A Gestão de Pessoas é uma área de atuação muito importante para qualquer tipo de empresa, mas que nem sempre consegue demonstrar adequadamente o seu valor. Nesse sentido, é fundamental medir e acompanhar o desempenho e o resultado dos principais pilares da área. E isso é feito por meio do KPI.
Neste artigo, vamos explicar o que é KPI, qual a sua importância para as empresas e quais são os tipos existentes. Além disso, vamos dar dicas para escolher os indicadores certos e exemplos de indicadores essenciais para quem atua com Gestão de Pessoas. Confira!
O que é KPI?
Primeiro, vamos entender o que significa KPI. A sigla diz respeito à Key Performance Indicator ou Indicador-Chave de Performance. Trata-se de um valor quantitativo que representa o desempenho de um processo. De forma simplificada, ele traz uma visão mais apurada dos resultados obtidos por um colaborador ou por uma área da empresa, permitindo compreender o quão positivo ou negativo eles estão.
Ainda, os KPIs são elementos complementares às principais ferramentas de gestão utilizadas nas empresas. Para tanto, são responsáveis por evidenciar a qualidade das ações realizadas e o valor que cada uma delas gera para o negócio. O acompanhamento dessas métricas faz com que a organização se mantenha produtiva e alinhada com as metas estabelecidas.
KPI e métrica são a mesma coisa?
Não! Por mais que todo KPI seja uma métrica, nem toda métrica é um KPI. É essencial que isso fique bem entendido, pois faz toda a diferença, especialmente em momentos de crise que exigem agilidade na tomada de decisões.
As métricas são formas de medir um processo ou uma ação. Por exemplo, a quantidade de seguidores nas redes sociais pode ou não ser um KPI para a empresa. Nesse exemplo, se estamos falando de um influenciador digital que precisa ter um volume maior de audiência, a quantidade de seguidores pode ser um KPI a ser acompanhado, do contrário, isso pode ser apenas o que chamamos de métrica.
Qual a importância dos KPIs para a empresa?
Os KPIs representam os resultados da empresa de forma simples e tangível. Sem eles, é praticamente impossível avaliar se o desempenho está bom ou se é necessário tomar providências para aumentar o lucro da organização.
Além disso, cada meta definida no planejamento estratégico do negócio precisa estar atrelada a um KPI. Dessa forma, fica mais fácil compreender o que precisa ser medido e qual resultado é esperado.
Quais são os tipos de KPI?
Em geral, existem 4 tipos diferentes de indicadores-chave, conforme explicamos abaixo.
Indicadores de produtividade
Os KPIs de produtividade estão relacionados às necessidades de recursos para a entrega dos produtos e serviços aos clientes. Nesse sentido, eles ajudam a delimitar melhor os custos e otimizar o uso dos insumos. Um bom exemplo de um indicador de produtividade é o tempo de produção gasto em uma determinada atividade.
Indicadores de qualidade
Os KPIs de qualidade medem a eficiência dos processos em entregar aquilo que era esperado. Em geral, é utilizado para avaliar a satisfação dos clientes internos e externos em relação aos produtos e serviços prestados. A média de notas da pesquisa de satisfação é um exemplo desse indicador.
Indicadores de capacidade
Os KPIs de capacidade medem o quanto a empresa é capaz de entregar em volume de produtos e serviços. Trata-se de indicadores essenciais para determinar o crescimento ou a retração na base de produção e pode se beneficiar bastante do uso de inteligência de dados para a tomada de decisões mais precisas. Um exemplo de indicador de capacidade é o volume de produção por pessoa.
Indicadores estratégicos
Por fim, os KPIs estratégicos estão diretamente ligados às metas estabelecidas no planejamento estratégico do negócio. Esses indicadores mostram o quão perto (ou longe) a empresa está de alcançar seus objetivos e permitem a implementação de planos de ação caso seja necessário. Um exemplo desse indicador é o faturamento.
Como escolher os KPIs certos para o negócio?
O KPI é um elemento fundamental para ter uma gestão mais estratégica e eficiente na empresa, mas cada um deles precisa ser definido de forma criteriosa para ser considerado efetivo. Nesse sentido, é importante que a empresa assuma uma postura data-driven e se baseie em dados e informações seguras e pertinentes para o negócio.
Além disso, os KPIs precisam estar relacionados ao que a empresa espera obter de resultados em um determinado período. Logo, eles devem medir algo que seja relevante para o alcance das metas, caso contrário, são apenas métricas. Alguns pontos ajudam a ter KPIs mais efetivos:
- objetividade;
- capacidade de mensuração;
- pleno conhecimento de todos os envolvidos;
- alinhamento com as metas;
- geração de valor para o cumprimento das metas.
Exemplos de KPIs para o RH
Os KPIs podem ser definidos para todas as áreas de uma empresa, desde a produção até o setor comercial e de atendimento pós-vendas. Dessa forma, com os indicadores para o RH não seria diferente. A seguir, vamos apresentar alguns exemplos que ajudam a dar mais eficiência à gestão de pessoas.
Fechamento de vagas no prazo
Começando pelos processos de Recrutamento e Seleção, um importante indicador da área é o fechamento de vagas no prazo. Esse KPI mostra a efetividade do processo de seleção da empresa e pode apontar questões de dificuldade no preenchimento de determinadas vagas, bem como na facilidade de outras.
O recomendado é que a definição do prazo de cada vaga seja feita por meio de análise do histórico da própria empresa e do que é apurado no mercado como um todo. Em geral, quanto mais rápida é uma contratação, menor é o seu custo e mais eficiente é o processo.
O cálculo desse KPI é feito pela contagem de dias entre a data da abertura da vaga pela área demandante até a data do aceite da proposta pelo candidato escolhido.
Turnover
O turnover é um dos indicadores mais acompanhados pelos setores de RH das empresas. Trata-se de um índice que representa o percentual de desligamentos em relação ao total de profissionais ativos no quadro. Logo, é um indicador que mostra o volume de saída de colaboradores e precisa ser mantido o mais baixo possível.
Em geral, é essencial que esse número esteja sempre abaixo de 5%, contudo, é importante analisar o cenário para compreender qual é o limite ideal para cada empresa. Em tempos de crise, como a ocorrida em 2020 em decorrência da pandemia, é normal que essa taxa tenha um crescimento.
Por fim, para calcular o turnover, basta dividir a quantidade de profissionais desligados pelo total de profissionais ativos e multiplicar por 100 para ter um número percentual.
Relação entre horas extras e horas trabalhadas
A relação entre horas extras e horas trabalhadas é um bom indicador de capacidade. Ele mostra quanto tempo efetivamente tem sido gasto para a realização das atividades e se esse tempo está sendo sub ou superestimado. Em ambos os casos, pode ser preciso rever fatores como tamanho do quadro de pessoas, distribuição das equipes e até mesmo a eficiência dos processos.
O ideal é que as horas extras não sejam realizadas, mas sabemos que, no dia a dia, elas podem ser necessárias. Assim, o ponto é observar quando elas começam a apresentar um volume mais alto, pois isso tende a gerar consequências tanto financeiras, com o pagamento de acréscimos na folha, quanto no clima e qualidade de vida dos colaboradores, com a rotina mais exaustiva.
Esse indicador pode ser calculado dividindo a quantidade de horas extras realizadas pela quantidade de horas totais trabalhadas.
e-NPS
O e-NPS é um indicador pouco usado nas empresas, mas que gera um grande valor para o RH. Para tanto, ele se baseia no mesmo critério do NPS (Net Promoter Score), que é uma metodologia de análise da satisfação do cliente. A diferença é que o e-NPS foca na satisfação dos colaboradores em relação à empresa.
Dessa forma, ele mede, em uma escala de 0 a 10, quanto o colaborador indicaria um amigo ou parente para trabalhar na empresa. Notas de 0 a 6 são consideradas detratoras, notas 7 e 8, são neutras e notas 9 e 10 são promotoras. O índice final é formado pela quantidade de promotores menos a quantidade de detratores dividido pelo total de respondentes.
Esse é um indicador que tem uma relação direta com o clima organizacional, a cultura e a percepção dos colaboradores sobre as ações de engajamento e desenvolvimento promovidas pelo RH. Um alto índice de detratores acende um sinal de alerta para que medidas mais efetivas sejam tomadas.
Produtividade por colaborador
A produtividade por colaborador é um indicador indispensável, que mostra o volume de trabalho que cada pessoa consegue entregar em um determinado período. É um KPI que serve como base para a definição de metas muito importantes para o negócio, como faturamento anual e volume de vendas. Ele é dado pela contagem simples das entregas de cada colaborador.
Continue aprendendo
Como vimos, a gestão de KPIs vai muito além da medição de processos e atividades. Ainda, está muito mais relacionado com a análise e aplicação estratégica das métricas, de forma a possibilitar uma tomada de decisão mais eficiente e definição de planos de ação mais eficazes.
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