As 10 ferramentas de gestão mais usadas e como elas funcionam para sua empresa

Tempo de leitura: 14 minutos

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Em algum momento, você já teve dúvida sobre ferramentas de gestão e qual seria melhor para a sua empresa? Diante de tantas opções, como saber como elas funcionam e de que maneira podem auxiliar na conquista de melhores resultados?

Neste post, apresentamos 10 ferramentas de gestão que podem ser aplicadas em empresas de diferentes portes e segmentos. Conheça cada uma delas e saiba como utilizá-las em benefício da gestão estratégica da sua organização!

https://drive.google.com/file/d/1N-Hh7HWo8yWcyp0VtLm5Yk1qenYYebi-/view?usp=sharing

O que são ferramentas de gestão?

Trata-se de técnicas que auxiliam na tomada de decisões nas empresas. Para tanto, podem ser aplicadas em negócios de diferentes segmentos e portes. Ainda, a partir delas, os gestores têm maior controle sobre os processos da organização. 

Então, para ajudar na realidade da sua empresa, vamos apresentar as 10 ferramentas de gestão mais usadas.

1. Análise SWOT

Ferramenta de gestão para ser utilizada quando se espera ter um diagnóstico detalhado sobre a situação atual da empresa. 

A análise SWOT, também chamada de FOFA, siglas formadas pelas iniciais das palavras que as compõem — em inglês e português, respectivamente.

Basicamente, essa metodologia analisa 4 pontos distintos:

  • Strengths (Forças): identifica os pontos fortes do negócio e o que ele tem para oferecer ao mercado;
  • Weaknesses (Fraquezas): são os pontos fracos, representados pelas principais fraquezas, ou seja, o que o negócio precisa aprimorar para superar atuais resultados;
  • Opportunities (Oportunidades): observa o cenário externo para identificar oportunidades para a empresa e novos objetivos para o futuro;
  • Threats (Ameaças): identifica os concorrentes e fatores do ambiente externo que ameaçam o sucesso da empresa, logo, precisam ser evitados ou tratados. 

No contexto da análise SWOT, forças e fraquezas são fatores internos. Já as oportunidades e ameaças são causas externas. Assim, para aplicá-la, é fundamental ter um bom nível de conhecimento da concorrência e do mercado. 

Mas quando utilizar essa ferramenta de gestão? Especialmente, quando as lideranças desejarem aprimorar o planejamento estratégico da empresa. 

Vale destacar que o diagnóstico pode ser aplicado na gestão de pessoas e na gestão de processos. Seja para formular um plano de negócios ou definir uma estratégia de marketing. 

Por que usar matriz SWOT?

Para sinalizar aquilo que a organização pode aproveitar melhor ou identificar o que precisa ser aprimorado. Assim, a empresa consegue atingir melhores resultados, como aumento nas vendas ou a participação mais efetiva no mercado. 

2. Plano de negócios

O plano de negócios é uma ferramenta utilizada para detalhar os objetivos de um empreendimento e não deve ser confundida com modelo de negócio. 

Trata-se do detalhamento e passo a passo para colocá-lo em prática. Já o modelo de negócio está relacionado ao valor que a empresa deseja entregar ao seu público, passando por seu conceito, estrutura, visão etc. 

Essa ferramenta de gestão permite que o empreendedor conheça as variáveis e invariáveis do negócio, realizando seus projetos de forma organizada, estruturada e sequencial

Por que usar plano de negócios?

Deve ser aplicado por empresas que desejam conquistar novos investidores e diminuir os riscos do projeto. Isso é possível porque o plano de negócios oferece ao gestor uma visão clara de quem estará envolvido em cada atividade. 

3. 5W2H

Além de ser facilmente adaptável, essa ferramenta oferece clareza na organização das funções, permite controlar melhor as tarefas e auxiliar para otimizar o tempo investido na execução delas, melhorando a produtividade.

Ainda, consiste em uma checklist de atividades a serem realizadas pelos colaboradores de uma empresa. A sigla 5W2H tem origem em sete perguntas — em inglês — utilizadas para elaborar uma lista de ações, consideradas cruciais em qualquer planejamento: 

  • What (O quê)?: Qual o objetivo do projeto ou qual ação deve ser executada;
  • Why (Por quê)?: Porque realizar o projeto ou porque essa ação é necessária;
  • Where (Onde)?: Onde o projeto será aplicado ou onde cada etapa do plano de ação será realizada;
  • When (Quando)?: Tempo gasto para a execução do projeto ou quando essa ação será executada;
  • Who (Quem)?: Quem são os envolvidos no projeto (equipe) ou quem são os envolvidos em cada ação (lideranças e liderados);
  • How (Como)?: Como será realizado o projeto ou como cada ação deve ser executada — o passo a passo;
  • How Much (Quanto)?: Quanto custará o projeto ou qual o custo de cada ação — de acordo com as possibilidades financeiras da empresa e permitindo adequações antes da execução do projeto, se necessário.

Por que usar 5W2H?

Por ser considerada uma ferramenta de fácil aplicação e que encaixa em qualquer empresa, independentemente do seu porte ou da atividade que exerce.

O 5W2H formaliza as ações a serem desenvolvidas e evita que algum ponto seja mal planejado ou esquecido. Ainda, sua aplicação dá clareza aos detalhes de um projeto

Como resultado, os gestores têm mais controle do que deve ser realizado, evitando dúvidas ou conflitos sobre responsabilidades, prazos e entregas. 

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4. PM Canvas (Project Model Canvas)

Também conhecido como Business Model Canvas, é considerado uma ferramenta de fácil utilização, geralmente aplicada por empresas que estão entrando no mercado. No entanto, organizações mais experientes já utilizam esse método. 

Popularmente chamado de “Quadro de Modelo de Negócios”, o Canvas  trabalha com “cards” que permitem elaborar, testar e aprimorar o modelo de negócios em uma organização. 

O modelo de projeto Canvas é uma ferramenta de gestão composta por 9 elementos que formam uma tabela a ser preenchida:

  • Fontes de receita: quais são os meios para captar recursos;
  • Relacionamento com clientes: definição de criação e manutenção do vínculo com os consumidores;
  • Segmentos de clientes: qual é o público-alvo da empresa e quais são suas necessidades;
  • Recursos-chave: criação de valor para o cliente;
  • Proposições de valor: fatores que tornam a empresa competitiva em seu mercado de atuação;
  • Atividades-chave: quais são as atividades relacionadas diretamente com as proposições de valor;
  • Canais: quais são os meios de prospecção de clientes e como eles entrarão em contato com a empresa;
  • Estrutura de custos: elaboração de um mapa descritivo e detalhado mostrando os gastos da empresa;
  • Parcerias: define as relações que serão estabelecidas com outras empresas ou pessoas para tornar o empreendimento mais competitivo.

Por que usar PM Canvas?

Porque essa metodologia oferece uma visão macro de todo o negócio, auxiliando o gestor no planejamento e no controle das principais áreas da organização. 

Usa-se o PM Canvas porque é uma ferramenta de gestão de projetos totalmente colaborativa que pode ser aplicada em situações em que a empresa desenvolve projetos em grupo.

Assim, a medida que o projeto avança, cada participante pode atualizar os cards para que o grupo tenha uma visão do todo. 

5. Six Sigma (metodologias DMAIC e DMADV)

Seu objetivo é analisar o desempenho de uma empresa. Com essa ferramenta de gestão, é possível testar e qualificar processos, produtos ou serviços. 

Nesse sentido, entre fatores de bom desempenho estão a eficiência dos processos, a redução do desperdício e a aplicação correta dos recursos em cada tarefa. A Six Sigma é aplicada por duas tecnologias diferentes. Acompanhe!

DMAIC

Utilizado para melhorar os processos que já são realizados na empresa. São cinco etapas definidas por verbos de ação:

  • Definir: momento de estabelecer quais processos, produtos ou serviços precisam ser aprimorados;
  • Mensurar: avaliação dos principais aspectos do projeto, seu desempenho e a causa dos desperdícios;
  • Analisar: nessa etapa, ocorre a proposição de ações de correção;
  • Incrementar: as soluções corretivas propostas na etapa de análise são colocadas em prática para padronizar o trabalho e otimizar o processo;
  • Controlar: oportunidade para verificar os resultados e monitorar os processos com sistemas de controle. 

DMADV

Ao contrário do DMAIC, o modelo DMADV serve para projetos novos, produtos ou serviços ainda não lançados pela empresa. Para tanto, também se divide em cinco etapas:

  • Definir: estabeleça objetivos conforme a estratégia da empresa e a opinião dos clientes;
  • Mensurar: verifique as hipóteses que os objetivos estabelecidos têm para dar certo. Para isso, use indicadores de qualidade, como análise de risco e qualidade de produtos e serviços;
  • Analisar: a partir dos resultados obtidos na etapa de mensuração, encontre estratégias que oferecem os menores riscos para o sucesso do projeto;
  • Desenhar: detalhe e teste a viabilidade do projeto, além da criar planos de ação para áreas que necessitam de ajustes;
  • Verificar: nessa etapa final, o produto ou serviço é disponibilizado no mercado e os resultados são monitorados. 

Por que usar Six Sigma?

Porque não é indicada apenas para processos complexos, mas para questões simples, como redução de custos fixos — água, luz e telefone — ou para reduzir o lead time dos processos.

Como resultado, sua empresa terá melhor desempenho, satisfação e fidelização dos clientes

6. Ciclo PDCA

O objetivo dessa ferramenta é implementar mudanças para manter o aprimoramento constante, utilizando um ciclo de 4 etapas. Essa sequência deve ser reiniciada periodicamente para alcançar os resultados esperados:

  • Plan (Planejar): elaborar o plano a ser seguido, considerando dados e informações;
  • Do (Fazer): etapa para executar o plano de acordo com as especificações definidas;
  • Check (Avaliar): coleta de informações referentes aos resultados obtidos. Aqui, verificam-se erros e acertos em relação ao planejamento;
  • Act (Agir): com os resultados da avaliação, é momento de decidir quais procedimentos serão rotina na empresa e o que deve ser revisto antes do próximo ciclo PDCA. 

Por que usar Ciclo PDCA?

É uma ferramenta de gestão que qualifica os processos da organização e corrige os erros encontrados

Por ser aplicada em ciclos, a metodologia é repetida quantas vezes forem necessárias até que os procedimentos da empresa alcancem o nível de qualidade desejado. 

Usa-se o Ciclo PDCA para reduzir custos, treinar colaboradores ou para organizar os fluxos de trabalho na organização. 

7. Matriz BCG

O método BCG surgiu na década de 1970 e é uma referência à empresa criadora dessa ferramenta de gestão, a Boston Consulting Group, sendo utilizada até hoje. A partir de análises gráficas, os gestores conseguem acertar nas decisões estratégicas para cada produto ou unidade de negócio.

Ainda, consiste em uma matriz 2×2 que possibilita avaliar o portfólio da empresa a partir do ciclo de vida de cada produto. Para tanto, considera a taxa de crescimento do produto e a participação no mercado. O resultado é a melhor avaliação competitiva em relação à concorrência. 

Cada quadrante da matriz 2×2 é representado por símbolos, conforme segue:

  • Estrelas: produtos que vendem bem, têm boa participação no mercado e são aceitos pelos consumidores. Por isso, contam com boa taxa de crescimento;
  • Pontos de interrogação: representam produtos recentemente lançados pela empresa, mas com potencial de mercado. Mas ainda com baixa participação e não geram lucro. Por isso, os gestores os classificam como uma incógnita e procuram desenvolver ações para que eles mudem de posição na matriz BCG;
  • Vacas-leiteiras: são aqueles produtos já estáveis no mercado, com baixa taxa de crescimento, mas com boa participação. Eles oferecem bons lucros e exigem baixo investimento, configurando-se como a base da empresa;
  • Abacaxis: produtos com baixa ou nenhuma expectativa de emplacar no mercado. Geralmente, não vendem bem, não dão lucro, nem têm boa participação. Logo, são os “abacaxis”, que conduzem o gestor à tomada de decisão para retirá-los do mercado ou recuperá-los. 

Por que usar a matriz BCG?

Porque é a ferramenta indicada para empresas que trabalham com múltiplos produtos ou serviços. Ela permite direcionar esforços e investimento para o que realmente importa para a organização. 

Usa-se a matriz BCG quando é preciso reavaliar a participação da empresa no mercado, para analisar como aplicar melhor os recursos ou alcançar resultados melhores. 

8. Matriz GUT

Muito usada para estabelecer prioridades na organização, a Matriz GUT prioriza as tarefas mais relevantes para a empresa e define quais devem ser executadas primeiro. Assim, três aspectos são considerados:

  • Gravidade: impacto que o problema gera nos envolvidos, sejam colaboradores, processos, tarefas ou resultados. Aqui, o gestor analisa os efeitos de um problema e suas consequências a médio e longo prazo;
  • Urgência: representa o prazo ou o tempo disponível para a resolução de um problema, ou seja, quanto menor o tempo, mais urgente deve ser a solução;
  • Tendência: analisa a probabilidade (ou o potencial) do problema aumentar com o passar do tempo. É uma espécie de previsão da evolução desse contratempo. 

Por que usar a Matriz GUT?

É uma das ferramentas de gestão mais fáceis de aplicar, basta a estruturação de uma tabela onde serão listados os problemas da empresa. O próximo passo é classificá-los conforme as variáveis da matriz: gravidade, urgência e tendência

Por fim, estabeleça notas para cada variável, multiplique-as e considere o maior resultado como a ação prioritária a ser desenvolvida. 

9. Modelo OBZ (Orçamento de Base Zero)

Ferramenta de gestão diretamente ligada ao planejamento orçamentário da empresa, com o objetivo de definir os recursos financeiros mínimos para atingir metas. 

A estratégia OBZ considera que, ao elaborar um orçamento convencional, muitas empresas consideram que as despesas do último exercício serão novamente as mesmas. Ainda, que todas as metas de receita serão alcançadas. 

Isso é um equívoco, pois gera um orçamento em desalinho com a estratégia da organização, já que os números não foram analisados detalhadamente. 

Por que usar o Modelo OBZ?

Usa-se essa ferramenta para criar o plano orçamentário de um determinado período sem considerar receitas, custos, despesas e investimentos de anos anteriores. 

Por ser uma metodologia voltada ao planejamento financeiro, além de suas características e configurações únicas, o Modelo OBZ é muito útil para organizações de qualquer porte ou segmento. 

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10. People Analytics

Trata-se de uma ferramenta de gestão que utiliza dados estatísticos dos colaboradores para a tomada de decisões, tanto do RH quanto dos gestores de área. 

Para tanto, relaciona-se com dados que coleta, organiza e diagnostica as equipes de uma empresa, utilizando softwares capazes de cruzar as informações oriundas de diversas fontes. 

O objetivo é otimizar o gerenciamento de recursos humanos, por isso, o People Analytics é também chamado de análise de talentos ou análise de RH. 

Por que usar o People Analytics?

Porque a ferramenta ajuda gerentes e lideranças a tomarem decisões mais assertivas sobre seus colaboradores ou suas frentes de trabalho. 

Assim, as lideranças conseguem acompanhar de perto e quase imediatamente alguns fatores, como produtividade, engajamento e satisfação dos recursos humanos da empresa.

As ferramentas de gestão para o seu negócio

Quer saber mais sobre People Analytics e planejamento estratégico? Então, confira o curso que a Universidade Sólides preparou para você. E aproveite as 10 ferramentas de gestão apresentadas para impulsionar seu negócio, entendendo qual delas será mais importante para você.

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Galimoshi Antonio
Galimoshi Antonio
3 meses atrás

Aqui tem tudo que eu estava procurando, bem explicativo. Parabéns!