Qual é a importância do espelho de ponto para o RH?

Tempo de leitura: 7 minutos

Um dos setores dentro de uma empresa que mais têm sido impactados pelo surgimento de novas tecnologias é, sem dúvidas, o de Recursos Humanos.

Além de ser um setor estratégico para a organização, já que lida com as pessoas, ele é o responsável por levantar e trabalhar com dados relevantes para o negócio. 

Dentre eles, está o espelho de ponto, um documento que mostra a jornada de trabalho dos funcionários e está diretamente ligado a questões importantes, como a folha de pagamento e o cálculo de horas extras.

Para ajudar você a entender melhor o que é o espelho de ponto, qual seu objetivo e as possibilidades trazidas pela tecnologia, que facilitam o dia a dia do RH, o Tangerino – controle de ponto preparou este artigo. Confira!

https://drive.google.com/file/d/1N-Hh7HWo8yWcyp0VtLm5Yk1qenYYebi-/view?usp=sharing

O que é o espelho de ponto?

O espelho de ponto é, basicamente, um relatório mensal, que tem valor judicial, e mostra a jornada de trabalho dos funcionários, por meio dos horários de entrada e saída na empresa, além de suas entradas e saídas para almoço.

Com essas informações, a empresa consegue monitorar o tempo em que o funcionário fica à disposição da empresa e outros dados que são fundamentais para a estratégia do negócio.

Com o espelho de ponto, a empresa consegue, inclusive, identificar a necessidade contratações de mais pessoas, de forma a otimizar os recursos disponíveis. 

O que o espelho de ponto mostra?

Assim como outros relatórios, o espelho de ponto reúne importantes informações para a rotina do RH. Nele, devem conter informações básicas, como:

A partir das informações coletadas ao longo do mês, o RH tem condições de consultar métricas que mostram questões como as horas extras que o funcionário pode fazer e dados de absenteísmo, que são atrasos, saídas antes do término da jornada, faltas e ausências parciais ou totais durante um período, que podem ou não ser justificadas, mas que interferem negativamente na rotina.

Com essas informações, é possível verificar aqueles que trabalharam a mais e, de acordo com a política da empresa, realizar o pagamento das horas extras na folha ou incluí-las no banco de horas para que o colaborador reverta as horas trabalhadas a mais em folgas.

Já para aqueles que ficaram devendo horas, devido a faltas e atrasos, o RH deve proceder descontando em folha ou considerando as horas que aquele funcionário deve e precisará pagar para ficar em dia.

Conheça os tipos de espelho de ponto 

Ao longo dos anos, e com o surgimento de tecnologias cada vez mais avançadas, o registro de ponto tem ficado mais moderno, ágil e seguro, o que interfere diretamente na emissão do espelho de ponto. Conheça os principais modelos:

Ponto manual

O ponto manual é o modelo mais antigo. É aquele cujo registro é feito por meio de livros, quando o colaborador anota a caneta, seus horários de entrada e de saída e deixa sua assinatura ao final da linha para comprovar a veracidade.

Um dos principais problemas do ponto manual é que ele pode ser adulterado facilmente por funcionários e, em algumas situações, até mesmo por quem faz o controle do ponto. 

Nesse caso, o espelho de ponto e as anotações de controle também são feitas manualmente.

Ponto mecânico

Nesse tipo de registro, que também é mais antigo, os funcionários marcam o ponto em um relógio por meio de um cartão. 

Os dados são importados do relógio em um arquivo e, em seguida, o RH realiza a conferência, também manual, para confirmação dos horários e correções de possíveis incoerências no registro.

Ponto eletrônico

O ponto eletrônico é aquele registrado por meio de um relógio que marca a hora de entrada e saída do colaborador e não há como alterar o horário da forma como quiser.

Nesse caso, ele pode registrar sua jornada por meio de biometria, por exemplo, e o RH não tem tanto trabalho na conferência dos horários, apenas questões como faltas justificadas e a existência de atestado médico.

Ponto digital

O ponto digital é o modelo mais atual e que já conta com uma tecnologia mais avançada. Esse modelo surgiu para suprir algumas demandas do mercado e é aprovado por lei.

Nesse caso, o registro é feito por meio de aplicativos, instalados no celular ou tablet, o que permite a flexibilidade por parte do funcionário, já que ele não precisa estar presente na empresa.

Com esse modelo, a empresa consegue ter acesso a todos os dados de registro, de forma online e imediata, e o espelho de ponto é entregue com todos os dados necessários de horas extras, faltas, atrasos etc. 

A importância da gestão correta do espelho de ponto

Como já mostrado, o espelho de ponto é um importante documento para a empresa e que é de responsabilidade do setor de Recursos Humanos.

Com ele, a empresa tem em mãos dados que mostram o tempo de dedicação do funcionário ao trabalho e também garantem um respaldo jurídico muito importante, que mostra com segurança e confiabilidade as jornadas dos funcionários, e evitam problemas na justiça trabalhista. 

Quando o espelho de ponto apresenta falhas e erros nos dados, diversos problemas e prejuízos podem ser causados, por exemplo:

  • pagamento equivocado de horas extras;
  • falta dos descontos devidos, quando o funcionário falta sem justificativa ou chega atrasado;
  • a empresa deixa de controlar as horas dos funcionários e, em caso de banco de horas, aquelas devidas em caso de absenteísmo;
  • problemas na justiça trabalhista, caso o funcionário faça alegações de que está trabalhando a mais e a empresa não tenha os dados de jornada em dia para provar o contrário;
  • em casos em que a empresa precisa provar que o funcionário não está cumprindo sua jornada e, devido a erros no espelho, não consegue mostrar;
  • falta de indicadores de desempenho importantes para gestão de equipe e entendimento sobre a produtividade dos funcionários.

Esses são exemplos reais e muito recorrentes nas empresas, quando o espelho de ponto não é corretamente feito e conferido. Assim, é fundamental manter os registros em dia e ficar atento às possíveis incoerências que surgirem no documento.

O espelho de ponto pode ser validado com a assinatura eletrônica

Já deu para perceber que a tecnologia está diretamente ligada à atuação do RH. Com diversas alternativas modernas e softwares, o setor tem a possibilidade de tornar seu trabalho mais seguro, ágil e confiável.

E isso inclui uma outra possibilidade relacionada ao espelho de ponto: a validação deste documento por meio da assinatura eletrônica.

A tecnologia da assinatura eletrônica é utilizada para autenticar documentos eletrônicos, que funcionam como um certificado digital que dá legitimidade para a assinatura.

Com a assinatura eletrônica, o funcionário pode conferir o seu espelho de ponto e, se estiver de acordo, deixar a sua assinatura eletrônica sem comparecer presencialmente até o RH.

Assim, a tecnologia da assinatura eletrônica resolve mais um processo burocrático do RH, tornando mais dinâmico o dia a dia do setor e também dos funcionários.

O que achou dessas informações sobre o espelho de ponto? Percebeu como ele é importante para a empresa e para o funcionário? Com esse documento em dia e sem erros, a confiabilidade e a segurança na relação trabalhista são garantidas. 

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