Você já ouviu falar em full-time equivalent (FTE)? Trata-se de um parâmetro de uma ferramenta importante para mensurar a produtividade da equipe, que ajuda o gestor a medir o número de horas que estão sendo efetivamente trabalhadas na organização.
Quer entender melhor como calcular o FTE e aplicar esse indicador para melhorar os seus processos? Neste post, explicamos tudo o que você precisa saber sobre o assunto para possibilitar uma tomada de decisões mais assertiva e reduzir custos da empresa. Confira!
O que é full-time equivalent (FTE)?
Em uma tradução literal, full-time equivalent significa “equivalente em tempo integral”. Assim, podemos dizer que o FTE é um indicador que permite que gestores visualizem com clareza o tempo de produtividade mensal de cada colaborador.
No dia a dia corporativo, é muito improvável que um profissional passe todo o tempo de sua carga horária produzindo. Isso porque, existem as pausas para ir ao banheiro, tomar um café, conversar com os colegas ou mesmo checar as redes sociais. Esse tipo de intervalo faz parte de qualquer negócio e, inclusive, impacta no clima organizacional.
Desse modo, para chegar a um percentual de FTE é preciso considerar o número de horas úteis que, em média, os profissionais se dedicam às suas atividades durante o mês, sem contar férias, licenças e faltas justificadas.
Com base no indicador, o RH consegue comparar os níveis de produtividade da equipe, prever a necessidade de contratações sazonais, avaliar aspectos de infraestrutura da empresa e tomar uma decisão mais assertiva sobre cortes de pessoal.
Qual a importância do FTE?
O principal papel do FTE é servir como parâmetro para a tomada de decisões dos gestores em relação às promoções, dispensas, divisão de tarefas, treinamento e desenvolvimento de talentos.
Por meio desse indicador, o RH consegue identificar as necessidades e as capacidades internas, além de exercer uma gestão mais estratégica.
Um exemplo prático da importância do indicador é em relação à produtividade. Imagine que, com um mesmo FTE, um colaborador consiga uma entrega de 100 unidades, enquanto outro só entregue 30. Nesse caso, o cálculo pode mostrar que o primeiro profissional tem muita qualificação para o cargo que exerce, enquanto o segundo precisa de mais treinamento e desenvolvimento.
Além disso, outras vantagens de avaliar o indicador são:
- medir os impactos de ausências injustificadas;
- avaliar se a carga de trabalho é compatível com a jornada do colaborador e fazer os ajustes necessários;
- minimizar as horas ociosas de trabalho;
- avaliar a necessidade de novas contratações ou cortes;
- identificar colaboradores por demanda;
- comparar resultados com os de outras empresas;
- reduzir custos com excesso de pessoas.
Assim, a métrica permite mais clareza sobre a força de trabalho e as possibilidades da equipe. Identificando o tempo de cada profissional e as necessidades de aplicação de treinamento e desenvolvimento para otimizar processos e melhorar a performance como um todo.
Como calcular o FTE?
Afinal, como é possível calcular o full-time equivalent para poder aproveitar os benefícios do indicador? O cálculo é mais simples do que parece, para tanto, é preciso considerar as horas de trabalho do colaborador e o limite de jornada em tempo integral.
O primeiro passo é identificar os colaboradores que têm uma jornada em tempo integral, ou seja, de 40 horas semanais. Para que o cálculo seja realizado corretamente, inclua também as férias, feriados e faltas justificadas.
Agora, considere, por exemplo, três situações distintas:
- João trabalha 30 horas semanais;
- Antônio alcança 40 horas;
- Maria faz 48 horas por semana.
Com base nesses dados, para calcular o percentual FTE, é preciso dividir o número de horas trabalhadas pelo valor médio do período integral, ou seja, por 40. Assim, teríamos os seguintes resultados:
- João: 30 ÷ 40 = 0,75 ou 75% de FTE;
- Antônio: 40 ÷ 40 = 1 ou 100% de FTE;
- Maria: 48 ÷ 40 = 1,2 ou 120% de FTE.
O mesmo deve ser feito com os colaboradores que atuam em meio período. Desse modo, é preciso dividir a quantidade de horas trabalhadas pelas horas contratadas para chegar em um percentual.
Quando o RH utiliza o FTE para determinar as horas necessárias para uma tarefa, é importante observar, também, o tempo gasto em pausas e intervalos, como interações e minutos para o café.
Em nosso exemplo, vamos simular que os gestores notaram que esse tipo de pausa consome cerca de 15% da jornada de trabalho. Assim, um colaborador que tinha FTE de 100% passa a ter 85% com a margem. Logo, se o estimado é que com 100% fossem entregues 10 tarefas, entende-se que esse colaborador só conseguirá entregar 8,5 em média.
O FTE é um indicador bastante abrangente e o RH pode utilizar a métrica tanto para calcular o tempo de produtividade de cada colaborador quanto o de equipes como um todo. Para isso, é necessário separar os funcionários que atuam em período integral dos que atuam em meio-período, encontrar as horas trabalhadas por cada grupo e combiná-las.
Por fim, com base neste número, é possível também mensurar o FTE anual, mensal ou diário. Assim, basta dividir o total de horas trabalhadas pelo número de horas integrais no período desejado.
Quais as aplicações do full-time equivalent?
O FTE pode ser utilizado para analisar as operações da organização e mensurar a produtividade do time. Assim, o RH consegue pensar em novas estratégias para melhorar o engajamento e alcançar resultados. Além disso, o indicador também é uma boa ferramenta para outras aplicações. A seguir, explicamos melhor cada uma delas.
Cálculo de custos de um novo funcionário
Uma das aplicações mais conhecidas do FTE é a projeção de custos de novas contratações. Entendendo melhor como é a jornada de trabalho do profissional e quantas horas são necessárias para realizar cada atividade, é possível ajustar os salários de futuras contratações e promover um corte de gastos.
Para esse cálculo, deve-se considerar os custos do processo de recrutamento e seleção, os valores gastos com benefícios, impostos e os gastos com a aquisição de equipamentos.
Definição de regimes de contratação e jornada de trabalho
Aplicando o FTE e analisando as métricas, também é possível entender quais regimes de contratação trarão mais resultados e menores impactos financeiros.
Alguns países da Europa, por exemplo, analisaram que uma jornada de 6 horas diárias rendia a mesma produtividade do que o período integral, com o benefício de trazer mais qualidade de vida e de produção para o colaborador. Nesse contexto, para chegar a esse tipo de conclusão, é fundamental que o gestor aplique o FTE.
Verificação de viabilidade de trabalho terceirizado
Desde as mudanças nas leis trabalhistas, em 2017, muito tem se falado sobre a terceirização e o valor real que esse tipo de serviço traz à empresa.
Nesse cenário, o FTE ajuda a organização a comparar performances e entender, de forma precisa, se um trabalhador terceirizado realmente é mais vantajoso do que um contratado pelo regime CLT. Para isso, é válido contar com a ajuda de outras empresas do ramo que possam ceder dados para análise.
Definição de metas
Metas inalcançáveis ou irreais, muitas vezes, acabam desmotivando os colaboradores e até mesmo impactando negativamente em sua produtividade.
Dessa forma, o FTE pode ser uma boa ferramenta para entender o tempo que cada demanda pode levar e estipular metas desafiadoras, mas que podem ser realizadas dentro da jornada de trabalho do profissional.
Criação de programas de treinamento e desenvolvimento
Por fim, comparando o FTE de cada profissional, o departamento de Recursos Humanos também consegue direcionar melhor sua gestão de pessoas, identificando colaboradores que estão apresentando uma produtividade mais baixa e criando estratégias de desenvolvimento para equiparar as equipes.
Assim, essa métrica pode ser uma boa ferramenta para identificar equipes menos motivadas e encontrar gaps em funções que exijam melhores habilidades técnicas.
Como melhorar o número do full-time equivalent?
Cada empresa conta com uma determinada carga de trabalho para que suas tarefas mensais sejam realizadas. Assim, o objetivo em comum é realizar um trabalho eficiente e obter resultados utilizando o mínimo possível de mão de obra, reduzindo custos.
Diminuindo a necessidade de horas trabalhadas, é possível, consequentemente, reduzir os custos gastos com horas pagas, dispensar colaboradores excedentes e melhorar o FTE. Aqui, a alternativa ideal, é optar por tecnologias e ferramentas que possibilitem automatizar tarefas operacionais.
Otimizando processos repetitivos e que consomem tempo dos colaboradores, você permite que esses profissionais atuem de forma mais estratégica e consigam uma melhor produtividade dentro da jornada de trabalho.
A Sólides conta com diversas ferramentas para otimizar a gestão de capital humano e reduzir tempo na rotina do RH. Assim, é possível dispensar as tarefas que não demandam mão de obra humana, reduzindo a carga de trabalho mensal do setor.
Concluindo, o FTE é um cálculo importante para que os gestores consigam entender o tempo de produtividade de cada colaborador e da equipe como um todo. Esse indicador auxilia na tomada de decisões do RH e possibilita uma redução significativa de custos. Agora que você já conhece o conceito e sabe como calculá-lo, confira este e-book e descubra como aumentar a produtividade dos colaboradores por meio da cultura empresarial.
