Para que uma organização consiga realizar todo o planejamento elaborado e, assim, alcançar os objetivos e metas do negócio, é preciso ter a certeza de que cada uma das atividades será realizada no prazo e da maneira correta. Entretanto, isso só será possível por meio de uma gestão de tarefas eficiente.
Ainda, uma boa gestão de tarefas, em um mercado cada vez mais competitivo, torna-se um diferencial para o negócio, já que, por meio dela, é possível alinhar e acompanhar de modo mais estratégico, quais atividades devem ser realizadas em longo, médio e curto prazo. Assim, o nível de produtividade crescerá e, como consequência, os lucros também aumentarão.
Além disso, a gestão de tarefas permite um acompanhamento mais assertivo, por meio de dados sólidos, para saber quais colaboradores têm tido um bom desempenho e quais precisam ser melhor desenvolvidos em suas habilidades técnicas e comportamentais. Logo, distribuir as tarefas de maneira estratégica colabora, também, para uma boa gestão de talentos.
Se você se interessou pelo assunto, mas ainda enxerga a gestão de tarefas como um desafio, este post foi preparado com o objetivo de auxiliar na implantação dessa gestão na sua empresa. Então, acompanhe e veja como é mais simples do que parece!
O que é gestão de tarefas?
Para um gestor ou líder, existem poucas coisas mais frustrantes do que contar com uma equipe que não se comunica, onde um atropela o trabalho do outro, ocasionando a perda de prazos, trazendo prejuízos para o negócio.
Logo, a gestão de tarefas nada mais é que uma maneira estratégica de estabelecer prazos justos para a realização de atividades, agendar e controlar compromissos — além de delegar responsabilidades que vão de acordo com o perfil comportamental de cada colaborador.
Assim, cada colaborador estará ciente do seu papel dentro do time, sobre quais tarefas deve priorizar e quais pode deixar para depois. Ainda, nenhum colaborador ficará sobrecarregado, o que é bom para uma boa saúde mental e uma alta performance, além de outros benefícios que detalharemos a seguir.
Quais os benefícios da gestão de tarefas?
Com o avanço da tecnologia em decorrência da globalização, a concorrência entre as empresas cresceu e o consumidor se tornou mais exigente, pois, com apenas um clique, ele decide qual produto ou serviço o atenderá de forma mais rápida e melhor.
Logo, aquela gestão baseada no achismo ficou para trás, sendo preciso organizar as tarefas de modo estratégico para que o negócio avance e continue competitivo diante de tanta concorrência.
Pensando nisso, listamos os principais benefícios da gestão de tarefas para que você não pense duas vezes antes de implementar essa ferramenta na sua empresa agora mesmo!
Informações centralizadas
Graças ao avanço da tecnologia, atualmente, as empresas não precisam mais utilizar planilhas de excel ou documentos no word para organizar e distribuir atividades. Hoje, com o auxílio de um software de gestão de tarefas é possível reunir todas as informações em um só lugar, com vários modos de visualização, tornando tudo mais organizado e dinâmico
Por meio de “cards”, o quadro de tarefas fornece um panorama geral do que está sendo produzido e quais atividades se encontram em andamento e quais já foram concluídas. Ainda, em tempos de crescimento do trabalho em home office, contar com uma ferramenta online contribui para que o gestor acompanhe o desempenho da equipe de forma assertiva, mesmo à distância.
Facilita a comunicação interna
Um dos principais desafios dentro de uma empresa é contar com uma comunicação interna eficiente. E quando os membros da equipe não conseguem interagir de forma que todos saibam o que fazer e quando fazer, prazos não são cumpridos, impactando diretamente na produtividade dos colaboradores e perdas para o negócio.
Logo, contar com um software de gestão de tarefas permite que a comunicação interna avance de maneira clara e sem ruídos entre os colaboradores envolvidos em um mesmo projeto, para que tudo saia como o esperado e dentro do prazo estipulado pelo gestor.
Melhora a gestão do tempo
Peter Drucker, conhecido como o pai da administração moderna, citou, em uma de suas obras, uma frase que retrata bem a importância da gestão tempo: “O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado”.
Logo, no mercado de trabalho atual, o profissional multitarefas saiu de moda, visto que, a chave para contar com um alguém de alta performance é colocar a pessoa certa, no cargo certo e executando atividades que combinam com suas soft e hard skills.
Mas só isso não é o bastante, é preciso que seja feita uma boa gestão do tempo, algo que é possível por meio de uma ferramenta de gestão de tarefas. Com seu cronograma organizado, o colaborador conseguirá entender suas prioridades, sabendo diferenciar o que é urgente e importante e o que também é importante, mas que não é uma prioridade.
Reforçando esse entendimento, Drucker ainda completa: “Não há nada tão inútil quanto fazer com grande eficiência algo que não deveria ser feito”. Assim, podemos concluir que a gestão de tarefas contribui para o aumento da produtividade e engajamento, tornando o colaborador um profissional de alta performance.
Como fazer gestão de tarefas?
Agora que você conheceu os principais benefícios de uma boa gestão de tarefas, chegou o momento de colocá-la em prática. Com o intuito de tornar essa implantação mais dinâmica possível, separamos os principais passos. Confira!
Monte um fluxograma
Esse é o primeiro passo para uma boa gestão de tarefas. Isso porque, um fluxograma permitirá uma visualização mais clara e ilustrativa das hierarquias, cargos e qual o papel de cada um.
Assim, você poderá designar as tarefas que combinam com as competências de cada membro do time e inserir prazos de acordo com a urgência de cada uma delas. Aqui, uma boa dica para não errar é contar com o auxílio de um software com mapeamento de perfil comportamental, para conhecer de forma mais profunda seus colaboradores e suas habilidades.
Dialogue com a equipe
Em tempos modernos, não existe mais espaço para uma liderança centralizadora. Por isso, além de conhecer o perfil dos colaboradores para melhor designar as tarefas de cada um, é importante abrir as portas do diálogo na empresa.
Nesse sentido, depois de organizar as tarefas de cada membro da equipe e estabelecer prazos, comunique o time, por meio de reuniões, por exemplo, sobre como a gestão de tarefas será realizada.
Além disso, invista também em reuniões one-on-ne, para entender o que cada colaborador compreendeu sobre seu papel e se ele se sente motivado e engajado em realizar as tarefas que lhe foram designadas. Só por meio do recebimento de tais feedbacks, o gestor entenderá se todos estarão alinhados em prol do objetivo maior, que é o da empresa.
Adote uma metodologia
Com a adoção de uma metodologia ágil de gestão de tarefas é possível organizar melhor as demandas e entender quais são os profissionais de alta, média e baixa performance do time. Dentre as disponíveis no mercado, duas se destacam e têm sido as mais utilizadas atualmente: a Scrum e o Kanban.
Scrum é uma metodologia ágil que tem como foco tornar o planejamento e a execução dos projetos mais adaptáveis e eficientes. Sua técnica consiste em nada mais que dividir o projeto em fragmentos menores, intitulados de Sprint, que contam com acompanhamento diário da evolução por meio de reuniões de alinhamento com o time.
Já o Kanban é um método de organização de tarefas que contribui para que gestores e colaboradores visualizem e controlem, de forma mais assertiva, as demandas da equipe. Assim, por meio da elaboração de um quadro, organizam-se as tarefas em colunas, de acordo com o status de andamento: a fazer, fazendo, feito e aguardando.
Por fim, tanto o Scrum quanto o Kanban possibilitam que os processos do RH e demais setores sejam administrados de forma mais organizada e útil.
Escolha um software de gestão de tarefas
Como já citamos, o avanço da tecnologia na área empresarial fez surgir vários softwares que auxiliam no gerenciamento de tarefas. Logo, para escolher o certo para a sua empresa, é preciso primeiro entender suas necessidades, de acordo com a quantidade de colaboradores, por exemplo.
Além disso, é importante escolher uma ferramenta que esteja alinhada com o nível de tecnologia que a sua empresa já tem. Assim, procure optar por um software de fácil usabilidade, com o intuito de que seja gasto menos tempo com treinamento e que todos os colaboradores consigam utilizar com facilidade. Dessa forma, todos se adaptarão à gestão de tarefas.
Qual o papel dos gestores e do RH?
O primeiro ponto para saber realizar uma gestão de tarefas de maneira estratégica e assertiva é conhecer profundamente cada membro do time. Isso porque, as atividades precisam ser delegadas para aquele profissional que tem as habilidades técnicas e comportamentais para realizá-las.
Além disso, é importante destacar que as hard skills são importantes, mas nada substitui a experiência de vida de cada indivíduo, ou seja, entender as peculiaridades, como forças e motivações de cada um, colabora no entendimento de qual colaborador se sentirá motivado e engajado em realizar determinada tarefa da melhor forma possível.
Logo, é nesse momento que gestores e líderes podem contar com o setor de RH. Com o RH ágil, que possibilita um maior conhecimento na área de gestão de pessoas, com a ajuda de softwares com mapeamento de perfil comportamental, o setor consegue identificar os pontos fortes e fracos de cada equipe.
Além disso, com dados sólidos em mãos, o RH pode direcionar as lideranças na separação de seus liderados em grupos e na determinação de quais estratégias serão utilizadas, como treinamentos específicos que cada profissional precisa para desempenhar as atividades que lhe são dadas de forma satisfatória.
Assim, os colaboradores se sentirão satisfeitos com a organização, por ela investir no seu desenvolvimento e o negócio alcançará resultados incríveis!
Aplique a gestão de tarefas!
Viu só como fazer uma boa gestão de tarefas é mais simples do que parece? Além disso, organizar e distribuir tarefas de forma otimizada é uma tendência nas organizações que veio para ficar. Logo, sua empresa não pode ficar para trás, não é mesmo?
Por isso, não deixe de implementar essa gestão com o seu time quanto antes, deixando todos alinhados com o seu papel diante da empresa. Aproveite este momento também e baixe nosso e-book sobre Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) e deixe sua gestão de talentos ainda mais estratégica!
