Você sabia que existem 4 estilos de comunicação? E que cada perfil apresenta características próprias e exige formas específicas de gerenciamento? O objetivo deste conteúdo é reforçar que uma boa comunicação no ambiente corporativo é fundamental para minimizar conflitos e aumentar a produtividade.
Ao longo do artigo, você vai saber o que são estilos de comunicação, conhecer as particularidades de cada perfil e de que maneira pode lidar com eles em diferentes situações. As estratégias estão focadas no trabalho remoto e no híbrido, uma realidade que está muito presente nas empresas. Boa leitura!
Os estilos de comunicação
A comunicação é a principal ferramenta utilizada pelos seres humanos para expressar necessidades e sentimentos. Ela ocorre quando transmitimos uma mensagem e recebemos uma resposta. Mas existem diferentes estilos de comunicação interpessoal e, muitas vezes, precisamos gerenciar todos na mesma empresa.
Um estilo de comunicação é o conjunto das qualidades de expressão que são características de quem emite uma mensagem. De acordo com a psicologia, existem 4 estilos de comunicação. Agora, veremos como lidar com eles de forma efetiva e empática.
1. Estilo de comunicação passivo
Pessoas com esse estilo costumam ter dificuldade para expressar suas necessidades e lutar por aquilo que acreditam. Ainda, exitam em ser protagonistas em uma empreitada, justamente porque querem evitar conflitos e qualquer indisposição.
Nesse sentido, os colegas veem os comunicadores passivos como descontraídos, mas levemente tímidos.
Sinais característicos:
- são silenciosos: aquele colaborador que pouco se manifesta durante as reuniões;
- dá consentimento: ele até opina, mas muda de ideia assim que alguém demonstra posição contrária (ou responde: “por mim, o que você decidir está bom”).
Como gerenciar:
- ao precisar conversar com um comunicador passivo, faça de forma individual. Como não gostam de interagir em grupo e evitam falar o que pensam diante das outras pessoas, esses profissionais preferem se abrir em conversas reservadas;
- dê opções para se comunicarem de outras formas, expondo sentimentos e preocupações como se sentirem mais confortáveis para isso. Experimente abordar algum assunto com os comunicadores passivos por e-mail e não durante uma reunião;
- colabore para que se sintam seguros no ambiente de trabalho. A segurança psicológica proporciona uma atmosfera favorável para a abertura dos comunicadores passivos.
- deixe-os saber que não serão repreendidos caso manifestem opinião contrária.
2. Estilo de comunicação agressiva
É o oposto do comunicador passivo. Os agressivos conseguem emitir opinião de forma direta e segura. Em geral, são aqueles colaboradores que tomam a palavra durante as reuniões e não apresentam sinal de timidez quando precisam se expressar sobre qualquer assunto.
Mas a autoconfiança dos comunicadores agressivos pode causar desconforto nos demais. Geralmente, interagir com eles é motivo de temor.
Sinais característicos:
- apresenta muita persistência e dominação durante uma conversa;
- o tom de voz é opositor;
- fala por mais tempo e além dos demais. Em geral, é o primeiro a responder uma pergunta ou costuma interromper quem está com a palavra;
- não está atento aos sentimentos dos colegas, pois se apressa para expor suas ideias;
- costumam desafiar as opiniões alheias sem muito constrangimento.
Como gerenciar:
- esse perfil pode ter dificuldade de respeitar limites. Cabe aos gestores estabelecer e impor o que julgar necessário;
- as interrupções frequentes em reuniões, por exemplo, não devem ser toleradas. Peça que o comunicador agressivo espere a conclusão do colega para depois expor suas opiniões;
- compartilhe espaços seguros para que possam expressar sua frustração. Os colaboradores desse perfil costumam dramatizar situações quando estão sob pressão.
3. Estilo de comunicação manipulador passivo-agressivo
Esse perfil mescla características dos dois tipos anteriores e também é chamado de comunicador passivo-agressivo. Nesse caso, ao invés de ser direto nas opiniões que emite, ele estabelece formas indiretas de expressar seu descontentamento.
Essa característica faz com que o manipulador pareça legal para algumas pessoas, porém antipático para outras. Mas por que eles transmitem essa impressão? A explicação é simples: o comunicador passivo-agressivo evita resolver um problema diretamente com a pessoa envolvida.
Sendo assim, ele desconta sua irritação em um terceiro. Geralmente, quem ouve a reclamação nem sequer participou do conflito.
Sinais característicos:
- são indiferentes com quem divergem. Ao mesmo tempo, parecem simpáticos com os demais;
- o descontentamento com algo transparece no tom de voz, ainda que use palavras gentis para se comunicar;
- como não resolvem seus descontentamentos pelo diálogo, ficam suspirando sem se manifestar verbalmente;
- comentam com alguém da equipe sobre um conflito com outro membro e, assim, evitam resolver o problema de forma direta;
- palavras e ações se contradizem, tom de voz, linguagem corporal e expressões faciais divergem. Isso acontece porque os comunicadores passivo-agressivos pretendem dizer algo, mas agem de outra forma.
Como gerenciar:
- nas situações de conflito, mantenha a calma e o profissionalismo. É comum os comunicadores desse perfil tentarem provocar colegas para que expressem a raiva que eles mesmos não são capazes de manifestar;
- ajude redirecionando à pessoa mais adequada. Ao perceber que o colaborador passivo-agressivo está descontando seus problemas na pessoa errada, pergunte: “Você já conversou sobre isso com fulano?”;
- essa é a ocasião perfeita para encorajá-lo a resolver seus conflitos de forma ética e profissional;
- contra-ataque com gentileza. Se perceber que um colega de equipe evita dialogar com você ou executar tarefas como um time, considere que ele pode ter um estilo de comunicação passivo-agressivo. Entao, proponha uma conversa amistosa.
4. Estilo de comunicação assertivo
É o estilo de comunicação ideal, pois é o único capaz de criar conexão entre as pessoas. O colaborador que pratica a comunicação assertiva se torna facilitador nas relações, inclusive as conflituosas.
Além de resolver seus problemas objetivamente, esse perfil expressa suas ideias e limites mantendo o respeito com os colegas. Ainda, mostra seu ponto de vista respeitando a opinião dos demais.
Tem grande facilidade para distinguir as situações favoráveis das desfavoráveis. E, se julgar necessário, recusa-se a fazer algo que não concorda.
Sinais característicos:
- capacidade de dar feedbacks claros e objetivos;
- aceita críticas construtivas;
- resolve os problemas assim que os identifica, evitando que eles se agravem;
- demonstra inteligência emocional, pois reconhece e admite quando precisa de ajuda;
- expressa sentimentos e necessidades, além de lidar com as emoções de maneira saudável;
- busca soluções que beneficiam todo o grupo.
Como gerenciar:
- apoie suas ideias e saiba ouvir suas opiniões;
- deixe transparecer que a organização confia no colaborador com perfil de comunicação assertiva;
- dê condições para que ele possa ouvir os demais;
- procure reconhecer e validar o ponto de vista do comunicador assertivo e permita que ele explique seu ponto de vista.
Importância da boa comunicação nas equipes em trabalho remoto e híbrido
Em 2020, tivemos provas de que o trabalho remoto é possível e traz muitos benefícios. No entanto, uma desvantagem pontual e significativa também precisa ser considerada pelos gestores.
Estamos falando sobre o acesso reduzido (ou quase inexistente) de sinais visuais que são indispensáveis para a comunicação eficiente, entre eles os sinais faciais, o tom de voz e a linguagem corporal.
A falta desse conjunto de sinais pode induzir os colaboradores a erros de comunicação, além de ruídos e conflitos. Um estudo publicado na Harvard Business Review mostra que colaboradores em home office são mais propícios a se sentirem rejeitados ou deixados em segundo plano pelos colegas.
Ainda, a pesquisa, que entrevistou 1.153 colaboradores, apontou que os trabalhadores remotos apresentaram mais dificuldade na resolução de conflitos do que aqueles que trabalhavam na empresa ou no escritório.
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Dicas para ter uma comunicação mais eficaz e assertiva
Um gestor de RH terá êxito na interlocução com as equipes quando conseguir identificar os estilos de comunicação e quando for capaz de se adaptar conforme a situação exige. O mais indicado é apostar na comunicação assertiva e transmitir a mensagem de forma clara para os diferentes públicos da empresa.
Logo, desenvolver técnicas de oratória e aprimorar a comunicação verbal e não verbal para usá-las a seu favor são boas alternativas. Abaixo, sugerimos algumas ações práticas para reverter efeitos negativos da comunicação ineficiente e, assim, gerenciar melhor seus times, mesmo à distância.
1. Promova reuniões individuais regularmente
As reuniões individuais, também chamadas one-on-one, são vantajosas porque permitem um tempo com os liderados, mesmo que virtualmente. A frequência e a regularidade fazem com que os colaboradores se sintam notados e ouvidos.
Dessa forma, o gestor consegue resolver assuntos pendentes de modo direto, oferecendo até mesmo o apoio que o profissional precisa.
2. Faça reuniões gerais
As reuniões individuais não devem suprimir os encontros entre todos os membros da organização. Isso pode ser feito no mesmo ambiente online, com o objetivo de aumentar o alinhamento, principalmente quando a empresa passa por alguma instabilidade.
Aproveite essas ocasiões para comemorar conquistas, apresentar resultados, definir próximas ações, ouvir feedbacks de cada departamento e também para se conectarem e trocarem ideias.
3. Desenvolva espaços de trabalho compartilhados online
Na internet, existem boas ferramentas para gerenciamento de projetos que podem ser usadas pelas equipes. Um exemplo é o Trello, uma estratégia que consegue manter os colaboradores informados sobre os projetos e progressos de cada área, além dos prazos e dificuldades.
4. Realize atividades de team building
Team building é uma espécie de treinamento que, ao invés de propor o aperfeiçoamento técnico dos colaboradores, promove o aprofundamento das relações interpessoais. Assim, atividades como clube do livro, testes variados, noite de jogos, desafios, são bem-vindos, porém, de forma virtual.
Trata-se de oportunidades em que o espírito de equipe se renova e as relações sociais saem fortalecidas.
Mas para que a comunicação seja eficiente e assertiva, dois pontos são fundamentais: aprender a ouvir e transmitir o que precisa ser dito de forma clara e objetiva. Logo, é importante conhecer os estilos de comunicação existentes e também as particularidades de cada colaborador.
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