6 maneiras de realizar uma reunião produtiva

Tempo de leitura: 2 minutos

As reuniões fazem parte do cotidiano das empresas, mas ao sairmos de algumas, é inevitável pensar que ela poderia ser resolvida em um e-mail. Ter uma reunião produtiva, portanto, pode ser um desafio!

Confira, a seguir, 6 passos que vão ajudar você a fazer com que as reuniões sejam produtivas e com maior participação da equipe!

1. Planejamento

Antes de convocar uma reunião, faça um planejamento:

  • selecione apenas as pessoas que realmente contribuirão com a reunião;
  • determine um horário para começar e para terminar. Caso você perceba que vai ultrapassar o horário estabelecido, marque uma nova reunião;
  • faça uma pauta para reunião e estabeleça prioridades, assim você garante que os assuntos mais importantes serão abordados.

2. Convite

Após selecionar as pessoas para a reunião, informe a elas os assuntos que serão abordados, e que são os outros participantes. Disponibilize os documentos referentes à reunião, assim as pessoas compareceram preparas com suas opiniões e sugestões.

https://drive.google.com/file/d/1N-Hh7HWo8yWcyp0VtLm5Yk1qenYYebi-/view?usp=sharing

3. Preparação

Você convocou uma reunião? Então prepare-se, esteja a par dos assuntos que serão abordados e quais são os objetivos. Vá a reunião com soluções e sugestões assim você irá economizar o seu tempo e o da equipe envolvida além de fazer com que a reunião seja mais produtiva.

4. Atenção ao objetivo

Você está fazendo uma reunião em grupo? Então fale de assuntos pertinentes ao grupo, não use o tempo com assuntos relevante apenas a uma ou duas pessoas presente.

Caso seja necessário corrigir ou alertar um funcionário sobre um problema faça em particular, lembre-se que feedbacks negativos devem ser sempre dados em particular para que a pessoa não se sinta constrangida e para que vocês possam achar uma solução juntos.

5. Atenção aos participantes

Lembre-se que a sua equipe é composta de pessoas com perfis diferentes que reagem, interagem e absorvem as informações de maneira diferente. Dessa maneira procure pensar antes da reunião quais os perfis estarão presentes, e qual a maneira ideal de manter o foco deles.

6. Faça uma conclusão

Não se esqueça de deixar claro quais são os resultados da reunião, não há nada pior do que ir a uma reunião e sair com a sensação de que nada foi feito, estabeleça metas para que os problemas sejam solucionados.
Lembre-se de fazer uma ata da reunião e disponibilizar para os participantes, isso ajuda a  deixar claro o que foi acordado e diminui   os problemas de comunicação.

Além disso, para ter uma reunião produtiva, de verdade, procure marcá-las pela manhã. As pessoas estão mais descansadas e ainda não começaram a desenvolver as suas rotinas.

Aproveite a sua visita e confira algumas dicas de como aumentar a produtividade na empresa!

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