As PMEs são responsáveis por 8 em cada 10 oportunidades formais de trabalho geradas no Brasil. No entanto, muitas delas ainda não descobriram o poder da gestão de RH para pequenas empresas e como ela gera mais resultados e ajuda a crescer. Afinal, esta é uma área vital para qualquer tipo ou modelo de negócio.
Por isso, o objetivo deste conteúdo é desmistificar a crença de que "fazer gestão de RH eficiente é coisa de grandes organizações". Seja pequena, média ou grande, empresas são formadas por pessoas - o capital mais valioso do qual todo negócio precisa cuidar.
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Por que estrutura o RH da pequena empresa?
O RH é responsável por atrair, reter, desenvolver e administrar o capital humano nas organizações. Para isso, utiliza técnicas específicas para desenvolver e melhorar o desempenho dos colaboradores, o que possibilita manter talentos muito mais qualificados e motivados dentro de suas funções.
Além disso, é um setor estratégico, capaz de fazer com que os colaboradores "vistam a camisa da empresa", se engajem nos desafios, executem bem suas atividades e ajudem a empresa a atingir as metas e objetivos.
"Mas tenho uma pequena empresa…"
Nas pequenas empresas é comum o próprio dono, ou um diretor, ser o "faz tudo". Ele decide as contratações, demissões, recrutamento e também analisa o desempenho do time. Assim, a frase acima funciona como "justificativa" para a ausência de um RH estruturado e de uma gestão de pessoas eficaz.
No entanto, é muito importante que os gestores entendam que a gestão de RH para pequenas empresas é vital para a sustentabilidade e crescimento do negócio. É ela que vai trazer funcionários engajados e comprometidos com as metas, um clima positivo na empresa, mais eficiência nas entregas, além da diminuição de custos.
9 desafios das pequenas empresas que a gestão de RH resolve
Todo negócio tem desafios. Os obstáculos surgem de todos os lados, em diferentes setores e a qualquer momento. Por isso, é muito importante estar preparado para combatê-los e evitar novas surpresas pelo caminho.
Confira a lista dos 9 desafios comuns nas pequenas empresas e quais os "antídotos", ou seja, as soluções que a estruturação do RH e uma boa gestão de pessoas comprovadamente trazem para resolvê-los.
1. Dificuldade de contratar profissionais qualificados
Aposto que você já passou pela situação de receber vários currículos e nenhum deles corresponder ao perfil ideal da vaga que você abriu, não é mesmo?
Sabemos que nem sempre é fácil atrair e recrutar os profissionais mais qualificados do mercado, principalmente em empresas menores, que concorrem com grandes corporações na chamada "guerra por talentos".
Antídoto: Atração de Talentos
Existem estratégias específicas para atrair os melhores profissionais. Empresas com processos de recrutamento e seleção bem estruturados pelo RH fortalecem o chamado employer branding.
Esse fator torna a sua marca empregadora mais competitiva e desperta a atenção de colaboradores qualificados, que passam a desejar trabalhar na sua empresa devido à reputação positiva que ela tem.
Com a sua empresa em destaque no mercado, profissionais mais qualificados perceberão o valor da marca como boa empregadora, facilitando o processo de contratação.
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2. Falta de tempo para o processo seletivo
O recrutamento e seleção não podem ser encarados como tarefas simples, que se resumem a contratar alguém para uma vaga. Trata-se de uma frente muito importante que deve ser ágil e eficiente, garantindo o cumprimento das etapas essenciais para uma boa contratação.
Antídoto: Recrutamento e Seleção ágil
O RH estruturado traz consigo algumas ferramentas importantes para um processo de R&S ágil e eficiente, que vão ajudar a sua empresa a colocar a pessoa certa na vaga certa. Confira:
- Banco de talentos: organização de um banco de currículos de candidatos para agilizar o processo de seleção no momento de preencher uma vaga.
- Banco de talentos interno: recrutamentos internos são mais eficientes e até 20% mais baratos que os externos;
- Ser ágil não é ser rápido: estabelecer um padrão de qualidade e definir as etapas do processo é essencial para ser mais eficiente.
- Marca empregadora forte: o que se fala no ambiente interno é replicado no ambiente externo, sendo importante fomentar ações internas que gerem satisfação entre os colaboradores;
- Contar com uma ferramenta tecnológica: ela torna a rotina do RH mais simples, ágil e eficiente à medida que reúne tudo em um só lugar e otimiza tarefas manuais repetitivas.
3. Baixa Produtividade
A produtividade resulta do equilíbrio entre quantidade e qualidade do trabalho. Significa produzir o máximo possível com menos recursos. Ambientes tóxicos, altas demandas, metas inatingíveis e chefias inflexíveis reduzem a produtividade.
Antídoto: Indicadores de Desempenho, Capacitação e Feedback
Para aumentar a produtividade, é importante medir e acompanhar indicadores de desempenho, investir em capacitação e treinamento e ter uma cultura de feedback. Afinal, para comprovar que seu colaborador está produzindo pouco, é necessário investigar as causas dessa condição.
Mas não se assuste! Treinamentos, indicadores e capacitação não precisam, necessariamente, ser ações grandiosas. Você pode começar adotando um simples bate-papo periódico com o time para transmitir novos processos, tirar dúvidas e orientar a equipe.
Além disso, estabeleça objetivos e metas e consolide os resultados. Este será o ponto de partida para você entender melhor onde podem estar os gaps na produtividade e agir.
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4. Colaboradores Desmotivados, que "não vestem a camisa" da empresa”
Muitos fatores desencadeiam a desmotivação no trabalho e a falta de engajamento nas empresas. Entre eles, estão feedbacks inexistentes ou inadequados, conflitos entre as equipes, comunicação ineficiente e falta de reconhecimento.
Antídoto: a pessoa certa no lugar certo
Conhecer as habilidades técnicas, comportamentais e de desempenho dos colaboradores é essencial. Para isso, é possível contar com o mapeamento de perfil comportamental para identificar a pessoa certa para executar cada atividade.
Aliado a isso, investir em ações para promover engajamento, como pesquisas de clima, recompensas e oportunidades reais de aprendizado e crescimento, trará resultados surpreendentes para a gestão e para o negócio. Já ouviu aquela frase: "gente feliz dá lucro"?
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5. Alta Rotatividade
Altos índices de turnover podem indicar diversos problemas, como contratação errada, clima organizacional ruim, líderes despreparados para fazer gestão de pessoas, entre outros. Por isso, é necessário identificar as razões dos desligamentos para, em seguida, aplicar soluções.
Antídoto: retenção de talentos
Manter os melhores profissionais em sua equipe garante que ela tenha melhor desempenho. Além disso, aumenta o comprometimento e as chances de colher os frutos de treinamentos aplicados ao longo do tempo.
Desse modo, é fundamental ter um plano de cargos e salários bem definidos, promover um clima e uma comunicação positivos na empresa, programas de benefícios e reconhecimento de resultados, entre outras ações para fortalecer a retenção de talentos.
6. "Rádio peão” pelos corredores
A rádio peão, também chamado de “conversa de corredor”, esse fenômeno indesejado pode alcançar grandes proporções se não for prevenido. Conversas paralelas, situações privadas que se tornam públicas e intrigas causam problemas não somente para os envolvidos, mas também para a imagem organizacional.
Antídoto: comunicação interna e endomarketing
Promova uma comunicação clara e transparente. Se a empresa não tem um canal direto para “ouvir” seus colaboradores, providencie uma caixa de e-mail, sugestões ou reuniões para esse diálogo aberto. Mas fique atento, a comunicação neste canal deve acontecer de forma eficiente para chegar a todos os colaboradores e transmitir os objetivos da empresa.
Ações de endomarketing também fazem a diferença para integrar os profissionais. Aproveitando datas comemorativas específicas, essa estratégia permite um “respiro” na rotina de atividades e traz muitos benefícios, como maior engajamento do time, sentimento de pertencimento, motivação, além de um ambiente saudável na empresa.
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7. Falta de Organização
Muitas empresas ainda sofrem com a falta de organização de cadastros, fichas, registros funcionais e demais dados e informações dos colaboradores. O mesmo acontece quando o empreendimento precisa lidar com várias plataformas ou planilhas para diferentes processos, ou pior, quando ainda trabalha na base dos arquivos e pastas em papel.
Antídoto: gestão de tarefas administrativas
Entre as atribuições do Departamento Pessoal está a gestão de tarefas administrativas. Nela, estão cadastros de colaboradores, registros funcionais, controle de férias, registros de saúde, ausências, calendário de aniversariantes, entre outros.
Essas frentes podem ser organizadas e otimizadas na rotina do setor, prezando
sempre pelo cuidado no tratamento e armazenamento dos dados pessoais. Para isso, conte com um software completo de Gestão de RH que permita organização, armazenamento e centralização de todos os documentos e informações em um só lugar.
Isso trará mais segurança em relação à proteção de dados pessoais (LGPD), mais agilidade e eficiência na gestão desses dados.
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8. Orçamento financeiro apertado
Outra característica de empresas de pequeno porte é o orçamento enxuto. Muitas vezes, os gestores precisam se desdobrar para fazer o que é necessário com o pouco recurso disponível.
Antídoto: Gestão de RH eficiente
Uma boa gestão de RH para pequenas empresas contribui para a eficiência nos processos de recrutamento e seleção, aumento da produtividade dos colaboradores e, consequentemente, do lucro do negócio. Além disso, contribui diretamente para diminuir a rotatividade, um dos grandes ofensores para a saúde financeira das pequenas empresas.
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9. Falta de tempo para cuidar dos Recursos Humanos
Quadros enxutos são a realidade de muitas empresas. Mas as responsabilidades e o volume de trabalho são intensos. Sendo assim, fica difícil "dar conta de tudo".
Antídoto: automatização de processos
Hoje, a tecnologia está muito mais acessível, e as pequenas empresas podem contar com plataformas de automação das rotinas de RH e Departamento Pessoal.
Com uma plataforma completa para apoiar a gestão de pessoas, é possível estruturar e otimizar processos, cadastros e atividades manuais que tomam muito tempo dos profissionais. É menos tempo gasto com tarefas operacionais burocráticas e mais tempo para cuidar das pessoas, indicadores de desempenho e de produtividade e, assim, ajudar o negócio a crescer.
8 Passos para estruturar o RH da pequena empresa
Estruturar o RH em uma empresa vai além da mera implantação do setor ou de um cargo. O departamento de Recursos Humanos deve ser estratégico e atuar como um maestro, conduzindo pessoas e processos na mesma direção: os objetivos e o crescimento do negócio. Confira os primeiros passos para começar esta estruturação:
1. Planejamento
Faça um levantamento dos objetivos do negócio, que problemas devem ser solucionados para atingi-los, quanto tempo é necessário para organizar o setor de RH e quantas pessoas o departamento precisará ter. O planejamento precisa ser realista, estratégico e alinhado às possibilidades da empresa.
Faça uma lista de ações e coloque tudo em um documento. Não estabeleça objetivos que não possam ser cumpridos. Ter um plano e não segui-lo gera frustração e impossibilita a apresentação de resultados. Comece com o simples!
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2. Metas e objetivos
Com o planejamento definido, comece a estabelecer as metas para executá-lo. Por exemplo, um dos objetivos pode ser diminuir a rotatividade. Sendo assim, o que a empresa precisa fazer para alcançar esse objetivo?
Quantificar os resultados também é importante, pois eles mostram se a estratégia está funcionando. Já as metas definem os próximos passos e permitem mensurar o crescimento da empresa. Além de servirem como motivação para os colaboradores.
3. Defina os valores e a missão da empresa
Qual o propósito da sua empresa? Qual impacto ela traz na vida das pessoas? Como deseja que ela seja percebida pelo público? Coloque no papel os valores que são importantes para a sua organização, sua missão e onde ela chega.
Este é o primeiro passo para uma cultura positiva, capaz de fortalecer a marca empregadora, ajudar a atrair e reter talentos mais qualificados. A cultura estabelece os valores e a missão da empresa. Esses fatores vão nortear as ações da organização e o comportamento dos colaboradores.
Tenha em mente que os valores e a missão representam o DNA do seu negócio.
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4. Padronize o processo de Recrutamento e Seleção
Contratar pessoas sem seguir critérios pode ser catastrófico e gerar muitos prejuízos, incluindo financeiros. Por isso, o processo de Recrutamento e Seleção deve ter etapas preestabelecidas para serem cumpridas. Isso ajuda a reduzir as chances de contratações equivocadas.
Além disso, defina o perfil ideal para cada vaga, considerando competências técnicas e comportamentais. Também, o recrutador deve realizar testes e análises de perfil comportamental durante o processo de seleção com o intuito de eliminar a subjetividade na escolha. Nesse sentido, a tecnologia é uma grande aliada do RH e do negócio.
5. Estruture um onboarding
O onboarding é o processo utilizado para integrar o novo colaborador, dando-lhe as boas-vindas ao quadro funcional e ambientando-o à empresa, à atividade e ao time. Como estratégia, essa recepção deve ser estruturada e padronizada para funcionar bem.
Após a contratação, o profissional entra para o time e recebe orientações práticas sobre a dinâmica da empresa e da função que exerce. A gestão de pessoas deve organizar os primeiros dias de trabalho e definir quem vai receber o colaborador e ajudá-lo nos primeiros passos.
6. Faça pesquisas internas
Identificar pontos de melhoria e desenvolver ações para solucioná-los é responsabilidade da gestão de pessoas. Nesse sentido, pesquisas internas podem auxiliar a desenhar o cenário da empresa, sinalizando o que não está funcionando e precisa ser revisto.
Faça um levantamento das necessidades da organização, investigando o que ela já tem e o que precisa ter para crescer. Essa estratégia contribui para estruturar a implementação do setor com mais eficiência.
7. Estabeleça feedbacks periódicos
A gestão de pessoas precisa estipular uma rotina de feedbacks que seja constante e capaz de trazer resultados. Monitorar o desempenho da equipe e transmitir o resultado aos colaboradores é uma maneira de auxiliá-los a melhorar.
Portanto, ao estruturar um setor de RH na empresa, estabeleça a cultura do feedback, estipulando um cronograma periódico para sua realização. Desse modo, os colaboradores têm a oportunidade de saber como está seu rendimento e identificar onde precisam investir para melhorar.
8. Conte com uma plataforma de RH
Executar todos os processos pertinentes ao RH exige tempo e dedicação. Portanto, é inviável executar todas as atividades manualmente. Nesse sentido, adotar um software de RH é uma solução prática, acessível e altamente confiável.
Saia da operação e use a tecnologia a seu favor!
- Otimize processos;
- Aumente a produtividade da equipe;
- Tenha maior controle sobre dados e informações;
- Foco estratégico para tomar decisões;
- Melhor aproveitamento das equipes;
- Reduza os custos;
- Alavanque resultados!
Não se engane ao pensar que o uso de um software para Gestão de RH é exclusividade de grandes empresas. Ao contrário, as PMEs hoje têm acesso facilitado à tecnologia, com soluções pensadas especificamente para esse perfil de negócio, como a plataforma completa de RH da Sólides! Próximo passo!
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