Custos do home office: Entenda as obrigações da empresa e como calcular ajuda de custo

Tempo de leitura: 6 minutos

Ao longo dos anos, os modelos de trabalho sofrem diversas modificações, o que impacta diretamente a rotina do RH. O modelo home office é uma dessas transformações. Apesar de já ser utilizado por diversas empresas, a pandemia acelerou o processo para grande parte do mercado e trouxe uma demanda diferente para o departamento.

Essa mudança já está acontecendo há algum tempo, no entanto, muitas empresas ainda têm dúvidas sobre os custos do home office e se precisam ou não arcar com as despesas do colaborador em casa. Quer tirar suas dúvidas sobre o assunto? Então, continue a leitura.

Quais os custos do home office para o empregador?

A pandemia do coronavírus tornou o home office a realidade de muitas empresas, contudo, esse modelo de trabalho já existia e é respaldado por lei desde 2017. De acordo com a lei nº 13.467 da reforma trabalhista, o trabalho prestado fora da empresa é classificado como teletrabalho e conta com os mesmos direitos e deveres de um contrato CLT tradicional

Assim, conforme o art. 2º da CLT esclarece, o empregador tem a obrigação de custear as despesas do seu negócio. Isso significa que, se o colaborador tiver algum custo para realizar o serviço em casa, ele deve ser reembolsado pela organização.

https://drive.google.com/file/d/1N-Hh7HWo8yWcyp0VtLm5Yk1qenYYebi-/view?usp=sharing

Essa definição parte do princípio de que a empresa tem uma redução de gastos no local de trabalho, como luz, internet e água. No entanto, essas despesas não deixam de existir e o colaborador é quem acaba pagando a conta, já que está utilizando a própria residência como alocação para suas atividades.

Assim, é definido como gasto com trabalho home office toda despesa extraordinária que o colaborador possa ter em função da atividade que exerce. Logo, um valor de internet maior do que ocorria antes do início do home office deve ser considerado um gasto extraordinário, portanto, deve ser reembolsado pela empresa. O mesmo acontece com as despesas de eletricidade, água e infraestrutura.

Além disso, a reforma trabalhista também determina que colaborador e empresa devem negociar, em comum acordo, a responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento de equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária para a prestação do serviço remoto.

A lei, no entanto, não impõe diretrizes rígidas sobre como deve ocorrer esse custeamento e determina que as partes façam uma negociação. Assim, o contrato de trabalho home office deve formalizar o acordo, especificando quais despesas serão responsabilidade de cada parte e quais são consideradas reembolsáveis.

Como funciona a ajuda de custo?

Apesar da lei determinar que as despesas devam ser custeadas pela empresa, na prática, os custos variáveis, como luz e água, não são tão fáceis de serem medidos de forma direta.

Assim, para que esses gastos não caiam nas costas do colaborador, é possível criar uma política de ajuda de custos. É válido ressaltar que a ajuda de custo não integra o salário, por isso, é isenta de encargos.

O que define esse auxílio é o contrato de trabalho, portanto, se seu colaborador passou do regime alocado para o home office e ainda não tem um acordo firmado de teletrabalho, é preciso criar um contrato especificando as diretrizes da ajuda de custos e como será realizado o reembolso de despesas.

Como calcular a ajuda de custos do home office?

Para calcular o valor da ajuda de custo, a empresa deve se atentar a três despesas principais: energia elétrica, telefone e internet. Essas contas não serão pagas integralmente pela organização, por isso, é importante saber como computar os valores corretamente, a fim de causar o menor impacto possível à empresa.

No caso da energia elétrica, é possível fazer uma média de gastos dos últimos seis meses relativos ao período em que o colaborador não estava exercendo o trabalho remoto e comparar com o momento atual. No entanto, é importante considerar que existem flutuações devido a políticas regionais, como aplicações de bandeiras diferentes.

Outra forma de chegar ao valor é calculando o gasto em quilowatts dos equipamentos utilizados para as atividades, como notebooks e outros equipamentos. Assim, imagine, por exemplo, que um notebook consome, em média, 0,05 kW por hora. Nesse caso:

  • 0,05 kW x 8h diárias x 21 dias úteis = 8,4 kW mensais;
  • 8,4 kW mensais x R$0,62 (média do custo para kW em São Paulo) = R$5,28 mensais.

Dessa forma, ao considerar o custo para kW de cada estado e a média de tempo de uso para cada equipamento, incluindo lâmpadas, é possível chegar a um valor médio sobre o gasto do colaborador.

Para o cálculo de telefone a tarefa é mais simples. Isso porque, basta identificar no demonstrativo da linha quais foram as ligações realizadas para o trabalho e qual o valor cobrado para cada uma.

No caso da internet fixa, o RH pode computar o valor de acordo com o uso do colaborador. Para isso, é preciso dividir o valor da contratação mensal em horas trabalhadas e a empresa será responsável pelo pagamento do custo referente ao período total de trabalho do colaborador.

Ao fazer todos esses cálculos, é possível chegar a uma média mensal de valores e criar um valor fixo de ajuda de custo ou implementar uma política de reembolso mês a mês.  

Auxílio para a infraestrutura

Além da ajuda de custo referente à energia elétrica e internet, a empresa também deve auxiliar o colaborador oferecendo os equipamentos e mobiliários indispensáveis ao seu trabalho. Nesse caso, mais uma vez, vale o acordado em contrato.

Algumas organizações optam por emprestar os equipamentos sem ônus para o funcionário e, nesses casos, é prudente definir uma cláusula de responsabilidade do colaborador pelo material fornecido.

Agora, se o funcionário precisar utilizar seus próprios equipamentos, também pode ser estabelecida uma ajuda de custos para cobrir a depreciação dos itens.

Seja qual for a decisão em comum acordo, é importante que o RH tenha atenção nesse ponto, isso porque, a utilização de equipamentos e móveis inadequados pode gerar problemas de ergonomia e aumentar as situações de estresse da equipe.

Como vimos, o trabalho remoto se tornou a realidade de inúmeras empresas por conta da pandemia e a situação trouxe uma nova demanda para o RH, os custos do home office. Desse modo, além de cumprir a legislação e garantir uma ajuda de custo adequada, é importante que o departamento também busque estratégias para ajudar na qualidade de vida e na produtividade dos colaboradores durante esse momento delicado.

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