Nos dias de hoje, o home office foi amplamente adotado por diversas empresas. Seja para economizar gastos com estrutura de escritório, para facilitar as atividades entre colaboradores que estão em diferentes cidades ou para para se adaptar a períodos de crise. Essa modalidade de jornada de trabalho é bastante prática e tem sido difundida dentre os mais diversos setores.
Esse modelo, além de vantagens, também trouxe desafios para os setores administrativos e de RH. Como realizar a gestão de funcionários a distância? Como manter a minha equipe unida, mesmo remotamente?
Além dessa, outra questão — um pouco mais burocrática — se faz presente no contexto de home office dos dias atuais: o controle de ponto. Como o RH deve proceder para continuar acompanhando a jornada de seus colaboradores que estão trabalhando em casa? Continue a leitura e saiba mais!
Como a empresa deve se organizar para adotar o home office?
Antes de mais nada, é necessário ajustar a rotina da companhia para o novo contexto de trabalho remoto. Para saber como fazer isso da melhor maneira, o ideal é encontrar respostas para algumas perguntas essenciais:
- Minha equipe consegue operar em trabalho remoto?
Verifique se todos os funcionários tem em casa as condições de trabalho necessárias. Conexão de internet estável, equipamentos para trabalhar, estrutura física para evitar cansaços desnecessários devem constar na sua lista de pré-requisitos.
- Como a empresa pode ajudar a estruturar o espaço de home office dos colaboradores?
Caso o meu funcionário não tenha os itens necessários para trabalhar em casa, como podemos auxiliá-lo para que se adapte? É possível emprestar materiais do escritório, como computador e cadeiras. Outra ideia interessante é disponibilizar uma ajuda de custo para instalação de internet e demais custos adicionais advindos do trabalho em casa.
- É possível manter a produtividade e a gestão de atividades de maneira remota?
Será necessário readaptar algumas rotinas da empresa para que a produtividade e o engajamento das equipes não caiam nesse período. Busque por ferramentas de gestão de atividades para auxiliar nesse processo. Outra iniciativa que pode ajudar bastante é realizar um treinamento remoto com os gestores, auxiliando-os em como realizar a gestão remota de cada time.
- Como o RH e os setores administrativos podem se adaptar a essa nova rotina?
Antes de iniciar o período de home office, revise todos os fluxos de atividades administrativas mensais. Isso inclui controle de ponto, fechamento de folha de pagamento, cobertura de benefícios, contratações, demissões, entre outros itens. Pense: nosso time está preparado para lidar com essa demanda de maneira remota? Aqui, uma boa dica é otimizar os processos por meio da automação de serviços.
Com essas respostas em mãos, RH e gestores conseguem tomar decisões mais efetivas sobre as melhores práticas para adotar o home office dentro da empresa.
Controle de ponto em Home Office: como fazer?
Um dos maiores desafios para quem está trabalhando a distância é gerenciar a jornada de trabalho dos colaboradores. Presencialmente, essa tarefa pode ser realizada de forma manual ou por relógio biométrico, por exemplo. Mas como acompanhar os horários dos seus funcionários em trabalho remoto?
Uma boa dica para empresas que buscam se adaptar para este período de home office é o controle de ponto on-line. Essa ferramenta consiste em um software de tratamento de ponto que os colaboradores podem acessar via smartphone, computador ou tablet e realizar a marcação de ponto em apenas alguns cliques.
Veja como funciona:
A empresa encontra o melhor software para suas necessidades
Feito isso, basta cadastrar todos os colaboradores e jornadas de trabalho no sistema. Automaticamente, a gestão de controle de ponto está configurada para ser realizada on-line, mesmo a distância.
O funcionário registra seu ponto em apenas alguns cliques
É possível configurar lembretes para que o funcionário marque o ponto no horário que o RH estabeleceu dentro do sistema. Desse modo, basta o colaborador acessar a plataforma por smartphone, computador ou tablet e bater o ponto normalmente.
Além de o sistema ser antifraude — em geral, o ponto pode ser registrado via reconhecimento facial ou QR code — algumas ferramentas de gestão de jornada também oferecem recursos de geolocalização. Assim, é possível verificar se o colaborador está realmente trabalhando no seu endereço pessoal.
A gerência acompanha a jornada em tempo real
Os softwares de controle de ponto permitem que os gestores de cada time acompanhem a jornada de seus colaboradores em tempo real. É possível configurar notificações para marcações de ponto, por exemplo. Desse modo, o gerente recebe um aviso sempre que um colaborador da sua equipe realizar um check-in.
Se a sua empresa trabalha com regime de banco de horas ou horas extra, também é possível gerenciar por meio da plataforma on-line. No caso das horas extra, é possível combinar com os gestores um limite diário, que só poderá ser ultrapassado pelo time com autorização prévia do gestor. Isso evita sobrecarga de trabalho e facilita a gestão.
Outro ponto bastante facilitado pelo controle de ponto on-line é o ajuste de marcações erradas, bem como o controle de faltas e de atestados. No sistema, o colaborador consegue solicitar correções de horário ao gestor, submeter atestados e acompanhar faltas de maneira prática e automatizada.
O RH faz o tratamento de ponto mensal de maneira simples e eficaz
Seguindo esse fluxo, fica fácil para o RH realizar o fechamento de ponto e folha de pagamento mensais. Além de acompanhar as ocorrências diariamente e se manter por dentro da jornada de trabalho dos colaboradores com facilidade, mesmo a distância, o sistema auxilia na prestação de contas ao final do mês.
Para realizar o tratamento de ponto, basta emitir relatórios gerenciais de jornada. Dentre as auditorias disponíveis, é possível encontrar relatórios que funcionam como espelho ponto, relatórios de horas extra e banco de horas, de abonos, de faltas, entre outras funcionalidades disponíveis no sistema.
Ou seja: além de realizar a gestão de jornada dos colaboradores a distância de maneira efetiva, é possível otimizar o tempo de tratamento de ponto mensal. Já imaginou o ganho de qualidade de vida no trabalho ao eliminar planilhas trabalhosas e complexas?
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