ERP: o que é e como funciona na prática um Sistema de Gestão Empresarial

Tempo de leitura: 13 minutos

A inteligência artificial e a automação de ferramentas e processos estão cada vez mais presentes nas empresas, tornando-se essenciais na otimização das diversas atividades de trabalho. Um dos mais importantes softwares de gestão atual é o ERP (Enterprise Resource Planning), traduzindo: Sistema de Gestão Empresarial ou Sistema de Gestão Integrado ou Planejamento de Recursos da Empresa. 

O ERP é uma inteligência que centraliza e integra processos e informações dos diversos setores da empresa, o que facilita a gestão de processos, projetos e de pessoas. 

Se você quer saber mais sobre o ERP, suas funções, processo de implantação e os diferentes tipos existentes no mercado, continue a leitura e fique por dentro das inovações da área de gestão e RH que vão escalar a sua empresa!

O que é ERP e qual sua função

Enterprise Resource Planning é um software que está em evolução desde a segunda metade do século XX.

https://drive.google.com/file/d/1N-Hh7HWo8yWcyp0VtLm5Yk1qenYYebi-/view?usp=sharing

Ele é desenhado e formatado pela Arquitetura de Software, um setor no mercado cada vez mais importante e reconhecido para as atividades econômicas no Brasil e no mundo. 

O ERP é uma ferramenta de inteligência e automação, que integra e centraliza processos e informações, o que proporciona diagnósticos aprofundados e confiáveis, além de direcionamento de crescimentos e melhorias.

Portanto, é um software central de gestão de todos os setores, atividades e colaboradores em uma empresa. Dessa forma, é um instrumento determinante para o crescimento de uma organização.

O ERP é uma base única que reúne, armazena e disponibiliza processos e informações com o intuito de suprir as demandas burocráticas, melhorias nas qualidades dos processos e garantir autonomia das tarefas rotineiras dos setores.

Esse mecanismo garante fluxos de processos mais fluidos e íntegros, para uma redução de custos e um aumento significativo na produtividade.

O ERP é programado com diversas funcionalidades que simplificam os processos operacionais, garantem a segurança de dados e a transparência das ações – internamente na empresa, com os parceiros e com seus clientes. 

O ERP, quando implantado na empresa, consegue centralizar e integrar atividades e processos para acompanhar a organização em seu percurso.

Por esse motivo, essa inteligência é compatível e útil para todo tipo de empresa (pequenas, médias e grandes), pois acompanha o crescimento, fornece melhorias e identifica oportunidades e resoluções de maneira mais certeira. 

Além disso, a tecnologia de ERP promove a gestão integrada de dados dos diversos setores, o que inclui gestão de: 

  • BI (resultados);
  • BPM (controle de processos);
  • E-commerce;
  • GED (gestão eletrônica de documentos);
  • Fiscal;
  • RH;
  • CRM (relacionamento com clientes e vendas). 

Essa tecnologia tem processos muito claros e módulos específicos de funcionamento. Para nos aprofundarmos ainda mais nesse sistema, vamos entendê-lo melhor a seguir.

Como funciona o ERP na prática 

Como mencionamos, o ERP centraliza e analisa dados e informações, o que faz dele um elemento central de funcionamento da empresa.

Por esse motivo, o ERP pode funcionar de maneira plena em uma empresa ou associada a outros softwares de inteligência que o negócio já utiliza. 

Mas é sempre importante verificar a compatibilidade entre eles. O ERP apresenta três camadas de funcionamento: APRESENTAÇÃO → PROCESSAMENTO LÓGICO → ARMAZENAGEM.

Apresentação

A Apresentação dá acesso ao sistema por meio de formulários a serem preenchidos. Esse momento do programa é responsável por transmitir essas informações ao processamento.

Processamento lógico

O Processamento recebe as informações e faz a integração, ou seja, gera relatórios e análises, respondendo ao usuário sobre solicitações de armazenamento.

Mas é importante saber que essa camada recebe constantes atualizações.

Lembre-se que isso é necessário para o software estar sempre no mesmo patamar de evolução com o mercado e a tecnologia, para assim atender às suas demandas da melhor maneira possível.

Armazenagem

É o processo final da automação, que salva os arquivos em um banco de dados e é disponibilizado para o gestor para possíveis exportações.

Em um primeiro momento, o ERP será de utilidade exclusiva do gestor, ajudando-o a administrar contas, monitorar vendas e acompanhar pedidos de compras.

Depois de instalado e inserido nas tarefas rotineiras, sua utilidade passa para a gestão de pessoas, com informações sobre produtividade, organização, direcionamento de tempo e atividades, além de acompanhamento do ciclo dos colaboradores

Isso faz com que o setor de RH possa se dedicar mais às atividades de maior valor para empresa e funcionários, como plano de carreira, cursos de captação, entre outros.

Além dessas funcionalidades, os ERPs ainda apresentam processos de Segurança de Dados e visibilidades distintas destes.

A maioria dos softwares de ERP trabalha com o armazenamento em nuvem, o que proporciona uma menor perda de dados, recuperação rápida e acesso a instrumentos como: Criptografia, Firewalls, Controle e Acesso de dados. 

Logo, são diferentes camadas de proteção: uma que torna inacessível a informação para quem não é autorizado, outra que fiscaliza o fluxo de informações e possíveis ataques ao sistema, e a última, que restringe e monitora o acesso.

Quanto à visibilidade, é possível trabalhar com o ERP em Visão Departamental, vendo todas as áreas por atividade, e Visão Segmentada, compreendida por setores separadamente.

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Vantagens de implantar ERP na sua empresa

Todo esse processo configura inúmeros benefícios para a empresa em relação à gestão, ou seja, sua base de funcionamento. Dentre eles, podemos citar:

  • maior integração entre processos, colaboradores, setores e projetos;
  • comunicação interna sem ruídos e mais eficiente;
  • menor duplicidade de informações e erros;
  • resolução de problemas de maneira mais rápida e efetiva;
  • tomada de decisões mais precisas, efetivas e melhores insights;
  • menos impasses entre clientes e fornecedores;
  • menor custo em gestão, em resolução de erros e desencontros;
  • maior escalabilidade por meio da modernidade e da automatização;
  • melhor controle financeiro;
  • flexibilidade e personalização da gestão de acordo com o seu negócio;
  • transparência e segurança;
  • mais clareza nos processos;
  • acompanhamento constante das atividades.

Como escolher o ERP mais eficiente

Para conseguir concretizar todas essas vantagens, é preciso escolher o software de ERP mais compatível com a sua demanda organizacional.

Primeiramente, é importante entender que o ERP funciona em módulos. Cada módulo se enquadra para uma atividade e funcionalidade específica.

Assim, é possível conectá-los e formar um software personalizado para a sua empresa. Os módulos que podem fazer parte do ERP são:

  • Faturamento;
  • Financeiro;
  • Compras;
  • Estoque;
  • RH;
  • Fiscal;
  • Gerenciamento de projetos;
  • Produção.

Portanto, o ERP ideal para seu negócio é totalmente construído por você e é plenamente compatível com a sua demanda. 

De início, recomenda-se que as empresas realizem um Plano Básico, uma combinação base para sua estrutura e, se novas demandas surgirem, é possível adicionar outros módulos. 

Como fazer o Plano Básico de ERP

O melhor de tudo isso é que o pagamento é feito apenas pelo módulo que você utilizar, o que não gera gastos desnecessários ou desperdícios. Mas como escolher a melhor combinação de módulos?

Identifique a demanda

É preciso reconhecer as demandas de inteligência, automatização e organização da sua empresa. Para tanto, avalie:

  • pontos de baixa produtividade;
  • comunicação com ruídos frequentes;
  • áreas de muitos processos e pouco controle;
  • ausência de métricas, KPIs, em setores de decisão, estratégia e diagnóstico;
  • oportunidades perdidas;
  • tempo gasto em atividades burocráticas que deveriam ser automatizadas;
  • gestor sem acesso direto a informações, o que demanda tempo de busca e tempo ainda maior de diagnósticos e soluções;
  • grande variedade e complexidade de fornecedores;
  • desconexão entre os softwares já utilizados na empresa;
  • dificuldades frequentes da gestão da empresa com normas e legislações;
  • dificuldade no compartilhamento rápido e eficiente de informações.

Busque informações e ferramentas

Com as demandas identificadas, é o momento de buscar conhecimento e as possíveis ferramentas disponíveis que sejam compatíveis.

Lembre-se de verificar a integração do ERP com os outros softwares utilizados na empresa e também avaliar o fornecedor.

Avalie o fornecedor

Todos os processos anteriores apresentados aqui são importantes para a avaliação do software, mas não basta só isso para avaliar o fornecedor.

Nesse sentido, não se esqueça que é preciso compatibilizar também esse novo parceiro com o seu negócio. 

Para tanto, avalie o perfil do fornecedor, o histórico, dados do atendimento ao cliente, se eles estão acompanhando a constante evolução do mercado e como funciona o trabalho de acompanhamento deles às empresas. 

Além disso, é mais do que necessário a disponibilização de uma Equipe de Acompanhamento para que a implementação se complete de maneira eficiente, e que o suporte aconteça ao longo do tempo.

Analise o orçamento: custo-benefício

Compreenda as diferentes formas de pagamento e como funciona o processo de adição dos novos módulos, quando necessário. Avalie o custo e dimensione o impacto futuro desse sistema de gestão na sua empresa. 

Crie o projeto de implantação 

Faça junto ao fornecedor um Plano de Implantação. Organize os processos de implantação, tempo e metodologias de treinamento.

Lembre-se que mudanças são lentas e acontecem de maneira distinta para cada setor e colaborador. Assim, ter uma organização da “novidade” ajuda a absorção e a adaptação de todos e dos processos à inteligência.

Ofereça treinamento eficiente

Promova e garanta um treinamento eficiente em relação à plataforma e aos novos processos. Entenda que é um momento de adaptação e os colaboradores precisarão de assistência.

Lembre-se da Equipe de Acompanhamento do fornecedor, mas também planeje treinamentos internos, ouça feedbacks e esteja aberto ao seu colaborador.

Mantenha uma gestão ativa do projeto

ERP é um sistema de gestão integrado, então por mais que automações simplifiquem os processos, é necessário um acompanhamento frequente da plataforma, de seus dados e informações.

Além disso, o gestor sempre tem que estar em busca de feedbacks dos setores envolvidos, para ficar atento à evolução do mercado, garantindo atualizações e customizações.

Tipos de ERP

Devido à possibilidade de personalização, existem diversos tipos de ERP, assim como ERPs mais específicos.

Desse modo, é possível personalizar não só os módulos, mas também o “sotaque”, soluções ligadas ao perfil do seu negócio, entre outros. No caso dos específicos, podemos citar os tipos:

  • Backoffice: atende ao setor administrativo;
  • Produtividade e Colaboração: potencializam os ERP; 
  • RH.

O RH é uma área muito estratégica em relação ao ERP, já que pode-se automatizar inúmeros processos burocráticos e assim trazer esse setor para uma área mais estratégica e decisiva para os negócios.

Nesse sentido, é possível simplificar e automatizar em ERP:

  • ponto eletrônico e folha de RH;
  • medicina e segurança do trabalho;
  • cargos e salários;
  • recrutamento e seleção;
  • treinamento e desenvolvimento;
  • avaliação de desempenho;
  • folha de pagamento;
  • processos trabalhistas;
  • BI e Analytics.

Os pacotes completos de ERP são indicados para empresas de maior porte e complexidade, como nos setores de agroindústria, educacional, construção e projetos, saúde, distribuição, logística etc.

Além disso, o sistema de ERP pode também ser classificado segundo seu armazenamento e seus recursos. Quanto ao armazenamento, o ERP pode ser: Local ou na Nuvem. 

O local precisa de uma máquina na empresa, onde serão armazenados e processados os dados, ou seja, pode ser um recurso bem personalizável, porém de maior custo e com alguns problemas de atualização.

Já na nuvem, como a maioria dos ERPs, a inteligência é muito mais segura e permite mobilidade.

Em relação aos recursos, podemos citar:

  • Sistemas de ERP Legados – que são os mais antigos, portanto, demandam muita manutenção e apresentam algumas defasagens;
  • Sistemas de ERP Engessados – são sistemas mais antigos e mais baratos, porém com algumas limitações de acessórios;
  • Sistemas de ERP Gratuitos – não apresentam custos, porém têm recursos limitados. Ainda, são importantes para testes;
  • Sistemas verticalizados para canais de negócios – sistemas com muitas funcionalidades e mais complexos. Ideais para lojas físicas e suas demandas;
  • Omnichannel – apresentam toda a gestão, extremamente complexo e completo, assim o comprador não sente a diferença da gestão automatizada para a anterior, ou seja, apresenta menor impacto negativo.

O software completo de ERP da Sólides para o seu RH

O grau de complexidade de um ERP varia bastante, mas aqui, percebemos que o setor estratégico para a implantação dessa inteligência, que impacta diretamente na dinâmica de uma gestão eficiente, é o RH.

Por isso, um ERP ligado ao setor de Recursos Humanos é central para o aumento da produtividade e atuação mais estratégica desse campo.

A Sólides apresenta uma plataforma completa, que analisa, orienta e automatiza tarefas rotineiras de RH, a ponto de tornar mais estratégicas e eficientes as decisões em relação à gestão de pessoas, e, consequentemente, gestão de processos, produtos e projetos. 

Por fim, a plataforma da Sólides reúne num só lugar todas as atividades automatizadas do RH, como Perfil Comportamental, simplificação de tarefas repetitivas, gestão de colaboradores, recrutamento, retenção de talentos, avaliação de desempenho e muito mais. 

Agora que você já entende tudo sobre esse software, aproveite para conhecer a plataforma completa da Sólides, se aprofundar ainda mais no assunto e levar melhorias para a sua empresa!

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