Onboarding digital: como fazer de maneira eficiente

Saiba como usar o onboarding digital para uma integração eficiente de colaboradores, promovendo engajamento desde o primeiro dia.
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Você já parou para pensar em como a transição dos novos colaboradores pode ser um desafio tanto para eles quanto para a empresa? É nesse contexto que o onboarding digital surge como uma solução inovadora e eficiente. 

Com ele, é possível integrar novos membros à equipe de forma flexível, interativa e totalmente remota. Isso porque, essa abordagem moderna que utiliza plataformas e ferramentas online para facilitar a adaptação dos colaboradores ao novo ambiente de trabalho. 

Neste artigo, vamos explorar como o onboarding digital pode revolucionar a maneira como as empresas recebem seus talentos, desde o pré-onboarding até os primeiros meses de trabalho, e como a Sólides pode ser sua parceira nesse processo de transformação. 

Venha conosco descobrir como essa estratégia pode impulsionar o sucesso do seu time!

O que é onboarding digital?

Onboarding digital é o processo de integração de novos colaboradores utilizando plataformas digitais e ferramentas online para facilitar a transição do colaborador dentro da empresa. 

Diferente do onboarding presencial, que pode ser limitado por barreiras físicas e temporais, na admissão digital, o onboarding permite uma maior flexibilidade, interatividade e acompanhamento contínuo.

Este método moderno substitui os métodos tradicionais de integração por uma abordagem mais eficiente e acessível, permitindo que os novos colaboradores se familiarizem com a cultura, políticas e procedimentos da empresa de forma remota. 

Através de recursos tecnológicos, como plataformas de treinamento online, videoconferências e aplicativos móveis, o onboarding digital oferece uma experiência personalizada e engajadora, promovendo uma transição suave e bem-sucedida para os novos talentos.

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O que fazer no pré-onboarding?

O pré-onboarding é uma etapa importante no processo de integração de novos colaboradores, pois estabelece as bases para uma transição suave e eficiente para o novo ambiente de trabalho. Por isso, não esqueça do:

  • Recebimento de documentação digital: antes mesmo do início oficial na empresa, é preciso garantir que o novo colaborador forneça toda a documentação necessária para a admissão digital. Isso inclui formulários de consentimento, informações fiscais e qualquer outra documentação relevante para o processo de contratação.
  • Assinatura online do contrato: facilite a assinatura do contrato de trabalho por meio de plataformas online, fornecendo todas as especificações relacionadas a salário, benefícios e regime de trabalho.
  • Envio de equipamentos e kit de boas-vindas: se necessário, envie os equipamentos essenciais para o trabalho remoto diretamente para a casa do novo colaborador ou forneça um subsídio para que ele possa adquiri-los. Além disso, considere enviar um kit de boas-vindas personalizado.
  • Solicitação de acesso a ferramentas e sistemas: se antecipe solicitando o acesso do novo colaborador a todas as ferramentas e sistemas necessários para realizar suas funções, como e-mail corporativo, sistemas internos, plataformas de videoconferência, entre outros.
  • Definição de um colaborador referência: designe um colaborador experiente para ser a referência do novo colaborador durante os primeiros meses. Essa pessoa pode oferecer orientaçã e ajudar na integração do novo membro à equipe e à cultura da empresa.
  • E-mail de boas-vindas e instruções detalhadas: envie um e-mail de boas-vindas personalizado ao novo colaborador, incluindo a data de início oficial, informações sobre a equipe e instruções detalhadas da agenda do primeiro dia e contatos importantes.

Ao implementar um pré-onboarding de forma eficaz, você estabelece uma base sólida para uma experiência positiva do colaborador desde o início, contribuindo para a retenção de talentos e o sucesso a longo prazo da empresa.

Onboarding do primeiro dia

O primeiro dia de trabalho em uma nova empresa é um marco importante para qualquer colaborador. 

Mesmo em um ambiente digital, é possível proporcionar uma recepção calorosa e acolhedora através do onboarding digital.

Reunião de boas-vindas

Inicie o dia com uma reunião de boas-vindas onde serão apresentados detalhes sobre a cultura da empresa, sua estrutura organizacional, os sócios e fundadores, bem como os objetivos gerais da empresa. Este é um momento para esclarecer dúvidas e proporcionar uma visão abrangente do ambiente de trabalho.

Apresentação da equipe

Facilite a integração do novo colaborador apresentando a equipe de trabalho, destacando os colegas de equipe e os líderes responsáveis. Assim, é mais fácil criar conexões desde o início e a promover um ambiente de trabalho colaborativo.

Compartilhamento da agenda de onboarding

Forneça ao novo colaborador uma agenda detalhada do processo de onboarding e oriente-o sobre onde encontrar todas as informações relevantes. Então, se a sua empresa possui uma plataforma centralizada, certifique-se de que o colaborador saiba como acessá-la para obter recursos adicionais.

Happy hour virtual

Uma boa ideia é encerrar o primeiro dia com um happy hour virtual para promover um ambiente descontraído e permitir que o novo colaborador se sinta mais integrado à equipe. Isso porque, proporciona uma oportunidade informal para interações sociais e fortalece os laços entre os membros da equipe.

Onboarding do primeiro mês

O primeiro mês de trabalho é crucial para a integração e adaptação do novo colaborador à empresa e às suas responsabilidades. Mesmo no ambiente digital, é possível oferecer um onboarding abrangente e eficaz.

Durante esse período, é importante incluir:

  • Treinamentos e materiais complementares;
  • Reuniões de 1:1 semanais;
  • Participação em reuniões de outros times;
  • Feedback e avaliação contínua;
  • Utilização de ferramentas tecnológicas;

Treinamentos e materiais complementares

Ofereça ao novo colaborador acesso a treinamentos online e materiais complementares relevantes para o seu papel e para o entendimento da empresa e do mercado em que ela atua. Assim, essa ação pode incluir vídeos, leituras recomendadas e recursos educativos disponíveis na plataforma de onboarding.

Reuniões de 1:1 semanais

Agende reuniões individuais semanais entre o novo colaborador e seu líder ou mentor para alinhar expectativas, discutir o progresso e fornecer feedback contínuo. Isso ajuda a garantir que o colaborador esteja no caminho certo e se sinta apoiado durante os primeiros meses na empresa.

Participação em reuniões de outros times

Incentive a participação do novo colaborador em reuniões de outros times ou departamentos para que ele possa se familiarizar com diferentes projetos, processos e colegas de trabalho. 

Dessa forma, há uma compreensão mais abrangente da empresa e ajuda a construir relacionamentos interdepartamentais.

Feedback e avaliação contínua

Solicite feedback regular do novo colaborador sobre sua experiência de onboarding, seus desafios e áreas de melhoria. 

Assim, isso ajuda a identificar oportunidades de aprimoramento no processo de integração e garante que o colaborador se sinta valorizado e ouvido desde o início.

Utilização de ferramentas tecnológicas

Aproveite as ferramentas tecnológicas disponíveis para otimizar o processo de onboarding, facilitando a comunicação, o compartilhamento de recursos e o acompanhamento do progresso do colaborador. 

Alguns exemplos são plataformas de gestão de talentos, aplicativos de mensagens e videochamadas.

Portanto, oferecer um onboarding abrangente e personalizado durante o primeiro mês de trabalho, a empresa demonstra seu compromisso com o desenvolvimento e sucesso do novo colaborador, contribuindo para uma integração bem-sucedida e uma experiência positiva no longo prazo.

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Quais os benefícios do onboarding digital?

O onboarding digital se tornou uma ferramenta estratégica para as empresas, trazendo uma série de benefícios que vão desde a melhoria da experiência do colaborador até a competitividade da companhia. 

Vamos explorar os principais benefícios a seguir:

Melhoria para a experiência do colaborador

O onboarding digital oferece uma experiência personalizada e envolvente para os novos colaboradores desde o início, utilizando softwares, recursos interativos e conteúdos personalizados para garantir que se sintam valorizados e bem-vindos.

Aumento de produtividade

A empolgação inicial dos novos colaboradores contribui para um pico de produtividade desde o primeiro dia. 

Além disso, o acesso facilitado a treinamentos estruturados, objetivos claros e um ambiente de trabalho acolhedor mantém os níveis de desempenho elevados ao longo do tempo.

Redução da taxa de turnover

O onboarding digital estabelece um vínculo empregatício sólido desde o início, promovendo o engajamento dos novos colaboradores e reduzindo a rotatividade de funcionários, o que resulta em uma equipe mais estável e na diminuição dos custos associados à alta rotatividade.

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Redução de custos

A digitalização do processo de onboarding reduz os gastos com logística e recursos, oferecendo uma experiência acessível a colaboradores remotos. 

Além disso, elimina a necessidade de deslocamento e simplifica o processo de integração, resultando em uma economia significativa para a empresa.

Autonomia ao novo colaborador

O onboarding digital fornece aos novos colaboradores acesso fácil a informações, políticas e procedimentos, permitindo que naveguem autonomamente pelo seu novo ambiente de trabalho desde o início, o que contribui para uma integração mais eficaz e uma sensação de pertencimento à empresa.

Facilita o acesso a informações

A centralização das informações em uma plataforma de RH facilita o acesso dos colaboradores às informações necessárias, eliminando o risco de perda ou falta de acesso a informações importantes.

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Melhora o employer branding

Um onboarding digital bem executado ajuda no employer branding, ao demonstrar o compromisso da empresa com a inovação, inclusão e desenvolvimento profissional, o que atrai talentos de alto calibre e reforça sua reputação como empregador de escolha.

Além disso, o onboarding digital oferece benefícios adicionais, como a ausência de barreiras geográficas, processos mais ágeis, acesso facilitado às informações, colaboradores mais autônomos e engajados, segurança e integridade das informações, facilidade para acompanhar o desempenho dos funcionários e maior competitividade para a empresa no mercado.

Como fazer um onboarding digital criativo e eficiente?

Preparar um onboarding digital que seja envolvente, eficaz e memorável é importante para proporcionar uma excelente experiência ao novo colaborador desde o início. Aqui estão 7 dicas para transformar o onboarding da sua empresa:

1 - Admissão do novo colaborador

Simplifique o processo de admissão utilizando uma plataforma de assinatura eletrônica para gerenciar documentos, contratos de trabalho e formulários de benefícios. Isso proporciona organização e eficiência, garantindo uma experiência positiva ao novo talento desde o início.

2 - Ferramentas personalizadas

Prepare um kit de boas-vindas personalizado com os itens necessários para o colaborador começar a trabalhar, como notebook, mesa, cadeira, entre outros. Além disso, inclua materiais úteis, como guias, planos de fundo temáticos, camisetas e outros itens relacionados à cultura da empresa, criando uma conexão imediata com os valores e missão da companhia.

3 - Gamificação do aprendizado

Utilize uma abordagem de gamificação para tornar o processo de aprendizado mais divertido e envolvente. Portanto, desafios, quizzes interativos e recompensas digitais podem estimular o engajamento dos colaboradores e tornar o onboarding uma jornada estimulante.

4 - Escolha de um mentor

Designe um colega de trabalho para ser o mentor do novo colaborador, oferecendo suporte, orientação e auxiliando na integração social com a equipe. Isso porque, essa prática ajuda a facilitar a adaptação do novo talento e promove uma transição suave para o ambiente de trabalho.

5 - Integração social virtual

Promova eventos de integração social virtual, como cafés online, happy hours e atividades que fortaleçam o senso de equipe. Assim, essas iniciativas ajudam a fortalecer os laços entre os membros da equipe, proporcionando um ambiente acolhedor e inclusivo desde os primeiros dias.

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6 - Feedback contínuo

Estabeleça um sistema de feedback contínuo, onde os novos colaboradores possam compartilhar suas experiências e impressões durante o onboarding. Com isso, é possível identificar áreas de melhoria e demonstrar que as opiniões dos colaboradores são valorizadas e ouvidas pela empresa.

7 - Celebração dos primeiros marcos

Reconheça e celebre as primeiras conquistas do novo colaborador, como a conclusão do onboarding, a primeira semana na empresa ou o primeiro projeto entregue. Uma opção, inclusive, é disponibilizar algum saldo no cartão de benefícios flexíveis quando certos marcos forem alcançados.

Portanto, essa prática reforça a sensação de progresso e pertencimento, incentivando o engajamento e a motivação desde o início da jornada na empresa.

Seguindo esses passos e adotando uma abordagem criativa e eficiente, sua empresa pode proporcionar um onboarding digital memorável e contribuir para o sucesso e a retenção de talentos a longo prazo.

Onboarding digital com a Sólides

A Sólides oferece uma plataforma completa de Gestão de Pessoas, que inclui soluções para tornar o processo de onboarding digital mais eficiente e estratégico. 

Com nosso onboarding digital, todo o processo de cadastramento e documentação dos novos colaboradores é realizado de forma online, proporcionando agilidade e praticidade.  A substituição de papeis por um software de admissão digital simplifica os processos. O que permite que os gestores e profissionais de RH atuem de forma mais estratégica e eficiente.

Em seguida, com o módulo de treinamento e desenvolvimento, por exemplo, sua empresa pode desbloquear o máximo potencial da equipe, tornando o RH mais estratégico e alinhado com os objetivos organizacionais. Com a avaliação de desempenho da Sólides, é possível criar e definir critérios específicos, escolhendo entre modelos como 90º, 180º ou 360º de avaliação. 

Além disso, a plataforma permite a personalização dos critérios e pesos, oferecendo uma análise mais precisa e alinhada com a estratégia da empresa. Ao analisar o desempenho dos colaboradores, a Sólides proporciona insights valiosos para o desenvolvimento da equipe, identificando padrões comportamentais e separando grupos de baixa e alta performance. 

Dessa forma, o RH pode planos de desenvolvimento mais assertivos e direcionados, resultando em melhorias significativas nos resultados da empresa.

Ao adotar práticas criativas e utilizar plataformas como a Sólides, as organizações podem facilitar a transição dos colaboradores e promover uma cultura de engajamento, inovação e crescimento contínuo.  Por fim, com o apoio do onboarding digital, as empresas estão melhor posicionadas para impulsionar o sucesso de suas equipes e alcançar seus objetivos organizacionais.

Se você busca uma solução completa para a gestão de RH, descubra como podemos impulsionar o engajamento e retenção para o sucesso da sua equipe.

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Sanny Vasconcelos
Sanny Vasconcelos
Psicóloga de formação apaixonada pela Educação Corporativa. Desde 2022 integro a Sólides, onde atuo na Unidade de Negócio de Educação, focada na Formação Analista Comportamental e treinamentos Imersão Sólides.
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