A Lei 13.709/20 (Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD) está em vigor desde setembro de 2020. Contudo, muitas empresas ainda enfrentam dificuldades para adequar seus processos no que diz respeito à coleta e ao tratamento de dados pessoais. Mas você sabe quais são as alterações que a sua empresa precisa fazer quanto à LGPD no Recrutamento e Seleção?
Neste post, vamos explicar um pouco mais sobre os impactos da nova Lei nesse processo tão importante do RH e quais cuidados precisam ser implementados para garantir a segurança dos dados. Confira!
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Como a LGPD impacta o recrutamento e seleção?
Muitos processos do RH concentram um volume significativo de dados pessoais e o recrutamento e seleção é um dos principais deles. Isso porque, essa área trabalha diretamente com currículos. E o que são currículos senão um apanhado de informações pessoais?
Por conta disso, é fundamental que o departamento revise seus processos e mantenha a transparência com os candidatos sobre como esses dados serão armazenados e utilizados no futuro.
É importante entender que, a partir do momento em que um candidato entra em um processo seletivo, ele fornece dados pessoais à empresa. Apesar desse fornecimento, contudo, o candidato continua sendo titular desses dados, por isso, ele precisa ser informado sobre a utilização das informações.
4 principais cuidados com a LGPD no recrutamento e seleção
Na hora de estruturar seus processos de recrutamento e seleção, é preciso incluir os cuidados com a LGPD, garantindo, assim, mais transparência nas relações e evitando problemas jurídicos no futuro.
A seguir, listamos alguns cuidados que devem ser implantados em todos os processos seletivos, confira.
1. Inclua os processos de R&S na política de segurança
A LGPD deve ser considerada desde o momento do planejamento do processo de recrutamento e seleção, de forma a assegurar a privacidade do candidato e a proteção de seus dados pessoais.
Dessa forma, é fundamental que o RH analise todo o fluxo de informações para entender como será feita a coleta dos dados, quais pessoas terão acesso a eles, por quanto tempo as informações ficarão armazenadas, se haverá um banco de talentos, entre outros detalhes.
Essas informações devem ser incluídas na cultura organizacional e registradas na política de recrutamento e seleção e na política de segurança. Dessa forma, todos os colaboradores saberão quais devem ser os processos com os dados recebidos.
2. Peça apenas dados essenciais
Será que a empresa realmente precisa de todos os dados que solicita em um processo seletivo? Para atender a LGPD na contratação, o ideal é que você se restrinja a coletar o mínimo necessário de informações para a realização do processo de seleção.
Assim, crie um formulário de inscrição breve, com apenas os dados necessários e pertinentes, e deixe para solicitar mais informações no momento da assinatura do contrato, apenas daqueles que forem, de fato, contratados.
Dessa forma, você garante a segurança e a privacidade dos profissionais que estão concorrendo, mas que não serão selecionados.
3. Tenha o consentimento do titular para utilizar e armazenar os dados
Na hora de solicitar os dados, é obrigatório que você solicite o consentimento do proprietário e que informe, de modo transparente, para qual finalidade aqueles dados estão sendo solicitados e como será feito o tratamento e o armazenamento daquelas informações.
A pessoa que fornece as informações precisa saber exatamente o que será feito com seus dados e concordar com isso.
Imagine, por exemplo, que um candidato tenha disponibilizado um currículo para determinada vaga por meio de uma agência de empregos. Essa agência, sem informar ao candidato, utiliza seu currículo para uma outra oportunidade, em uma organização em que ele tem algum atrito. Já pensou o problema que poderia ser causado?
4. Mantenha um canal de comunicação aberto com o titular dos dados
O candidato, como titular dos dados, tem todo o direito de acessar, alterar, excluir ou revogar o consentimento sobre suas informações no banco de dados da empresa, a qualquer momento que acredite necessário.
Por conta disso, é importante que a organização crie um canal de atendimento específico para demandas relacionadas à proteção de dados.
Caso a solicitação de exclusão seja feita, a empresa deve informar, de forma clara, as consequências dessa negativa. Por exemplo, a exclusão do candidato de novos processos seletivos.
Como a tecnologia vai ajudar a sua empresa a cumprir a LGPD no Recrutamento e Seleção
Como vimos, é necessário algumas adequações importantes ao considerar a LGPD na admissão e no recrutamento de talentos. Empresas que ainda contam com RH anlógico e costumam arquivar documentos em papéis para fazer recrutamento, por exemplo, podem sofrer mais com essas novas normas.
Afinal, é comum que currículos de candidatos que não são selecionados acabem se perdendo e gerando vazamentos de informações que podem lesar a proteção de dados.
Além disso, quando uma empresa recebe o currículo de um candidato por um documento impresso ou encaminhado por e-mail, não há uma expressa autorização do proprietário dos dados para a forma como serão usadas essas informações.
A automatização desse processo, portanto, surge não apenas como uma alternativa para otimizar o recrutamento e seleção, mas como uma garantia de proteção de dados. Ao utilizar ferramentas de RH completas, com People Analytics, ATS e Páginas de Carreiras, você consegue tornar os processos seletivos muito mais seguros.
Leitura recomendada: LGPD: como a Sólides vai ajudar seu RH a cumprir a LGPD.
Plataforma de RH que garante proteção de dados
Uma plataforma de gestão totalmente integrada, como a da Sólides, possibilita reunir todas as informações em um só lugar, dando mais agilidade e eficiência ao setor e trazendo mais proteção aos dados de candidatos e colaboradores.
O software utiliza People Analytics e ATS, duas ferramentas que auxiliam na coleta, no armazenamento e no tratamento de dados pessoais com a máxima proteção e confidencialidade.
A solução da Sólides foi pensada e articulada com máxima adequação à Lei de Proteção de Dados e traz segurança para todas as atividades do RH, inclusive o recrutamento e seleção.
O Sólides Jobs, página de carreira da Sólides, garante a solicitação de consentimento dos candidatos e armazena todas as informações em um banco de dados confidencial. Dessa forma, os candidatos estão protegidos e podem solicitar o desuso de seus dados pessoais a qualquer momento.
Potencialize seu aprendizado!
A LGPD já está vigorando, por isso, se você ainda não fez as adequações necessárias, é importante começar o quanto antes para evitar multas e outras penalizações.
Em relação a LGPD no recrutamento e seleção, é necessário criar um planejamento para todos os processos, incluindo as regras na política de R&S e evitando trabalhar com currículos em papel.
A dica é automatizar o seu processo de recrutamento e seleção e utilizando ferramentas de gestão como a da Sólides. Assim, a adequação se torna muito mais fácil, acessível e totalmente segura.
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