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A digitalização do RH pode até parecer algo futurista, mas não é. Trata-se de um processo que já está em pleno uso e oferece muitos benefícios às empresas. Nesse sentido, ele pode contar com inúmeras tecnologias, basta decidir quais fazem sentido para a organização.
Continue a leitura deste artigo e descubra como a digitalização do RH pode mudar — para melhor — a rotina do setor, trazendo vantagens que talvez você nem imagine. Por fim, veja como implementar a tecnologia no setor com apenas três ações simples, dando mais agilidade, eficiência e estratégia para o negócio.
O que é digitalização do RH?
Consiste na utilização de ferramentas tecnológicas com o objetivo de automatizar atividades gerais do setor. Em outras palavras, digitalizar o RH é deixar de lado, gradativamente, processos manuais e físicos que os profissionais da área utilizaram durante anos.
Vale destacar que a digitalização do RH não se vale apenas de ferramentas para acontecer. Ela precisa que o capital humano da empresa adote um modelo mental inovador. Assim, as pessoas, com ajuda das novas tecnologias, conseguem qualificar a performance operacional e estratégica do departamento.
Portanto, o cenário da digitalização do RH reúne pessoas com mentalidade arrojada que, utilizando softwares, ferramentas e sistemas digitais, conseguem substituir processos antigos. O resultado é a automatização das rotinas do RH, mais velocidade no fluxo de trabalho, aumento da produtividade, diminuição dos erros manuais e um setor muito mais estratégico.
Por isso, costuma-se dizer que a digitalização é o primeiro passo para a transformação tecnológica no RH. Sendo assim, a tecnologia oferece recursos capazes de otimizar as tarefas desempenhadas pelos analistas de Recursos Humanos, facilitando a gestão e o acesso à informação dos funcionários.
Trata-se de benefícios que reduzem significativamente a burocracia nas relações e atividades na empresa.
Quais são os componentes do RH digital?
A grande diferença entre o RH tradicional (ou analógico) e o digital, são os componentes que cada modalidade utiliza. No RH digital, as principais tecnologias são:
- uso de ferramentas de automação (para gestão de benefícios, controle de férias, emissão de holerites, entre outros);
- coleta e análise de dados (como People Analytics);
- ponto digital (relógio de ponto digital ou aplicativo online para controlar a jornada);
- ferramentas de recrutamento e seleção (para integrar bancos de currículos e fazer triagens).
Como a digitalização muda a rotina do setor?
A digitalização do RH reduz consideravelmente as atividades manuais, administrativas e burocráticas do setor. Com isso, sobra mais tempo para as lideranças da área investirem em questões estratégicas da gestão de pessoas. Confira os principais aspectos de mudança no departamento de Recursos Humanos:
- o tempo de trabalho é direcionado para estruturar e implementar processos de maior valor organizacional;
- o uso de ferramentas inteligentes, como softwares de gestão especializados em RH, oferece funcionalidades que descentralizam ações e tornam etapas menos burocráticas;
- processos manuais podem ser feitos digitalmente, como o envio e recebimento de documentos, programação de férias, consultas a históricos diversos, entrada de atestados médicos etc. Muitas vezes, essas ações podem ocorrer em uma única plataforma online. Cabe ao analista de RH apenas monitorar as atividades para garantir que tudo corresponda ao esperado;
- as atividades ganham velocidade, a comunicação entre pessoas, departamentos e filiais flui com mais precisão, a possibilidade de erros diminui e o retrabalho é praticamente eliminado;
- com a digitalização, o setor de RH consegue atuar com mais ênfase na gestão de pessoas, desenvolvendo e capacitando talentos em benefício da própria empresa.
Qual a importância e as vantagens?
Duas das maiores consultorias do mundo, a Gartner e a Deloitte, apontaram em pesquisas que a digitalização do RH não é uma tendência sem fundamentação.
Conforme a Gartner, 92% dos CEOs admitem a necessidade de digitalização do RH. E a Deloitte mostra que 56% das organizações estão redefinindo os programas de gestão do setor.
Esses dados comprovam que a digitalização do RH é uma necessidade e um grande benefício para o setor. Além de ser uma vantagem competitiva para as empresas. Vejamos os principais benefícios de se automatizar os processos nas organizações.
Redução no uso de papéis
Digitalizar o RH reduz bastante a impressão de papéis e documentos. Essa prática torna a empresa mais sustentável e ecologicamente responsável. Além de contribuir com o meio ambiente, a gestão reduz despesas.
Armazenamento de documentos na nuvem
Sabe os papéis que o setor deixou de usar com a digitalização? É o mesmo que deixará de armazenar, ao não ocupar espaço em arquivos físicos. Com o RH digital, os dados relevantes são digitais e ficam armazenados em nuvem centralizada. Isso elimina a necessidade de uma estrutura física para guardá-los e facilita o compartilhamento de informações entre setores.
Além disso, o armazenamento online garante a segurança das informações, pois elimina riscos e perdas, tão comuns nos arquivos físicos. Ainda, a proteção digital é possível graças a backups e registros de acesso.
Integração com outros setores, sistemas e ferramentas
Plataformas inteligentes permitem interligar setores afins. O contábil e o financeiro, por exemplo, são beneficiados com a digitalização do RH. Assim, os colaboradores desses departamentos têm acesso ao mesmo banco de dados e às informações nele centralizadas.
Essa particularidade confere uniformidade às informações e dados, além da troca rápida entre eles. O resultado é a diminuição de erros e de retrabalho devido a falhas na comunicação.
Na prática, a integração entre setores correlatos permite, por exemplo, a elaboração da folha de pagamento, prontuários, cálculos rescisórios, processos de admissão e demissão, descontos, benefícios e tantos outros.
Acesso rápido à informação
Documentos digitais dão acesso rápido às informações, pois são encontrados com poucos cliques. A maioria dos sistemas informatizados oferece filtros que auxiliam na busca e dão a localização exata de informações e dados em poucos segundos.
Diminuição dos extravios
Com a digitalização do RH, a perda e o extravio de documentos são coisa do passado. Esse problema, tão comum em processos manuais e no armazenamento físico de papéis, torna-se quase inexistente.
Arquivos digitais também oferecem segurança, pois impedem a manipulação indevida das informações. Ainda, os arquivamentos podem ser feitos em ordem cronológica, favorecendo a pesquisa. Dessa maneira, os gestores da área conseguem ter controle sobre qualquer acesso não permitido, além da modificação ou exclusão de documentos importantes.
Como fazer a digitalização do RH?
Como dissemos, a digitalização do RH é o primeiro passo para a transformação tecnológica do setor. Mas não basta somente implantar novas tecnologias, softwares e plataformas, sem ao menos analisar onde e como elas podem ajudar.
Por isso, elencamos três passos simples para serem realizados quando a empresa decide adotar a digitalização. Acompanhe!
Repensar processos
Na vida e nos negócios, muitas vezes, precisamos recuar alguns passos para corrigir a rota e conquistar o topo. Na digitalização do setor de Recursos Humanos vale a mesma máxima, ou seja, analisar o cenário a partir de uma visão panorâmica do negócio aumenta as hipóteses de acertar.
Nesse sentido, o analista de RH deve ter um olhar sistêmico sobre todos os processos e rotinas. No jargão profissional, podemos dizer que é preciso “arrumar a casa”. Identificar a necessidade de melhorias, gargalos nos processos e desperdício de tempo são alguns sintomas que a digitalização consegue atender. Ainda, descobrir ações manuais que, quando substituídas ou reinventadas, tornam-se mais ágeis.
Então, durante esse estudo, anote tudo o que for relevante, sinalize aqueles processos morosos e extremamente burocráticos. Fazendo isso ficará mais simples entender onde a tecnologia pode ajudar.
Essa análise deve ocorrer em todas as áreas, do R&S até o Departamento Pessoal. Portanto, ouça os colaboradores e as lideranças, converse com pessoas-chave e peça opiniões. Isso será de grande valia nesse processo.
Redesenhar experiências
As experiências vividas no ambiente profissional sempre terão valor. Se uma vivência é ruim por ser lenta, ineficiente ou burocrática, ambos os lados — empresa e colaborador — serão prejudicados.
Partindo dessa premissa e considerando o levantamento realizado na etapa anterior, comece a redesenhar as experiências inerentes ao setor de RH. Mas lembre-se, utilizando a tecnologia.
Revisite os processos de recrutamento, seleção e contratação, avaliando como eles podem ser feitos digitalmente e online. Certamente, serão atividades com menos papel e maior agilidade.
Pense a tecnologia como uma grande aliada, uma ferramenta que precisa e precisará sempre do olhar humano. Assim, a digitalização do RH será concebida como uma alternativa para melhorar as experiências dos colaboradores e da organização.
Invista em tecnologia
O terceiro e último passo é o momento em que a tecnologia, de fato, entra em cena. Os pontos que carecem de melhoria, as falhas nos processos e as experiências malsucedidas serão o combustível para saber onde a digitalização é necessária e fará sentido.
Nessa fase, convém buscar por tecnologias que auxiliem efetivamente o setor de Recursos Humanos. Conte com recursos de benchmarking de empresas que são referência no mercado.
O benchmarking consiste no estudo da concorrência, fazendo uma análise profunda das melhores práticas utilizadas por empresas do mesmo segmento. Com o objetivo, é claro, de aplicá-las no seu próprio negócio.
Essa ação permite compreender quais ferramentas empresas bem-sucedidas utilizam, os processos que digitalizaram e os resultados que conquistaram. Funciona como uma maneira de aprender com erros e acertos, a partir de experiências de outras organizações.
Por fim, faça pesquisas na internet em busca de softwares e plataformas que possam atender as necessidades do negócio. Compare produtos e converse com especialistas da área de tecnologia. Trata-se de oportunidades para sanar dúvidas e entender como as ferramentas digitais podem auxiliar a gestão.
Como aplicar nas atividades do RH?
Além de todas as vantagens e benefícios, a digitalização do RH traz impactos positivos em atividades bem específicas do setor. Exemplos são os processos de Recrutamento e Seleção, avaliações de desempenho, pesquisas de clima, entre outras.
Como a automação impacta no recrutamento
O uso de sistemas inteligentes para R&S garante agilidade nos processos seletivos. Existem plataformas programadas para filtrar profissionais que tenham alinhamento com os interesses da organização ou com a cultura organizacional. Alguns exemplos são:
- formação;
- pontuação em testes específicos;
- habilidades linguísticas;
- domínio de ferramentas.
A Sólides desenvolveu uma ferramenta específica para R&S capaz de encontrar o profissional certo para a vaga certa, com mais rapidez. O sistema destaca candidatos com percentual de aderência relevante para o posto de trabalho, graças aos requisitos comportamentais e técnicos previamente definidos pelo recrutador.
Os indicadores de recrutamento permitem acompanhar as métricas mais importantes. A partir de relatórios e dashboards com informações sobre o processo seletivo, o recrutamento torna-se mais ágil e eficiente.
Ainda, as vagas podem ser customizadas, ou seja, contam com campos específicos conforme as necessidades da organização. Mas a plataforma de R&S não para por aí. O analista de RH pode ativar o chatbot para enviar perguntas de caráter eliminatório aos candidatos. Depois, a tecnologia da Sólides faz a correção e classificação, apontando os candidatos que atendem aos pré-requisitos.
Como a automação auxilia a avaliação de desempenho
Atualizar os registros de desempenho dos colaboradores demanda tempo e atenção máxima. Como resultado, essa atividade acaba negligenciada em muitas empresas. No entanto, avaliar a produtividade das equipes é fundamental para a tomada de decisão.
Com a digitalização do RH, esses processos podem ser automatizados de forma eficiente, contribuindo para que os gestores possam visualizar o crescimento dos colaboradores.
Com a avaliação de desempenho da Sólides, os analistas conseguem entender e monitorar a performance dos colaboradores. Assim, é possível criar e definir o peso dos critérios, além de escolher o modelo de avaliação mais condizente com as necessidades da organização.
Como a automação contribui para a medição do turnover
A digitalização do RH dá condições de acompanhar e mensurar a rotatividade dos colaboradores. Nesse sentido, ferramentas tecnológicas para fazer pesquisa de clima, como a desenvolvida pela Sólides, permitem automatizar, personalizar e acompanhar relatórios em tempo real.
Assim, com a pesquisa de clima, fica mais fácil diagnosticar porque os colaboradores permanecem na empresa ou desistem dela.
Como vimos, a digitalização do RH pode aperfeiçoar as atividades do setor, tornando mais eficiente os processos cotidianos e potencializando os resultados. E os benefícios não serão somente operacionais, mas também vão contemplar o principal ativo de uma empresa: as pessoas.
Afinal, o RH tecnológico vai tornar o negócio mais atrativo e diferenciado, gerando motivação e satisfação aos colaboradores e gestores. Portanto, a digitalização do RH é indispensável para organizações que desejam aumentar a produtividade, otimizar o tempo, reter talentos e se destacar diante da concorrência.
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