A diferença entre estar ocupado e ser produtivo

Tempo de leitura: 3 minutos

Marina trabalha em um escritório e, desde o início de julho, quando retornou do seu período de férias, está atolada de afazeres. No entanto, os dias têm passado e Marina não consegue sentir que a sua pilha de tarefas diminuiu, pelo contrário, ela percebeu que não saiu do lugar nas últimas semanas. Mas por que isso acontece?

Bom, Marina afirma estar ocupada porque tem muito a fazer mesmo que não tenha concluído a maior parte de suas tarefas. Logo, a produtividade é nula e não está ligada a sua quantidade de trabalho pendente. Ainda assim, é comum que muitas pessoas entendam mal a relação entre ser produtivo e estar ocupado.

Então, vamos por partes:

Afinal, o que é ser produtivo?

Para entender o que é ser produtivo, devemos considerar um fator importante: a consciência de trabalho. Ter consciência, neste caso, é entender o que deve ser feito e quando, classificando por ordem de prioridade.

Basicamente, ser produtivo não é apenas trabalhar muito, é trabalhar nas coisas certas e utilizando o mínimo de recursos possível. A produtividade de fato representa ter suas metas bem definidas e a partir daí, planejar os melhores caminhos para que elas possam ser atingidas.

Para ser produtivo é preciso se livrar do hábito de estar ocupado, buscar dentro da rotina um caminho para contornar práticas inúteis e métodos custosos demais. Desta forma, por mais previsto que seja, quanto mais paradas para análises dos nossos hábitos cotidianos fizermos, mais próximos estaremos de encontrar espaços em nossas agitadas agendas – e mentes que transbordam informações – e consequentemente, teremos resultados cada vez melhores.

https://drive.google.com/file/d/1N-Hh7HWo8yWcyp0VtLm5Yk1qenYYebi-/view?usp=sharing

Dentro de uma empresa, é possível criar sistemas de trabalho que possibilitem que os colaboradores sejam mais produtivos em suas rotinas, sendo este um trabalho que tem a ver diretamente com o setor de Recursos Humanos.

Aumentar a produtividade x Diminuir o sentimento de estar ocupado

Podemos dizer que a produtividade é inversamente proporcional à sensação de estar ocupado. Assim, ao otimizar a produtividade damos conta das tarefas de forma quase natural, anulando a sensação de estar atolado.

Veja, na lista abaixo, algumas formas de melhorar a sua produtividade:

  • Reuniões podem ser um problema se feitas com muita frequência e não tiverem propósitos bem definidos e os participantes certos. Fazer reunião é uma coisa, mas fazer reunião para agendar outra reunião é um grande desperdício de tempo.
  • É complicado, mas às vezes é preciso dar um tempo nas redes sociais para manter o foco no trabalho. Pequenas distrações ou paradas ao longo do dia para checar notificações, por exemplo, conseguem comprometer a execução de algumas tarefas.
  • Aprenda a gerenciar os seus emails para ser mais produtivo. Tente checar se existem novas mensagens apenas três vezes ao dia, por exemplo, visto que a sua caixa de entrada pode te colocar em alerta e ocupar um tempo que poderia ser dedicado a execução de tarefas.
  • Faça um planejamento do seu dia de trabalho de acordo com as demandas que você tem e o quanto você pode produzir. Crie listas de prioridades ou adote metodologias de trabalho como o scrum.

Se, mesmo realizando mudanças e adotando novos métodos, a sensação de estar ocupado ao invés de produtivo persistir, é preciso analisar se a sua demanda não é grande demais para um só profissional. Talvez seja necessário, inclusive, contratar mais uma pessoa para realizar o trabalho.

Uma coisa é certa: estar ocupado não é sinônimo de ser produtivo.

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