A comunicação interna é essencial para garantir uma organização eficiente dentro da empresa. Isso porque, é a ferramenta responsável por alinhar comportamentos e esclarecer informações fundamentais para o bom andamento do negócio. Mas você sabe quais são as melhores ferramentas de comunicação interna usadas atualmente?
Neste post, vamos abordar as 8 principais ferramentas que você precisa incluir na sua empresa e como utilizá-las de forma mais eficiente para garantir uma comunicação objetiva e livre de ruídos. Confira!
O que é comunicação interna?
Antes de apresentarmos as principais ferramentas de comunicação interna, é importante relembrar o que é essa estratégia e qual o seu papel dentro do negócio.
A comunicação interna é a ferramenta responsável pelo relacionamento entre equipes e empresa. Nesse sentido, ela serve para o compartilhamento de informações importantes dentro do ambiente de trabalho, alinhando demandas com toda a equipe de forma a suprir os interesses da organização.
A equipe de Recursos Humanos é a responsável por fazer a comunicação interna em 63,2% das empresas, segundo pesquisas feitas pela Associação Brasileira de Comunicação Empresarial.
Assim, é essencial que esse departamento tenha o conhecimento necessário sobre as principais ferramentas de comunicação empresarial, tanto para colaboradores alocados na empresa quanto para aqueles que trabalham à distância.
Qual a importância da comunicação interna?
Uma boa comunicação interna faz toda a diferença na gestão de pessoas, já que possibilita colaboradores mais motivados e engajados com os resultados. Além disso, ela é uma importante ferramenta para minimizar boatos que podem comprometer a produtividade da equipe e gerar sentimentos de insegurança.
Utilizar os canais de comunicação interna para criar um diálogo aberto com os times, esclarecendo tudo o que acontece na empresa e os próximos passos a serem tomados, é essencial para manter os profissionais alinhados e trabalhando por um mesmo objetivo.
Dessa forma, podemos dizer que a comunicação interna tem um papel primordial para garantir a retenção de talentos e melhorar os resultados dentro da organização, proporcionando times integrados e produtivos.
Quais as principais ferramentas de comunicação interna?
Como vimos, os canais de comunicação interna são de grande importância para o desenvolvimento saudável da empresa. Contudo, para auxiliá-los, é fundamental utilizar boas ferramentas.
A tecnologia trouxe diversas vantagens nesse aspecto, uma vez que cria soluções práticas e rápidas que podem ser acessadas de qualquer lugar, atendendo, inclusive, colaboradores que trabalham em regime home office.
Na hora de escolher quais ferramentas de comunicação interna implementar, é importante analisar seu público interno, para entender quais fazem mais sentido e terão os melhores resultados. Acompanhe!
1. Intranet
A intranet é uma rede corporativa com acesso permitido somente aos colaboradores. Trata-se de um meio de interligar unidades e departamentos, publicar treinamentos e informativos, divulgar produtos e serviços, entre outros.
Essa ferramenta tem como vantagem a possibilidade de todos os colaboradores terem acesso a uma mensagem padronizada e de fácil acesso. Além disso, por ser um sistema integrado e único, fortalece ainda mais a comunicação entre as equipes.
Outro diferencial desse tipo de rede é a possibilidade de personalizá-lo, com o layout da empresa, reforçando aspectos da cultura organizacional e dando aos colaboradores a percepção de pertencimento.
2. Rede Social Corporativa
Utilizar as redes sociais é uma forma inovadora de otimizar a comunicação interna e integrar um grande número de pessoas, estimulando a troca de experiências.
Além disso, essa ferramenta tem sido bastante utilizada no trabalho remoto, mas é importante ter alguns cuidados para que a rede não gere distrações com atividades paralelas. Para evitar esse problema e garantir mais segurança às informações, foi criado o conceito de Rede Social Corporativa (RSC), ainda com pouco tempo no mercado brasileiro.
O modelo chama a atenção pela similaridade operacional com redes sociais tradicionais. Essa proximidade com o usuário final é uma das vantagens significativas do produto. Ademais, muitas empresas a entendem como a evolução da intranet tradicional.
Ainda, o produto também se destaca pelo baixo custo, escalabilidade, segurança, oferta em nuvem (SaaS) e, principalmente, por permitir a colaboração de todos.
3. Aplicativo do RH e do Colaborador
Os aplicativos estão cada dia mais populares pela facilidade, mobilidade e praticidade que proporcionam, afinal, é possível utilizá-los em um celular, a qualquer momento.
Assim, é possível utilizar o aplicativo para RH como canal para publicar informativos, dar orientações e até mesmo feedbacks.
Uma dessas soluções é o App Sólides, uma ferramenta desenvolvida especialmente para aproximar os colaboradores da empresa e tornar essa relação mais positiva e transparente.
Com o aplicativo, o RH pode criar murais interativos, apresentando notícias e novidades em primeira mão e ao alcance de todos. Além disso, a ferramenta também oferece outras funcionalidades para o departamento, como planos de desenvolvimento individual, compartilhamento de arquivos, feedback 360º, aniversariantes e pesquisas internas.
4. Mural de Recados
Um mural de recados auxilia na hora de deixar lembretes, levantar as metas da equipe e reforçar as estratégias da empresa. Mas é importante que ele esteja em um lugar visível para todos, por exemplo, nas salas de reunião.
Veja algumas dicas específicas para montar o mural ideal de comunicação interna, além de ideias inovadoras:
- ele precisa ocupar um lugar estratégico, tornando-se um local de referência fixo que os colaboradores saberão onde está;
- o conteúdo precisa ser acessível, ou seja, com textos curtos, linguagem simples e de fácil entendimento;
- a sua função é chamar a atenção dos colaboradores, logo, precisa ter uma estética bem trabalhada;
- deve estar sempre atualizado, podendo ser definida uma frequência quinzenal, mensal ou semanal.
Com os novos modelos de trabalho, há opções mais modernas, como o mural digital disponível também no Aplicativo para RH da Sólides. Dessa forma, é possível atingir colaboradores que trabalham nos modelos home office ou híbrido, sem que a informação se perca ou fique desatualizada.
5. Manual do Colaborador
O manual do colaborador funciona como um guia rápido, principalmente para os novos colaboradores. Nele, o profissional encontra detalhes sobre os benefícios da empresa, suas normas e responsabilidades.
Um ponto importante a ser destacado é que o manual não pode conter apenas informações relacionadas às obrigações, ele precisa também explorar o valor dos colaboradores para a empresa.
Além de despertar mais interesse pela companhia e sua cultura organizacional, o manual contribui para que o colaborador se sinta respeitado em sua dimensão individual, percebendo que não é apenas mais um número para a empresa.
6. E-mail ou Newsletter
O e-mail pode parecer um pouco obsoleto como ferramenta de comunicação interna, mas ainda é muito utilizado na grande maioria das empresas. Por meio dele, você pode agendar reuniões, avisar sua equipe sobre algum imprevisto e contar novidades da empresa.
Vale destacar que a comunicação é, também, fonte de aprendizagem. Por isso, ferramentas educativas fazem parte desse processo.
Já a newsletter é uma espécie de revista da empresa, contendo informações que poderão ser úteis e motivadoras. Tem como outra finalidade, além do papel educativo, a valorização dos profissionais, pois pode se tornar um espaço em que o desempenho deles é destacado.
Assim, é possível utilizar as newsletters para criar um cronograma de informações consistentes. Para tanto, podem ser em formato impresso ou digital, o que pode variar de acordo com o perfil dos colaboradores, orçamento da empresa, entre outros aspectos singulares de cada organização.
7. Reuniões ou eventos por videoconferência
As ferramentas de comunicação Interna digitais trazem muita praticidade e otimizam o dia a dia das organizações. Contudo, existem casos em que uma reunião presencial pode ser importante para evitar ruídos, esclarecer dúvidas e integrar colaboradores de uma equipe.
Logo, se a ausência de diretores, gerentes e colaboradores é uma constante na rotina da empresa devido a trabalhos externos, home office ou a existência de outras filiais, investir na modalidade de videoconferência pode ser uma ótima solução.
Felizmente, poder falar com pessoas importantes para o andamento dos processos internos e externos, independentemente do lugar em que estejam, já é uma realidade do mundo moderno e as organizações também precisam inserir esse modelo em seus recursos.
As videoconferências facilitam a comunicação interna com os colaboradores e deve ser explorada para garantir o alinhamento das informações sempre que necessário.
A dica, no entanto, é realizá-las apenas quando for imprescindível, convidando somente os colaboradores que precisam participar da conversa. Lembre-se que esse tipo de reunião acaba tomando tempo de todos os participantes, o que pode impactar diretamente na produtividade do time.
Então, evite realizar videoconferências para questões que poderiam ser resolvidas rapidamente com um e-mail ou mensagem em outra ferramenta.
8. Caixa de sugestões
A caixa de sugestões funciona muito bem para os colaboradores que têm ótimas ideias, mas têm receio de falar com seu líder ou gestor. Isso porque, as sugestões depositadas na caixa podem ser feitas de forma anônima.
Essa ferramenta funciona para empresas de qualquer porte e gera resultados eficazes. Mas é importante pensar em formas de migrar a solução para o ambiente online, abrangendo também os colaboradores que trabalham de casa.
Espaços para sugestões na intranet ou um e-mail específico para isso podem ser boas soluções. Além disso, vale a pena realizar pesquisas de satisfação com regularidade, além de avaliações de clima.
Comunique de forma eficiente conhecendo o perfil dos colaboradores
Nem todas as empresas entendem a relação entre comunicação interna e perfis comportamentais, mas ela existe. O mapeamento de perfil pode ser uma importante ferramenta para conhecer profundamente seus colaboradores e entender suas reações e expectativas.
A análise de perfis comportamentais classifica os profissionais em quatro grupos distintos: comunicadores, executores, planejadores e analistas. Cada um desses perfis tem suas próprias características e habilidades.
Assim, conhecer os principais perfis de cada equipe ajuda o RH, não só a definir as melhores ferramentas de comunicação, mas também a entender o modo como as informações devem ser passadas e o caminho que elas precisam percorrer para garantir uma melhor compreensão e assimilação.
Conclusão
Como vimos, existem diversas ferramentas de comunicação interna nas empresas que podem ser utilizadas para garantir uma troca de informações eficiente, mantendo os colaboradores informados e motivados.
Na hora de escolher as soluções, é preciso pensar, também, nos profissionais que atuam em home office, utilizando as tecnologias para mantê-los alinhados e engajados com a organização.
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