Gestão de crise: o que é, a importância e o papel do RH

Tempo de leitura: 18 minutos

Ter uma gestão de crise para solucionar os problemas empresariais é uma boa estratégia, principalmente em momentos como os vivido atualmente. Afinal, várias mudanças estão acontecendo no ambiente corporativo e impactando muitas gestões.

Isolamento social, paralisação generalizada, novas medidas de segurança e alternativas de continuar trabalhando.

Tudo isso impacta uma empresa, mas as que passarem por essa crise, com certeza, terão uma base mais forte.

Portanto, pensando em todo esse cenário, criamos este material para auxiliar você. Continue acompanhando e saiba como manter a gestão do RH em tempos de crise. Boa leitura!

https://drive.google.com/file/d/1N-Hh7HWo8yWcyp0VtLm5Yk1qenYYebi-/view?usp=sharing

O que é gestão de crise?

A palavra crise é pequena, mas os seus efeitos podem ser gigantescos — especialmente para as organizações que não estão preparadas para enfrentar um cenário mais desafiador. Logo, para evitar que as consequências desses tempos difíceis impactem negativamente a sua empresa, é preciso ter uma boa gestão de crise.

Mas o que é gestão de crise? Trata-se do processo para tornar a administração mais inteligente, uma vez que estuda o possível impacto que um tempo de incertezas traz para uma instituição. Ainda, é um planejamento criado pela liderança para avaliar diversos tipos de riscos que podem afetar uma empresa. 

O cenário da pandemia, por exemplo, pode atingir a sua marca, situação financeira, clima, comunicação e estrutura organizacional. Portanto, é preciso analisar detalhadamente cada ponto.

Por isso, o RH em tempos de crise precisa ter um time totalmente equilibrado e eficiente. O processo de gestão de crise desenvolve manuais diante da possibilidade de um tempo difícil invadir o ambiente corporativo. As questões consideradas são:

  • procedimentos a serem adotados;
  • responsáveis por cada medida emergencial;
  • prioridades organizacionais;
  • modo como os recursos serão investidos e aplicados;
  • tempo de resposta para o problema;
  • tempo de resposta para o público;
  • Antecipação de situações que possam ser comprometedoras;
  • preservação de imagem;
  • fortalecimento da cultura organizacional.

Esse tipo de planejamento faz com que a empresa tenha ações seguras e eficientes diante de situações imprevisíveis ou difíceis. O RH em tempos de crise precisa ser totalmente estrategista para dar um suporte maior aos gestores e toda a direção.

Qual é o papel do RH em tempos de crise?

Como já mencionado, diante desse cenário de pandemia, ter uma gestão preventiva é indispensável. Por isso, é preciso pensar nos cenários interno e externo para assegurar impactos menos graves e evitar os erros mais comuns em tempo de crise.

Para tanto, a gestão de RH precisa pensar em seu público interno de forma estratégica. Além disso, adotar medidas de controle e total cuidado, uma vez que o colaborador fica sensível diante do imprevisível.

Quais as vantagens do gerenciamento de crise?

 A alta complexidade de um ambiente corporativo faz com que a empresa precise se manter prevenida. Portanto, ter uma gestão de crise significa se tornar preventivo para combater possíveis situações.

No cenário atual, se uma organização não tiver um bom gerenciamento de crise pode acabar fechando as suas portas. Por isso, é importante saber como agir diante de situações tensas. Veja quais são as vantagens do gerenciamento de crise:

  • ter maior capacidade analítica diante de uma situação difícil;
  • novas estratégias para serem adaptadas diante de um novo cenário;
  • diminuir os impactos negativos na empresa;
  • capacidade para continuar a produção em tempos de crise;
  • ter soluções para as situações adversas;
  • identificação das possíveis ameaças com mais assertividade;
  • tomada de decisão mais segura;
  • administração mais controlada e efetiva.

Como o RH atua no momento de crise?

Existem pontos que devem ser observados e executados pelo RH durante uma crise. Confira alguns deles, a seguir.

Garantir segurança para os colaboradores

Qualquer mudança é sinal de alerta e deixa uma equipe assustada. Por isso, em situações como a que o nosso país está enfrentando, a sensação de insegurança costuma tomar conta do ambiente corporativo.

Por isso, a empresa precisa transmitir essa segurança aos seus profissionais. O RH em tempos de crise precisa ter estratégias que reforcem o posicionamento da organização, tranquilizando todos os colaboradores. Portanto, manter um diálogo sincero e claro é a melhor saída para esclarecer todas as dúvidas.

Fazer a análise demissional para a situação

Tempos de crise envolvem demissões. Infelizmente, isso é um fato, uma vez que as receitas de uma empresa tendem a diminuir.

Na pandemia do novo Coronavírus, muitas organizações precisaram desligar colaboradores, o que implica em desafios para os RHs.

Para que a sua empresa não sofra na hora de desligar um profissional, é preciso adotar uma postura mais humanizada.

Logo, ter uma conversa clara e informar os motivos que levaram a empresa a tomar essa decisão é a melhor maneira de encarar essa situação. Ainda, ofereça todo o suporte para o que for necessário.

Para que o desligamento não implique em uma resolução paliativa, capaz de trazer prejuízos para o pós-crise, a análise demissional assume um papel fundamental.

Toda crise tem um período de preparação, sobrevivência e ações do pós-crise. Por isso, decidir os profissionais que serão desligados envolve um estudo que seja mais completo do que analisar o impacto da economia com salário.

Desligar um profissional de alta performance e entrega no momento da crise, por exemplo, pode refletir em queda de produtividade na retomada pós-crise.

Deixar os processos de recrutamento em modo remoto

Uma das principais formas de prevenção contra a Covid-19 é o isolamento social. Portanto, várias empresas adotaram o critério de continuar a sua produção de casa ou afastaram alguns profissionais para evitar a aglomeração de pessoas.

Desse modo, se uma organização necessita contratar um profissional, todo o processo de recrutamento e seleção deve ser feito de maneira remota. Isso é algo que exige mais criatividade, para selecionar a pessoa correta e mais eficiente para o momento.

Ainda, caso um profissional seja contratado, todo o processo de admissão, folha de pagamento, controle de férias e de ponto deve ser feito de forma online — até que todas as empresas voltem a funcionar normalmente.

Fortalecer a cultura organizacional

Hoje, é importante que a gestão tenha estratégias para fortalecer a cultura organizacional. Por isso, o RH em tempos de crise deve se atentar para essa questão.

Com os colaboradores afastados ou em home office, fica mais complicado realizar o monitoramento e isso acaba impedimento a troca de experiências diárias. Portanto, diante de um quadro incerto e inseguro, essa cultura deve ser fortalecida.

Por isso, forneça feedbacks periódicos, reconheça o esforço da equipe e mostre a cada colaborador suas conquistas, a fim de motivá-lo. Ainda, envie felicitações exclusivas e tenha outras estratégias para fortalecer a marca.

Implementar ações de contenção

Uma das medidas de segurança adotadas nas empresas para não parar a produção é a realização do trabalho home office. Para que as demandas continuem sendo de qualidade, é preciso que o RH avalie se:

  • o colaborador tem um local adequado para desenvolver suas atividades;
  • os equipamentos em casa serão suficientes para que as tarefas sejam concluídas;
  • as cadeiras e mesas são confortáveis;
  • a comunicação será por telefone — utillizando um fixo disponível ou celular;
  • o local tem acesso à internet;
  • os computadores em casa têm recursos para realizar reuniões online;
  • a empresa vai ceder equipamentos para auxiliar o profissional a desenvolver suas tarefas com mais qualidade;
  • a empresa dará ajuda de custo para que o mesmo pague a conta de luz e internet;
  • o profissional necessita de algum suporte especial.

Tornar-se estratégico por meio da análise de dados

O RH em tempos de crise precisa ficar ainda mais atento na hora de analisar os dados da empresa. Afinal, isso dará ao setor estratégias para lidar com a situação e se tornar mais eficiente.

Um setor proativo é melhor do que um reativo. Portanto, o RH necessita estudar as possibilidades existentes por meio dos resultados das análises feitas, proporcionando melhorias não somente para o lado financeiro da empresa, mas também para os profissionais da equipe.

Tomar decisões efetivas

Em tempos difíceis, ter uma gestão de crise faz com que você tome decisões mais efetivas e assertivas. Afinal, todo o passo dado é importante para que uma empresa continue produzindo com qualidade. Portanto, o RH precisa ter um excelente gerenciamento para conseguir tomar as decisões corretas.

Como fazer o planejamento estratégico de uma crise?

Uma gestão de crise necessita de um bom planejamento estratégico. Logo, é necessário que a equipe que ficará responsável por fazer todo esse plano seja bastante estrategista e tenha o aval do líder. Mas ressaltamos que não precisa ser nada muito complexo, somente eficiente!

Agora, veja algumas dicas de gestão de crise para você montar o seu planejamento estratégico.

Analisar o cenário

A proposta de um planejamento deve ser buscar soluções para o cenário que uma empresa enfrenta. Portanto, o primeiro passo é fazer a sua análise corretamente. Por meio dessa verificação, você conseguirá perceber quais os possíveis impactos que a crise pode trazer para o seu negócio e, a partir daí, elaborar estratégias eficientes para não ser atingido.

Desse modo, está atuando de maneira preventiva. Afinal, vai analisar o cenário para eliminar os riscos do negócio ser atingido negativamente.

Terceirizar demandas

Durante uma crise, é preciso pensar se existe a possibilidade de terceirizar algum tipo de demanda. Sabemos que nesse contexto as demissões costumam ser em grande quantidade, por isso, um setor ou outro fica em desfalque. 

Então, para que o processo de produção não seja atingido, que tal terceirizar algum serviço? Trata-se de uma forma mais econômica de continuar mantendo o seu trabalho eficiente.

Recriar o planejamento anual

Normalmente, no final de um ano já é feito um planejamento anual para o próximo. Previsões de projetos, execuções, contratações, férias e assim por diante. O que não é previsto são as crises e isso é errado.

Portanto, na gestão de crise é preciso rever o planejamento anual para verificar quais etapas necessitam ser recriadas. Certamente, os gastos financeiros mais altos deverão ser eliminados, pois o cenário pedirá economia. Por isso, reúna toda a equipe e reveja quais estratégias devem ser repensadas e quais podem ser mantidas.

Alinhar os objetivos

Alinhar os objetivos é um dos pontos importantes em tempos de crise. Afinal, se o intuito era avançar para ganhar mais espaço no mercado, nesse momento, pode ser que você precise desacelerar um pouco. Mas somente adiar e não cancelar as ideias.

Aqui, também será necessário reunir toda a sua equipe e discutir quais serão os novos objetivos da empresa. Nesse momento, é necessário que todos tenham a mesma visão para conseguir alcançar a meta proposta.

Ter foco

Ao desenvolver um planejamento estratégico para tempos de crise, é importante que você  tenha em mente qual será a real função dele. Manter operações ou reestruturar algumas pode ser necessário para continuar produzindo e não parar as atividades.

Portanto, além de um plano A é importante ter um B na reserva. Isso porque se um não der certo, você tem como continuar mantendo a sua empresa aberta. Afinal, esse é o foco, não parar as atividades.

Capacitar a equipe

Sabemos que o momento de crise é de economia. Mas capacitar não envolve treinamento, e sim todos os seus profissionais no mesmo processo para terem a mesma visão. Por isso, envolva toda a sua equipe para discutir quais serão os novos planos.

Nesse momento, todos devem ter uma função específica para que a organização continue funcionando normalmente. Portanto, capacite a todos com reuniões, suportes internos e ofereça ferramentas para que tudo seja feito como o planejado.

Otimizar processos internos

Essa é uma etapa fundamental. O RH em tempos de crise precisa saber criar melhorias para otimizar os processos internos. Logo, reveja todo o cenário, o que já é aplicado e funciona com eficiência e o que pode ser mudado para melhorar ainda mais a produção. Para isso, normalmente, é necessária uma reunião com a diretoria para que eles aprovem tais mudanças.

Melhorar a comunicação interna

Tempos de crise fazem com que ruídos surjam nos corredores da empresa. E nada pior do que conversa que não tem fim, não é verdade? Portanto, o ideal é que a comunicação interna de uma organização seja bem clara e direta para todos os colaboradores para evitar as temidas fofocas.

Para tanto, envie e-mail marketing com os novos procedimentos, disponibilize anúncios nos murais da instituição em locais visíveis, faça reunião com todos os profissionais e, por fim, coloque-se à disposição para esclarecer qualquer tipo de dúvida.

Metrificar os resultados

Medir a eficiência das suas ações é imprescindível em tempos normais. Mas em momentos de crise, isso é fundamental! Afinal, é preciso saber onde está acertando e se é esse o caminho correto.

No entanto, em tempos tranquilos, essa medição é feita a cada ano ou semestre. Porém, em uma crise, é necessário realizar essa análise de dados semanalmente. De preferência com feedbacks para todos os envolvidos.

O RH em tempos de crise precisa usar ferramentas que o ajudem a metrificar os resultados corretamente. O People Analytics é uma solução eficiente que auxilia o setor na normalidade e também para fazer sua gestão de crise.

Quais as perguntas a se fazer para elaborar um plano de contingência?

Um plano de contingência é uma ferramenta que pode ser usada em qualquer situação. Por isso, é importante entender que ele não serve somente para a gestão de crise, e sim como um grande suporte para esse momento.

Portanto, é preciso saber elaborar as perguntas certas para montar um plano de contingência eficiente. Veja algumas perguntas que podem ajudar:

  • o que acontece se as vendas caírem mais de 50%?
  • o que acontece se um dos melhores colaboradores sair da empresa para assumir uma nova posição no mercado?
  • o que acontece se a equipe de atendimento ficar doente ao mesmo tempo?
  • e se o seu principal fornecedor, de repente, fechar as portas?

Esses são questionamentos que devem ser analisados criteriosamente para montar um bom plano de contingência.

Afinal, como elaborar um plano de contingência?

Um projeto não precisa ser complexo para ser eficaz. Por isso, a seguir, entenda como elaborar um plano de contingência.

Envolva a sua equipe

Toda a sua equipe de trabalho deve participar do planejamento de um plano de contingência. Afinal, são eles que estão na linha de frente da produção e poderão contribuir com maior assertividade, indicando ferramentas e suporte necessário para manter as operações ativas.

Nesse sentido, proponha uma reunião com sua equipe para discutir as ideias e ver quais são as melhores para serem colocadas em prática. Isso fará com que o seu plano de contingência fique mais maduro.

Conscientize sobre a importância

É importante que todos saibam que esse plano é necessário para que a empresa continue produzindo em tempos de crise. Portanto, ele faz parte do processo de gestão de crise para melhorar a produção e o cenário em que se encontram.

Por isso, defina prazo para as tarefas, mas seja exemplo, mostrando que você também está totalmente envolvido com a situação. É preciso envolver todo o time e mostrar que eles são importantes para que o planejamento seja um sucesso!

Mantenha o plano simples

Como dissemos, o planejamento não precisa ser complexo, mas eficiente. Portanto, por mais que as ações sejam simples, mantenha-as. Por meios delas, você e sua equipe terão um direcionamento para continuar realizando suas demandas sem sofrer com os impactos da crise. Ainda, é possível usar fluxogramas, checklist e até apresentações em PowerPoint.

Disponibilize o plano para todos

O planejamento deve ser acessível a todos. Não adianta nada fazer um e não deixar disponível à equipe. Afinal, não são todos os dias que esse tipo de estratégia precisará ser utilizado, por isso, pode cair no esquecimento. Logo, mantenha-o disponível e atualizado em um local onde todos possam acessar, por exemplo, em uma pasta compartilhada da empresa.

Documente as ações do plano de contingência

Por fim, é importante documentar todas as ações que ficaram acordadas. Assim, todos poderão ter acesso e saberão quais são elas. Para ajudar nessa tarefa, conte com uma boa ferramenta. Caso não tenha, o Google Drive pode ser um suporte para armazenanto.

Qual o papel do gestor no momento de crise?

Em tempos de crise, o gestor tem um papel muito importante dentro de uma empresa. Além de conhecimentos técnicos e práticos, ele precisa desenvolver uma grande inteligência emocional. Afinal, ele precisará lidar com demissões e, ainda, tomar as rédeas da situação para que ela não impacte negativamente o seu negócio.

Por que é importante contar com a tecnologia nesse momento?

O RH em tempos de crise necessita automatizar os seus processos. Portanto, contar com a ajuda de ferramentas que auxiliem é imprescindível. Seja para metrificar os resultados ou realizar qualquer outra atividade, a tecnologia não deve ser retirada do dia a dia da empresa. Afinal, processos manuais podem atrasar toda a produção e prejudicar os negócios. Nesses casos, é possível usar o Big Data para o RH.

Como a gestão comportamental pode ajudar em tempos de crise?

A gestão de crise e o Profiler podem ser bons aliados, sabia? Afinal, conseguir fazer uma análise comportamental de toda a equipe nesse momento pode ser fundamental para o bom funcionamento da empresa.

Como dissemos, em tempos difíceis, os colaboradores tendem a ficar mais receosos e, até mesmo, assustados. Portanto, conhecer qual é o perfil de cada um pode ajudar a melhorar a comunicação entre empresa e profissional.

Fazendo a gestão de crise e perfil comportamental corretamente, é possível sentir e prever qual será a reação do time e, ainda, tomar medidas eficientes para que o impacto não seja negativo. Os indicadores, como energia, moral, amplitude e área de talento poderão ser analisados corretamente e você saberá como agir.

Em momentos de pressão, o mapeamento comportamental fará você ter resoluções inovadoras e cuidará da equipe de forma eficiente. Ao sentir esse cuidado, as respostas serão mais positivas e, com certeza, a produção melhorará — mesmo com o cenário ruim.

Ainda, o gestor, tendo os dados em mãos, ou seja, o mapa comportamental de sua equipe, ele conseguirá extrair o melhor de todos em um momento de crise. Por isso, o RH em tempos de crise necessita ter as informações corretas. Para isso, é preciso contar com softwares eficientes e que ajudam a definir cada perfil. Processos manuais nesse momento devem ser descartados.

Como você viu, ter uma gestão de crise eficiente nesse momento é um divisor de águas para que uma empresa possa sobreviver. Para ajudar, crie uma conta e faça um teste grátis por 14 dias na ferramenta mais eficiente para RH

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