O mundo empresarial conta com diversas metodologias que auxiliam na melhora da produtividade e da qualidade dos processos. Uma delas é o Diagrama de Ishikawa, uma ferramenta visual que ajuda gestores e colaboradores a entenderem os principais problemas da organização e buscar planos de ação para solucioná-los.
Quer entender melhor como funciona esse diagrama, quais os benefícios de implementá-lo e como construir o seu? Neste post, você aprenderá tudo o que precisa saber para utilizar a ferramenta. Confira!
O que é Diagrama de Ishikawa?
O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta gráfica que auxilia na análise de problemas e na melhoria da qualidade de processos.
O diagrama foi proposto por Kaoru Ishikawa, um engenheiro japonês, na década de 60 e é utilizado para encontrar, organizar, classificar, documentar e exibir as causas de determinados problemas, agrupando-os por categorias.
Nesse sentido, a ferramenta facilita o brainstorming e a identificação de ocorrências, permitindo uma análise mais profunda. O método foi proposto para utilização no controle de qualidade, contudo, pode ser aplicado em diversas áreas da organização, inclusive, na gestão de pessoas.
Qual o objetivo do Diagrama de Ishikawa?
A ferramenta foi desenvolvida para facilitar a visualização das fontes de um problema em processos organizacionais, ajudando o gestor e a equipe a chegarem em uma causa-raiz da ocorrência.
Por conta de seu formato gráfico, o modelo ajuda a organizar o raciocínio do grupo e a levantar todas as possíveis causas e efeitos para um entendimento mais profundo de problemas e situações que afetam a organização.
Desse modo, sua utilização é bastante benéfica para análises de processos, gestão de projetos e gestão de riscos.
Quais os benefícios do Diagrama de Ishikawa?
O Diagrama Espinha de Peixe é uma ferramenta gráfica simples e objetiva que traz diversos benefícios para a organização e para a equipe que a utiliza. A seguir, listamos algumas das principais vantagens de apostar na ferramenta:
- fácil entendimento e análise;
- melhor visibilidade do problema a ser enfrentado;
- rapidez na identificação de causas e solução de problemas;
- hierarquização e priorização das causas encontradas;
- possibilidade de aplicação em problemas das mais diversas naturezas;
- registro visual intuitivo para análises futuras;
- organização de ideias com foco e objetividade;
- estímulo do pensamento criativo;
- acessibilidade;
- aperfeiçoamento de processos e melhoria contínua.
Entre os principais benefícios do diagrama, dois que valem a pena serem reforçados são o estímulo do pensamento crítico e o aumento da capacidade de análise da equipe.
Utilizando a ferramenta, você ajuda a desenvolver os profissionais e a melhorar sua visão sistêmica, fazendo com que os colaboradores consigam visualizar os problemas como um todo e gerar insights que auxiliarão em diversas tarefas de sua rotina de trabalho.
Como é estruturado o Diagrama Espinha de Peixe?
A proposta do Diagrama de Ishikawa é simples e sua utilização é bastante ampla. Além disso, ele costuma ter mais riqueza de detalhes de acordo com a criatividade, o raciocínio e a experiência de quem o desenvolve. Assim, quanto maior o detalhamento, mais fácil será para encontrar a causa-raiz do problema.
Mas para elaborar o diagrama, é importante realizar um brainstorming com a equipe e incentivar uma análise aprofundada de causa. Para isso, vale ter em mente algumas palavras-chave:
- efeito: resultado ou consequência de alguma causa;
- problema: dificuldade na obtenção de determinado objetivo ou resultado esperado. É comum que o problema apareça como uma pergunta;
- causa: origem, motivo ou razão de algo;
- causa primária ou principal: causas mais notáveis;
- causa secundária: ramificações das causas principais.
A metodologia parte da hipótese de que, para cada problema, há um número limitado de causas principais, secundárias, terciárias e assim sucessivamente.
Ao elaborar o método, Kaoru Ishikawa definiu 6 tipos de causas que, na maioria das vezes, são as principais influências para a existência do problema. Essas causas são os chamados 6Ms:
- método;
- máquina;
- medida;
- meio ambiente;
- material;
- mão de obra.
Assim, a metodologia consiste em buscar o entendimento sobre a relação da cada uma dessas causas com o problema. Contudo, é válido ressaltar que, inicialmente, o diagrama foi elaborado para sistemas industriais. Dessa maneira, quando aplicado em outras áreas da empresa, pode ser necessário fazer adaptações na estrutura. Agora, explicaremos melhor cada um dos 6Ms.
Máquina
Muitos problemas são causados por falhas em máquinas e equipamentos, seja por falta de manutenção, funcionamento incorreto, falha mecânica ou outras razões. Assim, é importante investigar se falhas ou falta de produtividade dos equipamentos podem estar relacionados ao problema analisado.
Medida
Este "M" está relacionado às métricas utilizadas para medir, controlar e monitorar processos. Isso porque, a forma de medir esses indicadores pode estar incorreta, sendo uma das causas do problema.
Meio ambiente
Aqui são analisados os ambientes internos e externos da organização. Dessa forma, é possível, por exemplo, listar a influência da poluição, instabilidade do tempo, falta de espaço, layout, excesso de barulho, entre outros.
Material
Essa etapa analisa a relação de matérias-primas e materiais utilizados no processo. Assim, é verificado, por exemplo, se os itens estão em conformidade com as exigências para a realização do trabalho, se foram utilizados materiais fora da validade ou das condições de armazenamento ideais e se a quantidade estava correta.
Mão de obra
Os problemas também podem estar relacionados com a falta de preparo e prudência dos colaboradores envolvidos no processo. Assim, é importante analisar se a mão de obra teve influência no problema, seja por acúmulo de funções, falta de qualificação, falta de tempo, pressa, entre outros fatores.
Método
Por fim, são analisados os processos e métodos usados durante a atividade. A forma de trabalho também pode influenciar nos resultados e ser uma das causadoras dos problemas. Desse modo, é necessário verificar se houve um planejamento, se existe um procedimento operacional padrão e se a execução ocorreu conforme o planejado e com as ferramentas certas.
Como fazer um Diagrama de Ishikawa?
O Diagrama de Ishikawa é uma exibição do nível de compreensão de um problema, portanto, o primeiro passo para a sua produção é definir qual problema será resolvido e juntar todas as informações a respeito dele.
Para tanto, desenhe uma seta horizontal apontando para a direita e faça um quadrado na extremidade da seta. Dentro do quadrado, escreva o problema central.
Depois de identificar o problema, é preciso chegar às causas, propondo o maior número possível de ramificações entre elas. Para isso, junte sua equipe multidisciplinar e faça um brainstorming com a pergunta "Por que este problema aconteceu?", listando todas as possíveis causas e relacionando-as a cada uma das categorias (6Ms).
O próximo passo é analisar as subcausas, ou seja, porque cada causa aconteceu. Com essa ramificação, é possível gerar um diagrama mais completo e com níveis mais profundos. Ainda, analise dados e evidências, classifique e priorize as causas principais, identificando quais são prioritárias e qual é a causa-raiz da ocorrência.
No diagrama, faça traços diagonais no corpo da seta, indicando cada uma das categorias de causa encontradas. Dentro desses espaços, insira todas as causas definidas no brainstorm. Aqui, você pode enumerá-las de acordo com sua gravidade e importância, criando uma hierarquia, ou dividir cada grupo em subgrupos, separando as causas e subcausas.
Por fim, é preciso criar planos de ação focados em corrigir as causas principais, a fim de eliminar as ocorrências e minimizar os efeitos da causa-raiz.
Exemplo de Diagrama de Ishikawa
Até aqui, aprendemos para que serve o diagrama e quais as etapas para criá-lo, no entanto, ainda pode ter dúvidas sobre como funciona na prática. Para ajudar nesse entendimento, vamos trabalhar com um exemplo.
Imagine que uma empresa está sofrendo com muitos atrasos recorrentes dos colaboradores e, para tentar solucionar o problema, o gestor recorreu ao Diagrama de Ishikawa. Assim, ele poderia colocar na ponta da seta o problema "atrasos".
Dividindo em categorias, seria preciso elencar causas para cada uma delas. Assim, na categoria "mão de obra" seriam listados itens como crianças, cansaço, doenças e preguiça.
Em "meio ambiente", a equipe poderia listar chuva, neblina, congestionamento, poucos lugares para estacionar etc. Já em "máquinas", é possível analisar a influência dos transportes coletivos, despertadores, carros, entre outros.
Com esse exemplo, é possível entender que o Diagrama de Ishikawa pode ser utilizado nos mais diversos setores de atuação para ajudar os gestores a visualizarem seus principais problemas e buscarem soluções práticas.
Como o diagrama pode ser útil na gestão de pessoas?
O Diagrama de Ishikawa foi elaborado pensando em sistemas industriais, contudo, como vimos no exemplo acima, ele pode sim ser utilizado para melhorar a gestão de pessoas, solucionando conflitos e problemas relacionados aos colaboradores.
Assim, a metodologia é bastante indicada para a criação de planos de treinamento e desenvolvimento de talentos. Isso porque, ela permite identificar, com mais clareza, quais as maiores demandas e quais deficiências estão afetando os resultados e causando problemas.
Desse modo, após a aplicação do diagrama, o gestor de RH pode identificar os pontos que precisam ser potencializados e criar planos de desenvolvimento para melhorar a eficiência dos colaboradores.
Concluindo, o Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta bastante útil para a resolução de problemas. Uma vez que ele ajuda a encontrar e classificar as principais causas, engajando a equipe em planos de ação e solução de ocorrências, além de melhorar a eficiência e a produtividade das organizações.
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