradores tenham um contato mais próximo com funcionários antigos, criando um laço, mesmo que virtual.

No entanto, é preciso deixar claro que as chamadas de vídeo são parte de um processo de onboarding bem detalhado, dessa forma, a interação não deve se transformar em tumulto ou em horas desperdiçadas para o time de RH.

Montar um cronograma

Como já citado, não existe um tempo mínimo ou máximo para que um onboarding ocorra. No entanto, isso não é desculpa para que um cronograma não seja montado. Inclusive, ele pode ser apresentado ao novo colaborador logo no primeiro dia. Dessa forma, ele saberá quais horários precisará disponibilizar para focar apenas nesse processo.

Além disso, esse plano também pode ser demonstrado para toda a empresa, principalmente se outros colaboradores precisarem auxiliar no processo. Assim, todos reservarão espaço na agenda sem grandes problemas.

Agendar as dinâmicas previamente

Reforçando o tópico anterior, utilizar softwares que medem o tempo de uma atividade ou, até mesmo, marquem em agendas virtuais todos os compromissos nunca foi tão essencial.

No onboarding digital, agendar as dinâmicas previamente é uma obrigação. Assim, o novo colaborador não se perderá durante as suas atividades do dia a dia, uma vez que tudo estará disposto, de maneira simplificada, nas agendas eletrônicas.

Determinar os indicadores de qualidade

Os indicadores de qualidade são instrumentos de acompanhamento e medição, utilizados para avaliar o desempenho de um colaborador, de um processo ou, até mesmo, da organização como um todo.

No caso do onboarding digital, esse indicador pode ser medido por meio de um teste final ou um desafio. Ao propor uma dinâmica durante o processo, você pode metrificar o quanto o novo colaborador entendeu sobre os processos da empresa e saber se ele está se adequando aos objetivos.

Documentar todo o processo

Quando todo um processo de onboarding é documentado, a empresa sabe quais são as partes que podem ser modificadas e aprimoradas, além de não deixar de cumprir uma atividade de forma bem executada.

Outra coisa muito usual em empresas de grande porte é ter um onboarding segmentado, ou seja, um colaborador pode perder, por inúmeros motivos, uma dinâmica do processo, mas consegue recuperar esse material quando uma nova leva de funcionários recém-contratados for passar pelas etapas. 

Assim, com essa documentação em mãos, será fácil reconhecer em qual parte do onboarding cada colaborador está.

Receber feedbacks

Após colocar todas essas dicas e encerrar o onboarding digital, que tal estimular feedbacks? Por meio das respostas, a sua empresa saberá em que precisa melhorar para que não ocorram problemas em um novo processo .

Ainda, os feedbacks podem ser repassados tanto de forma anônima quanto nominal, nesse caso, por meio de e-mails ou NPS, que metrifica a satisfação do recém-contratado durante todo o processo. Mas é importante deixar claro que as informações ficarão sigilosas dentro do setor de RH, não sendo repassadas para outros gestores ou colaboradores.

Por fim, o onboarding é o momento ideal para demonstrar todas as qualidades da sua empresa e deixar claro o quanto todos estão satisfeitos com a entrada de um novo colaborador. É um período mais descontraído, no qual os participantes precisarão sanar todas as dúvidas antes de iniciar sua real jornada de trabalho.

Como as HR Techs revolucionaram a realidade vivida em onboarding digital?

As HR Techs podem ser definidas como empresas que desenvolvem, por meio de tecnologia e com o objetivo de aumentar a eficiência e a inteligência do setor, softwares que automatizam os processos e digitalizam algumas das tarefas da área de RH.

Dentre todas as suas vantagens, destacam-se:

Dentro do contexto do onboarding digital, podemos afirmar que as HR Techs estão revolucionando ao se adequar ao digital.

Afinal, o mercado está passando por diversas mudanças. Desde a extinção de processos burocráticos e demorados do RH até o momento atual de realizar um onboarding a distância. Utilizando de distintas ferramentas e softwares, o HR Tech está se sobressaindo entre grandes empresas, deixando que os sistemas realizem as tarefas mais maçantes.

O conteúdo foi útil para você? Então, continue por aqui e saiba ainda mais sobre a admissão digital!


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