Por que investir em ferramenta de RH para pequena empresa?

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Investir em uma ferramenta de RH para pequena empresa é sinônimo para diminuir a burocracia e aumentar os resultados. É um recurso moderno e inovador para suprir as necessidades do negócio, ainda que ele não tenha um setor de Recursos Humanos estabelecido. 

Um software de RH é um sistema desenvolvido para automatizar atividades básicas, otimizando os processos do setor. São ferramentas que proporcionam agilidade e redução de custos, condições sempre bem-vindas em negócios de pequeno porte.

Neste conteúdo, mostraremos os benefícios de utilizar softwares na gestão de pessoas e como empresas de menor porte conseguem revolucionar o RH com ferramentas de gestão. Boa leitura!

Por que uma pequena empresa deve investir em uma ferramenta de RH?

Os softwares de RH oferecem recursos e funcionalidades específicas para otimizar processos burocráticos. Eles são essenciais para executar rotinas com mais rapidez e produtividade. Ao implementar uma ferramenta de RH, podemos:

  • Qualificar processos de recrutamento e seleção;
  • Fazer a gestão de tarefas;
  • Realizar pesquisas de clima organizacional;
  • Gerenciar a jornada de trabalho;
  • Executar cálculos trabalhistas;
  • Entre outras funções. 

E o melhor: os benefícios refletem em todos os setores e equipes de trabalho. Afinal, o RH faz a gestão de pessoas. Portanto, investir em uma ferramenta para o setor repercutirá nos demais departamentos. 

➡️ Confira dicas para estruturar a gestão de RH em pequenas empresas

A importância do software de RH para a estratégia do setor

Ao alcançar otimização, organização e planejamento dos processos na Gestão de Pessoas, a pequena empresa consegue ter mais produtividade sem provocar impactos negativos na qualidade e bem-estar do ambiente. 

Essa condição é fundamental, principalmente porque um software de RH contribui para a melhora no clima organizacional, fortalecendo a cultura da organização e reduzindo custos

Assim, o proprietário da empresa consegue dedicar esforços para focar nos colaboradores. Seja desenvolvendo treinamentos, promovendo integração ou implementando atividades para aumentar a produtividade e eficiência. Nesse sentido, um software de RH é essencial para:

  • Otimizar processos, reduzindo trâmites administrativos e tempo aplicado em atividades manuais. 
  • Economia de recursos por automatizar processos lentos, sobrando tempo para atividades paralelas como pesquisas de clima, treinamentos, planejamento de carreira, entre outras.
  • Por serem online, as ferramentas de RH possibilitam acesso de qualquer lugar, ideal para empresas que atuam em home office ou trabalho híbrido.
  • Oferecem funções como geração de relatórios e demonstrativo de dados importantes para auxiliar a tomada de decisão.
  • Proporciona maior segurança no tratamento de dados e informações. 

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Como a ferramenta de RH ajuda a pequena empresa, na prática?

Após conhecer os benefícios que as ferramentas de RH oferecem às pequenas empresas, vale a pena saber como os softwares funcionam no cotidiano do setor. Confira exemplos práticos capazes de contribuir com a estratégia de crescimento do negócio.

Desenvolvimento de talentos

Com o ganho de tempo proporcionado pela otimização das tarefas, a área de Recursos Humanos pode investir em estratégias de gestão de pessoas. Ou seja, o setor consegue implementar ações para desenvolvimento profissional dos colaboradores, oferecendo programas de acompanhamento individual ou coletivo. 

As ferramentas de RH possibilitam a análise de dados, permitindo aos gestores conhecer lacunas de conhecimento. Desse modo, mesmo a pequena empresa consegue desenvolver soft e hard skills do capital humano.

Lembrando que o crescimento do colaborador reflete na evolução do negócio. Os profissionais sentem-se valorizados, motivados e engajados no ambiente de trabalho. As oportunidades oferecidas pela empresa tornam o time mais produtivo e eficiente. 

Economia de tempo

O RH tem demandas que demandam tempo para serem concluídas. Gestão da folha de pagamento, controle da jornada, processos de admissão e demissão, todas essas atividades exigem, além da atenção, períodos extensos de trabalho. 

As ferramentas de RH automatizam muitas dessas atividades. Assim, a tecnologia substitui a mão humana. Como consequência, o dono da empresa pode dedicar parte do seu tempo a outras tarefas e projetos internos mais estratégicos. 

Coordenação de equipes

Trabalhar com pessoas nem sempre é fácil, pois é necessário lidar com anseios e frustrações. Sendo assim, o RH deve estar preparado para intermediar e equilibrar as relações entre equipes. 

Nas empresas, um assunto que pede cuidado é o pacote de benefícios. Há colaboradores que preferem um plano de saúde mais abrangente no lugar do vale-transporte, por exemplo. Da mesma forma, alguns trabalhadores optam por levar refeição de casa e destinar o valor do vale-refeição para um curso. 

Neste cenário, uma boa ferramenta de RH pode intermediar desejos e necessidades, fazendo a gestão dos benefícios corporativos de maneira simples e personalizada. 

A distribuição das vantagens também podo ocorrer com a ajuda da tecnologia, a partir de um software para organizar escalas de trabalho e de folga, conforme determina a legislação trabalhista.]

➡️ Leia também: A importância das Escalas na Gestão da Força de Trabalho

Automatização de rotinas

Este é outro benefício proporcionado pelas ferramentas de RH nas pequenas empresas é a substituição de atividades manuais pela automação de processos. Com o software adequado, a gestão de pessoas consegue realizar tarefas repetitivas sem a mão humana.  

É o caso da triagem de currículos, distribuição de holerites, planejamento e controle de férias, gestão de ponto e distribuição de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas para o governo.

Com a automatização, além do ganho de tempo, há ainda menor chance de erro e registro de informações com maior segurança, em cumprimento à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

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Diminuindo o retrabalho

Retrabalho é sinônimo de prejuízo financeiro, além de sobrecarregar o colaborador, gerando atraso nas entregas e, até mesmo, afetando a qualidade do produto ou serviço. Em geral, um trabalho precisa ser refeito quando faltou atenção ou quando o funcionário está com atividades em excesso. 

Além desses fatores, o uso de planilhas e arquivos físicos pode provocar a refação de tarefas e a perda de prazos ou extravio de informações. Sendo assim, as ferramentas de RH oferecem tecnologia baseada na inteligência artificial, isenta de erros humanos. 

➡️ Saiba também: 6 mitos de RH para quebrar já e alavancar os resultados do setor

Como uma ferramenta de RH facilita o recrutamento e seleção em uma pequena empresa?

Para além da automação de atividades repetitivas e burocráticas, ter uma ferramenta de RH para a pequena empresa contribui muito com os processos de recrutamento e seleção. Especialmente para contratar novos colaboradores para acompanhar o crescimento do negócio. 

Por isso, ainda que a organização não tenha um setor bem definido e conte com apenas uma pessoa para gerenciar DP e RH é imprescindível contar com os softwares de gestão. 

Nesse sentido, o uso de ferramentas e soluções tecnológicas no RH ajuda na tomada de decisões estratégicas e assertivas. Por isso, o recrutamento bem-feito é o primeiro passo para formar times comprometidos com o negócio. 

As ferramentas de RH fazem a estruturação e divulgação do cargo, atração e retenção de talentos e escolha de métodos de seleção mais adequados para a empresa. A tecnologia presente nelas permite realizar testes comportamentais e psicológicos, além de simplificar a atração e retenção de talentos e o processo seletivo. 

Desse modo, a organização reduz índices de turnover e, consequentemente, os prejuízos provocados pela contratação equivocada. Outro ponto positivo das ferramentas específicas para recrutamento e seleção é o uso de inteligência artificial.

Com ela, a empresa terá uma solução para cada etapa do processo, pois esse tipo de software oferece:

  • Seleção de currículos automatizada;
  • Monitoramento de fit cultural entre os candidatos e a vaga;
  • Avaliações técnicas e análises comportamentais. 

Enfim, pudemos ver como as ferramentas de RH são vantajosas para pequenas empresas com foco no crescimento em seu DNA. Ainda que esses instrumentos pareçam secundários, comprovamos que existem diversos benefícios em organizar a gestão de pessoas. 

Os softwares ajudam a diminuir a mão de obra e reduzem prejuízos, economizando tempo e qualificando os processos. Sem contar nos ganhos relacionados ao bem-estar dos colaboradores e na produtividade. 

Agora que você entendeu porque uma pequena empresa precisa contratar uma ferramenta de RH, prepare-se para acompanhar o crescimento acelerado do negócio. Aproveite e descubra como escolher o software de RH ideal

Sabrina Siqueira
Sabrina Siqueira
Sou apaixonada por Gestão de Pessoas desde sempre! Me tornei especialista em Gestão Comportamental, cursei administração com Ênfase em Comercio exterior (UNA), fiz Pós Graduação em Gestão Comercial e Vendas. Atualmente também sou facilitadora da Formação Analista Comportamental Profiler e Sales Enablement do time de New MRR da Sólides
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