Conheça 20 ferramentas para pequenas empresas essenciais no negócio

pessoas fazendo uma reunião de gestão estratégica
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As ferramentas para pequenas empresas facilitam a vida dos empreendedores que estão começando. Isso porque a gestão de um negócio envolve diversos processos e tarefas diárias e geralmente conta com equipes enxutas.

Neste cenário, muitas vezes, o empresário precisa fazer, sozinho, todos os cálculos e análises para garantir que tudo corra bem.  

A boa notícia é que você pode contar com algumas soluções e softwares que ajudam no dia a dia, trazendo mais inteligência e estratégia ao negócio. A seguir, listamos 20 técnicas e ferramentas para pequenas empresas que podem ajudar, e muito, na sua gestão.

Confira as soluções listadas de acordo com o tema e, se quiser, vá direto até a que você está buscando!

Que tal um presente? Separamos as 9 planilhas mais utilizadas pelo RH para você baixar e poder usar quando quiser!

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Técnicas para planejar e entender a sua empresa

1. Análise SWOT

Essa é uma ferramenta que ajuda a gestão a ter um diagnóstico mais detalhado sobre a situação atual da empresa, permitindo identificar aquilo que precisa ser melhorado e aprimorado. 

A metodologia analisa quatro pontos distintos:

  • Forças (Strengths): os pontos fortes do negócio;
  • Fraquezas (Weaknesses): os pontos fracos, ou seja, aquilo que precisa ser aprimorado;
  • Oportunidades (Opportunities): as oportunidades que a empresa pode ter no mercado;
  • Ameaças (Threats): concorrentes e fatores do ambiente externo que ameaçam o sucesso da empresa.

A ferramenta é bastante abrangente e pode ser utilizada para a realização de planejamentos estratégicos em diversos setores do negócio.

Entenda melhor sobre análise SWOT aplicado ao RH 

2. Plano de negócios

O plano de negócios é o documento que detalha os objetivos de uma organização e os passos necessários para que ela alcance esses objetivos de forma ágil e eficiente. 

Essa ferramenta ajuda o empreendedor a conhecer as variáveis do negócio e a estruturar a trajetória necessária para alcançar suas metas. Além disso, permite entender quem está envolvido em cada atividade e prever erros futuros. 

Confira um passo a passo completo para criar o plano de negócio da sua empresa 

3. Quadro de Modelo de Negócios Canvas

O Canvas é uma ferramenta visual que utiliza cartões para elaborar, testar e aprimorar o modelo de negócios da organização. É composta por nove elementos que formam uma tabela. São eles:

  • Fonte de receita;
  • Relacionamento com clientes;
  • Segmento de clientes;
  • Recursos-chave;
  • Proposições de valor;
  • Atividade-chave;
  • Canais de prospecção de clientes;
  • Estrutura de custos;
  • Parcerias.

A metodologia oferece uma visão macro da empresa, auxiliando no controle das principais áreas e processos e possibilitando a contribuição de todos os participantes do projeto. 

Dica: O Sebrae oferece uma versão gratuita do Canvas para que os empreendedores consigam estruturar seu modelo de negócio. Basta se cadastrar e utilizar pelo site ou aplicativo.

4. Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA é uma ferramenta que auxilia o empreendedor na implementação de mudanças, na correção de erros e no aprimoramento da gestão. Ele é constituído de quatro etapas, reiniciadas periodicamente. São elas:

  • Planejar (Plan): etapa de elaboração do plano;
  • Fazer (Do): etapa de execução do plano;
  • Avaliar (Check): checagem de resultados obtidos;
  • Agir (Act): etapa de definição sobre quais processos serão rotina e quais devem ser revistos no próximo ciclo. 

A metodologia pode ser reaplicada quantas vezes forem necessárias, lapidando os processos da organização e garantindo resultados cada vez melhores.

4 dicas para implementar o PDCA

Ferramentas para pequenas empresas na gestão de pessoas

5. Software de gestão de pessoas

Uma boa gestão de pessoas é essencial para empresas de todos os portes. Contudo, nem sempre as pequenas e médias têm um setor de RH bem estruturado para uma atuação estratégica na área. 

Quando isso acontece, contar com uma plataforma de RH para gestão de pessoas é uma forma de garantir mais inteligência e otimização aos processos desse departamento tão importante, além de economizar. 

O Sólides Gestão é o software de gestão de pessoas da Sólides. Ele reúne em um só lugar, todas as ferramentas necessárias para:

  • Recrutamento e seleção;
  • Desenvolvimento e produtividade;
  • Engajamento e performance;
  • Retenção de funcionários;
  • Uso inteligente de dados.

Quer saber mais? Agende uma demonstração gratuita. 

6. People Analytics

O People Analytics (Análise de Pessoas) é uma ferramenta de gestão voltada para a análise dos colaboradores. Ela pode ser utilizada pelo RH e por gestores para ajudar nas decisões e no gerenciamento dos recursos humanos. 

Com essa tecnologia, é possível analisar e cruzar dados para entender cada um dos talentos da pequena empresa, acompanhando de perto fatores como produtividade, engajamento, desempenho e satisfação no trabalho. 

Entenda melhor o que é People Analytics e como funciona 

7. Controle de Ponto Digital

Outra das ferramentas para pequenas empresas que pode ajudar na gestão de pessoas é o controle de ponto digital. Com uma plataforma completa de Departamento Pessoal, como a Tangerino, é possível otimizar e gerenciar processos como:

  • Admissão;
  • Controle de ponto;
  • Férias;
  • Benefícios corporativos;
  • Gestão de documentos.

A  plataforma ainda permite compartilhar e conectar o departamento pessoal com a contabilidade, centralizando toda a comunicação e automatizando processos contábeis. 

No site, a Tangerino permite que o empreendedor faça um teste gratuito ou agende uma demonstração

8. Mapeamento de Perfil Comportamental

Entender o perfil dos colaboradores e quais suas habilidades comportamentais é fundamental para criar equipes de alto desempenho e gerenciar melhor o capital humano. 

Para facilitar essa análise, é possível utilizar uma ferramenta de mapeamento de perfil, como o Profiler da Sólides

O software consegue identificar pontos positivos e negativos em cada profissional e levantar mais de 50 informações relevantes sobre o colaborador em menos de 7 minutos.

9. Calculadora de Rotatividade

A rotatividade de profissionais é um problema recorrente, que gera altos custos para as empresas. 

Entender esses valores é importante para ajudar o empreendedor a pensar em ações voltadas para a economia de gastos e até mesmo estruturar uma estratégia de retenção de talentos.

A Calculadora de Rotatividade da Sólides é uma ferramenta que pode ajudar o empreendedor a estimar melhor esses custos e a entender se sua taxa de rotatividade está mais alta do que o esperado. 

A solução é gratuita e basta preencher duas informações simples para receber um diagnóstico.

10. Calculadora de Produtividade

A produtividade se refere à capacidade de produzir o máximo possível com a menor quantidade de recursos. Esse é um indicador importante para entender o quanto o time e a gestão estão sendo eficientes e se existem fatores que estão prejudicando essa eficiência. 

A Calculadora de Produtividade da Sólides é uma ferramenta prática, que permite entender o grau de produtividade da pequena empresa e gerar um relatório estratégico para aumentar o desempenho. 

A ferramenta é gratuita! Para usar, basta preencher alguns dados sobre o negócio e pronto. Aproveite e teste agora a Calculadora de Produtividade ⬅️.  

11. Calculadora de Maturidade do RH

O RH 5.0 não é apenas um vislumbre do futuro, ele já é uma realidade. Empresas que desenvolvem bem o setor e utilizam a tecnologia como aliada se destacam em todos os processos da gestão de pessoas. Mas, ainda existem muitas que estão engatinhando nessa evolução

Não fique para trás! A Calculadora de Maturidade do RH da Sólides ajuda o gestor a entender o quão desenvolvidos estão os processos de atração, retenção, desenvolvimento e gestão de talentos dentro da empresa. 

Você pode usar de um jeito bem simples e obter um diagnóstico em apenas 5 minutos.

Acesse a calculadora e descubra a maturidade do seu RH 

12. Avaliações de Desempenho

A Avaliação de Desempenho é uma ferramenta voltada para a gestão de pessoas que ajuda a empresa a mensurar os resultados, a produtividade e as expectativas dos colaboradores individual e coletivamente. 

Esse tipo de análise ajuda o empreendedor:

  • Decidir promoções e demissões;
  • Motivar os funcionários;
  • Aumentar a produtividade dos times. 

Para realizá-la, é possível utilizar a planilha gratuita, desenvolvida especialmente para as pequenas empresas. 

Com ela, você consegue saber o quanto os funcionários estão produzindo realmente para a empresa e obtém indicadores realistas.

13. Pesquisa de Clima

A pesquisa de clima organizacional é o termômetro que mensura as percepções dos colaboradores sobre sua empresa

Ela é essencial no processo de gestão de pessoas, já que ajuda as lideranças a identificarem conflitos, falta de motivação e outros fatores que podem impactar em uma queda de produtividade e resultados. 

Para identificar e melhorar o ambiente de trabalho, a dica é utilizar uma ferramenta que permite automatizar, personalizar e acompanhar relatórios em tempo real.

Agende uma demonstração gratuita e descubra em detalhes como a solução pode facilitar a sua gestão! 

14. Calculadora de Custos do Recrutamento e Seleção

Você sabe qual o custo total de seus processos de recrutamento e seleção? Uma das ferramentas para pequenas empresas que podem auxiliar o empreendedor a monitorar gastos é a Calculadora de Custos do Recrutamento e Seleção. 

A ferramenta gratuita conta com uma planilha e uma calculadora que ajudarão você a identificar onde estão os maiores investimentos e quais etapas podem ser otimizadas. 

Ferramentas gerais para o dia a dia do seu negócio

15. Armazenamento de arquivos na nuvem

Outra das ferramentas para pequenas empresas que pode ajudar o negócio é o Google Drive. Ele é gratuito e permite o armazenamento e o compartilhamento de documentos, planilhas e arquivos na nuvem. 

Com a solução, é possível gerenciar quem tem acesso a cada documento e compartilhar arquivos com colaboradores, clientes e fornecedores de forma segura. O acesso pode ser feito por dispositivos móveis, pelo tablet ou pelo computador. 

O plano pessoal tem armazenamento de 15GB e pode ser usado de forma gratuita. Além disso, o Google disponibiliza outros planos, com maior armazenamento e novas funcionalidades. 

16. Agenda Virtual

Outro recurso gratuito e essencial para empresários é o Google Agenda, que permite organizar o dia de trabalho da equipe e integrar as agendas online de cada profissional. 

Esse tipo de ferramenta ajuda, principalmente, na gestão de tempo de equipes remotas, já que as lideranças conseguem programar eventos e reuniões online, além de verificar a disponibilidade do time. A solução é simples e intuitiva e basta um email para obter acesso. 

17. Ferramenta de Gestão de Tarefas

Ferramentas de gestão de tarefas são essenciais para manter o controle sobre a rotina dos profissionais, principalmente daqueles que trabalham de forma remota. 

Com elas, é possível acompanhar de perto o andamento de tarefas e criar fluxos personalizados, delegando atividades e identificando pendências. 

Uma boa opção é o Asana, uma ferramenta com recursos para a criação de cronogramas de trabalho, calendários, metas, formulários e muito mais. O plano básico é gratuito e indicado para equipes que estão começando a fazer sua gestão de projetos. 

18. Fluxograma de Projetos

Outra ferramenta para a gestão de tarefas, o Trello é extremamente intuitivo e eficiente para controlar o fluxograma de trabalho dos colaboradores

Com um layout formado por quadros, colunas e cartões, é possível criar listas de tarefas e classificá-las como "para fazer", "em andamento" e "concluídas". 

A ferramenta conta com um plano gratuito que atende muito bem pequenas empresas e quem ainda está começando a gerenciar projetos e precisa de mais organização.  

19. Software de CRM

CRM é a sigla usada para Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente) e é uma ferramenta focada em estratégias de negócios com foco no cliente. 

Esse tipo de solução permite gerenciar contatos, acompanhar vendas em tempo real, criar relatórios completos e poupar tempo do time comercial. 

Uma boa opção é o CRM gratuito da Hubspot, um software que facilita a vida do empresário, possibilitando acompanhar contatos e clientes e enviar e-mails em massa. Basta criar uma conta e começar a usar. 

20. Automação de Marketing

O setor de marketing também precisa de atenção nas pequenas empresas, afinal, ele é essencial para garantir mais vendas e o crescimento do negócio

As ferramentas de automação ajudam a otimizar essas tarefas de forma simplificada, sem que você precise de um time específico para o setor. 

Nossa dica é o RD Station, plataforma que permite criar campanhas de marketing, enviar e-mails automaticamente, produzir páginas personalizadas e gerar mais oportunidades de venda. 

Os planos custam a partir de R$50 por mês e você pode fazer um teste gratuito sem precisar cadastrar o cartão de crédito. 

Concluindo, existem diversas ferramentas para pequenas empresas que podem ajudar o empreendedor a analisar sua gestão e otimizar processos. Muitas são gratuitas ou oferecem um período de teste, assim, vale a pena experimentá-las e escolher quais podem fazer a diferença no seu negócio.  

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Isabella Furbino
Isabella Furbino
Sou coordenadora de Treinamento e Desenvolvimento na Sólides, mentora de profissionais de RH e também para empresas do terceiro setor. Sou Especialista em Gestão Comportamental e facilitadora da Formação Analista Comportamental Profiler há 5 anos. Me formei em Psicóloga (UFMG) e sou pós-graduada em Gestão de Negócios (IBMEC BH)
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