Gestão de processos em pequenas empresas: o que é e como aplicar?

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A gestão de processos é uma alternativa viável e eficaz para movimentar as engrenagens de um negócio, especialmente nas pequenas e médias empresas, onde há poucos recursos disponíveis e maior necessidade de controle.

Você já pensou sobre quantos procedimentos sua empresa realiza? Consegue identificar cada um deles e afirmar quais fazem sentido? É essa a reflexão que a gestão de processos propõe.

Neste conteúdo, explicaremos o conceito da gestão de processos, suas características e como aplicá-la nas PMEs para aumentar a competitividade e o lucro organizacional. Confira!

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O que é gestão de processos? 

Trata-se do conjunto de ações, organizadas e sistemáticas, aplicadas em uma empresa ou instituição para aperfeiçoar continuamente a gestão de processos organizacionais. Compreende a identificação, desenvolvimento, documentação, monitoramento e controle de todos os processos, desde a compra de materiais até o lançamento de um produto. 

Mas o que seriam, na prática, esses processos organizacionais? Todas as atividades realizadas por pessoas ou equipamentos para transformar insumos em produtos ou serviços capazes de atender aos objetivos do negócio. 

Nas pequenas e médias empresas, a gestão de processos contribui para educar gestores e colaboradores, desenvolvendo “modos de fazer” quer serão replicados por toda equipe. Assim, esse conjunto de ações conduz as atividades, criando uma rotina produtiva eficaz e focada nos resultados. 

Em muitas empresas, a gestão de processos é frequentemente chamada de BPM, sigla em inglês para a expressão Business Process Management. É uma estratégia que representa a implantação de práticas para padronizar as ações e aumentar a qualidade das entregas. 

Características da gestão de processos 

Para ser eficaz, a gestão de processos deve atender a determinados pré-requisitos. Entre as características essenciais desse conjunto de ações, estão:

  • modelação: flexibilidade na cultura organizacional para redesenhar fluxos de trabalho e gerar novos procedimentos;
  • documentação: para registrar cada atividade, permitindo que ela seja executada da mesma forma, mesmo por novos colaboradores;
  • entregas de valor: os processos agregam qualidade para a empresa e para a marca, produto ou serviço;
  • monitoramento: é a avaliação quantitativa (índices de performance) dos processos para identificar se eles estão bem-estruturados;
  • sistematização: encontrar oportunidades para melhorar os processos ou antecipar eventuais problemas. 

Aplicação da gestão de processos em PMEs

A aplicação da gestão de processos nas PMEs começa pela organização lógica das rotinas produtivas. O objetivo é desenvolver “formas de fazer”, ou seja, criar políticas específicas para executar cada ação. 

Em empresas prestadoras de serviço, por exemplo, é possível criar um método e documentá-lo com o máximo de detalhes. Para isso, vale registrar cada etapa e aperfeiçoar a execução frequentemente, otimizando os processos.

No caso das indústrias, a ideia aposta na padronização. Nesse sentido, criam-se condições para que os colaboradores possam reproduzir uma sequência ordenada de ações com rapidez, eficiência e economia (de tempo e de recursos). 

O cenário ideal para as PMEs seria uniformizar os procedimentos em todos os seus setores: produção, suporte logístico, finanças e relacionamento. 

Benefícios da gestão de processos 

Como método, a gestão de processos pode funcionar bem em qualquer tipo de negócio, de escritórios a indústrias. A aplicação vale a pena e os benefícios podem vir a médio prazo. Confira os principais.    

Maior economia e melhor distribuição dos recursos

Quando a empresa sistematiza e documenta seus processos fica mais fácil encontrar lacunas por onde os recursos podem estar escapando. Logo, gerenciar os procedimentos permite identificar ações desnecessárias e eliminá-las para evitar desperdícios. 

Retenção de talentos 

Empresas organizadas, com métodos bem definidos, aumentam a produtividade, pois todos sabem o que precisa ser feito e quando. Consequentemente, os colaboradores se sentem motivados a continuar colaborando com a organização, contribuindo para a retenção de talentos

Tomadas de decisão mais qualificadas

Não podemos esquecer que uma característica da gestão de processos é o monitoramento. Assim, acompanhar tudo o que é feito, analisar os resultados das ações e ter dados consistentes ajuda muito na tomada de decisões.

Melhor aproveitamento do tempo 

Cada grande processo é feito de pequenos processos. Por isso, fragmentar etapas e estabelecer um fluxo de trabalho para cada uma é a melhor maneira de otimizar o tempo. 

Clientes mais satisfeitos

Este benefício está ligado à entrega de valor. Significa que, quando a empresa aplica ações sistemáticas para simplificar seus processos, ela consegue qualificar suas entregas. Seja na prestação de serviços ou no desenvolvimento de produtos. O resultado são clientes mais satisfeitos e experiências de consumo mais enriquecedoras. 

Mais produtividade

O grande trunfo de aperfeiçoar procedimentos é eliminar os entraves de produção. A cadeia produtiva se torna mais objetiva e eficiente, otimizando o uso do tempo, dos equipamentos e dos recursos. O resultado disso é boa produtividade e aumento nos lucros. 

Maior controle

A BPM frequentemente usa indicadores e métricas para monitorar resultados. Isso porque, os gestores conseguem diferenciar, com clareza, aquilo que funciona e deve ser mantido daquilo que não é eficiente e pode ser descartado. 

Esse monitoramento vale para o desempenho das equipes, a qualidade dos métodos e também para os resultados alcançados. Sendo assim, a gestão de processos é a maneira mais eficaz de identificar falhas operacionais para corrigi-las com precisão. 

Aumento na qualidade 

Padronizar procedimentos também passa pela automatização. Desse modo, atividades repetitivas podem ocorrer automaticamente, beneficiando a rotina das empresas. Se pensarmos nas ações de um setor, como o Departamento Pessoal (DP), imagine quão desgastante seria manter todas as informações sobre colaboradores registradas à mão?

Por outro lado, aplicando a gestão de processos, o DP consegue identificar ações que podem ser automatizadas. Assim, conseguimos minimizar a participação do fator humano, diminuindo a possibilidade de erro e qualificando o resultado. 

Oportunidade para investir em tecnologia

Outro benefício significativo da gestão de processos é a possibilidade de contar com ferramentas e softwares. Hoje, existem plataformas com essa finalidade, como o Sólides Gestão, que atua diretamente nas rotinas burocráticas do RH, reunindo tudo o que a gestão de pessoas precisa, em um só lugar

O Sólides Gestão cuida das atividades rotineiras do setor, automatizando os processos e entregando mais qualidade ao gestor. Imagine uniformizar o cadastro de colaboradores, registro de ocorrência, controle de férias e outros procedimentos inerentes à gestão de pessoas com apenas alguns cliques? 

É isso que o Sólides Gestão faz pelas PMEs. A tecnologia da ferramenta permite gerenciar atividades com eficiência e rapidez, tornando o RH das empresas muito mais focado no planejamento estratégico

Por fim, destacamos que a gestão de processos consegue mostrar, com facilidade, como fazer mais com menos tempo e poucos recursos. Os resultados são expressivos e visíveis em menor prazo, com reflexos significativos tanto na cultura organizacional quanto na performance da empresa. 

Agora que você descobriu como a gestão de processos pode beneficiar o negócio, aproveite para conhecer o kit de materiais para simplificar as rotinas de RH e DP.

Isabella Furbino
Isabella Furbino
Sou coordenadora de Treinamento e Desenvolvimento na Sólides, mentora de profissionais de RH e também para empresas do terceiro setor. Sou Especialista em Gestão Comportamental e facilitadora da Formação Analista Comportamental Profiler há 5 anos. Me formei em Psicóloga (UFMG) e sou pós-graduada em Gestão de Negócios (IBMEC BH)
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