Como fazer folha de pagamento: o que é, cálculos, descontos e a gestão de folha de pagamento

A folha de pagamento é um dos principais documentos sobre um colaborador na empresa. Mas você sabe como fazer folha de pagamento da forma correta? 

Essa pode parecer uma tarefa burocrática, mas não se preocupe! 

Neste texto, vamos ensinar como preencher esse documento e calcular os valores, quais os descontos e os proventos, como fazer a gestão de folha de pagamento e evitar erros. 

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O que é folha de pagamento?

Antes de aprender o passo a passo de como fazer folha de pagamento, é preciso entender melhor o que é esse documento tão importante.

Também conhecida como holerite ou contracheque, a folha de pagamento é um dos principais documentos sobre um colaborador na empresa. Ela possui as seguintes informações:

• Nome do colaborador (seja do quadro da empresa ou prestador de serviços);
• Cargo, função ou serviço prestado;
• Número de dias trabalhados;
• Salário bruto e líquido;
• Parcelas que integram a remuneração;
• Parcelas que não integram a remuneração (ajuda de custo, por exemplo);
• Descontos legais aplicados, como INSS, FGTS, vales, entre outros;
• Dados da empresa;
• Agrupar os segurados em: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual e empregados contratado por prazo determinado;
• Informar seguradas em gozo de salário-maternidade e número de quotas de salário-família, se for o caso;
• Forma e data do pagamento;
• Qualquer outro dado contábil relacionado ao pagamento final.

De acordo com o artigo 225 do Decreto n° 3.048/99, todas as empresas são obrigadas a preparar o holerite, além de manter uma cópia desse documento e dos recibos no estabelecimento. 

O preenchimento mensal da folha deve ser feito pelo time de Departamento Pessoal.

Como funciona a folha de pagamento?

A folha de pagamento é uma ótima maneira de realizar o controle financeiro dos gastos com colaboradores em uma empresa. Isso porque ela ajuda o RH a definir o custo individual de cada profissional dentro da corporação. Esses dados se tornam importantes tanto para gestão de talentos quanto para contratação de novas pessoas.

Ela pode se tornar um documento comprobatório em casos de ações trabalhistas, tanto para o colaborador quanto para a empresa. Por isso, é importante que o RH mantenha as informações atualizadas e em ordem.

Remuneração e Salário: qual a diferença?

Para aprender como fazer folha de pagamento, é importante saber qual a diferença entre salário e remuneração.

O salário é um valor fixo que corresponde à jornada de trabalho estabelecida entre empresa e colaborador. Nele, também são integradas as gratificações legais e as comissões pagas pelo empregador. 

Já a remuneração é a soma entre o pagamento direto (salário) e o pagamento indireto, que pode incluir horas extras, adicionais de insalubridade, participações nos lucros, entre outros valores.

Aproveite e conheça melhor as diferenças entre salário e remuneração.

Como fazer folha de pagamento passo a passo

Vale ressaltar que não existe um modelo de folha de pagamento a ser seguido. No entanto, todas as informações listadas acima (como nome do colaborador, dados da empresa, salário bruto e líquido) devem estar presentes no documento. 

Na hora de preencher o contracheque é importante garantir que os dados e o cálculo dos valores para pagamento estejam certos. Veja a seguir o que você precisa fazer para garantir que o documento seja preenchido e entregue corretamente e evite erros comuns.

1. Controle seu quadro de colaboradores

É fundamental ter muita organização com as contratações e demissões de funcionários, a fim de evitar tanto atrasos ou erro no cálculo dos valores devidos a um colaborador do quadro da empresa, bem como pagamentos para ex-empregados.

2. Defina as categorias dos seus funcionários

Cada profissional, de acordo com sua área de atuação, estará vinculado a uma determinada convenção coletiva. Essas organizações são diferentes e possuem suas próprias bases de cálculo e descontos, bem como podem determinar as regras para a concessão de benefícios.

3. Acompanhe as mudanças na rotina do colaborador e na legislação

Nenhuma rotina de trabalho fica nas mesmas condições de sempre, não é mesmo? Alguns colaboradores são promovidos, mudam de cargo, recebem aumento, tiram férias ou entram em licença-maternidade, ou licença gala, por exemplo. Essas mudanças devem ser consideradas na hora de preencher a folha de pagamento.

Quanto às alterações na legislação, podem haver mudanças de um ano para outro nos valores e/ou nas taxas de algum imposto, como no IR, por exemplo. Por isso, é importante que o RH esteja sempre atualizado.

4. Inclua parcelas extras no cálculo de folha de pagamento

As chamadas parcelas extras são as horas extras, por exemplo. Se ocorrerem durante a semana, o colaborador recebe 50% a mais, já nos finais de semana, 100%. Caso tenha que trabalhar em um dia de descanso, o profissional terá direito a um dia de vale-transporte e vale-refeição.

5. Desconte os impostos que incidem sobre o salário

Impostos como INSS e IRRF incidem sobre a remuneração do colaborador. Por isso, ao fazer o fechamento, é importante conferir se todos os descontos foram realizados, para evitar problemas para a empresa e o profissional.

6. Calcule os valores corretamente

Depois de definir todos os valores que deverão ser pagos ao colaborador e os descontos que serão aplicados no salário bruto, é hora de fazer as contas. Mas atenção para não cometer erros no cálculo de folha de pagamento que podem ocorrer para mais, quando o colaborador recebe um valor maior que o devido, ou para menos. 

7. Separe salário bruto de salário líquido

Como vimos, existem alguns impostos que incidem sobre os salários dos trabalhadores e, por isso, é importante que fique claro no holerite qual o valor do salário bruto (valor cheio) e do salário líquido, ou seja, a quantia real a ser recebida pelo colaborador, já considerando os descontos legais.

8. Organize-se para cumprir o prazo do pagamento

De acordo com o primeiro parágrafo do artigo 459 da Consolidação das Leis Trabalhistas, o colaborador tem direito a receber a remuneração até o quinto dia útil do mês. Caso desrespeite essa regra, a empresa será obrigada a pagar o salário com correção monetária e juros, baseados na quantidade de dias atrasados.

Hoje, a tecnologia é uma grande aliada para facilitar a coleta, armazenamento e tratamento dos dados da folha de pagamento de forma ágil e segura, como a plataforma completa de RH da Sólides.

Como fazer o cálculo de folha de pagamento?

Depois de levantar todos os dados que devem constar na folha, seguindo os passos que apresentamos neste conteúdo, é hora de fazer de fato o cálculo do valor final que será pago ao trabalhador até o quinto dia útil do mês. 

Para isso, é preciso somar todos os proventos (salário + benefícios + adicionais) e descontar todos os impostos e outros valores previstos em lei. Confira quais são os itens que entram nessa conta!

Proventos da folha de pagamento

O principal é o salário bruto. É com base nele que serão calculados todos os tributos e benefícios. Trata-se do valor pago pelo serviço prestado, seguindo os valores mínimos legais estabelecidos e levando em consideração a média do mercado. 

Outro provento podem ser as gratificações que são pagas, por exemplo, quando a empresa alcança resultados específicos ou como uma forma de reconhecimento por um bom desempenho do empregado.

Existem ainda os adicionais, valores a mais que podem ser pagos junto ao salário. Conheça alguns desses adicionais:

• Horas extras pagas ao colaborador quando ele trabalha além do horário normal;
• Adicional noturno garantido a trabalhadores com jornada 22 horas e 5 horas;
• Adicional de insalubridade quando o ambiente de trabalho tem condições ruins, como exposição a produtos químicos, ruídos, altas ou baixas temperaturas, etc.
• Adicional de periculosidade que ocorre em funções que colocam em risco a vida do empregado, como radioatividade, produtos inflamáveis, equipamentos de alta tensão, áreas de risco, entre outros;
• Ajudas de custo, como auxílio home office.

Descontos do holerite

INSS

Um dos principais descontos previstos em lei é o do INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), cujo valor segue uma tabela de referência de acordo com o salário bruto:

• até R$ 1.045,00 — alíquota de 7,5%;
• de R$ 1.045,01 até R$ 2.089,60 — alíquota de 9%;
• de R$ 2.089,61 até R$ 3.134,40 — alíquota de 12%;
• de R$ 3.134,41 até R$ 6.101,06 — alíquota de 14%.

Vale destacar que, o INSS incide sobre a remuneração total do colaborador. Esse desconto garante acesso aos benefícios da Previdência Social, como aposentadoria, auxílio-doença e salário-maternidade. 

IRRF

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), junto com o INSS, é outro desconto importante. As alíquotas variam de 7,5% a 27,5%, dependendo da faixa salarial do colaborador. O valor é subtraído do salário bruto menos a contribuição do INSS.

Vale-transporte

Pessoas contratadas via CLT que precisam fazer os deslocamentos casa-trabalho e trabalho-casa têm direito ao vale transporte. Porém, ele é descontado em folha.

O limite é de 6% de desconto. Se o custo de ida e volta do colaborador ultrapassar esse teto, a empresa deve descontar a porcentagem máxima e arcar com o restante. 

Planos de saúde e odontológico e vale-refeição

Esses são benefícios opcionais e se a empresa optar por oferecer alguns descontos são aplicados na folha de pagamento. No caso do vale-refeição e alimentação, eles não podem passar de 20% do salário. 

Já se o empregador oferecer plano de saúde e/ou odontológico com coparticipação, a lei trabalhista também prevê descontos, mas que não podem ultrapassar 40% do salário.

Também podem ser descontados na folha atrasos e faltas no trabalho, adiantamento de salário, contribuições sindicais, empréstimos, entre outros.

Como fazer a gestão de folha de pagamento?

Para ter uma boa gestão de folha de pagamento é importante que o RH da sua empresa siga algumas rotinas e processos. Confira!

• Faça o controle do ponto - hoje em dia existem diversos softwares de RH e aplicativos que permitem o registro do ponto online;
• Monitore as horas extras, atrasos e faltas para saber quando descontar ou pagar adicionais na folha;
• Mantenha os dados atualizados sobre admissões, desligamentos, férias, promoções, etc., a fim de evitar erros no fechamento do pagamento mensal;
• Acompanhe também mudanças nos impostos, porcentagens descontadas nos salários, entre outros;
• Elabore um plano de cargos e salários para deixar mais claro para os colaboradores caminhos que eles podem percorrer na organização, bem como os salários e benefícios pagos em cada posição;
• Automatize seus processos com tecnologias que ajudam no cálculo de pagamentos, coleta e tratamento de dados, etc.