A área de Departamento Pessoal é a responsável por toda a documentação referente aos colaboradores, desde a contratação até o desligamento. Por isso, é um setor estratégico dentro do negócio ao mediar as relações entre profissionais e a organização, garantindo que ambas as partes sigam aquilo que foi combinado no contrato de trabalho e estejam de acordo com as normas trabalhistas.
Compreender o que é departamento pessoal e o papel do setor dentro da organização é uma forma de obter dados estratégicos para tomadas de decisão que envolvem o quadro de funcionários.
A partir daí, é possível encontrar oportunidades junto aos colaboradores para potencializar a expansão do negócio e diminuir custos. Vamos entender como funciona na prática?
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O que faz o Departamento Pessoal dentro da empresa?
De forma direta, podemos dizer que o principal objetivo do setor é assegurar que a empresa siga rigorosamente as leis trabalhistas, evitando processos judiciais e multas. Essa missão se desdobra em diferentes atividades dentro da rotina do Departamento Pessoal.
Os profissionais desse setor são responsáveis por gerenciar folhas de pagamento, benefícios, férias, atestados, licenças, controles de ponto e verbas rescisórias, certificando-se que a empresa cumpra com a legislação trabalhista e os acordos coletivos.
Além de lidar com as questões burocráticas, o DP é responsável por mediar o contato entre empresa e órgão públicos, emitindo guias e declarações para manter a organização regularizada. Colocando dessa forma, fica mais claro qual é a importância do Departamento Pessoal e as atribuições da área.
É importante frisar que, quanto maior for o número de colaboradores e o porte da empresa, mais complexa se torna a organização do Departamento Pessoal. Por conta disso, é essencial que o setor tenha auxílio de ferramentas tecnológicas para otimizar processos burocráticos, ajudar no controle e na organização de dados.
Qual a diferença entre RH e Departamento Pessoal?
Apesar de as duas áreas estarem relacionadas aos colaboradores, é importante entender a diferença entre RH e Departamento Pessoal. Enquanto o primeiro executa atividades mais estratégicas para administrar o comportamento dos colaboradores e potencializar o capital humano, o segundo é responsável por tarefas administrativas e processuais.
Assim, em um processo de recrutamento e seleção, por exemplo, o RH é o responsável por encontrar os candidatos ideais e selecionar o melhor talento. Já o Departamento Pessoal fica encarregado de preencher o contrato admissional e recolher todos os documentos necessários para a contratação.
Outro bom exemplo se refere ao auxílio e suporte aos colaboradores. Quando um profissional tem problemas com o clima organizacional ou deseja buscar capacitações e treinamentos, ele deve procurar pelo time de RH. Já quando surgem dúvidas sobre pagamentos e benefícios, as questões devem ser direcionadas ao Departamento Pessoal.
Portanto, é mais recomendado que os departamentos tenham espaços próprios dentro da empresa. Desse modo, cada equipe conta com profissionais distintos e especializados para realizar as funções da melhor forma.
Quais são as métricas e os indicadores do Departamento Pessoal?
Como vimos, a principal função do Departamento Pessoal é trabalhar com os dados funcionais dos colaboradores, já que o setor tem acesso a diversas informações importantes para acompanhar os times e apoiar a gestão de pessoas.
Assim, é fundamental que a equipe saiba utilizar esses dados para gerar relatórios e métricas que ajudem a identificar pontos de melhoria para o negócio. Abaixo, veja alguns dos principais indicadores identificáveis pelo departamento.
Turnover
Com base no número de rescisões realizadas dentro de um período, o departamento pessoal pode calcular o índice de turnover de pessoal. Esse indicador é importante para entender se o RH está atuando de forma adequada na retenção de talentos e se os salários e os benefícios oferecidos pela empresa são realmente atrativos.
Porém, ainda é importante considerar se as demissões se deram por vontade do próprio empregado ou decisão do empregador e quanto tempo a pessoa ficou na empresa antes de se desligar. Com essas informações, é possível verificar erros no processo de recrutamento e seleção, por exemplo, e ajudar o RH a trazer mais assertividade às contratações.
Absenteísmo
Faltas e atrasos excessivos podem indicar desmotivação, problemas de liderança ou no clima organizacional. Dessa forma, o Departamento Pessoal pode utilizar os próprios dados para ajudar o RH a identificar pontos de melhoria.
Para tanto, ele deve medir o número de faltas, justificadas ou não, que ocorreram dentro de determinado período. Além disso, é possível mensurar a quantidade de atestados médicos e atrasos, identificando possíveis melhorias em benefícios como vale-transporte e convênios médicos.
Acidentes de trabalho
Por meio da Comunicação de Acidentes (CAT), o Departamento Pessoal consegue mensurar as ocorrências e auxiliar a empresa em uma atuação com foco na prevenção.
Esse tipo de indicador é importante para detectar falhas e negligências por meio da empresa, garantir treinamento adequado aos trabalhadores e evitar futuras ocorrências que levem a processos trabalhistas.
Horas extras X horas trabalhadas
Outro indicador bastante utilizado pelo DP é o número de horas extras x trabalhadas disponíveis no banco de horas. Com esse tipo de métrica, é possível acompanhar de perto a produtividade das equipes, entender se os colaboradores estão sobrecarregados nas funções, se a capacidade operacional da empresa está dentro do limite e se é necessário realocar ou contratar mais capital humano.
Como otimizar a rotina do Departamento Pessoal?
Saber como organizar o Departamento Pessoal é fundamental para garantir processos mais otimizados e eficientes no setor. Quer continuar aprendendo sobre o universo da Gestão de Talentos? Acesse o nosso Guia e potencialize seu conhecimento na área!
Além disso, é importante contar com as ferramentas certas para apoiar tanto o DP quanto o RH. A Sólides oferece uma plataforma completa para descomplicar a rotina do setor e tornar os processos, relatórios, análises e outras atividades mais ágeis e estruturadas.
