Um dos setores dentro de uma empresa que mais têm sido impactados pelo surgimento de novas tecnologias é, sem dúvidas, o de Recursos Humanos.
Além de ser um setor estratégico para a organização, já que lida com as pessoas, ele é o responsável por levantar e trabalhar com dados relevantes para o negócio.
Dentre eles, está o espelho de ponto, um documento que mostra a jornada de trabalho dos funcionários e está diretamente ligado a questões importantes, como a folha de pagamento e o cálculo de horas extras.
Para ajudar você a entender melhor o que é o espelho de ponto, qual seu objetivo e as possibilidades trazidas pela tecnologia, que facilitam o dia a dia do RH, o Tangerino - controle de ponto preparou este artigo. Confira!
O que é o espelho de ponto?
O espelho de ponto é, basicamente, um relatório mensal, que tem valor judicial, e mostra a jornada de trabalho dos funcionários, por meio dos horários de entrada e saída na empresa, além de suas entradas e saídas para almoço.
Com essas informações, a empresa consegue monitorar o tempo em que o funcionário fica à disposição da empresa e outros dados que são fundamentais para a estratégia do negócio.
Com o espelho de ponto, a empresa consegue, inclusive, identificar a necessidade contratações de mais pessoas, de forma a otimizar os recursos disponíveis.
O que o espelho de ponto mostra?
Assim como outros relatórios, o espelho de ponto reúne importantes informações para a rotina do RH. Nele, devem conter informações básicas, como:
- nome completo do funcionário;
- horários de entrada e saída;
- intervalo intrajornada.
A partir das informações coletadas ao longo do mês, o RH tem condições de consultar métricas que mostram questões como as horas extras que o funcionário pode fazer e dados de absenteísmo, que são atrasos, saídas antes do término da jornada, faltas e ausências parciais ou totais durante um período, que podem ou não ser justificadas, mas que interferem negativamente na rotina.
Com essas informações, é possível verificar aqueles que trabalharam a mais e, de acordo com a política da empresa, realizar o pagamento das horas extras na folha ou incluí-las no banco de horas para que o colaborador reverta as horas trabalhadas a mais em folgas.
Já para aqueles que ficaram devendo horas, devido a faltas e atrasos, o RH deve proceder descontando em folha ou considerando as horas que aquele funcionário deve e precisará pagar para ficar em dia.
Conheça os tipos de espelho de ponto
Ao longo dos anos, e com o surgimento de tecnologias cada vez mais avançadas, o registro de ponto tem ficado mais moderno, ágil e seguro, o que interfere diretamente na emissão do espelho de ponto. Conheça os principais modelos:
Ponto manual
O ponto manual é o modelo mais antigo. É aquele cujo registro é feito por meio de livros, quando o colaborador anota a caneta, seus horários de entrada e de saída e deixa sua assinatura ao final da linha para comprovar a veracidade.
Um dos principais problemas do ponto manual é que ele pode ser adulterado facilmente por funcionários e, em algumas situações, até mesmo por quem faz o controle do ponto.
Nesse caso, o espelho de ponto e as anotações de controle também são feitas manualmente.
Ponto mecânico
Nesse tipo de registro, que também é mais antigo, os funcionários marcam o ponto em um relógio por meio de um cartão.
Os dados são importados do relógio de ponto em um arquivo e, em seguida, o RH realiza a conferência, também manual, para confirmação dos horários e correções de possíveis incoerências no registro.
Ponto eletrônico
O ponto eletrônico é aquele registrado por meio de um relógio que marca a hora de entrada e saída do colaborador e não há como alterar o horário da forma como quiser.
Nesse caso, ele pode registrar sua jornada por meio de biometria, por exemplo, e o RH não tem tanto trabalho na conferência dos horários, apenas questões como faltas justificadas e a existência de atestado médico.
Ponto digital
O ponto digital é o modelo mais atual e que já conta com uma tecnologia mais avançada. Esse modelo surgiu para suprir algumas demandas do mercado e é aprovado por lei.
Nesse caso, o registro é feito por meio de aplicativos, instalados no celular ou tablet, o que permite a flexibilidade por parte do funcionário, já que ele não precisa estar presente na empresa.
Com esse modelo, a empresa consegue ter acesso a todos os dados de registro, de forma online e imediata, e o espelho de ponto é entregue com todos os dados necessários de horas extras, faltas, atrasos etc.
A importância da gestão correta do espelho de ponto
Como já mostrado, o espelho de ponto é um importante documento para a empresa e que é de responsabilidade do setor de Recursos Humanos.
Com ele, a empresa tem em mãos dados que mostram o tempo de dedicação do funcionário ao trabalho e também garantem um respaldo jurídico muito importante, que mostra com segurança e confiabilidade as jornadas dos funcionários, e evitam problemas na justiça trabalhista.
Quando o espelho de ponto apresenta falhas e erros nos dados, diversos problemas e prejuízos podem ser causados, por exemplo:
- pagamento equivocado de horas extras;
- falta dos descontos devidos, quando o funcionário falta sem justificativa ou chega atrasado;
- a empresa deixa de controlar as horas dos funcionários e, em caso de banco de horas, aquelas devidas em caso de absenteísmo;
- problemas na justiça trabalhista, caso o funcionário faça alegações de que está trabalhando a mais e a empresa não tenha os dados de jornada em dia para provar o contrário;
- em casos em que a empresa precisa provar que o funcionário não está cumprindo sua jornada e, devido a erros no espelho, não consegue mostrar;
- falta de indicadores de desempenho importantes para gestão de equipe e entendimento sobre a produtividade dos funcionários.
Esses são exemplos reais e muito recorrentes nas empresas, quando o espelho de ponto não é corretamente feito e conferido. Assim, é fundamental manter os registros em dia e ficar atento às possíveis incoerências que surgirem no documento.
O espelho de ponto pode ser validado com a assinatura eletrônica
Já deu para perceber que a tecnologia está diretamente ligada à atuação do RH. Com diversas alternativas modernas e softwares, o setor tem a possibilidade de tornar seu trabalho mais seguro, ágil e confiável.
E isso inclui uma outra possibilidade relacionada ao espelho de ponto: a validação deste documento por meio da assinatura eletrônica.
A tecnologia da assinatura eletrônica é utilizada para autenticar documentos eletrônicos, que funcionam como um certificado digital que dá legitimidade para a assinatura.
Com a assinatura eletrônica, o funcionário pode conferir o seu espelho de ponto e, se estiver de acordo, deixar a sua assinatura eletrônica sem comparecer presencialmente até o RH.
Assim, a tecnologia da assinatura eletrônica resolve mais um processo burocrático, tornando mais dinâmico o dia a dia do RH e também dos funcionários.
O que achou dessas informações sobre o espelho de ponto? Percebeu como ele é importante para a empresa e para o funcionário? Com esse documento em dia e sem erros, a confiabilidade e a segurança na relação trabalhista são garantidas.
