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Também chamada de holerite, a folha de pagamento é um dos principais documentos sobre um colaborador na empresa. Ela reúne informações sobre a remuneração do profissional segundo o cargo, descontos, adicionais e qualquer dado contábil relacionado ao pagamento final.
Pensando nisso, preparamos este conteúdo para explicar como fazer uma folha de pagamento da maneira correta. Para isso, vamos ensinar como preenchê-la e quais são os principais erros a evitar nessa tarefa.
Remuneração x salário: qual é a diferença?
Antes de começar o preenchimento e o cálculo da folha de pagamento, é importante saber qual é a diferença entre salário e remuneração. A Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) define cada um desses conceitos no artigo 457, por isso, vamos explicar mais sobre cada um.
O salário é um valor fixo que corresponde à jornada de trabalho estabelecida entre empresa e colaborador. Nele, também são integradas as gratificações legais e as comissões pagas pelo empregador.
Já a remuneração é a soma entre o pagamento direto (salário) e o pagamento indireto. Esse segundo tipo pode englobar horas extras, adicionais de insalubridade, gratificações, participações nos lucros, entre outros valores.
Como preencher a folha de pagamento?
A folha de pagamento é uma ótima maneira de realizar o controle financeiro dos gastos com colaboradores em uma empresa. Isso porque ela ajuda o RH a definir o custo individual de cada profissional dentro da corporação. Esses dados se tornam importantes tanto para gestão de talentos quanto para contratação de novas pessoas.
Sabendo o que é a folha de pagamento, você já deve ter percebido que ela pode se tornar um documento comprobatório em casos de ações trabalhistas, tanto para o colaborador quanto para a empresa. Por isso, é importante que o RH mantenha as informações atualizadas e em ordem.
De acordo com o artigo 225 do Decreto n° 3.048/99, todas as empresas são obrigadas a preparar a folha de pagamento. Além disso, elas devem manter uma cópia desse documento e dos recibos no estabelecimento. Ainda segundo a mesma Lei, as informações essenciais para o preenchimento correto são:
- nome do colaborador (independentemente de ser parte do quadro da empresa ou apenas prestador de serviços);
- cargo, função ou serviço prestado;
- agrupar os segurados em: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual e empregados contratado por prazo determinado;
- dados da empresa;
- número de dias trabalhados;
- parcelas que integram a remuneração;
- parcelas que não integram a remuneração (como ajuda de custo, por exemplo);
- descontos aplicados, como INSS, FGTS, vales, entre outros;
- número de quotas de salário-família, se for o caso;
- valor bruto e líquido do salário;
- destacar no caso de seguradas em gozo de salário-maternidade;
- forma e data do pagamento.
É importante entender que não existe um modelo de folha de pagamento a ser seguido, mas as informações acima devem estar presentes no documento. Hoje, a tecnologia é uma grande aliada para facilitar a coleta, armazenamento e tratamento desses dados de forma ágil e segura, como a plataforma completa de RH da Sólides.
Quais são os principais erros ao fechar a folha de pagamento?
Para entender melhor como fechar a folha de pagamento, é preciso conhecer alguns erros comuns nesse processo. Assim, você pode se prevenir e facilitar o dia a dia do RH, além de evitar problemas tanto para a empresa quanto para o colaborador.
1. Atraso no pagamento
De acordo com o primeiro parágrafo do artigo 459 da Consolidação das Leis Trabalhistas, o colaborador tem direito a receber a remuneração até o quinto dia útil do mês. Caso desrespeite essa regra, a empresa será obrigada a pagar o salário com correção monetária e juros, baseados na quantidade de dias atrasados.
2. Não incluir parcelas extras
Quando falamos de parcelas extras, estamos mencionando as horas extras, por exemplo. Se ocorrerem durante a semana, o colaborador recebe 50% a mais, já nos finais de semana, 100%. Caso tenha que trabalhar em um dia de descanso, o profissional terá direito a um dia de vale-transporte e vale-refeição na folha de pagamento.
3. Não considerar impostos que incidem sobre o salário
Para entender como funciona a folha de pagamento, deve-se ter em mente que alguns impostos incidem sobre a remuneração do colaborador, como INSS e IRRF. Por isso, ao fazer o fechamento, é importante conferir se todos os descontos foram realizados, para evitar problemas para a empresa e o profissional.
4. Cometer erros no cálculo dos valores
Os erros de cálculos da folha de pagamento podem ocorrer para mais, quando o colaborador recebe um valor maior que o devido, ou para menos, em que acontece o contrário. Com a ajuda de softwares de RH, a tendência é tornar essas falhas menos frequentes.
5. Esquecer mudanças na rotina do colaborador ou na legislação
Nenhuma rotina de trabalho fica nas mesmas condições de sempre, não é mesmo? Alguns colaboradores são promovidos, mudam de cargo, recebem aumento, tiram férias ou entram em licença-maternidade, por exemplo. Essas mudanças devem ser consideradas na hora de preencher a folha de pagamento.
Quanto às alterações na legislação, podem haver mudanças de um ano para outro nos valores e/ou nas taxas de algum imposto, como no IR, por exemplo. Por isso, é importante que o RH esteja sempre atualizado sobre esses tópicos.
Próximo passo!
Após entender mais sobre a folha de pagamento e como preenchê-la, que tal conhecer melhor sobre as diferenças entre salário e remuneração, listando algumas classificações dentro desses dois conceitos?
