Como fazer folha de pagamento: o que é, cálculos, descontos e a gestão de folha de pagamento

Saiba o que é folha de pagamento, como fazer o documento passo a passo, como calcular os valores e quais são os descontos e proventos.
Como fazer folha de pagamento
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A folha de pagamento é um dos principais documentos sobre um colaborador na empresa. Mas você sabe como fazer folha de pagamento da forma correta? 

Essa pode parecer uma tarefa burocrática, mas não se preocupe! Neste artigo, vamos ensinar como preencher esse documento e calcular os valores, quais os descontos e os proventos, como fazer a gestão de folha de pagamento e evitar erros. 

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O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é uma lista ou relação das remunerações pagas aos colaboradores da empresa. Assim, é um documento para obrigatório para o RH e DP, de acordo com os artigos 464 e 225 do Decreto 3048/1999. Ele não possui um modelo oficial, mas deve conter informações básicas, como salário bruto e líquido, número de dias trabalhados e nome do colaborador.

Portanto, uma folha de pagamento completa e de acordo com a lei possui:

  • Nome do colaborador (seja do quadro da empresa ou prestador de serviços);
  • Cargo, função ou serviço prestado;
  • Número de dias trabalhados;
  • Salário bruto e líquido;
  • Parcelas que integram a remuneração;
  • Parcelas que não integram a remuneração (ajuda de custo, por exemplo);
  • Descontos legais aplicados, como INSS, FGTS, vales, entre outros;
  • Dados da empresa;
  • Agrupamento dos segurados em: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual e empregados contratado por prazo determinado;
  • Informe das seguradas em gozo de salário-maternidade e número de quotas de salário-família, se for o caso;
  • Forma e data do pagamento;
  • Qualquer outro dado contábil relacionado ao pagamento final.

Assim, pela lei, todas as empresas têm a obrigação a preparar a folha de pagamento, além de manter uma cópia desse documento e dos recibos no estabelecimento. Em geral, o preenchimento mensal da folha é responsabilidade do time de Departamento Pessoal.

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Como funciona a folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento oficial para o controle financeiro dos gastos com colaboradores em uma empresa. Assim, ele ajuda custo individual de cada profissional dentro da corporação. Na folha de pagamento, deve conter registro de informações sobre os pagamentos feitos aos colaboradores: salário, deduções, descontos, comissões, entre outros.

Assim, esses dados se tornam importantes tanto para gestão de talentos quanto para contratação de novas pessoas.

A folha pode se tornar um documento comprobatório em casos de ações trabalhistas, tanto para o colaborador quanto para a empresa. Por isso, é importante que o RH mantenha as informações atualizadas e em ordem.

Remuneração e salário: qual a diferença?

Para aprender como fazer folha de pagamento, é importante saber qual a diferença entre salário e remuneração.

O salário é um valor fixo que corresponde à jornada de trabalho estabelecida entre empresa e colaborador. Nele, também são integradas as gratificações legais e as comissões pagas pelo empregador. 

Já a remuneração é a soma entre o pagamento direto (salário) e o pagamento indireto, que pode incluir horas extras, adicionais de insalubridade, participações nos lucros, entre outros valores.

O que diz a lei sobre a folha de pagamento?

A CLT detalha que a folha de pagamento deve ser elaborada todo mês, contendo todas as informações necessárias, como cargo, proventos e descontos, com todas as informações sobre o que a empresa precisa pagar para o colaborador.

Como fazer folha de pagamento passo a passo

Como abordamos, não não existe um modelo de folha de pagamento a ser seguido. No entanto, todas as informações listadas acima (como nome do colaborador, dados da empresa, salário bruto e líquido) devem estar presentes no documento. 

Na hora de preencher o contracheque é importante garantir que os dados e o cálculo dos valores para pagamento estejam certos. Veja a seguir o que você precisa fazer para garantir que o documento seja preenchido e entregue corretamente e evite erros comuns.

1. Controle seu quadro de colaboradores

É fundamental ter muita organização com as contratações e demissões de funcionários, a fim de evitar tanto atrasos ou erro no cálculo dos valores devidos a um colaborador do quadro da empresa, bem como pagamentos para ex-empregados.

2. Defina as categorias dos seus funcionários

Cada profissional, de acordo com sua área de atuação, estará vinculado a uma determinada convenção coletiva. Essas organizações são diferentes e possuem suas próprias bases de cálculo e descontos, bem como podem determinar as regras para a concessão de benefícios.

3. Acompanhe as mudanças na rotina do colaborador e na legislação

Nenhuma rotina de trabalho fica nas mesmas condições de sempre, não é mesmo? Alguns colaboradores passam por promoções, mudam de cargo, recebem aumento, tiram férias ou entram em licença-maternidade, ou licença gala, por exemplo. Você deve considerar essas mudanças na hora de preencher a folha de pagamento.

Quanto às alterações na legislação, podem haver mudanças de um ano para outro nos valores e/ou nas taxas de algum imposto, como no IR, por exemplo. Por isso, é importante que o RH esteja sempre atualizado.

4. Inclua parcelas extras no cálculo de folha de pagamento

As chamadas parcelas extras são as horas extras, por exemplo. Se ocorrerem durante a semana, o colaborador recebe 50% a mais, já nos finais de semana, 100%. Caso tenha que trabalhar em um dia de descanso, o profissional terá direito a um dia de vale-transporte e vale-refeição.

5. Desconte os impostos que incidem sobre o salário

Impostos como INSS e IRRF incidem sobre a remuneração do colaborador. Por isso, ao fazer o fechamento, é importante conferir se todos os descontos estão de acordo, para evitar problemas para a empresa e o profissional.

6. Calcule os valores corretamente

Depois de definir todos os valores que deverão ser pagos ao colaborador e os descontos que serão aplicados no salário bruto, é hora de fazer as contas. Mas atenção para não cometer erros no cálculo de folha de pagamento que podem ocorrer para mais, quando o colaborador recebe um valor maior que o devido, ou para menos. 

7. Separe salário bruto de salário líquido

Como vimos, existem alguns impostos que incidem sobre os salários dos trabalhadores e, por isso, é importante que fique claro no documento qual o valor do salário bruto (valor cheio) e do salário líquido, ou seja, a quantia real a ser recebida pelo colaborador, já considerando os descontos legais.

8. Organize-se para cumprir o prazo do pagamento

De acordo com o primeiro parágrafo do artigo 459 da Consolidação das Leis Trabalhistas, o colaborador tem direito a receber a remuneração até o quinto dia útil do mês. Caso desrespeite essa regra, a empresa será obrigada a pagar o salário com correção monetária e juros, baseados na quantidade de dias atrasados.

Hoje, a tecnologia é uma grande aliada para facilitar a coleta, armazenamento e tratamento dos dados da folha de pagamento de forma ágil e segura, como a plataforma completa de RH e DP da Sólides.

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Como fazer o cálculo da folha de pagamento?

Para fazer o cálculo da folha de pagamento, é preciso somar todos os proventos (salário + benefícios + adicionais) e descontar todos os impostos e outros valores previstos em lei. A fórmula desse calculo é:

Salário líquido = Salário bruto - descontos obrigatórios + benefícios + horas extras + férias + 13º salário.

Sobre os detalhes que devem estar inclusos no cálculo, confira tudo a seguir:

Quais os principais proventos da folha de pagamento?

O principal é o salário bruto. É com base nele que serão calculados todos os tributos e benefícios. Trata-se do valor pago pelo serviço prestado, seguindo os valores mínimos legais estabelecidos e levando em consideração a média do mercado. 

Outro provento podem ser as gratificações você pode usar, por exemplo, é quando a empresa alcança resultados específicos, ou como uma forma de reconhecimento por um bom desempenho do colaborador.

Existem ainda os adicionais, valores a mais que podem ser pagos junto ao salário, que são:

  • Horas extras pagas ao colaborador quando ele trabalha além do horário normal;
  • Adicional noturno garantido a trabalhadores com jornada 22 horas e 5 horas;
  • Adicional de insalubridade quando o ambiente de trabalho tem condições ruins, como exposição a produtos químicos, ruídos, altas ou baixas temperaturas, etc.
  • Adicional de periculosidade que ocorre em funções que colocam em risco a vida do empregado, como radioatividade, produtos inflamáveis, equipamentos de alta tensão, áreas de risco, entre outros;
  • Ajudas de custo, como auxílio home office.

Quais os principais descontos da folha de pagamento?

Entre os principais descontos da folha de pagamento, estão aqueles relacionados aos descontos sociais e relacionados a benefícios.

Previdência (INSS)

Um dos principais descontos previstos em lei é o do INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), cujo valor segue uma tabela de referência de 2024, de acordo com o salário bruto:

Tabela INSS 2024

Salário de Contribuição (R$)Alíquota (%)Parcela a Deduzir
até R$ 1.412,007,5 %
de R$ 1.412,01 até R$ 2.666,689,0 %21,18
de R$ 2.666,69 até R$ 4.000,0312,0 %101,18
de R$ 4.000,04 até R$ 7.786,0214,0 %181,18

Neste caso, considerando a primeira faixa de remuneração, temos o seguinte cálculo como exemplo:

Vale destacar que o INSS incide sobre a remuneração total do colaborador. Esse desconto garante acesso aos benefícios da Previdência Social, como aposentadoria, auxílio-doença e salário-maternidade

IRRF

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), junto com o INSS, é outro desconto importante. As alíquotas variam de 7,5% a 27,5%, dependendo da faixa salarial do colaborador. O valor é subtraído do salário bruto menos a contribuição do INSS.

Vale-transporte

Pessoas contratadas via CLT que precisam fazer os deslocamentos casa-trabalho e trabalho-casa têm direito ao vale-transporte. Porém, ele é descontado em folha.

O limite é de 6% de desconto. Se o custo de ida e volta do colaborador ultrapassar esse teto, a empresa deve descontar a porcentagem máxima e arcar com o restante. 

Planos de saúde e odontológico e vale-refeição

Esses são benefícios opcionais e se a empresa optar por oferecer alguns descontos, a folha de pagamento tem alguns descontos aplicados. No caso do vale-refeição e alimentação, eles não podem passar de 20% do salário

Já se o empregador oferecer plano de saúde e/ou odontológico com coparticipação, a lei trabalhista também prevê descontos, mas que não podem ultrapassar 40% do salário. Também podem ser descontados na folha atrasos e faltas no trabalho, adiantamento de salário, contribuições sindicais, empréstimos, entre outros.

💡 Saiba também:

Folha de pagamento e holerite são a mesma coisa?

Folha de pagamento e holerite não são a mesma coisa, apesar de serem frequentemente associados. Isso porque, a folha de pagamento é o documento oficial que reúne a relação de todos os pagamentos feitos aos colaboradores. Já o holerite é o demonstrativo de tudo isso, que fica disponível para o funcionário.

Como fazer a gestão de folha de pagamento?

Para ter uma boa gestão de folha de pagamento é importante que o RH da sua empresa siga algumas rotinas e processos. Confira!

  • Faça o controle do ponto - hoje em dia existem diversos softwares de RH e aplicativos que permitem o registro do ponto online;
  • Monitore as horas extras, atrasos e faltas para saber quando descontar ou pagar adicionais na folha;
  • Mantenha os dados atualizados sobre admissões, desligamentos, férias, promoções, etc., a fim de evitar erros no fechamento do pagamento mensal;
  • Acompanhe também mudanças nos impostos, porcentagens descontadas nos salários, entre outros;
  • Elabore um plano de cargos e salários para deixar mais claro para os colaboradores caminhos que eles podem percorrer na organização, bem como os salários e benefícios pagos em cada posição;
  • Automatize seus processos com tecnologias que ajudam no cálculo de pagamentos, coleta e tratamento de dados, etc.

Vale a pena automatizar a folha de pagamento?

Sim, automatizar a folha de pagamento é uma das principais ações estratégicas que o Departamento Pessoal pode fazer para otimizar seu trabalho. Inclusive, os dados comprovam essa realidade tão comum.

  • Uma pesquisa da Fenacon (Federação Nacional das Empresas de Contabilidade) indicou que, em média, as empresas brasileiras com até 50 funcionários levam 4 horas para fazer a folha de pagamento;
  • Já um estudo da Sage (empresa de softwares de gestão) revelou que, em média, as empresas com 51 a 250 funcionários gastam 8 horas com a folha de pagamento.
  • Para empresas com mais de 250 funcionários, a média é de 16 horas por folha de pagamento.

Assim, com uma folha de pagamento digital, as empresas podem economizar tempo, reduzir custos e aumentar a eficiência do Departamento Pessoal. Os erros na folha de pagamento, que costumam ser as principais causas de ações trabalhistas. Portanto, além de otimizar essa tarefa morosa, o DP também ganha mais segurança.

E a Sólides é a parceira ideal para você automatizar essa tarefa, e garantir a folha de pagamento digital mais moderna e completa do mercado! Descubra mais sobre a nossa solução exclusiva.

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Izabel Cerqueira
Izabel atua como Coordenadora de Departamento Pessoal na Sólides. Formada em Gestão Financeira pela Uninter e Pós-graduada em MBA em Gestão e desenvolvimento de pessoas na Una. Há mais de 15 anos atuando na área de Departamento Pessoal, Especialista Folha de Pagamento, Encargos, E-Social e processos de internalização de Folha de pagamento.
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