Comunicação interna: significado, exemplos e guia de como aplicar!

Você sabe como aplicar um planejamento de comunicação interna realmente eficiente? Confira o guia completo!
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Quando falamos de ações de marketing no mundo empresarial, a comunicação interna precisa estar inserida na conversa. Afinal, os empreendedores não devem cuidar somente do seu público externo, mas também do interno. Sem uma boa comunicação com os colaboradores, dificilmente os processos da empresa funcionarão da melhor forma para atender seus clientes.

Uma pesquisa feita pela revista britânica The Economist, intitulada Communication barriers in the modern workplace, (Barreiras de comunicação no ambiente de trabalho moderno, em uma tradução livre), confirmou que falta de comunicação causou atrasos ou falhas na conclusão de projetos. Quanto ao impacto direto nos negócios, 18% afirmam que as falhas levaram à redução das vendas. Problemas de comunicação também contribuíram para estresse (52%) e desânimo (31%).

Isso porque um profissional desinformado ou desmotivado não será nada produtivo. Mas como aplicar uma estratégia de comunicação interna realmente eficiente? Para ajudar você na tarefa, criamos um guia completo sobre o assunto. Confira a seguir. 

O que significa comunicação interna?

A comunicação interna é uma área da comunicação integrada, relacionada ao endomarketing, que foca em ações para que os colaboradores de uma empresa se mantenham sempre bem informados. Ela tem como base a transmissão e o compartilhamento de informações relevantes e estratégicas dentro do ambiente corporativo.

Esse tipo de comunicação pode ser feito de líderes para colaboradores ou vice-versa. Há também a possibilidade de ser realizada entre os profissionais, seguindo o mesmo nível hierárquico.

As mensagens repassadas podem variar bastante, ou seja, podem ser a propagação dos valores, missões, visões, estratégias de mercado e objetivos da organização ou algo mais simples, como um comunicado de reunião.

O objetivo da comunicação interna é colaborar com o alinhamento e engajamento de todos os colaboradores com as metas, causas e discursos da empresa. Para tanto, é preciso estabelecer e estipular algumas condutas que vão de encontro ao que a instituição zela.

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Quais os exemplos de comunicação interna?

Você pode pensar que as práticas de comunicação interna são algo novo, mas não é bem assim. Diversas atividades e tarefas realizadas dentro da sua organização, já podem ser consideradas parte dela. 

Um exemplo são as reuniões de alinhamento e feedbacks que acontecem entre líderes e equipe. Além disso, ferramentas como o e-mail corporativo e a intranet, também são parte da comunicação. 

Até mesmo empresas sem muita tecnologia podem ter uma comunicação interna eficaz, utilizando, por exemplo, um mural de recados em locais de maior circulação de profissionais.  

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O que faz parte da comunicação interna?

Todo processo de comunicação conta com três elementos, além da própria mensagem. São eles:

  • Emissor: o emissor é quem libera a mensagem. No contexto organizacional, ele pode ser o dono da empresa ou um gestor de recursos humanos, por exemplo. O emissor é o responsável por transmitir informações, ideias, feedbacks, metas e diretrizes para o time e precisa ser claro, objetivo e assertivo para evitar equívocos e interpretações incorretas;
  • Canal: o canal é o meio pelo qual a mensagem é transmitida. Ele pode ser presencial, através do boca-a-boca em reuniões, por exemplo, ou digital, por meio de e-mails, mensagens instantâneas e reuniões online. Assim, escolha do canal certo é essencial para o sucesso da mensagem. Para escolher, vale analisar o contexto, a urgência e a complexidade da informação que irá transmitir;
  • Receptor: o receptor é a pessoa ou o grupo de pessoas para quem a mensagem é transmitida. No contexto empresarial, normalmente, se trata dos funcionários. É importante levar em conta o perfil do receptor na hora de elaborar uma comunicação, considerando seus conhecimentos, habilidades e necessidades. 

Assim, faz parte da comunicação interna aquele que emite a mensagem, podendo ser os líderes, RH, área de endormarketing, entre outros, a mensagem, o canal e, por fim, os colaboradores, que recebem essa comunicação.

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Quem faz a comunicação interna?

A comunicação interna de uma empresa, normalmente, é um trabalho em conjunto com diversas áreas. Em organizações maiores, pode existir um setor específico, somente para atuar nesta demanda. 

Portanto, já nas pequenas e médias empresas, o trabalho pode ser feito por profissionais das áreas de Comunicação Corporativa, Recursos Humanos e Marketing. 

Quais os objetivos da comunicação interna?

O principal objetivo da comunicação interna é garantir que todos os colaboradores de uma empresa estejam alinhados com a cultura da organização, bem como deixá-los informados sobre o que acontece no local. Essa é uma ferramenta eficiente para evitar problemas internos, assim como as crises. Veja agora outros dos principais intuitos da comunicação interna.

Engajar os colaboradores

Uma comunicação eficiente deixa os profissionais mais engajados e motivados. Um time unido e que veste a camisa da empresa garante seu sucesso.

Melhorar a imagem da empresa

Uma organização que tem os seus colaboradores bem informados e com uma comunicação que flui bem, com certeza, tem uma imagem positiva. Isso porque os próprios profissionais fazem a propaganda da instituição, ressaltando o bom ambiente corporativo e como ela se preocupa com o seu público interno.

Abrir espaço para dúvidas e sugestões

Uma comunicação interna correta não deixa espaço para dúvidas, e faz com que todas as perguntas sejam respondidas. Além disso, a empresa abre um canal para que os colaboradores deem as suas sugestões de melhorias. Assim, o espaço fica mais participativo e harmônico.

Aumentar o sentimento de pertencimento

Quando um colaborador vê o respeito que a empresa tem por ele, por meio da comunicação e outros fatores, aumenta o seu sentimento de pertencimento. Ele se sente realmente um membro da organização, dando o seu melhor para que a produção seja mais eficiente e ágil.

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Qual a importância da boa comunicação em uma empresa?

A comunicação interna é uma estratégia de extrema importância dentro de uma empresa. Mas para você entender melhor, mostraremos algumas vantagens que ela proporciona dentro do ambiente corporativo. Acompanhe!

Melhora do clima organizacional

Um ambiente de trabalho pesado e com pessoas que não se comunicam corretamente é péssimo, não acha? Isso deixa o local bastante chato e até improdutivo. Porém, com a comunicação interna os profissionais são estimulados a desenvolver um relacionamento interpessoal e a ter um espírito de cooperação.

Assim, as distâncias entre os departamentos são reduzidas. Uma forma de toda equipe trabalhar de maneira integrada e em sintonia. Sendo assim, o time se torna mais forte, o clima fica mais leve e a produção mais intensa.

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Eleva a produtividade

Quando os colaboradores se sentem engajados e motivados com os objetivos da empresa, eles se esforçam mais para contribuir com a organização. Assim, cada profissional passa a entender melhor qual é o seu papel dentro da instituição, sua importância e o impacto do seu trabalho. Isso faz com que a equipe se torne mais produtiva, sem nenhuma pressão ou esforço, somente por mostrar sua importância e ter uma eficiente comunicação.

Diminui a taxa de rotatividade

Quando existe uma comunicação interna correta, há o aumento da produtividade do profissional e, consequentemente, na sua permanência na empresa. Isso porque ele vai querer sempre dar o seu melhor, por entender quais são os objetivos da organização e que a sua colaboração é fundamental para esse sucesso.

Quando o colaborador vê que ele é valorizado, que há uma relação de confiança entre líderes e liderados, ele se sente mais motivado. Portanto, as chances de separação, ou seja, de desligamento, são menores.

Ameniza a disseminação de informações falsas

Quem nunca ouviu a famosa rádio peão ou fofoca? Essa é uma coisa que detona qualquer ambiente corporativo. Afinal, ele fica totalmente envenenado por falsas informações.

No entanto, essas atitudes só acontecem quando a comunicação interna não é clara e eficiente, ou seja, se as informações são escondidas dos colaboradores. Isso abre margem para suposições erradas de uma determinada fase ou algum acontecimento. Portanto, é preciso jogar aberto com os seus profissionais para não deixar nenhuma brecha para fofocas.

Aproxima durante os momentos de crise

Quando uma empresa tem uma comunicação interna correta, em momentos de crise ela consegue unir ainda mais a sua equipe. Isso porque o relacionamento com ela é totalmente aberto e claro.

Mas isso só será possível quando os profissionais sentem que são importantes para a organização e que são respeitados. A partir de então, eles vestem realmente a camisa da empresa, seja qual for a situação.

Comunicação interna e externa: quais as diferenças?

Embora as duas estratégias sejam essenciais para o sucesso de uma organização. Elas são bastante diferentes em sua essência. 

A comunicação interna é o compartilhamento de ideias e informações entre o capital humano da empresa, ou seja, colaboradores, líderes e gestores. Seu objetivo é simplificar e organizar as relações dentro do ambiente de trabalho. 

Já a comunicação externa é utilizada para transmitir a mensagem da empresa para seu público-externo, por exemplo, clientes, fornecedores e sociedade. Ela é voltada para a construção da imagem e do posicionamento do negócio no mercado. 

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Quais os tipos de comunicação organizacional?

Existem diferentes tipos de comunicação interna que podem variar de acordo com o contexto e objetivo da mensagem. Em geral, podemos citar os modelos:

  • Comunicação escrita: é realizada por meio de quadro de avisos, placas, e-mails, intranet e redes sociais corporativas. Normalmente, é utilizada para anúncios pontuais e alinhamentos da empresa;
  • Comunicação verbal: acontece por meio de reuniões e palestras. É indicada para o fornecimento de feedbacks e para discutir ideias, aproximando os colaboradores da gestão;
  • Comunicação vertical: direcionada aos líderes e gestores, envolve o planejamento estratégico do negócio e aborda assuntos restritos a alta liderança;
  • Comunicação horizontal: é feita por profissionais que ocupam o mesmo nível hierárquico e utilizada para aprimorar o relacionamento e alinhar modelos de trabalho;
  • Comunicação diagonal: envolve diferentes níveis hierárquicos dentro do negócio. Sua função é informar novidades e alinhar diretrizes. 

Modelo de comunicação interna

Para que a estratégia tenha bons resultados, é essencial traçar um plano de comunicação interno para a empresa. Mas, você sabe como fazer isso? A seguir, montamos um passo a passo simples com as principais etapas que precisam ser seguidas. 

Defina objetivos claros

O primeiro passo é definir o objetivo da estratégia. É possível utilizá-la para fortalecer a cultura empresarial, reduzir falhas de comunicação e erros em processos, informar sobre mudanças estratégicas, melhorar o clima organizacional, impulsionar o engajamento e outros diversos fins. Entender o seu objetivo vai ajudar na hora de definir o caminho que a equipe de comunicação interna seguirá.

Realize o diagnóstico do cenário atual da sua comunicação interna

Essa é uma das principais fases do processo. É importante realizar uma análise honesta da comunicação atual da empresa para identificar fraquezas e pontos de melhoria. Aqui, é válido levar em conta os elementos que citamos anteriormente. Algumas vezes, por exemplo, a mensagem está bem desenvolvida, mas os canais utilizados não são os mais adequados. 

Conheça seu público

Como já citamos, é essencial que a mensagem transmitida leve em conta o perfil do receptor. Por isso, você deve conhecer o seu público para entender características e formas mais efetivas de transmitir as informações, personalizando a comunicação para que ela tenha mais efetividade.  

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Elabore as mensagens principais da comunicação interna

Com os objetivos e o público bem definidos, é hora de pensar nas mensagens. É importante que elas sejam pertinentes e valiosas e que a comunicação seja clara, objetiva e alinhada à cultura e ao tom de voz da marca.

Escolha os canais de transmissão da comunicação interna

Agora é a hora de escolher os canais mais eficazes para transmitir a mensagem. Dessa forma, você pode mesclar diferentes canais, desde a intranet até reuniões presenciais. A escolha das ferramentas certas é fundamental para garantir a compreensão da mensagem.

Crie um cronograma estratégico

Outro passo importante é a organização em relação à frequência das mensagens. É importante definir um cronograma detalhado. Assim, você mapeia as comunicações planejadas e garante um ritmo equilibrado para que uma informação não acabe se sobrepondo à outra. 

Defina orçamentos

Outro ponto a ser definido é o quanto cada ação vai custar para a empresa e qual o orçamento máximo para o plano de comunicação. Definir isso com antecedência permite que a estratégia não saia do controle e que seja executada do começo ao fim sem imprevistos. 

Execute e monitore

Por fim, é preciso colocar o planejamento em prática e monitorar continuamente os indicadores para entender sua efetividade. Algumas métricas que você pode observar são:

  • Taxa de abertura de e-mails
  • Participação em reuniões e eventos;
  • Tempo de resposta para que os problemas sejam resolvidos.

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Como melhorar a comunicação interna na empresa?

O plano de comunicação interno é um documento que pode e deve ser revisto sempre que necessário. É importante revisar sua estratégia, adaptando-a a novas circunstâncias e necessidades da empresa. 

Se você já foca na comunicação interna e ainda não vê os resultados que gostaria, a dica é avaliar se o planejamento não ficou ultrapassado ao longo do tempo. Além disso, algumas dicas podem ajudar na otimização da estratégia. 

Foque na clareza e na objetividade da comunicação interna

A clareza é essencial para evitar ruídos na comunicação. Imagine, por exemplo, que você precisa passar uma informação técnica e complexa, mas acaba confundindo parte dos receptores. Isso porque, esse tipo de erro pode gerar interpretações erradas e até boatos ou fofocas

Dessa forma, a dica é tentar ser o mais objetivo e direto possível, sempre pensando na hierarquia profissional e em quem vai receber a mensagem. Caso a informação seja passada para profissionais mais leigos, por exemplo, é essencial que tudo seja explicado de forma didática. 

Incentive a comunicação interna entre colaboradores

Promover conversas e momentos para que os colaboradores possam trocar ideias e experiências também é importante para que a comunicação seja mais eficiente e flua naturalmente. 

Para estimular a interação, é válido incentivar a participação em reuniões e planejar encontros fora do contexto de trabalho, como coffee breaks e espaços abertos de descanso. 

Esteja aberto a feedbacks

Assim como a gestão deve estar apta a aplicar feedbacks, ela também precisa ser aberta para escutar o que os colaboradores têm a dizer. A comunicação interna não deve ser uma via de mão única. Para que ela funcione em sua plenitude, todos precisam se sentir confortáveis para levantar pontos e expressar opiniões.

Dar espaço para que os colaboradores possam falar também vai ajudar a identificar falhas, conflitos e problemas, garantindo uma gestão de pessoas mais eficiente e orientada. Uma boa opção para adotar um espaço seguro e produtivo para isso é a prática dos one-on-ones.

Como melhorar a comunicação interna entre a equipe no home office?

Uma boa comunicação interna é ainda mais importante quando os profissionais estão trabalhando de casa. Com colaboradores espalhados por diversos locais, pode ser mais comum que algumas informações se percam e se desalinham. Para as tarefas fluírem, seguir algumas dicas é fundamental. Confira!

Elabore um planejamento

Normalmente, não são todos os setores que se enquadram ao modo de trabalho em home office. Portanto, se a sua empresa precisa que alguns colaboradores trabalhem nesse regime, é necessário um planejamento, especialmente se for a primeira vez que é usado esse meio de produção.

Para isso, trace metas, objetivos, datas de entrega de produção, meios de comunicação e deixe claro que a equipe terá suporte em todo tempo — mesmo o trabalho sendo remoto.

Incentive a comunicação clara

Quando o trabalho é home office, a comunicação acontece via WhatsApp ou outra ferramenta de comunicação. Uma ferramenta única, como o Google, pode ser útil também. O ideal é que a forma como essa comunicação é feita seja bem clara para que todos compreendam a mensagem que você planejou.

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Explique a importância de se manter acessível durante o expediente

Deixe claro para todos os profissionais que o horário de trabalho continua o mesmo. O que muda é somente o ambiente. Mostre como é importante que o colaborador se mantenha disponível para comunicação durante esse período. Seja por e-mail, telefone, WhatsApp ou outra ferramenta.

Simplifique o contato entre os setores

Para facilitar a comunicação entre os setores durante o período de home office, o ideal é que o contato de cada um esteja em uma agenda acessível a todos. Assim, se um profissional do marketing precisar falar com alguém do financeiro poderá ter o contato direto e facilitado.

Utilize diferentes canais para diferentes habilidades

É importante manter dois canais de comunicação, pelo menos: um para reuniões online, que pode ser o Skype, e outro para entrega de trabalhos, o e-mail.

Quais as principais ferramentas de comunicação interna? Conheça 8

Como vimos, os canais de comunicação interna são de grande importância para o desenvolvimento saudável da empresa. Contudo, para auxiliá-los, é fundamental utilizar boas ferramentas. 

A tecnologia trouxe diversas vantagens nesse aspecto, uma vez que cria soluções práticas e rápidas que podem ser acessadas de qualquer lugar, atendendo, inclusive, colaboradores que trabalham em regime home office. 

Na hora de escolher quais ferramentas de comunicação interna implementar, é importante analisar seu público interno, para entender quais fazem mais sentido e terão os melhores resultados. Acompanhe!

1. Intranet

intranet é uma rede corporativa com acesso permitido somente aos colaboradores. Trata-se de um meio de interligar unidades e departamentos, publicar treinamentos e informativos, divulgar produtos e serviços, entre outros.

Essa ferramenta tem como vantagem a possibilidade de todos os colaboradores terem acesso a uma mensagem padronizada e de fácil acesso. Além disso, por ser um sistema integrado e único, fortalece ainda mais a comunicação entre as equipes.

Outro diferencial desse tipo de rede é a possibilidade de personalizá-lo, com o layout da empresa, reforçando aspectos da cultura organizacional e dando aos colaboradores a percepção de pertencimento. 

2. Rede social corporativa

Utilizar as redes sociais é uma forma inovadora de otimizar a comunicação interna e integrar um grande número de pessoas, estimulando a troca de experiências. 

Além disso, essa ferramenta tem sido bastante utilizada no trabalho remoto, mas é importante ter alguns cuidados para que a rede não gere distrações com atividades paralelas. Para evitar esse problema e garantir mais segurança às informações, foi criado o conceito de Rede Social Corporativa (RSC), ainda com pouco tempo no mercado brasileiro. 

O modelo chama a atenção pela similaridade operacional com redes sociais tradicionais. Essa proximidade com o usuário final é uma das vantagens significativas do produto. Ademais, muitas empresas a entendem como a evolução da intranet tradicional.

Ainda, o produto também se destaca pelo baixo custo, escalabilidade, segurança, oferta em nuvem (SaaS) e, principalmente, por permitir a colaboração de todos.

➡️ Saiba também: WhatsApp Business: como ele impacta o trabalho do RH?

3. Aplicativo do RH e do colaborador

Os aplicativos estão cada dia mais populares pela facilidade, mobilidade e praticidade que proporcionam, afinal, é possível utilizá-los em um celular, a qualquer momento. 

Assim, é possível utilizar o aplicativo para RH como canal para publicar informativos, dar orientações e até mesmo feedbacks. 

Uma dessas soluções é o App Sólides, uma ferramenta desenvolvida especialmente para aproximar os colaboradores da empresa e tornar essa relação mais positiva e transparente. 

Com o aplicativo, o RH pode criar murais interativos, apresentando notícias e novidades em primeira mão e ao alcance de todos. Além disso, a ferramenta também oferece outras funcionalidades para o departamento, como planos de desenvolvimento individual, compartilhamento de arquivos, feedback 360º, aniversariantes e pesquisas internas. 

4. Mural de Recados

Um mural de recados auxilia na hora de deixar lembretes, levantar as metas da equipe e reforçar as estratégias da empresa. Mas é importante que ele esteja em um lugar visível para todos, por exemplo, nas salas de reunião

Veja algumas dicas específicas para montar o mural ideal de comunicação interna, além de ideias inovadoras:

  • ele precisa ocupar um lugar estratégico, tornando-se um local de referência fixo que os colaboradores saberão onde está;
  • o conteúdo precisa ser acessível, ou seja, com textos curtos, linguagem simples e de fácil entendimento;
  • a sua função é chamar a atenção dos colaboradores, logo, precisa ter uma estética bem trabalhada;
  • deve estar sempre atualizado, em uma frequência quinzenal, mensal ou semanal.

5. Manual do colaborador

manual do colaborador funciona como um guia rápido, principalmente para os novos colaboradores. Nele, o profissional encontra detalhes sobre os benefícios da empresa, suas normas e responsabilidades.

Um ponto importante a ser destacado é que o manual não pode conter apenas informações relacionadas às obrigações, ele precisa também explorar o valor dos colaboradores para a empresa.

Além de despertar mais interesse pela companhia e sua cultura organizacional, o manual contribui para que o colaborador se sinta respeitado em sua dimensão individual, percebendo que não é apenas mais um número para a empresa.

6. E-mail ou newsletter

O e-mail pode parecer um pouco obsoleto como ferramenta de comunicação interna, mas ainda é muito utilizado na grande maioria das empresas. Por meio dele, você pode agendar reuniões, avisar sua equipe sobre algum imprevisto e contar novidades da empresa.

Vale destacar que a comunicação é, também, fonte de aprendizagem. Por isso, ferramentas educativas fazem parte desse processo.

Já a newsletter é uma espécie de revista da empresa, contendo informações que poderão ser úteis e motivadoras. Tem como outra finalidade, além do papel educativo, a valorização dos profissionais, pois pode se tornar um espaço em que o desempenho deles é destacado.

Assim, é possível utilizar as newsletters para criar um cronograma de informações consistentes. Para tanto, podem ser em formato impresso ou digital, o que pode variar de acordo com o perfil dos colaboradores, orçamento da empresa, entre outros aspectos singulares de cada organização.

7. Reuniões ou eventos por videoconferência

As ferramentas de comunicação Interna digitais trazem muita praticidade e otimizam o dia a dia das organizações. Contudo, existem casos em que uma reunião presencial pode ser importante para evitar ruídos, esclarecer dúvidas e integrar colaboradores de uma equipe. 

Logo, se a ausência de diretores, gerentes e colaboradores é uma constante na rotina da empresa devido a trabalhos externos, home office ou a existência de outras filiais, investir na modalidade de videoconferência pode ser uma ótima solução.

Felizmente, poder falar com pessoas importantes para o andamento dos processos internos e externos, independentemente do lugar em que estejam, já é uma realidade do mundo moderno e as organizações também precisam inserir esse modelo em seus recursos.

As videoconferências facilitam a comunicação interna com os colaboradores e deve ser explorada para garantir o alinhamento das informações sempre que necessário. 

A dica, no entanto, é realizá-las apenas quando for imprescindível, convidando somente os colaboradores que precisam participar da conversa. Lembre-se que esse tipo de reunião acaba tomando tempo de todos os participantes, o que pode impactar diretamente na produtividade do time. 

Então, evite realizar videoconferências para questões que poderiam ser resolvidas rapidamente com um e-mail ou mensagem em outra ferramenta. 

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8. Caixa de sugestões

caixa de sugestões funciona muito bem para os colaboradores que têm ótimas ideias, mas têm receio de falar com seu líder ou gestor. Isso porque, as sugestões depositadas na caixa podem ser anônimas. 

Essa ferramenta funciona para empresas de qualquer porte e gera resultados eficazes. Mas é importante pensar em formas de migrar a solução para o ambiente online, abrangendo também os colaboradores que trabalham de casa. 

Espaços para sugestões na intranet ou um e-mail específico para isso podem ser boas soluções. Além disso, vale a pena realizar pesquisas de satisfação com regularidade, além de avaliações de clima. 

Comunique de forma eficiente conhecendo o perfil dos colaboradores

Nem todas as empresas entendem a relação entre comunicação interna e perfis comportamentais, mas ela existe. O mapeamento de perfil pode ser uma importante ferramenta para conhecer profundamente seus colaboradores e entender suas reações e expectativas. 

A análise de perfis comportamentais classifica os profissionais em quatro grupos distintos: comunicadores, executores, planejadores e analistas. Cada um desses perfis tem suas próprias características e habilidades. 

Assim, conhecer os principais perfis de cada equipe ajuda o RH, não só a definir as melhores ferramentas de comunicação, mas também a entender o modo como as informações devem ser passadas e o caminho que elas precisam percorrer para garantir uma melhor compreensão e assimilação. 

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