Quando falamos em documentos para admissão de um colaborador, até o analista de RH mais experiente pode ficar confuso. É comum ocorrerem equívocos ou esquecimentos na hora de reunir toda a papelada.
A admissão é um processo complexo e exige uma série de cuidados, principalmente em relação à legislação trabalhista, previdenciária e tributária vigentes no país.
Neste artigo, vamos apresentar um checklist básico para você tirar de letra a burocracia e organizar a contratação de colaboradores na sua empresa.
O primeiro passo
Depois de selecionado, o novo colaborador deve passar pelo exame médico admissional. A contratação começa assim, antes mesmo de reunir os documentos exigidos pela lei trabalhista.
O exame médico compreende a avaliação clínica do candidato à vaga e é uma etapa indispensável no processo de contratação, na qual é feita uma análise ocupacional do futuro contratado, além de teste físico e mental.
Desse modo, o processo é simples e realizado por um clínico geral. Apenas casos em que os colaboradores serão expostos a riscos ocupacionais são solicitados exames complementares e mais específicos.
Os custos do atestado médico admissional são responsabilidade do empregador. Depois desse primeiro passo, é hora de reunir os documentos para admissão.
Checklist dos documentos para admissão
Agora, listaremos todos os documentos necessários para a contratação do colaborador. Entenda que eles são indispensáveis e devem ser apresentados tanto pela empresa quanto pelo contratado. Confira a seguir!
Documentos que devem ser apresentados pela empresa:
- declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
- declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte;
- contrato individual de trabalho;
- ficha de salário-família;
- livro ou ficha de registro de empregado.
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Documentos a serem apresentados pelo colaborador:
- atestado médico admissional;
- carteira de identidade;
- foto 3×4;
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- cartão de identificação do contribuinte no Cadastro de Pessoa Física (CPF);
- título de eleitor com os comprovantes de votação nas 3 últimas eleições;
- cartão de inscrição no Programa de Integração Social (PIS);
- certificado de reservista, caso o trabalhador tenha menos de 45 anos;
- cópia do comprovante de residência;
- cópia do comprovante de escolaridade;
- CNH, para cargo ou profissão que exija a utilização de veículos;
- cópia da certidão de casamento, se for o caso;
- cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
- carteira de vacinação dos filhos menores de 7 anos;
- comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos;
- atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade, se for o caso.
Esses documentos são exigidos para proteger a empresa em eventuais fiscalizações realizadas pelo Ministério do Trabalho e também para garantir direitos trabalhistas previstos em lei.
Ainda, os documentos para admissão representam o histórico do colaborador na empresa. Após dar entrada no RH, o empregador deve anotar na CTPS a data de admissão do funcionário, a remuneração e outras informações relevantes.
Depois dos registros, o empregador tem 48 horas para devolver a carteira ao funcionário.
E não se esqueça: caso o novo colaborador não tenha cadastro no PIS, a empresa deve fazer o encaminhamento, além de incluí-lo no Cadastro de Empregados e Desempregados (CAGED).
Pronto! Reunindo todos os documentos para admissão listados acima, é possível enfrentar a burocracia e se destacar como um excelente recrutador.
