O guia prático para aumentar a produtividade da sua equipe

Tempo de leitura: 8 minutos

A produtividade é a meca do capitalismo moderno. Com a globalização já em curso há 20 anos ou mais, a saída agora, ao invés de simplesmente expandir mercados, é gerar ganhos e sinergias internas e aumentar a produtividade por colaborador, maximizando lucros e tornando o modelo de negócios mais sustentável.

Esse tem sido o desafio de grandes empresas nos últimos dez anos e isso agora já chegou com força total às pequenas e médias. É preciso extrair mais do trabalho que os funcionários desempenham, contudo sem elevar a carga ou horas trabalhadas dos mesmos.

Muitos estão em busca de dicas e fórmulas que sejam mágicas para implementar esse tipo de evolução, porém o buraco é um pouco mais embaixo. É preciso, para atingir níveis de excelência e produtividade máxima, realizar reformas e modificações estruturais em qualquer negócio. Não há dica que leve aos céus de uma só tacada, mas há diversas delas para você que quer começar a implementar um ritmo e processos mais eficientes, para gerar ganhos lá na frente. Uma boa gestão empresarial é algo que leva tempo, tanto na implementação quanto na geração de resultados. Não dá para falar em dicas sem que você tenha paciência e organização para criar soluções e respostas e aplicá-las com maturidade e serenidade em sua empresa.

Antes de tudo, é preciso trabalhar a produtividade em seu próprio departamento. De nada adianta implementar mudanças em prol da produtividade em uma empresa sem que o próprio RH se mostre, antes de todos, mais eficiente. Nesse sentido, podemos estabelecer alguns pontos de partida:

Metas individuais e coletivas

É preciso criar metas para cada um dos colaboradores, mas também metas em equipe. Esses objetivos são, é claro, diferentes. A produtividade é algo que pode ser medido em relação aos colaboradores, mas também em relação a times inteiros.

Adoção de novas ferramentas

Sem que haja ferramentas adequadas para automatizar e simplificar processos, cobrar maior produtividade pode ser um verdadeiros absurdo. É necessário investir em ferramentas, especialmente tecnológicas, que permitam aos funcionários e equipes renderem mais em tarefas que sejam intelectuais ou não operacionais.

Treinamentos frequentes

Sem treinar sua equipe, é difícil exigir que novos processos e procedimentos sejam executados à perfeição. Para melhorar sua produtividade, primeiro você precisará gastar algum tempo mostrando à sua equipe como ser mais produtiva.

Preparação de lideranças

Líderes fortes em RH podem comandar as equipes e garantir que os novos processos e metas sejam cumpridos. As lideranças, em grande parte dos casos, são a peça fundamental de qualquer ganho de produtividade. Se há problemas nesses líderes, ações muito competentes para elevar a produtividade poderão se ver frustradas ou mesmo sabotadas, sem que sua eficiência seja jamais vista ou sentida.

Melhor comunicação

As modernas técnicas de gestão apontam que, em geral, a produtividade é baixa quando há falta ou falhas na comunicação. Crie mecanismos inovadores de comunicação e interação entre os membros de sua equipe e também elementos externos que possam contribuir para a execução de tarefas de forma mais ágil.

Como melhorar a produtividade nas empresas

Essa pergunta vale um bocado de dinheiro. E, de fato, muito dinheiro vem sendo aplicado nesse quesito. Não significa que maior produtividade somente seja conseguida com aumento dos gastos, mas aplicar algum capital pode ser necessário. Essa é a primeira grande barreira a ser vencida por líderes de RH: convencer suas empresas da necessidade de investimento, e principalmente, das vantagens e do retorno que essa aplicação pode gerar.

Em primeiro lugar, como mencionamos, o RH precisa demonstrar para a empresa no geral e todos os demais departamentos que tipo de ganhos podem ser conseguidos: do ponto de vista operacional, mas também financeiro. Sem que haja relatórios e análises que possam demonstrar vantagens nítidas do investimento em coisas como novos materiais e softwares, treinamentos, mudanças de lideranças e avaliações de desempenho, é difícil conseguir um consenso ou aprovação.

Todos os projetos de RH, hoje em dia, precisam vir completos, diretos e com dois dados essenciais para uma aprovação: o custo ou valor que será gasto nas modificações e implementações, e o valor que será conseguido como resultado, em termos de lucro, economia ou similar.

Sem o famoso ROI, ou retorno sobre o investimento, ações de RH que busquem a produtividade são, de certo modo, improdutivas. A linguagem falada pelo RH tradicional não é imediatamente compreendida por outros segmentos das organizações, e por isso é função de um bom gestor de RH traduzir isso tudo numa linguagem que todos possam entender: a linguagem do dinheiro.

Em seguida, não se pode falar em produtividade sem um plano elaborado e planejamento de longo prazo. Especialmente nas ações que envolvem grande necessidade de treinamento e capacitação, resultados imediatos dificilmente são vistos, e isso torna necessário não apenas a construção de modelos e projeções, mas também de métricas que possam auferir, a todo momento, o quanto as ações propostas realmente estão ou não refletindo nos índices de produtividade.

O RH precisa a todo momento comprovar suas ações, e não pense que isso é exclusividade desse departamento. Vendas, compras, departamentos de desenvolvimento, todos eles precisam a todo momento reportar seus desempenhos.

Informação e métricas

Os tempos modernos trouxeram à tona algo que, mesmo antes da informatização, já estava à disposição do RH, mas não era visto com frequência. Um bom RH, que trabalhe de forma pró-ativa para criar maior produtividade, atua com informações.

Nunca minimize a importância de informações que sejam conseguidas pelo RH. Conseguiu um levantamento de quantos funcionários estão envolvidos em financiamentos habitacionais, guarde tudo. Tem dados de quanto os colaboradores gastam em planos de saúde e seguros-saúde privados, anote tudo. Descobriu que a produtividade é maior nas manhãs do que na parte da tarde? Produza relatórios e estatísticas que demonstrem isso, sugerindo soluções.

A informação é ouro quando lidamos com pessoas, e essa é a principal função do RH. O próximo passo, após catalogar e conseguir o maior número possível de informações, é transformar esses dados todos em métricas. Análises comuns incluem:

  • Índices de absenteísmo e licenças;
  • Salários médios de mercado;
  • Grau de satisfação com novos benefícios;
  • Indicadores de perda de talentos;
  • Monitoramento dos custos de manutenção por funcionário.

As possibilidades são infinitas e geralmente dados devem ser selecionados de modo a cumprir a missão da empresa. Por exemplo, empresas que têm maior rotatividade de funcionários geralmente buscam cálculos que demonstrem as vantagens de manter funcionários por mais tempo, versus os custos de recrutamento e treinamento.

Empresas que pagam muitas horas extras precisam, por exemplo, avaliar o quão vantajoso seria contratar mais funcionários em relação ao pagamento adicional aos que já operam na empresa.

As métricas são a linguagem dominante na gestão empresarial de hoje, e se você busca produtividade, tem que aprender a falar essa língua. Sem métricas, mesmo ações que gerem maior produtividade podem se perder em meio aos processos. É preciso criar validações dos modelos de ganho de produtividade, e isso por duas razões essenciais:

  1. Para provar a eficácia das ações para diretores e administradores, garantindo a continuidade das medidas tomadas.
  2. Para criar a possibilidade de aplicação dessas medidas eficazes em outros departamentos e circunstâncias dentro da mesma empresa.

A dica aqui é documentar tudo e criar rotinas de acompanhamento. Uma dica que sem dúvida não é mágica, mas que ao final de alguns ciclos e passado algum tempo pode tornar você um verdadeiro mago da gestão em recursos humanos.

Feedbacks e relatórios

Claro, não apenas produza feedbacks e relatórios de todas as ações, mas leia aqueles que chegarem até você. A produtividade é algo geralmente conseguido de forma laboratorial. Ações e tentativas são realizadas. Muitas podem dar certo, mas algumas certamente irão falhar.

Acompanhando os feedbacks e relatórios, você terá condições de identificar quais ações realmente refletem em maior produtividade, e concentrará esforços naquilo que realmente dá certo. E adivinha? Sua equipe de RH será, a partir daí, muito mais produtiva!

 

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