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Considerado um dos principais documentos com os quais o setor de Recursos Humanos trabalha, a folha de pagamento – também conhecida como holerite – reúne diversas informações importantes para a empresa e para o funcionário.
Nela estão disponibilizados todos os dados referentes à remuneração mensal recebida, de acordo com a função do colaborador, e os descontos que são realizados em relação a impostos e benefícios para funcionário.
O preenchimento e fechamento corretos da folha de pagamento devem ser feitos mensalmente e são fundamentais para que ambas as partes resguardem seus direitos e deveres. Além disso, caso seja necessário acionar a justiça trabalhista por algum motivo, o documento oferece diversas informações e comprovantes que são importantes nessas situações.
Para ajudar a sua empresa a lidar com a folha de pagamento de forma correta, o Tangerino – controle de ponto digital apresenta neste artigo informações sobre quais dados devem ser incluídos na folha, quais erros evitar e como contar com uma solução de controle de ponto online pode facilitar esse processo.
O que é a folha de pagamento
De forma geral, a folha de pagamento é um documento que reúne todas as informações relacionadas ao pagamento de salário, adicionais e descontos que são feitos mensalmente, para funcionários e prestadores de serviços de uma empresa.
No documento são informados os salários bruto e líquido, ou seja, o valor total que consta na carteira de trabalho e aquele que é de fato pago ao funcionário, após os descontos e adicionais em folha de pagamento. Nele, o RH converte as informações de trabalho prestado pelo funcionário, como faltas não justificadas, horas extras e outros dados, em informações contábeis, que resultarão no pagamento final.
Também devem constar outros adicionais, como periculosidade e insalubridade, vale-transporte, alimentação e refeição, se for o caso, além dos recolhimentos de INSS e IRRF. Assim, com a soma e subtração dos devidos valores, a empresa chega ao valor final que deve ser pago ao funcionário.
Como preencher uma folha de pagamento
Para a empresa, o correto preenchimento da folha de pagamento é muito importante por dois motivos principais: o controle real do que é gasto com funcionários, para avaliar o investimento feito em contratações, e também o respaldo jurídico a respeito das movimentações feitas com pagamento de pessoal, a fim de evitar problemas futuros.
De acordo com o artigo 477 da Consolidação das Leis Trabalhistas, todos os funcionários têm direito de saber, de forma detalhada, todos os descontos e adicionais que compõem a sua remuneração. Assim, o documento possui uma série de informações que devem constar, de acordo com o Decreto nº 3.048/99. São elas:
- nome do profissional, que pode ser funcionário ou prestador de serviços contratado diretamente pela empresa;
- cargo, função ou serviços que foram prestados;
- parcelas que integram a remuneração;
- parcelas que não integram a remuneração, por exemplo, ajuda de custo;
- frequência/dias trabalhados, considerando inclusive as faltas injustificadas, atrasos e afastamentos;
- descontos referentes a encargos sociais, como INSS e FGTS;
- número de quotas de salário-família, se for o caso;
- valor líquido que o trabalhador tem a receber, ou seja, o total, após acréscimos e descontos;
- forma de pagamento e a data do pagamento.
É importante também ter em mente que não existe um modelo padrão e oficial de folha de pagamento. Assim, a empresa pode, por meio do Departamento Pessoal, elaborar o seu próprio formato ou contratar algum software que facilite esse processo, desde que as informações acima citadas estejam presentes no documento.
Quais são os principais erros na hora de fechar a folha
Por tratar-se de um documento com muitos números, somas e subtrações, além da inclusão de impostos de diversas categorias e benefícios, o preenchimento e fechamento da folha de pagamento são passíveis de erros. Especialmente se o RH ainda realiza o processo de forma manual.
Alguns desses erros são ainda mais comuns de acontecerem e podem trazer problemas para a empresa e até mesmo para o funcionário, caso por exemplo, a empresa deixe de recolher e repassar algum imposto. Veja abaixo a lista com os erros mais cometidos:
- Realizar o pagamento com atraso
O pagamento aos funcionários deve ocorrer até o prazo máximo do 5º dia útil de cada mês. Caso a empresa não cumpra essa regra, será obrigada a pagar o salário com correção monetária e juros, dependendo do número de dias do atraso.
- Não considerar parcelas extras que possam entrar
Como exemplo, estão as horas extras praticadas. Em dia de trabalho, o funcionário que faz hora extra recebe 50% a mais. Já aos fins de semana e feriados, o pagamento é de 100%. Assim, é preciso que o DP se atente a essas particularidades no momento da soma.
Além disso, caso o trabalhador esteja prestando serviço em dia de descanso, a empresa deve destinar o equivalente a um dia de vale-transporte e refeição. Assim, é fundamental que sejam observadas essas parcelas extras para fechamento da folha.
- Deixar de considerar algum imposto que incide sobre o salário
O não desconto dos impostos devidos, como INSS e IRRF, se for o caso, também é um dos erros que podem ocorrer no preenchimento da folha. Isso acarreta problemas não só para a empresa, mas para o funcionário também.
- Cometer erros no momento de fazer os cálculos
Os erros podem ser para mais, quando a empresa paga valores mais altos do que o que é de direito do colaborador, ou o contrário, deixando de pagar o valor total da soma.
Geralmente, o erro de cálculo acontece porque o RH realiza todo o processo manualmente, o que favorece mais o aparecimento de erros de preenchimento de dados ou no momento da soma. Para isso, recomenda-se que seja utilizado um software próprio para o processo.
- Não considerar mudanças na rotina do funcionário ou na legislação
Essas mudanças podem ser tais como: uma promoção dentro da equipe, mudança de cargo, um aumento salarial ou até mesmo outras mais pontuais, como alterações na folha por licença-maternidade ou o mês de férias do funcionário, quando deve ser considerado o acréscimo de 1/3.
No que se refere às alterações na legislação trabalhista, podem haver mudanças de um ano para outro nos valores e/ou taxas de algum imposto, como no IR, por exemplo, o que faz com que o valor a ser descontado seja alterado.
Contar com uma solução de controle de ponto online pode facilitar o processo
A gestão correta da jornada de trabalho dos funcionários é uma parte fundamental para o bom fechamento da folha de pagamento. Isso porque fatores como horas extras, atrasos e faltas injustificadas estão entre os que mais interferem no cálculo da folha e devem ser conferidos todos os meses.
Hoje, com as tecnologias disponíveis no mercado, a empresa tem a possibilidade de contar com um sistema de controle de ponto online que reúne e consolida o total de horas trabalhadas e compara, de forma automática, a carga horária registrada por cada colaborador.
Com ele, o funcionário registra o ponto, seja por sistema biométrico ou por reconhecimento facial, por exemplo, que são algumas das possibilidades oferecidas pela tecnologia, e as informações de sua jornada são imediatamente encaminhadas e armazenadas para acesso do RH, caso queira.
Assim, tanto a empresa quanto o funcionário têm mais segurança e agilidade no momento da marcação do ponto, no envio e armazenamento das informações e no processo de conferência das horas.
Realizar o preenchimento e fechamento da folha de pagamento é um processo que demanda atenção e conhecimento sobre as regras. Hoje, porém, com a tecnologia cada vez mais à disposição do RH, esse processo mensal tende a se tornar mais ágil e com menos erros, garantindo segurança e menos problemas para a empresa e funcionário.
