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Existem diversas formas de saber se um processo que precisava de aprimoramento obteve sucesso em sua melhoria ou não. Uma delas é por meio do PDCA que, resumidamente, é uma metodologia de gestão de processos muito utilizada por organizações em todo o mundo. Mas você sabe realmente o que é PDCA?
Toda empresa precisa implantar, revisar e padronizar um processo que está dando certo para o seu crescimento. Ao mesmo tempo, é necessário rever ações que podem estar defasadas ou em desacordo com o mercado no momento.
Por isso, se você quer ser ainda mais competitivo e otimizar as ações da sua companhia, não deixe de conferir como o PDCA pode ser importante para o sucesso dos processos da organização. Boa leitura!
O que é PDCA?
PDCA são as iniciais de Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar ou verificar) e Action ou Act (agir). Trata-se de um ciclo, que é uma metodologia de gerenciamento com foco em melhorar os processos que são realizados por uma empresa. Por meio dela, identifica-se o que precisa ser aprimorado e, a partir daí, realiza-se um plano e um controle de verificação.
No final do processo, deve ser feito um estudo para identificar o que deu certo, o que precisa ser aprimorado e o que tem que ser extinto para alcançar respostas ainda melhores. Ao obter resultados positivos, deve-se criar um padrão para ser utilizado por todos, pois estará atestado que determinado procedimento dá certo.
Para que serve essa metodologia?
O ciclo PDCA serve para que as companhias identifiquem onde podem ou devem mudar determinada atividade, seja na elaboração de um produto ou de um serviço. Imagine, por exemplo, que em uma indústria de automóveis um mecanismo de atividades não está sendo muito produtivo e que determinadas peças estão demorando muito para ficarem prontas.
Ao reconhecer o prejuízo de tempo que a empresa está tendo, é possível que os líderes, utilizando a estratégia do PDCA, elaborem um planejamento para identificar como poderão alterar esse processo e como farão isso. Após a realização do plano e da definição do método, chega a fase de implementar (fazer) aquilo que foi pensando.
Durante a implantação, observa-se quais são os prós e contras desse planejamento e, ainda, o que pode mudar ou deve ser mantido. Ao final, se a fábrica constatar que o plano deu certo, padrões antigos, possivelmente, serão revistos ou substituídos por novos.
Como foi a origem do ciclo PDCA?
Apesar de parecer um método de gestão novo, o ciclo PDCA surgiu na década de 20 e passou a ser utilizado a partir da década de 50. Nesse período, as indústrias perceberam que seus resultados eram obtidos na fase de desenvolvimento do negócio e muitos erros surgiam, pois não havia um planejamento estruturado.
Foi a partir disso que Edwards Deming, considerado um dos principais nomes do controle de qualidade, propôs o método para auxiliar na resolução de problemas e na elaboração de melhorias contínuas que pudessem gerar resultados positivos. Ainda, por isso, o PDCA também é conhecido por ciclo de Deming.
Quais são as fases do PDCA?
Cada fase da estratégia é crucial para que a efetividade da metodologia possa ser atestada ao final do processo. Além disso, cada etapa, quando bem estruturada, permite que falhas e acertos sejam identificados. Mas um processo deve ser sempre seguido do outro. Saiba quais são eles:
- Plan (Plano): é a identificação do problema, análise do processo e montagem do plano de ação;
- Do (Executar): momento de colocar em prática o plano de ação com todos os detalhes que foram previamente estruturados;
- Check (Verificar): aqui, analisam-se os resultados que foram obtidos;
- Action (Agir): por fim, colocam-se em prática os ajustes, repensam as falhas e documentam a estratégia.
Como funciona o ciclo PDCA?
Lembra-se do exemplo da indústria de automóveis que sentiu a necessidade de mudar padrões preestabelecidos, mas que não eram vantajosos? Saiba, porém, que essa metodologia pode ser utilizada por todos os segmentos.
O método é bastante eficaz quando as perguntas certas são feitas em cada fase do ciclo. Na primeira etapa, questionamentos devem ser realizados: o que é preciso mudar? Por que isso precisa ser mudado? Quais resultados estamos obtendo? Qual é o histórico desse problema? Quais serão as possíveis perdas e ganhos?
Durante a implementação tenha em mente questões como: este processo está realmente melhor do que o outro? Os profissionais estão ficando mais desgastados ou mais satisfeitos com isso? A forma de execução está clara para os executores?
Na fase final, faça um balanço: o que deu certo e o que deu errado? Qual etapa foi desnecessária, quais podem ser feitas de maneira mais rápida ou menos burocrática? De que forma vou tornar esse processo um padrão a ser seguido? Todas essas questões devem ser consideradas para a efetividade da metodologia escolhida.
Quem pode aplicar esse método?
Para aplicar o PDCA é necessário ter em mente que qualquer processo pode e deve ser reestruturado quando o objetivo é trazer melhorias para a companhia. Por isso, qualquer empresa que queria aprimorar as formas de desenvolver algo internamente, seja um produto, um processo ou um serviço, pode apostar nessa ferramenta da qualidade.
Quais as vantagens da aplicação desse ciclo?
Como o próprio nome diz, o ciclo PDCA deve obedecer seu andamento para que possa gerar resultados competitivos e a empresa perceber vantagens, como:
- prever erros por meio do estudo do histórico e da elaboração de um bom planejamento;
- definir metas mais factíveis;
- avaliar os resultados para agir de forma corretiva;
- padronizar um processo internamente;
- melhorar as atividades e, assim, aumentar a produtividade da empresa.
Qual a diferença entre o PDCA e o PDSA?
Entenda que, apesar de muitas pessoas confundirem, trata-se de duas ferramentas diferentes. Podemos dizer que o PDSA é a evolução do PDCA, que foi o primeiro a surgir. O ciclo novo visa contribuir com o que já era proposto pelo antigo, porém, com o foco no estudo em pequena escala com objetivo de promover um novo conhecimento.
Por isso, suas iniciais representam Plan (planejar), Do (fazer), Study (estudar), Act (agir). Percebeu como entender o que é PDCA pode deixar a sua empresa muito mais próxima da otimização dos processos? Aplicar essa ferramenta pode garantir resultados que você nunca imaginou.
O conteúdo foi útil? Então, que tal aprender como implementar o PDCA na companhia?
