Em geral, os setores de RH costumam utilizar alguma ferramenta para ajudar na organização e análise dos dados e processos do setor. Normalmente o excel é esse grande aliado. Mas será que um sistema de gestão de pessoas também não pode ser uma opção? No artigo de hoje, vamos explicar como funciona o excel para RH e o software de gestão de pessoas. Você vai descobrir as diferenças entre usar uma ou outra ferramenta para conseguir entender qual é a melhor opção para o seu departamento. Quer saber mais? É só conferir a seguir!
Saiba as diferenças entre excel para RH e software de gestão de pessoas
Separamos as 5 principais diferenças entre o excel para o RH e o sistema de gestão de pessoas. Vamos lá?1. Espaço
Todo setor de RH precisa de um bom banco de dados para conseguir armazenar as informações dos colaboradores e de todos os processos que são realizados, como recrutamento e seleção, pesquisa de clima organizacional, avaliação de desempenho, entre outros. Apesar de permitir que você organize alguns dados, o excel tem um limite de espaço e não oferece banco de dados. Por isso, não é a melhor opção nesse quesito. Já o software de gestão de pessoas funciona na nuvem, o que permite que você o acesse a partir de qualquer dispositivo e conte com um banco de dados. Assim, você não precisa se preocupar com espaço de armazenamento de dados.2. Escalabilidade
Imagine que a sua empresa conta com 50 colaboradores atualmente e, daqui a 6 meses, esse número sobe para 200. Com isso, o número de informações e dados para serem processados na ferramenta que você utiliza será maior, certo? Então, um ponto importante para você saber é: o excel não é escalável. Isso significa que pode chegar um momento em que ele não conseguirá trabalhar a quantidade de dados necessárias para o seu RH. Já o sistema de gestão de pessoas consegue processar uma quantidade de informações bem maior. Além disso, você terá acesso a análises estatísticas e preditivas de forma rápida e simples, com apenas alguns cliques.3. Colaboração
Tanto o excel quanto o sistema de gestão de pessoas são colaborativos, mas a primeira ferramenta não possui padrão. Isso significa que se existem muitas pessoas que irão mexer nas planilhas do RH, pode ser que aconteçam acidentes por conta da não compreensão da disposição das informações, por exemplo. Algo pode ser alterado ou apagado e depois você não conseguirá voltar aos dados originais, o que é perigoso para o seu setor e para a empresa como um todo. Por apresentar uma interface com um melhor preparo, o sistema é mais fácil de ser utilizado, apresentando padrões de uso em cada processo e atividade. Assim, as chances de erros tendem a diminuir.4. Sistema
Talvez você não saiba, mas uma planilha de excel para RH não é um sistema. Trata-se apenas de um arquivo com funcionalidades que te ajudam com os cálculos e dados. Mas, como todo arquivo, ele pode corromper e, então, você e todo o setor de RH perderão trabalhos e informações importantes. Com um sistema de gestão não existe essa chance de rompimento, o que garante maior segurança para os dados do seu departamento. O excel é uma boa ferramenta para análise de dados, mas não é um software completo para o RH. Ele não aplica pesquisas de clima, realiza avaliações de desempenho ou te ajuda com a engenharia de cargos, por exemplo. Por outro lado, contar com um sistema irá te ajudar na automatização do RH, pois a coleta de informações e análise será feita de forma muito mais rápida e simples. O software até mesmo exporta alguns relatórios em excel. Assim, você já otimiza o tempo do setor, pois não será necessário inserir os dados na planilha - basta analisá-los e formatar os resultados.
5. Usabilidade
O excel não é prático e nem fácil de ser usado. Normalmente, é necessário fazer cursos e treinamentos para conseguir utilizar a ferramenta. Se não for montada uma boa planilha, que seja organizada e estruturada, será difícil a pesquisa dos dados. Isso dificulta todo o trabalho do setor de RH, pois será necessário estudos sobre arquitetura da informação e da própria ferramenta para conseguir aproveitá-la e ter acesso aos dados de forma simples. Já a usabilidade do software de gestão de pessoas é melhor. A utilização é muito intuitiva, o que não exige treinamentos e cursos para que você manuseie o sistema. Além disso, a maioria das atividades são feitas em poucos cliques, sendo mais fácil também para achar as informações necessárias.Conheça o Sólides Gestão
E agora, já está convencido sobre como um sistema de gestão de pessoas pode te ajudar? O excel para RH pode até continuar sendo um aliado para a análise de informações, mas, como você viu, ele não é suficiente para atender a todas as demandas do seu setor. Por isso, viemos te apresentar o Sólides Gestão! Além de ter acesso aos benefícios acima, com ele você conseguirá:- otimizar os processos do setor, como recrutamento e seleção, pesquisa de clima organizacional, treinamento e desenvolvimento dos colaboradores. Tudo é feito de forma mais rápida com apenas alguns cliques;
- atuar de forma mais estratégica, estruturando e conquistando melhores resultados para o setor, pois você poderá fazer análises de dados e terá acesso a relatórios que te ajudarão na tomada de decisões e a pensar em ações mais assertivas e efetivas;
- desenvolver a Gestão Comportamental através do mapeamento das competências de cada colaborador, recebendo mais de 50 informações sobre eles. Isso ajudará a melhorar as ações e processos do RH, diminuindo a taxa de rotatividade e aumentando a motivação, engajamento e produtividade dos profissionais.
