8 dicas para estruturar a gestão de RH em pequenas empresas

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As PMEs são responsáveis por 8 em cada 10 oportunidades formais de trabalho geradas no Brasil. No entanto, muitas delas ainda não descobriram o poder da gestão de RH para pequenas empresas e como ela gera mais resultados e ajuda a crescer. Afinal, esta é uma área vital para qualquer tipo ou modelo de negócio.

Por isso, o objetivo deste conteúdo é desmistificar a crença de que "fazer gestão de RH eficiente é coisa de grandes organizações". Seja pequena, média ou grande, empresas são formadas por pessoas - o capital mais valioso do qual todo negócio precisa cuidar.

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Por que estrutura o RH da pequena empresa?

O RH é responsável por atrair, reter, desenvolver e administrar o capital humano nas organizações. Para isso, utiliza técnicas específicas para desenvolver e melhorar o desempenho dos colaboradores, o que possibilita manter talentos muito mais qualificados e motivados dentro de suas funções.

Além disso, é um setor estratégico, capaz de fazer com que os colaboradores "vistam a camisa da empresa", se engajem nos desafios, executem bem suas atividades e ajudem a empresa a atingir as metas e objetivos.

"Mas tenho uma pequena empresa…"

Nas pequenas empresas é comum o próprio dono, ou um diretor, ser o "faz tudo". Ele decide as contratações, demissões, recrutamento e também analisa o desempenho do time. Assim, a frase acima funciona como "justificativa" para a ausência de um RH estruturado e de uma gestão de pessoas eficaz.

No entanto, é muito importante que os gestores entendam que a gestão de RH para pequenas empresas é vital para a sustentabilidade e crescimento do negócio. É ela que vai trazer funcionários engajados e comprometidos com as metas, um clima positivo na empresa, mais eficiência nas entregas, além da diminuição de custos.

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9 desafios das pequenas empresas que a gestão de RH resolve

Todo negócio tem desafios. Os obstáculos surgem de todos os lados, em diferentes setores e a qualquer momento. Por isso, é muito importante estar preparado para combatê-los e evitar novas surpresas pelo caminho.

Confira a lista dos 9 desafios comuns nas pequenas empresas e quais os "antídotos", ou seja, as soluções que a estruturação do RH e uma boa gestão de pessoas comprovadamente trazem para resolvê-los.

1. Dificuldade de contratar profissionais qualificados

Aposto que você já passou pela situação de receber vários currículos e nenhum deles corresponder ao perfil ideal da vaga que você abriu, não é mesmo?

Sabemos que nem sempre é fácil atrair e recrutar os profissionais mais qualificados do mercado, principalmente em empresas menores, que concorrem com grandes corporações na chamada "guerra por talentos".

Antídoto: Atração de Talentos

Existem estratégias específicas para atrair os melhores profissionais. Empresas com processos de recrutamento e seleção bem estruturados pelo RH fortalecem o chamado employer branding.

Esse fator torna a sua marca empregadora mais competitiva e desperta a atenção de colaboradores qualificados, que passam a desejar trabalhar na sua empresa devido à reputação positiva que ela tem.

Com a sua empresa em destaque no mercado, profissionais mais qualificados perceberão o valor da marca como boa empregadora, facilitando o processo de contratação.

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2. Falta de tempo para o processo seletivo

O recrutamento e seleção não podem ser encarados como tarefas simples, que se resumem a contratar alguém para uma vaga. Trata-se de uma frente muito importante que deve ser ágil e eficiente, garantindo o cumprimento das etapas essenciais para uma boa contratação.

Antídoto: Recrutamento e Seleção ágil

O RH estruturado traz consigo algumas ferramentas importantes para um processo de R&S ágil e eficiente, que vão ajudar a sua empresa a colocar a pessoa certa na vaga certa. Confira:

  • Banco de talentos: organização de um banco de currículos de candidatos para agilizar o processo de seleção no momento de preencher uma vaga.
  • Banco de talentos interno: recrutamentos internos são mais eficientes e até 20% mais baratos que os externos;
  • Ser ágil não é ser rápido: estabelecer um padrão de qualidade e definir as etapas do processo é essencial para ser mais eficiente.
  • Marca empregadora forte: o que se fala no ambiente interno é replicado no ambiente externo, sendo importante fomentar ações internas que gerem satisfação entre os colaboradores;
  • Contar com uma ferramenta tecnológica: ela torna a rotina do RH mais simples, ágil e eficiente à medida que reúne tudo em um só lugar e otimiza tarefas manuais repetitivas.

3. Baixa Produtividade

A produtividade resulta do equilíbrio entre quantidade e qualidade do trabalho. Significa produzir o máximo possível com menos recursos. Ambientes tóxicos, altas demandas, metas inatingíveis e chefias inflexíveis reduzem a produtividade.

Antídoto: Indicadores de Desempenho, Capacitação e Feedback

Para aumentar a produtividade, é importante medir e acompanhar indicadores de desempenho, investir em capacitação e treinamento e ter uma cultura de feedback. Afinal, para comprovar que seu colaborador está produzindo pouco, é necessário investigar as causas dessa condição.

Mas não se assuste! Treinamentos, indicadores e capacitação não precisam, necessariamente, ser ações grandiosas. Você pode começar adotando um simples bate-papo periódico com o time para transmitir novos processos, tirar dúvidas e orientar a equipe.

Além disso, estabeleça objetivos e metas e consolide os resultados. Este será o ponto de partida para você entender melhor onde podem estar os gaps na produtividade e agir.

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4. Colaboradores Desmotivados, que "não vestem a camisa" da empresa”

Muitos fatores desencadeiam a desmotivação no trabalho e a falta de engajamento nas empresas. Entre eles, estão feedbacks inexistentes ou inadequados, conflitos entre as equipes, comunicação ineficiente e falta de reconhecimento.

Antídoto: a pessoa certa no lugar certo

Conhecer as habilidades técnicas, comportamentais e de desempenho dos colaboradores é essencial. Para isso, é possível contar com o mapeamento de perfil comportamental para identificar a pessoa certa para executar cada atividade.

Aliado a isso, investir em ações para promover engajamento, como pesquisas de clima, recompensas e oportunidades reais de aprendizado e crescimento, trará resultados surpreendentes para a gestão e para o negócio. Já ouviu aquela frase: "gente feliz dá lucro"?

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5. Alta Rotatividade

Altos índices de turnover podem indicar diversos problemas, como contratação errada, clima organizacional ruim, líderes despreparados para fazer gestão de pessoas, entre outros. Por isso, é necessário identificar as razões dos desligamentos para, em seguida, aplicar soluções.

Antídoto: retenção de talentos

Manter os melhores profissionais em sua equipe garante que ela tenha melhor desempenho. Além disso, aumenta o comprometimento e as chances de colher os frutos de treinamentos aplicados ao longo do tempo.

Desse modo, é fundamental ter um plano de cargos e salários bem definidos, promover um clima e uma comunicação positivos na empresa, programas de benefícios e reconhecimento de resultados, entre outras ações para fortalecer a retenção de talentos.

6. "Rádio peão” pelos corredores

A rádio peão, também chamado de “conversa de corredor”, esse fenômeno indesejado pode alcançar grandes proporções se não for prevenido. Conversas paralelas, situações privadas que se tornam públicas e intrigas causam problemas não somente para os envolvidos, mas também para a imagem organizacional.

Antídoto: comunicação interna e endomarketing

Promova uma comunicação clara e transparente. Se a empresa não tem um canal direto para “ouvir” seus colaboradores, providencie uma caixa de e-mail, sugestões ou reuniões para esse diálogo aberto. Mas fique atento, a comunicação neste canal deve acontecer de forma eficiente para chegar a todos os colaboradores e transmitir os objetivos da empresa.

Ações de endomarketing também fazem a diferença para integrar os profissionais. Aproveitando datas comemorativas específicas, essa estratégia permite um “respiro” na rotina de atividades e traz muitos benefícios, como maior engajamento do time, sentimento de pertencimento, motivação, além de um ambiente saudável na empresa.

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7. Falta de Organização

Muitas empresas ainda sofrem com a falta de organização de cadastros, fichas, registros funcionais e demais dados e informações dos colaboradores. O mesmo acontece quando o empreendimento precisa lidar com várias plataformas ou planilhas para diferentes processos, ou pior, quando ainda trabalha na base dos arquivos e pastas em papel.

Antídoto: gestão de tarefas administrativas

Entre as atribuições do Departamento Pessoal está a gestão de tarefas administrativas. Nela, estão cadastros de colaboradores, registros funcionais, controle de férias, registros de saúde, ausências, calendário de aniversariantes, entre outros.

Essas frentes podem ser organizadas e otimizadas na rotina do setor, prezando

 sempre pelo cuidado no tratamento e armazenamento dos dados pessoais. Para isso, conte com um software completo de Gestão de RH que permita organização, armazenamento e centralização de todos os documentos e informações em um só lugar.

Isso trará mais segurança em relação à proteção de dados pessoais (LGPD), mais agilidade e eficiência na gestão desses dados.

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8. Orçamento financeiro apertado

Outra característica de empresas de pequeno porte é o orçamento enxuto. Muitas vezes, os gestores precisam se desdobrar para fazer o que é necessário com o pouco recurso disponível.

Antídoto: Gestão de RH eficiente

Uma boa gestão de RH para pequenas empresas contribui para a eficiência nos processos de recrutamento e seleção, aumento da produtividade dos colaboradores e, consequentemente, do lucro do negócio. Além disso, contribui diretamente para diminuir a rotatividade, um dos grandes ofensores para a saúde financeira das pequenas empresas.

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9. Falta de tempo para cuidar dos Recursos Humanos

Quadros enxutos são a realidade de muitas empresas. Mas as responsabilidades e o volume de trabalho são intensos. Sendo assim, fica difícil "dar conta de tudo".

Antídoto: automatização de processos

Hoje, a tecnologia está muito mais acessível, e as pequenas empresas podem contar com plataformas de automação das rotinas de RH e Departamento Pessoal.

Com uma plataforma completa para apoiar a gestão de pessoas, é possível estruturar e otimizar processos, cadastros e atividades manuais que tomam muito tempo dos profissionais. É menos tempo gasto com tarefas operacionais burocráticas e mais tempo para cuidar das pessoas, indicadores de desempenho e de produtividade e, assim, ajudar o negócio a crescer.

8 Passos para estruturar o RH da pequena empresa

Estruturar o RH em uma empresa vai além da mera implantação do setor ou de um cargo. O departamento de Recursos Humanos deve ser estratégico e atuar como um maestro, conduzindo pessoas e processos na mesma direção: os objetivos e o crescimento do negócio. Confira os primeiros passos para começar esta estruturação:

1. Planejamento

Faça um levantamento dos objetivos do negócio, que problemas devem ser solucionados para atingi-los, quanto tempo é necessário para organizar o setor de RH e quantas pessoas o departamento precisará ter. O planejamento precisa ser realista, estratégico e alinhado às possibilidades da empresa.

Faça uma lista de ações e coloque tudo em um documento. Não estabeleça objetivos que não possam ser cumpridos. Ter um plano e não segui-lo gera frustração e impossibilita a apresentação de resultados. Comece com o simples!

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2. Metas e objetivos

Com o planejamento definido, comece a estabelecer as metas para executá-lo. Por exemplo, um dos objetivos pode ser diminuir a rotatividade. Sendo assim, o que a empresa precisa fazer para alcançar esse objetivo?

Quantificar os resultados também é importante, pois eles mostram se a estratégia está funcionando. Já as metas definem os próximos passos e permitem mensurar o crescimento da empresa. Além de servirem como motivação para os colaboradores.

3. Defina os valores e a missão da empresa

Qual o propósito da sua empresa? Qual impacto ela traz na vida das pessoas? Como deseja que ela seja percebida pelo público? Coloque no papel os valores que são importantes para a sua organização, sua missão e onde ela chega.

Este é o primeiro passo para uma cultura positiva, capaz de fortalecer a marca empregadora, ajudar a atrair e reter talentos mais qualificados. A cultura estabelece os valores e a missão da empresa. Esses fatores vão nortear as ações da organização e o comportamento dos colaboradores.

Tenha em mente que os valores e a missão representam o DNA do seu negócio.

? Saiba como definir missão, visão e valores do seu negócio e qual a importância

4. Padronize o processo de Recrutamento e Seleção

Contratar pessoas sem seguir critérios pode ser catastrófico e gerar muitos prejuízos, incluindo financeiros. Por isso, o processo de Recrutamento e Seleção deve ter etapas preestabelecidas para serem cumpridas. Isso ajuda a reduzir as chances de contratações equivocadas.

Além disso, defina o perfil ideal para cada vaga, considerando competências técnicas e comportamentais. Também, o recrutador deve realizar testes e análises de perfil comportamental durante o processo de seleção com o intuito de eliminar a subjetividade na escolha. Nesse sentido, a tecnologia é uma grande aliada do RH e do negócio.

5. Estruture um onboarding

O onboarding é o processo utilizado para integrar o novo colaborador, dando-lhe as boas-vindas ao quadro funcional e ambientando-o à empresa, à atividade e ao time. Como estratégia, essa recepção deve ser estruturada e padronizada para funcionar bem.

Após a contratação, o profissional entra para o time e recebe orientações práticas sobre a dinâmica da empresa e da função que exerce. A gestão de pessoas deve organizar os primeiros dias de trabalho e definir quem vai receber o colaborador e ajudá-lo nos primeiros passos.

6. Faça pesquisas internas

Identificar pontos de melhoria e desenvolver ações para solucioná-los é responsabilidade da gestão de pessoas. Nesse sentido, pesquisas internas podem auxiliar a desenhar o cenário da empresa, sinalizando o que não está funcionando e precisa ser revisto.

Faça um levantamento das necessidades da organização, investigando o que ela já tem e o que precisa ter para crescer. Essa estratégia contribui para estruturar a implementação do setor com mais eficiência.

Nova call to action

7. Estabeleça feedbacks periódicos

A gestão de pessoas precisa estipular uma rotina de feedbacks que seja constante e capaz de trazer resultados. Monitorar o desempenho da equipe e transmitir o resultado aos colaboradores é uma maneira de auxiliá-los a melhorar.

Portanto, ao estruturar um setor de RH na empresa, estabeleça a cultura do feedback, estipulando um cronograma periódico para sua realização. Desse modo, os colaboradores têm a oportunidade de saber como está seu rendimento e identificar onde precisam investir para melhorar.

8. Conte com uma plataforma de RH 

Executar todos os processos pertinentes ao RH exige tempo e dedicação. Portanto, é inviável executar todas as atividades manualmente. Nesse sentido, adotar um software de RH é uma solução prática, acessível e altamente confiável.

Saia da operação e use a tecnologia a seu favor!

  • Otimize processos;
  • Aumente a produtividade da equipe;
  • Tenha maior controle sobre dados e informações;
  • Foco estratégico para tomar decisões;
  • Melhor aproveitamento das equipes;
  • Reduza os custos;
  • Alavanque resultados!

Não se engane ao pensar que o uso de um software para Gestão de RH é exclusividade de grandes empresas. Ao contrário, as PMEs hoje têm acesso facilitado à tecnologia, com soluções pensadas especificamente para esse perfil de negócio, como a plataforma completa de RH da Sólides! Próximo passo!

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Sabrina Siqueira
Sabrina Siqueira
Sou apaixonada por Gestão de Pessoas desde sempre! Me tornei especialista em Gestão Comportamental, cursei administração com Ênfase em Comercio exterior (UNA), fiz Pós Graduação em Gestão Comercial e Vendas. Atualmente também sou facilitadora da Formação Analista Comportamental Profiler e Sales Enablement do time de New MRR da Sólides
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