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A pandemia do novo coronavírus é responsável por uma onda generalizada de incertezas, tanto na área da saúde quanto no ambiente corporativo. As empresas têm implantado novas formas de trabalhar, por exemplo, à distância, na tentativa de frear o contágio. Diante desse cenário, é preciso se reorganizar e aprimorar o bom e velho conceito de “fazer mais com menos”. É aí que entra a necessidade de implantar a eficiência operacional.
O home office é a alternativa para evitar demissões em massa. No entanto, os desligamentos estão ocorrendo e especialistas estimam cerca de 20 milhões de desempregados no Brasil devido à pandemia.
Ainda, mesmo que os desligamentos não sejam a melhor solução para enfrentar a crise, muitos gestores optam por demitir, acreditando ser uma forma de economia. Quando, na verdade, o ideal é rever processos e reduzir custos, sem cortar pessoas.
Nesse artigo, entenderemos o conceito de eficiência operacional e qual sua importância dentro das empresas. Além disso, falaremos da diferença entre estratégia e eficiência operacional e conheceremos métodos para calcular os índices e torná-los satisfatórios. Por fim, apresentamos algumas dicas práticas e passos que podem ser implementados para atingir os objetivos.
O que é eficiência operacional?
Quando recorremos ao dicionário para entender o significado de eficiência, encontramos palavras como produtividade, desempenho e rendimento. Ainda, há outras que se relacionam, como proveito, serventia, utilidade.
Conforme o Michaelis Online, trata-se da “capacidade de produzir um efeito; de realizar bem um trabalho ou desempenhar adequadamente uma função”. Isso no dicionário, mas no mundo corporativo, como podemos definir eficiência?
No âmbito das organizações, eficiência está ligada à ideia de aprimorar processos para que a empresa alcance seus propósitos. Mas para atingi-la, os gestores buscam reduzir custos de operação.
E os custos de operação não se referem só ao dinheiro empregado para produzir bens ou serviços, mas também aos equipamentos e materiais utilizados, às pessoas envolvidas nos processos e à mão de obra.
Diante disso, a eficiência operacional representa a capacidade que uma empresa tem para fornecer serviços ou produtos com máxima economia, sem prejudicar a qualidade do que foi produzido. Afinal, o mais importante é conseguir extrair resultados sustentáveis à medida que o tempo passa, não é mesmo?
Em resumo, é gastar menos e vender mais, sem afetar a qualidade do produto ou serviço. Ainda, processos mais econômicos que resultam em itens com qualidade comprovada resultam em eficiência operacional para a empresa.
Qual a importância da eficiência operacional?
Aplicar a eficiência operacional em uma organização significa produzir mais e com qualidade utilizando menos recursos e controlando o desperdício. Mas qual a importância disso para a empresa?
Implantar a eficiência operacional na organização resulta em conhecer o próprio negócio. Além disso, ela pode ser o limite entre o prejuízo e o lucro de uma empresa, por isso, é muito importante saber aplicá-la com propriedade.
Se os processos de uma empresa ocorrem corretamente, ela funciona como um relógio. No entanto, o contrário representa aumento nos custos, baixa produtividade, qualidade reduzida nos produtos e serviços, além de resultados abaixo do esperado.
Assim, quando uma organização investe na eficiência operacional ela pode identificar problemas e buscar soluções ágeis, que geram resultados com o melhor custo-benefício.
Como calcular o índice de eficiência operacional?
Calcular o índice de eficiência operacional em uma empresa é bastante simples e não exige muitos conhecimentos matemáticos. Basta saber o custo das entradas (input) e qual o retorno das saídas (output).
Em outras palavras, as entradas representam os custos, as pessoas envolvidas nos processos, o tempo gasto e o trabalho aplicado. As saídas são os produtos e/ou serviços oferecidos pela empresa.
A eficiência operacional é conquistada quando atingimos o balanço ideal entre esses dois fatores. Portanto, a fórmula é simples: a razão das entradas pelas saídas resulta na eficiência operacional da empresa.
Vale lembrar que as entradas e saídas serão específicas, de acordo com cada empresa e com a complexidade do negócio.
Qual diferença entre estratégia e eficiência operacional?
Para entender a diferença entre estratégia e eficiência operacional é necessário trazermos a contribuição do professor Michael Porter. Doutor em Economia e professor em Harvard, Porter auxiliou inúmeras organizações e foi consultor de vários governantes.
Conforme o teórico, eficiência operacional não é estratégia. No entanto, ambas são importantes no universo das empresas. Em um artigo chamado “What is strategy”, publicado na Harvard Business Review, Porter define:
Eficiência operacional é a capacidade de fazer melhor aquilo que os concorrentes já fazem. Enquanto estratégia é fazer coisas que os concorrentes não fazem e, assim, se destacar no mercado.
De forma bem simplificada, em uma analogia para nunca mais esquecer: imagine que o mercado é um grande deserto. Ao caminhar por ele sua empresa precisa administrar a água disponível, montar acampamento e se defender de animais. Essas ações representam a gestão das operações e a eficiência operacional vem dela.
Já os esforços que a empresa precisa empregar para encontrar a melhor fonte de água, montar o acampamento mais seguro e escapar dos animais perigosos representam a estratégia utilizada.
Entendeu a diferença entre estratégia e eficiência operacional? Fácil, não é mesmo?
Como atingir a eficiência operacional?
Como vimos no início do artigo, a eficiência operacional está fortemente ligada aos processos que uma empresa realiza para produzir seus produtos ou serviços. Por isso, conhecer muito bem cada etapa é fundamental.
Assim, para atingir a eficiência operacional é necessário mapear os processos organizacionais para verificar três pontos:
- se existem desperdícios;
- se ocorrem com qualidade;
- se estão gerando lucro.
Caso o gestor identifique falhas nessas etapas, a solução é encontrar alternativas para eliminar cada uma delas. Abaixo, listamos ações práticas para implantar um planejamento operacional que garanta eficiência:
- tenha fornecedores que ofereçam desconto para compras em lotes;
- procure implantar programas de motivação entre os colaboradores, por exemplo, um Programa de Participação de Resultados ou de gamificação;
- estimule seus colaboradores a “vestirem a camisa” e promova o engajamento;
- tenha especial atenção aos equipamentos e softwares, evitando manutenção e renovação tardia;
- busque armazenar dados precisos e evite agir por suposição;
- mantenha os estoques atualizados e controlados;
- observe se os colaboradores ocupam posições para as quais estão preparados. Caso contrário, tente realocá-los para melhorar a produtividade.
Atento a essas dicas, o gestor terá maior controle sobre os processos da organização. Logo, caso identifique falhas que diminuam os lucros e a qualidade ou aumentem o desperdício, poderá buscar alternativas para garantir a eficiência operacional.
Como melhorar a eficiência de uma empresa?
O objetivo desse conteúdo é auxiliar as empresas a aumentarem sua rentabilidade, aperfeiçoarem a gestão e se prevenirem de eventuais crises, ou seja, conquistar a eficiência operacional.
Para isso, é preciso ter estratégia, mapear e reavaliar processos constantemente. As lideranças da empresa devem estar sempre atentas e preparadas para corrigir a rota, caso necessário.
Portanto, estude sempre a situação do negócio e o posicionamento da empresa diante da concorrência. Corrija processos que não atendem às necessidades da organização. Para tanto, ouça as lideranças e peça relatórios.
Além disso, os custos de produção não devem ser negligenciados. Saber identificá-los é fundamental para evitar desperdícios que podem alterar o preço final dos produtos ou serviços. Logo, se existirem falhas nos processos, elas devem ser mapeadas e corrigidas.
Tenha em mente que essas ações precisam acontecer de forma constante e não servir apenas como medidas paliativas. Com planejamento e estratégia, os processos podem ser mais assertivos ou devem passar por ajustes em busca da almejada eficiência operacional.
Quais as dicas para aumentar a eficiência operacional?
Depois de conhecer o conceito e entender porque é importante ter esse critério nas organizações, é hora de partir para a ação. Listamos aqui 10 dicas práticas para aumentar a eficiência operacional na sua empresa. Acompanhe:
- busque parcerias estratégicas: elas são importantes para ampliar a capacidade produtiva da empresa;
- cuide do capital humano: tenha colaboradores qualificados no quadro funcional, adequando as competências ao trabalho que realizam e mantendo um bom nível de motivação entre eles;
- tenha visão de mercado: pensar no futuro da organização é importante para definir demandas e não frustrar expectativas. Mantenha o foco no que os clientes precisam, mas saiba prever o que eles poderão vir a precisar;
- encontre novas fontes de receitas: faça isso não deixando de investir e reduzindo custos. Ainda, vale a pena renegociar contratos com parceiros e fornecedores e diminuir despesas bancárias;
- tenha um bom planejamento financeiro: busque sempre orçamentos enxutos e renove-os mensalmente, se possível. Mesmo pequenas variações devem ser consideradas com atenção;
- avalie os riscos cambiais: seja fruto de exportação ou importação, as variações no câmbio podem afetar diretamente as empresas. Por isso, esteja atento ao cenário econômico mundial. Caso seja possível, negocie compras em moeda local;
- cautela com financiamentos: as concessões de crédito costumam ficar mais difíceis em períodos de crise. Por isso, tenha um bom planejamento de recursos para evitar surpresas e não entrar em financiamentos;
- busque inovação: esteja aberto ao suporte tecnológico e procure produtos e serviços inovadores. Dê preferência ao baixo custo;
- invista em divulgação: procure formas inteligentes e autossustentáveis de promover seu produto ou serviço. Para tanto, não deixe de investir em comunicação, promoções e propaganda, mesmo em períodos de crise;
- esteja disposto a se adaptar: processos, pessoas e sistemas flexíveis e de fácil implantação podem ser fundamentais para sobreviver em um mercado competitivo. Lembre-se que os negócios nunca são estáticos, não importa o segmento.
Seguindo essas dicas — e implantando outras que podem surgir como alternativa viável — esperamos que não seja necessário reduzir custos à base de demissões. A prioridade é preservar os recursos humanos e o capital intelectual, afinal, esse são os bens mais valiosos da empresa.
No entanto, diante de todo o cenário de incertezas causado pela pandemia, caso seja preciso demitir pessoas, saiba como realizar o desligamento do colaborador com agilidade e praticidade utilizando o software Sólides Gestão.
