Modelo de descrição de vagas: o que colocar e exemplos para usar!

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Você sabia que os modelos de descrição de vagas são uma ferramenta imprescindível para garantir uma boa atração de talentos? Com ela, o RH consegue entender o que é esperado para cada vaga, identificando os candidatos que estão mais alinhados. 

Porém, apesar de ser um documento de extrema importância, nem sempre o recrutador sabe quais informações incluir e quais são dispensáveis na hora de definir as descrições. Pensando nisso, trouxemos um artigo completo com um modelo de descrição de vagas e 5 exemplos de vagas em alta que você pode adaptar ao seu processo. Confira a seguir. 

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O que é a descrição de vagas?

Um modelo de descrição de vagas é uma ferramenta vital para o RH que contribui, não só para o recrutamento e seleção, mas também para o desenvolvimento de carreira dos colaboradores. 

Esse documento estrutura as posições existentes na empresa, as atribuições de cada uma dessas posições e os requisitos para que um profissional possa ocupá-la. 

Dessa forma, ela deixa claro para recrutadores, gestores, colaboradores e candidatos, o que é esperado de cada profissional ao assumir um cargo dentro da organização, otimizando todo o processo de atração de talentos e garantindo uma integração mais eficiente dos novos colaboradores.

Quais as vantagens de uma boa descrição de cargos na empresa?

Estruturar boas descrições de vagas pode trazer diversos benefícios para a gestão de pessoas, tanto no processo de recrutamento e seleção, quanto na rotina do negócio. Confira as principais vantagens a seguir. 

Expectativas alinhadas

Quando as responsabilidades e funções do cargo são descritas de forma clara e objetiva, a empresa reduz desentendimentos e consegue alinhar melhor as expectativas dos novos funcionários. Sendo assim, garante uma integração mais tranquila e minimiza desligamentos precoces. 

Auxílio no planejamento de carreira

As descrições de vagas também ajudam o colaborador a traçar seu plano de carreira, entendendo quais habilidades e competências ele precisa desenvolver para conseguir crescer dentro da organização. Além disso, elas preparam a empresa para atrair candidatos mais qualificados e adequados, tanto no que diz respeito à habilidades, quanto ao fit cultural

Redução de conflitos de papéis e responsabilidades

Por fim, descrições claras também podem auxiliar na redução de conflitos, melhorando o clima organizacional. Isso porque, os colaboradores saberão exatamente quais atividades são de sua responsabilidade e qual o seu papel dentro do setor. 

O documento também serve para orientar os líderes e gestores, evitando que eles exijam de um profissional, algo que não faz parte de sua função. Dessa forma, é possível evitar  divergências que poderiam levar até mesmo a processos trabalhistas. 

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O que colocar na descrição de cargos?

As informações presentes em um modelo de descrição de vagas podem variar de acordo com a estrutura da empresa e as especificidades da vaga. Entretanto, alguns dados devem estar presentes, independentemente do cargo disponibilizado. Eles são:

  • Nome da vaga;
  • Descrição da vaga;
  • Responsabilidades;
  • Formação acadêmica;
  • Experiência exigida;
  • Competências e habilidades obrigatórias ou desejáveis;
  • Treinamentos e certificados obrigatórios.

Assim, é importante entender que a empresa pode e deve alterar a descrição de vagas caso o perfil de profissional desejado mude. 

Por exemplo, imagine o contexto de uma clínica de odontologia em que todas as consultas eram marcadas de forma manual, em uma agenda de papel. Então, com o passar dos anos, a organização decide adaptar o processo para um sistema digital. 

Sendo assim, nesse cenário, a descrição de uma vaga de secretário, que antes não exigia conhecimento em informática, passa a exigir, para garantir que o novo profissional consiga utilizar o sistema.

Modelo de descrição de vagas

Ter um modelo de referência é uma forma de facilitar o trabalho de elaboração das descrições. Desse modo, você consegue estruturar as informações necessárias e fazer as adaptações para cada cargo. 

A seguir, trouxemos um modelo que pode ser utilizado em diferentes situações. Confira:

  • Título da vaga: nome do cargo e nível hierárquico;
  • Resumo da vaga: descrição geral da posição com suas principais responsabilidades e atividades;
  • Responsabilidades: lista de atividades específicas, descritas de forma clara e objetiva;
  • Requisitos: lista de requisitos, incluindo formação, experiência profissional, habilidades técnicas e comportamentais;
  • Relações de supervisão (se houver): descrição das relações de supervisão, incluindo a descrição dos funcionários que o cargo supervisiona e as atividades de supervisão que ele realiza.

Como falamos, é importante estar atento às soft skills necessárias para o cargo. Até porque, como estatísticas já comprovaram, 9 em cada 10 profissionais são contratados pelo perfil técnico e demitidos pelo comportamental. Portanto, a aderência para a vaga vai muito além do que o profissional sabe fazer no dia a dia. Ao definir o perfil comportamental ideal, você garante sucesso para o candidato, para seu líder e para a organização.

Perfil Comportamental: o que é, quais os 4 tipos e como mapear?

5 exemplos de modelos de descrição de vagas

A criação de descrições de vagas é o primeiro passo de um processo seletivo e têm grande impacto na atração de profissionais qualificados. 

Assim, para ajudar você e sua empresa nos processos de atração de talentos, trouxemos 5 modelos de descrições para alguns cargos recorrentes. Ainda, esses textos podem ser copiados, mas é importante que você personalize as descrições de acordo com o que a posição exige. 

1. Modelo de descrição de cargo de auxiliar administrativo

Descrição

Buscamos um profissional para atuar como auxiliar administrativo, dando apoio em tarefas diárias do setor. Por isso, serão priorizados perfis organizados e com boa capacidade de comunicação.

Responsabilidades

  • Organizar arquivos de documentos;
  • Preencher formulários, planilhas e outros documentos;
  • Realizar atendimento por telefone e e-mail;
  • Receber fornecedores e encaminhar materiais recebidos;
  • Elaborar agendas;
  • Verificar a entrada e saída de correspondências;
  • Redigir e digitar documentos;
  • Auxiliar assistentes, analistas e supervisores em atividades propostas.

Requisitos

  • Ensino médio completo ou curso técnico de formação em administração;
  • Conhecimento intermediário em pacote Office;
  • Habilidade em comunicação verbal e escrita;
  • Perfil profissional organizado, pró-ativo e multitarefa. 

2. Descrição de vaga de assistente administrativo

Descrição

Estamos à procura de um assistente administrativo que forneça suporte aos gerentes e funcionários nas necessidades diárias do escritório. Dessa forma, é necessário aptidão em redigir documentos e comunicados e em organizar processos e planilhas. 

Responsabilidades

  • Atender e direcionar chamadas telefônicas;
  • Organizar e agendar compromissos;
  • Arquivar a documentação da empresa;
  • Inserir notas fiscais e comprovantes de faturamento no sistema;
  • Montar relatórios administrativos;
  • Auxiliar na preparação de reuniões;
  • Emitir e fazer pagamentos financeiros;
  • Revisar planilhas e orçamentos.

Requisitos

  • Ensino médio completo, cursando superior ou técnico em Administração de Empresas;
  • Experiência de 1 a 2 anos com rotinas de escritório;
  • Conhecimento intermediário em pacote Office;
  • Habilidades de gerenciamento de tempo e capacidade de priorizar tarefas;
  • Excelente habilidade de comunicação verbal e escrita;
  • Perfil pró-ativo e organizado. 

3. Modelo de descrição de vaga de analista de atendimento ao cliente

Descrição

Precisamos de um profissional para o cargo de analista de atendimento ao cliente. Assim, o profissional será responsável por atender ao público tirando dúvidas e passando informações claras e objetivas.

Responsabilidades

  • Realizar o primeiro contato e triagem do cliente;
  • Atender o público e esclarecer dúvidas;
  • Manter contato com clientes e atividades relacionadas a pedidos;
  • Solucionar problemas;
  • Ajudar os clientes a encontrarem o que necessitam;
  • Elaborar relatórios baseados nas interações com o cliente. 

Requisitos

  • Ensino médio completo, cursando superior ou técnico na área de administração.  
  • Experiência com atendimento ao público;
  • Conhecimento intermediário em informática;
  • Boa capacidade para trabalho em equipe;
  • Perfil empático, proativo e comunicativo;
  • Boa escuta ativa e capacidade de comunicação. 

4. Descrição de cargo de vendedor

Descrição

Buscamos um profissional para atuar com vendas e atendimento ao cliente. A pessoa também será responsável por processos internos de administração da loja, como reposição de estoque e operação de caixa. 

Dessa forma, destacam-se os candidatos com boas habilidades de comunicação, atitude positiva e capacidade de resolver problemas de forma ágil e proativa.  

Responsabilidades

  • Fornecer informações precisas sobre os produtos e serviços comercializados;
  • Tirar dúvidas dos clientes;
  • Realizar a venda cruzada de produtos;
  • Mostrar benefícios e vantagens dos produtos e serviços;
  • Manter a loja e o estoque limpos e organizados;
  • Realizar o controle de caixa ao final do expediente;
  • Garantir que as metas sejam alcançadas. 

Requisitos

  • Ensino médio completo;
  • Experiência na área de vendas;
  • Boa comunicação e relação interpessoal;
  • Cordialidade e gentileza;
  • Habilidades básicas de matemática;
  • Disponibilidade para trabalhar aos finais de semana, em escala 6x1. 

5. Descrição de cargo de assistente financeiro

Descrição

Buscamos um profissional para compor o time financeiro na posição de assistente, dando suporte à gestão em atividades da rotina financeira como emissão de notas fiscais e controle de caixa. Então, precisamos de uma pessoa organizada e atenta aos detalhes.

Responsabilidades

  • Emitir notas fiscais;
  • Gerenciar o estoque;
  • Realizar a conciliação bancária;
  • Auxiliar no controle do fluxo de caixa;
  • Acompanhar negociações com fornecedores e clientes;
  • Auxiliar no controle de custos.

Requisitos

  • Ensino superior completo ou cursando em Administração, Economia, Contabilidade, Finanças ou áreas correlatas;
  • Conhecimentos em informática;
  • Habilidades em matemática e finanças;
  • Boa capacidade de comunicação e organização. 

Em que usar a descrição de vagas?

É comum pensar que a descrição de vagas é um processo exclusivo da área de recrutamento e seleção. Entretanto, não é bem assim. A ferramenta também pode auxiliar em outras atividades do RH, dando um direcionamento sobre cargos e requisitos. 

A seguir, explicamos melhor as possibilidades que uma boa descrição pode trazer para o negócio e a gestão de pessoas. Confira! 

Recrutamento e seleção

O setor de R&S é o que mais aproveita a ferramenta. Aqui, o modelo de descrição de vagas é utilizada para que o recrutador entenda os critérios das vagas em aberto e faça uma seleção prévia para identificar os talentos mais alinhados. 

Além disso, a descrição é utilizada nas páginas de carreira, para a divulgação das vagas, e possibilita que o candidato saiba o que a empresa espera dele e se ele está ou não dentro dos critérios para se inscrever. Dessa forma, uma boa descrição de vagas pode ajudar a otimizar o processo, inibindo profissionais aventureiros, que se candidatam mesmo não atendendo aos requisitos. 

Aliás, a ferramenta também pode ser utilizada pelo recrutador para orientar a entrevista de seleção, baseando suas perguntas nas responsabilidades e atividades descritas para cada cargo.

Avaliação de desempenho

Os objetivos e critérios da descrição de cargos também podem funcionar como um padrão para a avaliação de desempenho, tornando a análise mais estruturada. 

Portanto, com a descrição, o gestor consegue levantar os pontos fortes desejados em cada cargo e avaliar se os colaboradores estão alcançando as expectativas ou se precisam de mais esforços em treinamento e desenvolvimento.

➡️ Acesse o material gratuito: Matriz 9 Box: guia completo para aplicar na avaliação de desempenho dos colaboradores

Planejamento de sucessão

Se a descrição é utilizada no recrutamento externo, ela também pode ser utilizada para os planos internos de carreira e de sucessão. Portanto, como o documento já está estruturado, fica mais fácil entender os critérios e habilidades desejados em cargos mais altos. 

Assim, a partir daí, é possível cruzar esses requisitos com os profissionais que já estão na empresa, identificando talentos que podem ser promovidos para novas vagas. 

Políticas de remuneração

As descrições de vagas também podem ser utilizadas para apoiar as políticas de remuneração da empresa, ajudando a estabelecer salário e benefícios justos com os critérios e responsabilidades de cada cargo. 

Portanto, se por exemplo, uma função exige ensino superior completo e experiência prévia de 2 anos, fica mais fácil entender que esse profissional precisa receber mais do que aquele que ocupa uma vaga sem tantos critérios. 

Treinamento e desenvolvimento profissional

Por fim, a ferramenta também oferece subsídios para o planejamento de programas de treinamento e desenvolvimento de colaboradores. Sendo assim, ela mostra as principais habilidades técnicas e comportamentais necessárias para cada posição e pode ser utilizada para identificar gaps e pontos de melhoria. 

Ainda, escrever o que se espera do candidato de forma clara e objetiva é fundamental para trazer mais assertividade e agilidade para os processos seletivos da empresa. Dessa forma, é válido utilizar modelos de descrição de cargos para ter uma base e então adaptá-los de acordo com a realidade do seu negócio. 

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Amanda Silva
Amanda Silva
Psicóloga, com MBA em Gestão de Recursos Humanos, atuo há mais de 7 anos com recrutamento e seleção, grande bagagem em empresas de tecnologia, com definição de estratégias para atração e seleção de talentos. Hoje está como Supervisora do time de Talent Acquisition da Sólides.
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