Departamento Pessoal: Guia completo sobre DP, importância, funções e indicadores

Tempo de leitura: 15 minutos

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Você sabia que Recursos Humanos e Departamento Pessoal são setores distintos dentro de uma empresa e atuam em tarefas bem diferentes? Muitas organizações ainda confundem as duas áreas e acabam perdendo oportunidades de potencializá-las.

Neste guia, explicaremos melhor o que é o Departamento Pessoal, quais as suas principais funções, que habilidades o profissional deve ter para exercer o cargo e como a tecnologia pode ser utilizada para otimizar os processos do setor. Quer se aprofundar melhor no assunto? Então, continue a leitura.

https://drive.google.com/file/d/1N-Hh7HWo8yWcyp0VtLm5Yk1qenYYebi-/view?usp=sharing

O que é Departamento Pessoal?

O Departamento Pessoal ou DP é a área da empresa responsável por toda a burocracia referente aos colaboradores, desde sua contratação até o desligamento.

Os profissionais desse setor são responsáveis por gerenciar folhas de pagamento, benefícios, férias, atestados, licenças, controle de ponto e verbas rescisórias, garantindo que a empresa cumpra com a legislação trabalhista e os acordos coletivos.

Dessa forma, o departamento tem como principal competência, mediar as relações entre colaboradores e organização, garantindo que ambas as partes sigam o que foi acordado no contrato de trabalho.

Qual a importância do Departamento Pessoal?

De forma direta, podemos dizer que o principal objetivo do setor é assegurar que a empresa está seguindo rigorosamente as leis trabalhistas, evitando possíveis processos judiciais e o pagamento de multas.

Por conta disso, a área deve trabalhar com muita atenção, organização e detalhismo, uma vez que lida com um grande volume de dados e cálculos.

Mas além de lidar com as questões burocráticas, o DP também é responsável por mediar o contato entre empresa e órgão públicos, emitindo guias e declarações para manter a organização regularizada.

Nesse sentido, o Departamento Pessoal tem grande importância para uma organização, tanto no que diz respeito ao controle da legislação trabalhista quanto ao armazenamento e organização de dados sobre colaboradores, o que pode ser útil para justificar promoções e desligamentos.

No entanto, é importante frisar que quanto maior o número de funcionários e o porte da empresa, mais complexa se torna a organização do Departamento Pessoal. Por conta disso, é essencial que o setor tenha auxílio de ferramentas tecnológicas para otimizar processos burocráticos e ajudar no controle e na organização de dados.

Departamento Pessoal e RH são a mesma coisa?

Muitas pessoas confundem o RH e o DP, entendendo que os dois setores são como um só. Isso porque, eles trabalham essencialmente com pessoas e dividem espaços em algumas empresas.

Entretanto, é importante entender que, apesar das duas áreas serem relacionadas aos colaboradores, existe uma diferença bem grande entre elas. Enquanto o Departamento Pessoal é responsável por tarefas mais burocráticas e processuais, o RH executa atividades mais estratégicas para administrar o comportamento dos colaboradores e potencializar o capital humano.

Assim, em um processo de recrutamento e seleção, por exemplo, o RH será o responsável por encontrar os candidatos ideais e selecionar o melhor talento. Já o Departamento Pessoal ficará encarregado de preencher o contrato admissional e recolher todos os documentos necessários para a contratação.

Outro bom exemplo fica na parte de auxílio e suporte aos colaboradores. Quando um profissional tem problemas com o clima organizacional ou deseja buscar capacitações e treinamentos, ele deve procurar pelo time de RH. Já quando surgem dúvidas sobre pagamentos e benefícios, as questões devem ser direcionadas ao Departamento Pessoal.

Dessa forma, podemos entender que os dois setores contam com atividades distintas, mas se complementam no propósito de melhorar a vida corporativa dos colaboradores dentro da organização.

Portanto, o mais recomendado é que os departamentos tenham seus próprios espaços dentro da empresa e que cada equipe conte com profissionais distintos e especializados para realizar suas funções da melhor forma.

Quais são as atividades do Departamento Pessoal?

Como vimos, o DP é um setor bastante burocrático e processual, por isso, conta com inúmeras responsabilidades e atividades específicas em sua rotina. A seguir, explicaremos melhor as principais funções do departamento.

Acompanhamento e cumprimento da legislação

A legislação trabalhista conta com muitos detalhes e normas que a empresa deve cumprir, desde a admissão até o desligamento dos colaboradores. Assim, uma das principais responsabilidades do DP é conhecer a fundo essas leis para garantir que a organização esteja dentro das exigências.

Além disso, cabe ao Departamento Pessoal emitir documentos para órgãos fiscais e ficar por dentro de todas as alterações e mudanças nas leis trabalhistas, ajustando suas políticas para que a empresa se adéque às alterações.

Controle da jornada de trabalho

Outra atividade importante do departamento é o controle da jornada dos colaboradores por meio da marcação de ponto. A frequência é uma forma da empresa garantir que a jornada de trabalho do profissional está de acordo com o contrato, por isso, cabe ao DP acompanhar de perto os horários de entrada e saída, assim como as faltas e atrasos frequentes.

Por meio do controle de ponto, o Departamento Pessoal tem informações e dados importantes para o pagamento da remuneração e pode controlar melhor as taxas de absenteísmo, atestados e licenças.

Cálculo de folha de pagamento

O Departamento Pessoal também é o responsável por fazer os cálculos e emitir as folhas de pagamento ao final de cada mês com base no controle de ponto e outras informações, como horas extras, DSR, descontos por faltas e adicional noturno.

Mas além dos proventos e descontos, o setor também faz o recolhimento de taxas e contribuições, agenda o pagamento dos colaboradores e distribui os holerites.

Assim, é importante que o DP tenha bastante conhecimento sobre cada um dos itens apontados nos demonstrativos. Isso porque, é comum que os colaboradores tenham dúvidas sobre descontos e contribuições. Nesses casos, cabe aos profissionais esclarecerem todas as questões sobre a folha de pagamento.

Admissão e demissão de colaboradores

Embora os processos de recrutamento e seleção sejam função do RH, o Departamento Pessoal é o setor designado para realizar toda a parte burocrática da admissão, como cadastro do funcionário, exames médicos, assinatura de carteira e recolhimento de dados para benefícios.

Além disso, os processos referentes às demissões, como cálculo de verbas rescisórias, aviso prévio, homologação, guias de FGTS e seguro-desemprego também fazem parte da rotina do DP.

Gestão de férias e licenças

Outra função do setor é a organização das datas de férias dos colaboradores e a realização de seus pagamentos. É importante que o DP programe as férias de cada colaborador de forma que não impacte na produtividade do time e acompanhe os pedidos de férias para garantir que nenhum funcionário ultrapasse o tempo legal entre os recessos.

Ainda, licenças e afastamentos, tanto por motivos médicos quanto por maternidade, também fazem parte da alçada do setor e é importante que ele fiscalize se os colaboradores estão recebendo a remuneração pelo INSS, mesmo afastados.

Documentação e arquivamento de documentos

O Departamento Pessoal também é responsável por toda a elaboração de contratos de trabalho por tempo determinado ou indeterminado, além de contratos de estágio e de prestação de serviços.

Mas além de elaborar os termos do contrato, o departamento ainda recolhe e arquiva todos os documentos dos colaboradores, como atestados médicos e documentos fiscais, mantendo sempre o arquivo atualizado.

Gestão de benefícios

Outra função do setor é a gestão de benefícios. Para tanto, o DP deve recolher todos os documentos necessários para fazer a inclusão de novos colaboradores nos programas de benefícios, além de realizar a gestão correta para que todos possam utilizá-los sem problemas.

Assim, o departamento fica responsável pela contratação e administração de benefícios corporativos, como:

  • vale-transporte;
  • vale-refeição e alimentação;
  • convênios médicos e odontológicos;
  • seguros de vida;
  • auxílio-creche;
  • bolsa de estudos.

Controle de impostos, taxas e contribuições

Por fim, outra função do DP diz respeito ao pagamento de impostos, taxas e contribuições para que a empresa se mantenha dentro das regras trabalhistas. 

Nesse contexto, é importante que o setor conheça as principais taxas, principalmente as deduzidas da folha de pagamento dos funcionários, e organize a empresa para que os pagamentos sejam feitos sem atrasos e multas. Entre os principais impostos de responsabilidade do DP estão INSS, FGTS, CAGED, RAIS e DIRF.

Quais habilidades o profissional de DP precisa desenvolver?

Muitas empresas ainda não contam com um setor específico de Departamento Pessoal, por isso, optam por delegar as atividades da área para profissionais generalistas, como funcionários do setor financeiro e administrativo ou até mesmo um dos sócios. 

No entanto, isso é um erro. Uma vez que é fundamental contar com profissionais qualificados para o setor, que tenham especialização na área, além de algumas habilidades e competências específicas, como:

  • organização;
  • visão preventiva de problemas;
  • capacitações e atualizações constantes;
  • boa comunicação;
  • ética;
  • habilidade de negociação;
  • empatia;
  • capacidade de análise de dados;
  • relacionamento estreito com a contabilidade.
Soft Skills

Quais os cargos e funções do Departamento Pessoal?

Assim como outras áreas, o Departamento Pessoal também tem uma divisão hierárquica de cargos e funções. Dessa forma, a formação do profissional vai depender do nível de responsabilidade e necessidade de conhecimento em cada cargo.

Algumas etapas da rotina podem ser executadas por qualquer profissional da equipe, enquanto outras devem ser direcionadas aos profissionais com maior treinamento e capacitações. A seguir, vamos explicar melhor os cargos do DP.

Gestor, gerente ou coordenador de DP

Trata-se do profissional com o maior nível de hierarquia do setor, por isso, deve estar apto a gerir a equipe e propor soluções. Normalmente, o gestor tem formação em administração e uma longa trajetória na área de DP.

Analista de DP

O analista é o segundo na hierarquia e também deve ter conhecimento bastante aprofundado. Geralmente, esse profissional executa tarefas de maior complexidade e é responsável por garantir que a folha de pagamento e as rescisões passem sem erros ou descontos indevidos.

Assistente

O assistente é responsável por auxiliar e dar suporte ao gerente e ao analista em atividades mais complexas. Além disso, ele tem autonomia para executar tarefas menores, desde que orientado quanto às particularidades da legislação.

Auxiliar

O auxiliar é um profissional de suporte em todas as áreas e trabalha, principalmente, em tarefas mais simples da rotina de DP. Assim, ele é responsável por organizar e arquivar documentos, preencher dados em planilhas, entre outras tarefas. Mas ele deve ser acompanhado continuamente, principalmente quando está iniciando na função.

Quais as métricas e indicadores do Departamento Pessoal?

Como vimos, o Departamento Pessoal trabalha com dados, por isso, o setor tem acesso a diversas informações importantes para acompanhar os times e melhorar a gestão de pessoas.

Assim, é fundamental que a equipe saiba o que fazer com esses dados e que consiga utilizá-los para gerar relatórios e métricas que ajudem a identificar pontos de melhoria para o negócio.

Agora, veja alguns dos principais indicadores que podem ser identificados pelo departamento.

Turnover

Com base no número de rescisões realizadas dentro de um período, o departamento pessoal é capaz de calcular o índice de turnover de pessoal. Isso para entender se o RH está atuando de forma correta na retenção de talentos e se os salários e benefícios oferecidos pela empresa são realmente atrativos.

Mas é importante considerar, ainda, se as demissões se deram por vontade do próprio empregado ou por decisão do empregador e quanto tempo a pessoa ficou na empresa antes de ser desligada. Com esse tipo de informação, é possível entender se existem erros no processo de recrutamento e seleção e ajudar o RH a buscar formas de assegurar mais assertividade nas contratações.

Absenteísmo

Faltas e atrasos em excesso podem ser um sinal de desmotivação ou mesmo de problemas de liderança e clima organizacional. Dessa forma, o Departamento Pessoal pode utilizar os dados que tem para ajudar o RH a identificar pontos de melhoria.

Para tanto, ele deve medir o número de faltas, justificadas ou não, que ocorreram dentro de determinado período. Além disso, é possível mensurar a quantidade de atestados médicos e atrasos, identificando possíveis melhorias em benefícios, como vale-transporte e convênios médicos.

Acidentes de trabalho

Por meio da Comunicação de Acidentes (CAT), o Departamento Pessoal consegue mensurar as ocorrências e auxiliar a empresa em uma atuação com foco na prevenção.

Esse tipo de indicador é importante para detectar falhas e negligências por meio da empresa, garantir treinamento adequado aos trabalhadores e evitar futuras ocorrências que possam levar a processos trabalhistas.

Horas extras X horas trabalhadas

Outro indicador bastante utilizado pelo DP é a relação entre horas trabalhadas e horas extras. Com esse tipo de métrica, é possível acompanhar de perto a produtividade das equipes, entender se os colaboradores estão sobrecarregados em suas funções, se a capacidade operacional da empresa está dentro do limite e se é necessário realocar ou contratar mais capital humano.

Como a tecnologia pode ajudar o Departamento Pessoal?

O Departamento Pessoal é um setor essencialmente burocrático, com tarefas que exigem atenção e detalhismo. Por conta das variadas exigências, cada erro no setor pode gerar consequências para a empresa, incluindo processos trabalhistas.

Dessa forma, a tecnologia surge como uma aliada para minimizar falhas e garantir mais agilidade em processos lentos e complicados, além de possibilitar relatórios completos. A seguir, vamos explicar um pouco mais sobre as vantagens das ferramentas desenvolvidas para o setor.

Otimiza processos

Um dos principais problemas do DP é o grande volume de atividades, que precisam ser realizadas de forma minuciosa. Nesse cenário, as ferramentas podem ser grandes aliadas para otimizar o tempo e garantir que essas tarefas sejam realizadas de forma mais ágil e assertiva.

Assim, é possível utilizar a inteligência artificial para realizar cálculos e processos burocráticos, garantindo à equipe mais tempo para levantar informações relevantes e buscar melhores benefícios para todos. 

Organiza arquivos

Como vimos, o DP trabalha com uma grande quantidade de dados que precisam ser organizados e arquivados de forma inteligente. Ao apostar em ferramentas tecnologias, é possível otimizar tanto a organização quanto a busca por esses dados.

Com uma plataforma de gestão, os profissionais da área podem acelerar rotinas e procedimentos, armazenando informações de modo mais seguro e inteligente, possibilitando uma busca mais otimizada por meio de filtros.

Gera relatórios

Outra vantagem de apostar em ferramentas tecnológicas é a possibilidade de levantar dados e métricas com maior facilidade. Isso porque, essas soluções costumam gerar relatórios completos e detalhados de indicadores, facilitando a compreensão de informações da empresa.

Com esses dados em mãos, o Departamento Pessoal ganha mais valor e pode demonstrar melhor seu trabalho para a diretoria.

Monitora o controle de ponto

Ferramentas digitais também podem ser utilizadas para facilitar o dia a dia dos profissionais do DP, por meio do controle de ponto eletrônico. Como citamos, esse controle é fundamental para a rotina do setor, logo, contar com ferramentas modernas pode tornar a tarefa mais simples e otimizada.

Concluindo, podemos dizer que o DP é um dos setores mais importantes da empresa. Isso porque, ele é responsável por toda a parte burocrática relacionada aos colaboradores e garante que a empresa atue dentro da legislação vigente, evitando grandes perdas financeiras por conta de processos trabalhistas.

Por fim, para otimizar a rotina desses profissionais e garantir mais assertividade em suas funções, é importante buscar por ferramentas de automação, que minimizam o tempo gasto em processos e garantem mais produtividade e eficiência ao Departamento Pessoal.

Quer entender melhor como esse tipo de automação pode ser utilizado na prática? Baixe nosso material gratuito e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto.

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